EQS-HV: Pittler Maschinenfabrik Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 17.07.2023 in Frankfurt am Main mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

EQS-News: Pittler Maschinenfabrik Aktiengesellschaft

/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

Pittler Maschinenfabrik Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 17.07.2023 in Frankfurt am Main mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

07.06.2023 / 15:05 CET/CEST

Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch EQS News
- ein Service der EQS Group AG.

Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

Pittler Maschinenfabrik Aktiengesellschaft Langen ISIN DE0006925001
Wertpapierkennnummer 692500

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung Hiermit laden wir unsere Aktionärinnen und Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, Langen, ein, die am Montag, den 17. Juli 2023, um 10:00 Uhr (MESZ) im Mövenpick Hotel Frankfurt City,
Den Haager Straße 5, 60327 Frankfurt am Main,

stattfindet.

Zu weiteren Einzelheiten der Einberufung, insbesondere zu den Voraussetzungen für die Anmeldung, Teilnahme und die Ausübung der Aktionärsrechte, siehe nachfolgend unter „IV. Weitere Angaben zur Einberufung“.

Mitteilung gemäß § 125 Aktiengesetz in Verbindung mit Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212

Weitere Informationen zur Einberufung der Hauptversammlung (Blöcke D bis F der Tabelle 3 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212):

Informationen über

•

die Teilnahme an der Hauptversammlung (Block D),

•

die Tagesordnung (Block E) sowie

•

die Angaben der Fristen für die Ausübung anderer Aktionärsrechte (Block F)

sind auf folgender Internetseite einsehbar:

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers versehenen Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2022, des gebilligten und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers versehenen Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts und Konzernlageberichts für das Konzerngeschäftsjahr 2022 einschließlich des Berichts des Aufsichtsrats sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach den §§ 289a, 315a HGB

Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter

www.pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

eingesehen werden. Ferner werden die Unterlagen den Aktionären während der Hauptversammlung unter der vorgenannten Internetadresse zugänglich gemacht und erläutert.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 28. April 2023 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Dementsprechend ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung erforderlich.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2022 in Höhe von EUR 2.220.229,44 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Dem Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung erteilt.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Den Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung erteilt.

5.

Wahl des Abschlussprüfers

Der Aufsichtsrat schlägt – gestützt auf den Vorschlag des Prüfungsausschusses – vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Zum Abschluss- und Konzernabschlussprüfer für das am 31. Dezember 2023 endende Geschäftsjahr wird die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf gewählt. Dies umfasst auch die Wahl zum Prüfer für eine prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten, die vor der nächsten ordentlichen Hauptversammlung aufgestellt werden, soweit die prüferische Durchsicht solcher Zwischenfinanzberichte beauftragt wird.

Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG der Kommission („EU-Abschlussprüferverordnung“) auferlegt wurde.

6.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2022

Nach dem Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) haben Vorstand und Aufsichtsrat jährlich gemäß § 162 AktG einen Vergütungsbericht zu erstellen und der Hauptversammlung gemäß § 120a Abs. 4 AktG zur Billigung vorzulegen.

Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG vom Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung vor, den nachfolgend unter II. als Anlage zu diesem Tagesordnungspunkt 6 im Anschluss an diese Tagesordnung gemeinsam mit dem Prüfungsvermerk abgedruckten und nach § 162 AktG erstellten Vergütungsbericht gemäß § 120a Abs. 4 AktG zu billigen.

Der Vergütungsbericht samt Prüfungsvermerk ist auch über unsere Internetseite unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

zugänglich. Der Vergütungsbericht wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

7.

Beschlussfassung über die Billigung des geänderten Systems zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands

Nach § 120a Abs. 1 Satz 1 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft mindestens alle vier Jahre sowie bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder zu beschließen.

Die Hauptversammlung am 1. September 2021 hatte das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder mit einer deutlichen Mehrheit von 99,82 % gebilligt.

Auf der Basis einer umfangreichen Prüfung der Angemessenheit der Ausgestaltung des bestehenden Vergütungssystems hat der Aufsichtsrat beschlossen, das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder anzupassen. Die Maximalvergütung für Vorstandsmitglieder soll auf einen Betrag von maximal EUR 250.000,00 erhöht werden.

Grund für die Anpassung der Maximalvergütung war, dass der Aufsichtsrat aufgrund der in den letzten Jahren gemachten Erfahrungen mit der Corona-Pandemie, mit gestörten Lieferketten, mit der Inflation, mit den herausfordernden Entwicklungen an den Energiemärkten sowie mit kriegerischen Konflikten zu der Überzeugung gekommen ist, dass das bestehende Vorstandsvergütungssystem flexibler ausgestaltet werden sollte. Hierdurch soll ermöglicht werden, auch bei sich erheblich ändernden Rahmenbedingungen und damit einhergehenden steigenden Anforderungen an die Tätigkeit des Vorstands eine angemessene und leistungsgerechte Vergütung gewähren zu können.

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung daher vor, das zum 1. Januar 2023 geänderte System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder, das nachfolgend unter III. als Anlage zu diesem Tagesordnungspunkt 7 im Anschluss an diese Tagesordnung abgedruckt ist, zu billigen.

Das geänderte System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder ist auch über unsere Internetseite unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

zugänglich. Das geänderte System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

8.

Beschlussfassung über die Änderung von § 13 der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft (virtuelle Hauptversammlung)

Durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften (Bundesgesetzblatt I Nr. 27 2022, S. 1166 ff.) hat die virtuelle Hauptversammlung eine dauerhafte Regelung im Aktiengesetz erfahren. Nach § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung, das heißt ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung, abgehalten wird.

Vorstand und Aufsichtsrat sind der Ansicht, dass sich das virtuelle Hauptversammlungsformat als solches in den vergangenen Jahren bewährt hat und die Möglichkeit, Hauptversammlungen auch künftig virtuell abzuhalten, beibehalten werden sollte. Die virtuelle Hauptversammlung in dem durch die entsprechenden Neuregelungen im Aktiengesetz vorgesehenen Format wahrt dabei in angemessener Weise die Rechte der Aktionäre und sieht insbesondere in Annäherung an die herkömmliche Präsenz-Hauptversammlung die direkte Interaktion zwischen Aktionären und Verwaltung während der Versammlung über Videokommunikation und elektronische Kommunikationswege vor. Allerdings kann es unter Berücksichtigung der Interessen insbesondere des Unternehmens und der Aktionäre immer wieder auch geboten erscheinen, Präsenz-Hauptversammlungen abzuhalten, bei denen eine Interaktion unter persönlicher Anwesenheit der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten anstelle einer virtuellen Interaktion stattfindet. Daher erscheint es sinnvoll, die Abhaltung als virtuelle Hauptversammlung nicht unmittelbar durch Satzungsregelung anzuordnen, sondern den Vorstand zu ermächtigen, im Vorfeld jeder Hauptversammlung zu entscheiden, ob die Versammlung als virtuelle oder als Präsenz-Versammlung stattfinden soll. Dabei soll von der im Gesetz vorgesehenen maximal möglichen Laufzeit von fünf Jahren Gebrauch gemacht werden. Der Vorstand wird seine Entscheidungen unter Berücksichtigung der Interessen der Gesellschaft und ihrer Aktionäre treffen und hierbei insbesondere die Wahrung der Aktionärsrechte ebenso wie Aspekte des Gesundheitsschutzes der Beteiligten, Aufwand und Kosten sowie Nachhaltigkeitserwägungen in den Blick nehmen.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

In § 13 der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft wird ein neuer Absatz (4) eingefügt:

„(4)

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung unter Einhaltung der hierfür vorgesehenen rechtlichen Voraussetzungen abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Die Ermächtigung gilt für die Abhaltung virtueller Hauptversammlungen in einem Zeitraum von fünf Jahren nach Eintragung dieser Satzungsbestimmung im Handelsregister der Gesellschaft.“

Der bisherige § 13 Absatz (4) der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft wird zu § 13 Absatz (5) der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft.

9.

Beschlussfassung über die Änderung von § 13 der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft (virtuelle Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an der virtuellen Hauptversammlung)

Die Aufsichtsratsmitglieder der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft nehmen grundsätzlich persönlich an der Hauptversammlung teil. Gemäß dem ursprünglichen § 13 Absatz (4) bzw. nach Beschlussfassung der in Tagesordnungspunkt 8 vorgesehenen Satzungsänderung (und ihrer Eintragung im Handelsregister) künftigen § 13 Absatz (5) der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft können Mitglieder des Aufsichtsrats, die (I) ihren Dienst-, Erst- oder Zweitwohnsitz im Ausland haben oder (II) aus beruflichen oder gesundheitlichen Gründen verhindert sind, in der Hauptversammlung anwesend zu sein, im Wege der Bild und Tonübertragung an der Hauptversammlung teilnehmen. Diese Satzungsbestimmung geht auf § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG zurück und wurde bereits am 1. September 2021 und damit schon vor der Einführung der virtuellen Hauptversammlung nach § 118a Abs. 1 AktG von der Hauptversammlung beschlossen.

Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung des Geschäfts- und Rechtsverkehrs und um den Aufsichtsratsmitgliedern auch zukünftig ausreichend Flexibilität zu gewähren, soll den Aufsichtsratsmitgliedern auch im Falle einer virtuellen Hauptversammlung ermöglicht werden, im Wege der Bild- und Tonübertragung an der Hauptversammlung teilzunehmen.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Der ursprüngliche § 13 Absatz (4) bzw. nach Beschlussfassung der in Tagesordnungspunkt 8 vorgesehenen Satzungsänderung (und ihrer Eintragung im Handelsregister) künftige § 13 Absatz (5) der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft wird um folgenden neuen Satz 2 ergänzt:

„Den Mitgliedern des Aufsichtsrats ist die Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung gestattet, wenn die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird.“

II.

Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 nebst Prüfungsvermerk (Anlage zu Tagesordnungspunkt 6)

Vergütungsbericht 2022

Vorstand und Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft haben für das Geschäftsjahr 2022 einen Vergütungsbericht gemäß § 162 des Aktiengesetzes (AktG) in der Fassung des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie („ARUG II“) erstellt. Der Vergütungsbericht stellt klar und verständlich zunächst die Grundsätze und die wesentlichen Merkmale des für den Vorstand und den Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft geltenden Vergütungssystems dar. Er erläutert ferner insbesondere die individualisierte und nach Bestandteilen aufgegliederte Vergütung, die den einzelnen, gegenwärtigen und früheren Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 gewährt und geschuldet wurde. Der Vergütungsbericht der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2021 wurde von der ordentlichen Hauptversammlung am 31. August 2022 mit einer Mehrheit von 99,97 % der abgegebenen Stimmen gebilligt.

A.

RÜCKBLICK AUF DAS GESCHÄFTSJAHR 2022

I.

Geschäftsverlauf und Entwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft im Geschäftsjahr 2022

Die wirtschaftlichen Aktivitäten der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft im Geschäftsjahr 2022 waren geprägt von Restrukturierungsmaßnahmen bei einer Beteiligung sowie dem weiteren Auf- und Ausbau der Geschäftstätigkeit der Tochtergesellschaft SWS Spannwerkzeuge GmbH im Segment „Präzisionswerkzeuge“.

Der Umsatz der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft konnte im Geschäftsjahr 2022 auf TEUR 1.037 gesteigert werden (Vj.: TEUR 469). Der Jahresüberschuss zum 31. Dezember 2022 beträgt TEUR 370 (Vj.: 1.079 TEUR).

B.

VERGÜTUNG DER MITGLIEDER DES VORSTANDS

I.

Grundsätze der Vorstandsvergütung

Der Vergütung des Vorstands im Geschäftsjahr 2022 liegt das vom Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft in seiner Aufsichtsratssitzung am 7. Juli 2021 beschlossene und von der ordentlichen virtuellen Hauptversammlung 2021 am 1. September 2021 mit einer Mehrheit von 86,46 % der abgegebenen Stimmen gebilligte Vorstandsvergütungssystem (das „Vorstandsvergütungssystem“) zugrunde.

Das Vorstandsvergütungssystem ist auf der Homepage der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft unter folgendem Link dargestellt:

https://pittler-maschinenfabrik.de/fileadmin/Data/PDF-Dateien-Download/
Hauptversammlungen/2021/Verguetungssystem_fuer_die_Vorstandsmitglieder.pdf

II.

Überblick über das Vergütungssystem der Vorstandsmitglieder

Das Vorstandsvergütungssystem sieht für den Vorstand ausschließlich eine Festvergütung vor. Das Vorstandsvergütungssystem orientiert sich damit an der Größe und Struktur der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, der Tätigkeit des Vorstands sowie dem wirtschaftlichen Umfeld der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft. Das Vergütungssystem für den Vorstand enthält keine erfolgsbezogenen variablen Komponenten. Es wird keine aktienbasierte Vergütung gezahlt, ebenso wenig werden Sachbezüge geleistet. Der prozentuale Anteil der Festvergütung an der Gesamtvergütung des Vorstands beträgt 100 %. Die maximale Vergütung für den Vorstand beträgt EUR 50.000 pro Geschäftsjahr (Maximalvergütung).

III.

Überblick über die Vergütung im Geschäftsjahr 2022

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die im Geschäftsjahr 2022 für die Mitglieder des Vorstands gewährte Vergütung, die ausschließlich aus einer erfolgsunabhängigen Vergütung besteht, sowie deren Ausgestaltung und erläutert ihre Zielsetzung, insbesondere im Hinblick darauf, wie die Vergütung die langfristige Entwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft fördert.

Bestandteil

Ausgestaltung

Zielsetzung

Erfolgsunabhängige Vergütung

Festvergütung

Zwölf gleiche Raten; Auszahlung jeweils halbjährlich

An der Größe, Struktur sowie dem wirtschaftlichen Umfeld der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft und der Tätigkeit des Vorstands orientierte Vergütung, die die Vorstandsmitglieder dazu anhalten soll, Umsatz- und Ergebnisziele zu erreichen und damit die langfristige Entwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft fördert.

Neben der Ausrichtung der Vorstandsvergütung an der Größe, Struktur sowie dem wirtschaftlichen Umfeld der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft setzt die Beschränkung auf eine Festvergütung zudem einen Anreiz zur Erreichung nachhaltiger Umsatz- und Ergebnisziele.

IV.

Leistungen und Leistungszusagen an Vorstandsmitglieder für die vorzeitige Beendigung

Der Anstellungsvertrag, der der Vorstandsbestellung zugrunde liegt, sieht gewisse Zusagen für Leistungen aus Anlass der vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit vor. So ist der Vorstand bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandsbestellung ohne gleichzeitige Beendigung des Anstellungsvertrags für die verbleibende Vertragsdauer von den weiteren Verpflichtungen unter Fortzahlung der vertraglichen Vergütung freizustellen.

V.

Vergütung der im Geschäftsjahr 2022 bestellten Vorstandsmitglieder

1.

Vorstandsmitglieder im Geschäftsjahr 2022

Im Geschäftsjahr 2022 gehörte folgendes Mitglied dem Vorstand der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft an:

-

Markus Höhne, Alleinvorstand, Mitglied im Vorstand seit 26.01.2013

2.

Gewährte und geschuldete Vergütung im Geschäftsjahr 2022

Nach § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG hat der Vergütungsbericht über die im letzten Geschäftsjahr jedem einzelnen Vorstandsmitglied gewährte und geschuldete Vergütung zu berichten. Den Begriffen liegt folgendes Verständnis zugrunde:

•

Der Begriff „gewährt“ erfasst „den faktischen Zufluss des Vergütungsbestandteils“;

•

Der Begriff „geschuldet“ erfasst „alle rechtlich bestehenden Verbindlichkeiten über Vergütungsbestandteile, die fällig sind, aber noch nicht erfüllt wurden.“

Dem Alleinvorstand Markus Höhne ist im Geschäftsjahr 2022 eine Festvergütung in Höhe von EUR 24.000,00 gewährt worden, die ihm bereits vollständig zugeflossen ist. Darüber hinaus gibt es keine weiteren Vergütungsbestandteile. Es gibt zudem keine Vergütung, die fällig ist, aber noch nicht erfüllt wurde.

Die nachfolgende Vergütungstabelle weist die dem Alleinvorstand Markus Höhne im Geschäftsjahr 2022 zugeflossene Vergütung aus.

2022*

in EUR

in %

Festvergütung

24.000,00

100,00

Summe – gewährte und geschuldete Vergütung

24.000,00

100,00

* Herr Höhne war im Geschäftsjahr 2022 zudem Arbeitnehmer der Günter Rothenberger Beteiligungen GmbH. Für diese Tätigkeit erhielt er von der Günter Rothenberger Beteiligungen GmbH im Geschäftsjahr 2022 eine weitere Vergütung in Höhe von EUR 108.000,00.

Die Herrn Höhne im Geschäftsjahr 2022 von der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft gewährte Vergütung liegt unterhalb der Maximalvergütung von EUR 50.000 pro Geschäftsjahr, die der Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft im Vorstandsvergütungssystem festgesetzt hat.

3.

Vergütung früherer Vorstandsmitglieder

Die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft hat im Geschäftsjahr 2022 früheren Vorstandsmitgliedern keine Vergütung gemäß § 162 Abs. 1 Satz 1, Abs. 5 Satz 2 AktG gewährt oder geschuldet.

VI.

Angemessenheit der Vorstandsvergütung

Die Vorstandsvergütung ist an der Größe, Struktur sowie dem wirtschaftlichen Umfeld der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft ausgerichtet und berücksichtigt die Aufgaben und Tätigkeit des Vorstands. Da die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft keine Arbeitnehmer beschäftigt, waren Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen von Arbeitnehmern bei der Festsetzung der Vorstandsvergütung nicht zu berücksichtigen. Nach Einschätzung des Aufsichtsrats fehlt es aufgrund der besonderen Situation der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft auch an einer tauglichen Vergleichsgruppe, die zur Bemessung der Vorstandsvergütung hätte herangezogen werden können.

C.

VERGÜTUNG DER MITGLIEDER DES AUFSICHTSRATS

I.

Grundsätze der Aufsichtsratsvergütung

Der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder im Geschäftsjahr 2022 liegt das in § 12 der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft geregelte und von der ordentlichen virtuellen Hauptversammlung 2021 am 1. September 2021 beschlossene Vergütungssystem (das „Vergütungssystem 2021“) zugrunde. Hiernach erhalten die Aufsichtsratsmitglieder eine feste und eine variable Vergütung.

Das Vergütungssystem 2021 für den Aufsichtsrat ist auf der Homepage der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft unter folgendem Link dargestellt:

https://pittler-maschinenfabrik.de/fileadmin/Data/PDF-Dateien-Download/
Hauptversammlungen/2021/Verguetungssystem_fuer_die_Aufsichtsratsmitglieder.pdf

II.

Überblick über das Vergütungssystem 2021 der Aufsichtsratsmitglieder

§ 12 Abs. 1 der Satzung sieht vor, dass die Mitglieder des Aufsichtsrats pro Geschäftsjahr eine feste Vergütung von EUR 4.000 sowie eine veränderliche, variable Vergütung von EUR 500,- je Prozent Dividende für jedes im betreffenden Geschäftsjahr über 4 % des Grundkapitals ausgeschüttete Prozent Dividende erhalten. § 12 Abs. 2 der Satzung berücksichtigt den höheren zeitlichen Aufwand des Vorsitzenden des Aufsichtsrats und seiner Stellvertreter, indem der Vorsitzende des Aufsichtsrats das Doppelte und jeder seiner Stellvertreter das Eineinhalbfache der Vergütung nach § 12 Abs. 1 der Satzung erhält. Gemäß § 12 Abs. 3 der Satzung werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats die in Ausübung ihres Amtes entstandenen Auslagen erstattet, zu denen auch die anfallende Umsatzsteuer gehört.

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats berücksichtigt die Größe und Struktur der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft sowie die Anforderungen und Verantwortung an das Amt eines Aufsichtsratsmitglieds der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft. Die Vergütung ermöglicht es, qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten für das Aufsichtsratsamt zu halten und zu gewinnen und fördert damit die langfristige Entwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft.

III.

Vergütung der im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Aufsichtsratsmitglieder

1.

Aufsichtsratsmitglieder im Geschäftsjahr 2022

Im Geschäftsjahr 2022 gehörten folgende Mitglieder dem Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft an:

-

Stefan Menz, Vorsitzender des Aufsichtsrats; Mitglied des Aufsichtsrats seit 07.09.2020;

-

Josef Preis, stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats; Mitglied des Aufsichtsrats seit 07.09.2020;

-

Günter Rothenberger, Mitglied des Aufsichtsrats seit 30.06.2009/24.08.2011 (30.06.2009: mit Beschluss des Amtsgerichts Offenbach am Main gerichtlich bestellter Aufsichtsrat; 24.08.2011: durch die Hauptversammlung bestelltes Mitglied des Aufsichtsrats) bis 31.08.2022;

-

Dr. Steen Rothenberger, Mitglied des Aufsichtsrats seit 31.08.2022; und

-

Regina Libowski, Mitglied des Aufsichtsrats seit 06.07.2018.

2.

Gewährte und geschuldete Vergütung im Geschäftsjahr 2022

Die folgende Tabelle zeigt die den einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern individuell gewährte und geschuldete Vergütung im Geschäftsjahr 2022 (zum Begriff der „gewährten und geschuldeten Vergütung“ siehe 2). Die in der Tabelle ausgewiesene Vergütung bildet daher die im Geschäftsjahr 2022 faktisch zugeflossenen Beträge ab, das heißt die Vergütung, die den Aufsichtsratsmitgliedern für ihre Tätigkeit im Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2022 nach der Hauptversammlung 2023 ausgezahlt wird.

Feste Vergütung

Variable Vergütung1

2022

2022

in EUR

in %

in EUR

in %

Stefan Menz
Vorsitzender des Aufsichtsrats

8.000,00

100,00

0,00

0,00

Josef Preis
Stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats

6.000,00

100,00

0,00

0,00

Günter Rothenberger
(bis 31. August 2022)

2.666,66

100,00

0,00

0,00

Dr. Steen Rothenberger
(ab 31. August 2022)

1.333,33

100,00

0,00

0,00

Regina Libowski

4.000,00

100,00

0,00

0,00

Summe – gewährte und geschuldete Vergütung

22.000,00

100,00

0,00

0,00

1 Für das Geschäftsjahr 2022 wird voraussichtlich keine variable Vergütung gezahlt. Sollte die Hauptversammlung eine Dividende beschließen, die zu einem Anspruch auf eine variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2022 führt, wird darüber im Vergütungsbericht 2023 berichtet.

3.

Vergütung früherer Aufsichtsratsmitglieder

Ausgeschiedene Mitglieder des Aufsichtsrats bekommen von der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft für Zeiten nach ihrem Ausscheiden keine Vergütung mehr.

D.

VERGLEICHENDE DARSTELLUNG

Die folgende Tabelle zeigt einen Vergleich der prozentualen Veränderung der Ertragsentwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft und der Vergütung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats gegenüber dem Vorjahr. Da die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft keine Arbeitnehmer beschäftigt, wurde die prozentuale Veränderung der durchschnittlichen Vergütung der Arbeitnehmer auf Vollzeitäquivalenzbasis nicht in die vergleichende Darstellung mit aufgenommen.

Die Ertragsentwicklung wird dabei anhand von Umsatz und Jahresüberschuss bzw. -fehlbetrag bestimmt.

Für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats wird die im jeweiligen Geschäftsjahr gewährte und geschuldete Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG dargestellt.

Geschäftsjahr

Veränderung
2020 zu 2021
in %

Veränderung
2021 zu 2022
in %

I. Ertragsentwicklung

Umsatz

+20,75 %

+121,26 %

Jahresüberschuss/-fehlbetrag

+779,40 %

-65,75 %

II. Vorstandsvergütung

Markus Höhne

0,00 %

0,00 %

III. Aufsichtsratsvergütung

Stefan Menz (seit 07.09.2020)

+50,00 %

+ 100 %

Josef Preis (seit 07.09.2020)

+50,00 %

+ 100 %

Günter Rothenberger (seit 30.06.2009, bis 31.08.2022)

0,00 %

+33,33 %

Dr. Steen Rothenberger (seit 31.08.2022)

-

-

Regina Libowski (seit 06.07.2018)

0,00 %

+ 100 %

Vorstand und Aufsichtsrat

VERMERK DES UNABHÄNGIGEN WIRTSCHAFTSPRÜFERS ÜBER DIE PRÜFUNG DES VERGÜTUNGSBERICHTS NACH § 162 ABS. 3 AKTG

An die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, Langen (Hessen),

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, Langen (Hessen), für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2022 bis zum 31. Dezember 2022 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (08.2021)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätsmanagementstandards: Anforderungen an das Qualitätsmanagement in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QMS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer / vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen – beabsichtigten oder unbeabsichtigten – falschen Darstellungen ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Haftungsbeschränkung

Für die Durchführung des Auftrags und unsere Verantwortlichkeit und Haftung gelten, auch im Verhältnis zu Dritten, die diesem Prüfungsvermerk beigefügten „Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften“ in der vom Institut der Wirtschaftsprüfer herausgegebenen Fassung vom 1. Januar 2017.

Frankfurt am Main, den 31. Mai 2023

Baker Tilly GmbH & Co. KG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
(Düsseldorf)

Christian Roos
Wirtschaftsprüfer

Markus Grötecke
Wirtschaftsprüfer

III.

System zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands (Anlage zu Tagesordnungspunkt 7)

1.

Anpassung des Vergütungssystems

Nach § 120a Abs. 1 Satz 1 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft mindestens alle vier Jahre sowie bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder zu beschließen. Die Hauptversammlung am 1. September 2021 hatte das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder mit einer deutlichen Mehrheit von 99,82 % gebilligt.

Auf der Basis einer umfangreichen Prüfung der Angemessenheit der Ausgestaltung des bestehenden Vergütungssystems hat der Aufsichtsrat beschlossen, das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder anzupassen. Die Maximalvergütung für Vorstandsmitglieder soll auf einen Betrag von maximal EUR 250.000,00 erhöht werden.

Grund für die Anpassung der Maximalvergütung war, dass der Aufsichtsrat aufgrund der in den letzten Jahren gemachten Erfahrungen mit der Corona-Pandemie, mit gestörten Lieferketten, mit der Inflation, mit den herausfordernden Entwicklungen an den Energiemärkten sowie mit kriegerische Konflikten zu der Überzeugung gekommen ist, dass das bestehende Vorstandsvergütungssystem flexibler ausgestaltet werden sollte. Hierdurch soll ermöglicht werden, auch bei sich erheblich ändernden Rahmenbedingungen und damit einhergehenden steigenden Anforderungen an die Tätigkeit des Vorstands eine angemessene und leistungsgerechte Vergütung gewähren zu können.

Das angepasste Vergütungssystem gilt vorbehaltlich der Billigung durch die Hauptversammlung 2023 ab dem 1. Januar 2023 für alle amtierenden Vorstandsmitglieder sowie für alle Neu- und Wiederbestellungen.

2.

Darstellung des Vergütungssystems

Der Vorstand erhält eine Festvergütung. Der Aufsichtsrat behält sich im Rahmen seines Ermessens vor, bei guter Entwicklung der Gesellschaft die Festvergütung des Vorstands anzuheben. Auch in diesem Fall ist die Vergütung auf einen Betrag von EUR 250.000,00 pro Geschäftsjahr (Maximalvergütung) beschränkt.

Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem zielt darauf ab, den Vorstand entsprechend seinem Aufgaben- und Verantwortungsbereich angemessen zu vergüten. Die vom Aufsichtsrat beschlossenen Eckpunkte der Vergütung des Vorstands orientieren sich an der Größe und Struktur der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, der Tätigkeit des Vorstands sowie dem wirtschaftlichen Umfeld der Gesellschaft.

Das Vergütungssystem für den Vorstand sieht ausschließlich eine feste Vergütung vor, die sich an dem Verantwortungsumfang des Alleinvorstands orientiert. Das Vergütungssystem für den Vorstand enthält keine erfolgsbezogenen variablen Komponenten. Es wird keine aktienbasierte Vergütung gezahlt, ebenso wenig werden Sachbezüge geleistet. Der prozentuale Anteil der Festvergütung an der Gesamtvergütung des Vorstands beträgt 100 %.

Die maximale Vergütung für den Vorstand beträgt EUR 250.000,00 pro Geschäftsjahr (Maximalvergütung).

Die Umsetzung des Vergütungssystems erfolgt durch den Abschluss von Vorstandsverträgen mit dem Vorstandsmitglied. Der Vorstandsvertrag gilt für die Dauer der Bestellung zum Mitglied des Vorstands. Endet die Bestellung ohne gleichzeitige Beendigung des Vorstandsvertrags, ist der Vorstand für die verbleibende Vertragsdauer von den weiteren Verpflichtungen unter Fortzahlung der vertraglichen Vergütung freigestellt. Wird der Vorstand während der Laufzeit des Vorstandsvertrags dauernd arbeitsunfähig, endet der Vertrag mit dem Tage, an dem die dauernde Arbeitsunfähigkeit festgestellt wird. Entlassungsentschädigungen, Ruhegehaltsregelungen und Vorruhestandsregelungen wurden nicht getroffen.

Die Übernahme von Nebentätigkeiten, Aufsichtsrats-, Beirats- oder vergleichbaren Funktionen in Unternehmen, die nicht mit der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft verbunden sind, bedarf der jederzeit widerrufbaren Zustimmung des Aufsichtsrats, soweit die Interessen der Gesellschaft berührt werden können.

Die Ausgestaltung der Vorstandsvergütung obliegt sowohl in Bezug auf das Vergütungssystem als auch in Bezug auf die Festlegung der individuellen Vorstandsvergütung dem Aufsichtsrat als Organ. Ausschüsse wurden diesbezüglich nicht gebildet.

Da die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft keine Arbeitnehmer beschäftigt, waren die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer bei der Erarbeitung des Vergütungssystems für den Vorstand nicht zu berücksichtigen.

Der Aufsichtsrat beschließt ein klares und verständliches Vergütungssystem für den Vorstand. Der Aufsichtsrat zieht zur Beurteilung der Üblichkeit der konkreten Vergütung des Vorstands im Vergleich zu anderen Unternehmen keine Vergleichsgruppe anderer Unternehmen heran, da die Definition einer geeigneten Vergleichsgruppe mit Blick auf die spezifischen Besonderheiten der Gesellschaft nur schwer möglich ist.

Der Aufsichtsrat legt das beschlossene Vergütungssystem der Hauptversammlung bei jeder wesentlichen Änderung, mindestens aber alle vier Jahre, zur Billigung vor. Billigt die Hauptversammlung das vorgelegte System nicht, legt der Aufsichtsrat der Hauptversammlung spätestens in der darauffolgenden ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem zur Billigung vor.

IV.

Weitere Angaben zur Einberufung

1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Die Gesamtzahl der Aktien beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 2.452.130 Stück. Sämtliche ausgegebenen Aktien gehören derselben Aktiengattung an. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Daher beträgt die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Stückaktien zum Zeitpunkt der Einberufung 2.452.130.

2.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

2.1

Anmeldung und Nachweis

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 14 der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben. Die Anmeldung und einer der beiden nachfolgend beschriebenen Nachweise der Berechtigung müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 10. Juli 2023, 24:00 Uhr MESZ, unter der nachstehenden Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zugehen:

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Deutschland
Telefax: +49 (0)511 47 4023 19
E-Mail: pittler-hv-2023@gfei.de

Den Aktionären stehen nach § 14 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft die folgenden Möglichkeiten offen, ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen:

Der Nachweis kann durch einen in Textform (§ 126b BGB) erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut erbracht werden. Ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG ist stets ausreichend. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 26. Juni 2023, 00:00 Uhr (MESZ), (Nachweisstichtag) beziehen.

Lassen Aktionäre ihre Aktien zu Beginn des 26. Juni 2023, 00:00 Uhr (MESZ), nicht in einem von einem Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut geführten Depot verwahren, kann der Nachweis ihres Anteilsbesitzes in Textform (§ 126b BGB) auch von der Gesellschaft sowie von innerhalb der Europäischen Union ansässigen Notaren, Wertpapiersammelbanken oder Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstituten ausgestellt werden. Auch dieser Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 26. Juni 2023, 00:00 Uhr (MESZ), (Nachweisstichtag) beziehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen der Nachweise zum Nachweisstichtag erbracht hat. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird der Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.

Mit dem Verstreichen des Nachweisstichtags oder der Anmeldung zur Hauptversammlung geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Insbesondere lassen Veräußerungen nach dem Nachweisstichtag Inhalt und Umfang des gesetzlichen Teilnahme- und Stimmrechts des Veräußerers unberührt. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für eine etwaige Dividendenberechtigung.

2.2

Anforderung von Eintrittskarten

Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und eines der vorstehend beschriebenen Nachweise des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen. Der Erhalt einer Eintrittskarte ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts, sondern dient lediglich der leichteren organisatorischen Abwicklung.

3.

Verfahren für die Stimmabgabe und Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z.B. durch Intermediäre, eine Aktionärsvereinigung, Stimmrechtsberater oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung und der ordnungsgemäßen Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten.

Vollmachten sind in Textform (§ 126b BGB) durch Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft zu erteilen. Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung stehen folgende Postanschrift, Faxnummer und E-Mail-Adresse zur Verfügung:

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Deutschland
Telefax: +49 (0)511 47 4023 19
E-Mail: pittler-hv-2023@gfei.de

Am Tag der Hauptversammlung stehen dafür ab 09:00 Uhr MESZ auch die Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung Mövenpick Hotel Frankfurt City, Den Haager Straße 5, 60327 Frankfurt am Main, zur Verfügung.

Wenn ein Intermediär, ein Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder eine gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt werden soll, besteht weder nach Gesetz noch Satzung ein Textformerfordernis. Es gelten für deren Bevollmächtigung sowie den Widerruf und den Nachweis der Bevollmächtigung die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Nach dieser Vorschrift muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten werden; die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Diese Empfänger von Vollmachten setzen gegebenenfalls eigene Formerfordernisse fest. Die Aktionäre werden deshalb gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Für den Widerruf oder die Änderung einer Vollmacht gelten die vorangehenden Absätze entsprechend.

Mit der Eintrittskarte werden den Aktionären ein Vollmachtsformular und weitere Informationen zur Bevollmächtigung übersandt. Das Vollmachtsformular wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter

www.pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

abrufbar. Die Aktionäre werden gebeten, Vollmacht vorzugsweise mittels des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformulars zu erteilen.

Im Übrigen bieten wir unseren Aktionären an, sich durch Stimmrechtsvertreter der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft vertreten zu lassen, die das Stimmrecht gemäß den Weisungen der Aktionäre ausübt. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung und der ordnungsgemäßen Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes durch den Aktionär. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind ausschließlich berechtigt, aufgrund erteilter Weisungen abzustimmen. Ihnen sind daher neben der Vollmacht zusätzlich Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu erteilen. Ohne eine ausdrückliche und eindeutige Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung werden sie das Stimmrecht nicht ausüben. Aktionäre, die den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft Vollmacht und Weisungen erteilen wollen, werden gebeten, hierzu das mit der Eintrittskarte übersandte und auch im Internet unter

www.pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

abrufbare Vollmachtsformular zu verwenden. Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen der Gesellschaft unter der oben für die Vollmachtserteilung angegebenen Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse bis zum 16. Juli 2023, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Bis zu diesem Zeitpunkt können unter der oben für die Vollmachtserteilung angegebenen Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilte Vollmacht und Weisungen auch geändert oder widerrufen werden. Am Tag der Hauptversammlung können Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ab 09:00 Uhr MESZ auch an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung, Mövenpick Hotel Frankfurt City, Den Haager Straße 5, 60327 Frankfurt am Main, erteilt, geändert oder widerrufen werden. Die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung gilt automatisch als Widerruf der zuvor abgegebenen Vollmacht an die Stimmrechtvertreter der Gesellschaft.

Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen nehmen und dass sie auch nicht über die Abstimmung von Anträgen zur Verfügung stehen, zu denen es keine in dieser Einberufung bekannt gemachten Beschlussvorschläge gibt.

4.

Rechte der Aktionäre

4.1

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag des Grundkapitals von EUR 500.000 (das entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen ist), also bis zum Ablauf des 16. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an folgende Adresse:

Vorstand der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
Gutleutstraße 175
60327 Frankfurt am Main

Für die Fristwahrung ist der Eingang des Antrags bei der Gesellschaft entscheidend. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und gemäß § 121 Abs. 4a AktG solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt. Die geänderte Tagesordnung wird ferner gemäß § 125 Abs. 1 S. 3 AktG mitgeteilt.

4.2

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden.

Gegenanträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung schriftlich, per Telefax oder per E-Mail an die nachstehende Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zu richten:

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
Gutleutstraße 175,
60327 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0) 69 – 240 00 849
E-Mail: mh@pittler-maschinenfabrik.de

Die Gesellschaft macht gemäß § 126 Abs. 1 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge zu den Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu den Punkten der Tagesordnung einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

zugänglich, wenn der Gegenantrag unter der vorstehend angegebenen Adresse bis spätestens zum Ablauf des 2. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen ist. Für die Fristwahrung ist der Eingang des Gegenantrags bei der Gesellschaft entscheidend.

Die Gesellschaft ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht verpflichtet, einen Gegenantrag und dessen Begründung zugänglich zu machen. Dies ist nach § 126 Abs. 2 AktG beispielsweise der Fall,

-

soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde,

-

wenn der Gegenantrag zu einem gesetz- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde,

-

wenn die Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder wenn sie Beleidigungen enthält oder

-

wenn der Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird.

Die Begründung eines zulässigen Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Der Vorstand der Gesellschaft behält sich vor, Gegenanträge und ihre Begründungen zusammenzufassen, wenn mehrere Aktionäre zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung Gegenanträge stellen.

Das Recht jedes Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt auch ohne vorherige Übersendung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Auch vorab zugänglich gemachte Gegenanträge müssen im Übrigen während der Hauptversammlung nochmals gestellt werden.

Für Wahlvorschläge eines Aktionärs gelten die vorstehenden Absätze einschließlich der Angaben zur Adressierung sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Vorstand den Wahlvorschlag gem. § 127 S. 3 AktG auch dann nicht zugänglich machen muss, wenn der Vorschlag nicht den Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Vorgeschlagenen angibt (§ 124 Abs. 3 S. 4 AktG). Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn ihnen keine Angaben zu Mitgliedschaften des vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 S. 5 AktG beigefügt sind. Angaben zu Mitgliedschaften von Aufsichtsratskandidaten in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen sollen beigefügt werden.

4.3

Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Da der hiermit einberufenen Hauptversammlung u.a. der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht und Konzernlagebericht vorgelegt werden, erstreckt sich die Auskunftspflicht des Vorstands auch auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Der Vorstand darf die Auskunft aus den in § 131 Abs. 3 AktG aufgeführten Gründen verweigern, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen.

§ 15 Abs. 2 der Satzung ermächtigt den Versammlungsleiter, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken.

4.4

Erklärung von Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre und deren Bevollmächtigte haben die Möglichkeit, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung in der Versammlung am Wortmeldetisch zur Niederschrift des Notars zu erklären.

5.

Veröffentlichungen auf der Internetseite

Diese Einberufung, die der Hauptversammlung vorzulegenden Unterlagen, die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären und die weiteren in § 124a AktG genannten Informationen sind im Internet unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

veröffentlicht.

Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG finden sich ebenfalls auf dieser Internetseite.

6.

UTC-Zeiten (Angaben gemäß Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212)

In der Einberufung sind die Angaben A – C gemäß Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 enthalten und der Tagesordnung vorangestellt. Zeitangaben, die in Erfüllung der Vorgaben gemäß Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 gemacht werden, sind in der koordinierten Weltzeit UTC angegeben. Im Übrigen sind sämtliche Zeitangaben in der Einberufung in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit UTC = MESZ minus zwei Stunden.

7.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, Gutleutstraße 175, 60327 Frankfurt am Main, ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ihrer Aktionäre anlässlich der Hauptversammlung.

Die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten umfassen Name, Wohnort bzw. Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Stimmrechtskarte, die Abgabe etwaiger Briefwahlstimmen und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten und -weisungen. Je nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die depotführende Bank deren personenbezogenen Daten an die Gesellschaft. Die personenbezogenen Daten werden auch bei der Übermittlung von Vollmachten und -weisungen sowie Briefwahlstimmen erfasst.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für deren Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung i.V.m. §§ 118 ff. AktG (in der für die Durchführung dieser Hauptversammlung jeweils maßgeblichen Fassung).

Daneben werden personenbezogene Daten auch zu organisatorischen und statistischen Zwecken verarbeitet. Die Verarbeitung zu organisatorischen und statistischen Zwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) Datenschutz-Grundverordnung und dient den berechtigten Interessen der Gesellschaft an der geordneten Durchführung der Hauptversammlung sowie an der Erfassung ihrer Aktionärsstruktur.

Die Dienstleister der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, die zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft im Rahmen einer schriftlich vereinbarten Auftragsdatenvereinbarung. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis.

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Fall gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Die Aktionäre haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich ihrer personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kap. III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
Vorstand
Gutleutstraße 175,
60327 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0) 69 – 240 00 849
E-Mail: mh@pittler-maschinenfabrik.de

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.

Frankfurt am Main/Langen, im Juni 2023

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft

Der Vorstand

07.06.2023 CET/CEST Die EQS Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
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Sprache:

Deutsch

Unternehmen:

Pittler Maschinenfabrik Aktiengesellschaft

Gutleutstraße 175

60327 Frankfurt am Main

Deutschland

E-Mail:

mh@pittler-maschinenfabrik.de

Internet:

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Ende der Mitteilung

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1651937 07.06.2023 CET/CEST