PTA-HV: Serviceware SE: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hauptversammlung gemäß § 121 Abs. 4a AktG

Idstein (pta029/17.04.2026/15:30) - Serviceware SE
(nachfolgend "Gesellschaft")

Idstein

ISIN DE000A2G8X31
Wertpapier-Kenn-Nr. A2G8X3

Wir laden unsere Aktionäre zu der am 28. Mai 2026 um 14:00 Uhr, in Form einer ausschließlich virtuellen Hauptversammlung stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung (eindeutige Kennung des Ereignisses : ServicewareSEHV2026) ein.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Geschäftsräume der Gesellschaft am Sitz der Gesellschaft, Serviceware-Kreisel 1, 65510 Idstein. Eine physische Präsenz der Aktionäre und/oder ihrer Bevollmächtigten mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen. Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung wird live im Internet erfolgen. Die Aktionäre können per Videokommunikation Redebeiträge leisten und Fragen stellen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl (schriftlich oder mittels elektronischer Kommunikation) oder durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Wir weisen die Aktionäre insbesondere auf die Regelungen zur gleichwohl erforderlichen Anmeldung zur Hauptversammlung hin.

I. Tagesordnung

Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt ist im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen, weil der Verwaltungsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist.

Der Verwaltungsrat schlägt vor, die Nexia GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft / Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2025 bis zum 30. November 2026 zu bestellen. Des Weiteren schlägt der Verwaltungsrat vor, die Nexia GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft / Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht von Halbjahresfinanzinformationen und Quartalsberichten für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2025 bis zum 30. November 2026 zu wählen.

Die Amtszeit des Mitglieds des Verwaltungsrats Prof. Dr. Peter Buxmann endet mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung, die über seine Entlastung für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2024 bis zum 30. November 2025 beschließt. Die Amtszeit des Verwaltungsratsvorsitzenden Christoph Debus als Mitglied des Verwaltungsrats endet ebenfalls mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung am 28. Mai 2026. Es ist deshalb die Neuwahl zweier Mitglieder des Verwaltungsrats erforderlich. Gemäß Art. 43 Abs. 2, 3 Satz 1 SE-VO in Verbindung mit §§ 23 Abs. 1, 24 Abs. 1 Halbsatz 1, 28 Abs. 1 SEAG in Verbindung mit § 15 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft besteht der Verwaltungsrat aus drei Mitgliedern der Aktionäre, die von der Hauptversammlung gewählt werden.

Der Verwaltungsrat schlägt vor, die folgenden Kandidaten in den Verwaltungsrat zu wählen:

Ein kurzer Lebenslauf über die relevanten Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen der Kandidaten kann jederzeit auf der Homepage der Gesellschaft unter

https://serviceware-se.com/de/investor-relations/corporate-governance

abgerufen werden.

Nach § 162 Abs. 1 AktG i.V.m. Art. 9 Abs. 1 lit. c) SE-VO erstellt der Verwaltungsrat der börsennotierten Gesellschaft jährlich einen klaren und verständlichen Bericht über die im letzten Geschäftsjahr jedem einzelnen Mitglied des Verwaltungsrats und jedem einzelnen geschäftsführenden Direktor von der Gesellschaft und von Unternehmen desselben Konzerns (§ 290 HGB) gewährte und geschuldete Vergütung. Die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft beschließt über die Billigung dieses nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorausgegangene Geschäftsjahr.

Daher ist in dieser ordentlichen Hauptversammlung der Serviceware SE eine Beschlussfassung über den Vergütungsbericht vorgesehen. Der Verwaltungsrat hat den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2024 bis zum 30. November 2025 unter Berücksichtigung der Vorgaben in § 162 AktG erstellt und mit Beschluss des Verwaltungsrats vom 24. März 2026 beschlossen. Der Vergütungsbericht ist vom Abschlussprüfer geprüft und mit einem Prüfvermerk gemäß § 162 Abs. 3 Satz 3 AktG versehen worden. Der Vergütungsbericht ist auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

Der Verwaltungsrat schlägt vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr vom 1. Dezember 2024 bis zum 30. November 2025 zu billigen.

II. Weitere Angaben

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 10.500.000,00 und ist eingeteilt in 10.500.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien ohne Nennbetrag mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital von je EUR 1,00 und mit einer Stimme je Stückaktie. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger beträgt dementsprechend 10.500.000. Aus von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien können keine Stimmrechte ausgeübt werden. Derzeit hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien.

Der Verwaltungsrat hat gemäß § 24.4 der Satzung der Gesellschaft beschlossen, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Aktiengesetz stattfindet. Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung führt, bitten wir unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise.

Aktionäre (sowie ihre etwaigen Bevollmächtigten), die sich nach den nachfolgend genannten Bestimmungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, können die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton über den passwortgeschützten Online-Service der Gesellschaft verfolgen, der unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

zu finden ist.

Es können nur diejenigen Aktionäre die gesamte Hauptversammlung im Internet verfolgen, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung angemeldet haben. Dies gilt entsprechend für die Ausübung des Stimmrechts. Zugangsdaten und weitere Informationen erhalten die Aktionäre nach ordnungsgemäßer Anmeldung.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens am 21. Mai 2026, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:

Serviceware SE
c/o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
E-Mail: hv@ubj.de

Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform (§ 126b BGB) durch den Letztintermediär gemäß § 67c AktG (d.h. das Institut, das für den Aktionär die Depotkonten führt) ausreichend.

Der Nachweis hat sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen (sogenannter Nachweisstichtag), d.h. auf den 6. Mai 2026, 24:00 Uhr. Maßgeblich für die Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Versammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts ist somit der Aktienbesitz zu diesem Stichtag.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft spätestens am 21. Mai 2026, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:

Serviceware SE
c/o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
E-Mail: hv@ubj.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für den Umfang und die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für eine Dividendenberechtigung.

Aktionäre (bzw. deren Bevollmächtigte) können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl ausüben. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.

Die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl kann schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation (durch Eingabe über den passwortgeschützten Online-Service) erfolgen.

Bei schriftlicher Ausübung des Stimmrechts kann das den Aktionären nach der Anmeldung übersandte Formular verwendet werden. Schriftliche Stimmabgaben müssen spätestens bis zum 27. Mai 2026, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein:

Serviceware SEc/o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
E-Mail: hv@ubj.de

Für die elektronische Briefwahl steht der passwortgeschützte Online-Service der Gesellschaft unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

ab dem 7. Mai 2026 bis zum Schließen der Abstimmung durch den Versammlungsleiter nach dem Ende der Generaldebatte in der Hauptversammlung zur Verfügung. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre nach ordnungsgemäßer Anmeldung.

Aktionäre können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.

Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden erfragt werden.

Aktionäre können für die Erteilung der Vollmacht das Vollmachtsformular benutzen, das ihnen nach ordnungsgemäßer Anmeldung übersandt wird und das auch unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

heruntergeladen werden kann; möglich ist jedoch auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform (§ 126b BGB) ausstellen.

Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung mittels der zur Verfügung gestellten Formulare sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 27. Mai 2026, 24:00 Uhr, (Eingang bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:

Serviceware SE
c/o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
E-Mail: hv@ubj.de

Ab dem 7. Mai 2026 kann die Erteilung von Vollmachten sowie ihr Widerruf elektronisch erfolgen und übermittelt werden, indem die im Rahmen des Online-Service unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

bereitgestellte Anwendung genutzt wird.

Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung einer (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre oder deren Bevollmächtigte die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über den Online-Service der Gesellschaft, der ab dem 7. Mai 2026 zur Verfügung steht, unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Schließen der Abstimmung durch den Versammlungsleiter nach dem Ende der Generaldebatte in der Hauptversammlung.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung des von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulars erteilt werden. Die Aktionäre erhalten dieses Vollmachtsformular nach ordnungsgemäßer Anmeldung. Dieses Formular steht auch im Internet unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

zum Download zur Verfügung. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 27. Mai 2026, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft), an die folgende Anschrift zu senden:

Serviceware SE
c/o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
E-Mail: hv@ubj.de

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens 5 % des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 des Grundkapitals erreichen, können gemäß Art. 56 Satz 3 SE-VO i.V.m. § 50 Abs. 2 SEAG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Dieser Mindestbesitz ist gemäß Art. 56 Satz 3 SE-VO i.V.m. § 50 Abs. 2 SEAG für Ergänzungsverlangen der Aktionäre einer SE erforderlich. § 50 Abs. 2 SEAG entspricht inhaltlich § 122 Abs. 1 Satz 1 AktG. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich oder in elektronischer Form gemäß § 126a BGB mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 27. April 2026, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:

Serviceware SE
Verwaltungsrat
Serviceware-Kreisel 1
65510 Idstein
E-Mail (mit qualifizierter elektronischer Signatur): hv@serviceware-se.com

Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen des Verwaltungsrats zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers und/oder des Verwaltungsrats werden - soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind - bei Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 13. Mai 2026, 24:00 Uhr, der Gesellschaft an die folgende Adresse übersandt wurden, wobei für die Einhaltung der Frist der Zugang maßgeblich ist:

Serviceware SE
Serviceware-Kreisel 1
65510 Idstein
E-Mail: hv@serviceware-se.com

Gemäß § 126 Abs. 4 AktG gelten Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 Abs. 1 bis 3 bzw. § 127 AktG zugänglich zu machen sind, als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Das Stimmrecht kann zu dem Antrag oder Wahlvorschlag über den passwortgeschützten Online-Service ausgeübt werden, sobald die Aktionäre die gesetzlichen oder satzungsmäßigen Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts nachweisen können, d.h. ab dem 7. Mai 2026. Wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär nicht ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Versammlung nicht behandelt werden.

Darüber hinaus können elektronisch zu der Versammlung zugeschaltete Aktionäre Anträge und Wahlvorschläge auch im Wege der Videokommunikation über den passwortgeschützten Online-Service in der Versammlung stellen. Das Recht des Versammlungsleiters, im Rahmen der Abstimmung zuerst über die Vorschläge der Verwaltung abstimmen zu lassen, bleibt unberührt. Sollten die Vorschläge der Verwaltung mit der notwendigen Mehrheit angenommen werden, haben sich insoweit die Gegenanträge oder (abweichende) Wahlvorschläge erledigt.

Aktionäre, die ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet sind, haben gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 AktG das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung in Textform im Wege elektronischer Kommunikation über den passwortgeschützten Online-Service unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

einzureichen.

Stellungnahmen sind in Textform als Datei im PDF-Format einzureichen und dürfen 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) nicht überschreiten. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im passwortgeschützten Online-Service zugänglich gemacht wird.

Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum 22. Mai 2026, 24:00 Uhr, einzureichen.

Ordnungsgemäß und rechtzeitig eingehende, zugänglich zu machende Stellungnahmen von Aktionären werden in der Sprache der Einreichung einschließlich einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung bis spätestens 23. Mai 2026, 24:00 Uhr, ebenfalls im passwortgeschützten Online-Service unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

veröffentlicht.

Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, wenn sie nicht von einem ordnungsgemäß zu der virtuellen Hauptversammlung angemeldeten Aktionär stammen, mehr als 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen oder ein Fall im Sinne von § 130a Abs. 3 Satz 4 i.V.m. § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, Nr. 3 oder Nr. 6 AktG vorliegt.

Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen bzw. Unterbreiten von Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung ist ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Verwaltungsrat Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Außerdem besteht in der Hauptversammlung gemäß § 131 Abs. 1d AktG ein Nachfragerecht zu allen in der Hauptversammlung gegebenen Antworten des Verwaltungsrats sowie zu in der Hauptversammlung in Redebeiträgen gestellten Fragen sowie ein Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 4 AktG.

Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter gemäß § 131 Abs. 1f AktG anordnet, dass alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation ausgeübt werden können.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben ein Rederecht in der Versammlung im Wege der Videokommunikation nach § 130a Abs. 5 und 6 AktG. Das Rederecht umfasst neben Auskunftsverlangen gemäß § 131 AktG insbesondere auch das Recht, Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG zu stellen bzw. zu machen.

Redebeiträge sind während der Hauptversammlung nach Aufforderung durch den Versammlungsleiter im Online-Service unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

anzumelden. Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern.

Technische Mindestvoraussetzung für eine Live-Videozuschaltung sind ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu prüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und ihre Vertreter haben das Recht, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Ein solcher Widerspruch kann von Beginn bis Ende der Hauptversammlung über den Online-Service unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

erklärt werden.

Diese Einladung, weitere Informationen und weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://serviceware-se.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung

abrufbar.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Stimmrechtskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

Serviceware SE
Verwaltungsrat
Serviceware-Kreisel 1
65510 Idstein
E-Mail: Datenschutz@serviceware-se.com

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten "Logfiles" verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. ihre IP-Adresse, den von ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.

Für Aktionäre und Aktionärsvertreter gelten die aus Art. 15-21 DSGVO aufgeführten Rechte (Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie die Rechte auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit). Im Zusammenhang mit der Löschung von personenbezogenen Daten verweisen wir auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den Art. 17 Abs. 3 der DSGVO.

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:

Datenschutz@serviceware-se.com

Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen die Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:

Serviceware SE
Sebastian Schmidt
Serviceware-Kreisel 1
65510 Idstein
Tel.: +49 6434 94500
E-Mail: Datenschutz@serviceware-se.com

Idstein, im April 2026

Serviceware SE

Der Verwaltungsrat

(Ende)

Aussender: Serviceware SE
Adresse: Serviceware-Kreisel 1, 65510 Idstein
Land: Deutschland
Ansprechpartner: Serviceware SE
E-Mail: investor-relations@serviceware-se.com
Website: www.serviceware-se.com/de

ISIN(s): DE000A2G8X31 (Aktie)
Börsen: Regulierter Markt in Frankfurt; Freiverkehr in Düsseldorf, Freiverkehr in Stuttgart; Freiverkehr in Tradegate BSX

[ Quelle: https://www.pressetext.com/news/20260417029 ]