SEPA-Umstellung: Risiken für Unternehmen und Lösungsansätze

Die international renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) hat in einer Umfrage besorgniserregende Tendenzen bei der Vorbereitung vieler Unternehmen auf die bevorstehende Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs festgestellt. Das im August 2013 von PwC veröffentlichte Sepa Readiness Thermometer zeigt, dass 31 Prozent der betroffenen Konzerne Gefahr laufen, die zum 1. Februar 2014 gesetzlich verpflichtende Umstellung zu verschlafen. 46 Prozent der befragten Betriebe gestanden bei der Umfrage des weltweit größten Dienstleistungsunternehmens PricewaterhouseCoopers ein, für den Fall des Misslingens der Umstellung keinerlei Back-Up-Plan („Plan B“ in der Umfrage) zu besitzen.

Welche Risiken entstehen für säumige Unternehmen?

Zunächst gilt: je größer das Unternehmen, desto größer das Risiko. Dies bezieht sich nicht nur auf die Summen, um die es geht. Grundsätzlich spielt es keine Rolle, ob ein Kleinstunternehmer, ein mittelständischer Betrieb oder ein börsennotierter Großkonzern Fehler macht oder Entwicklungen verschläft. Für alle entstehen Risiken, die mit der Abwicklung von Zahlungen zu tun haben.

Wenn die Umstellung größerer Firmen misslingt, können Gehaltszahlungen und sonstigen Leistungen nicht rechtzeitig geleistet werden. Dies droht den Firmen, die Finanzdaten nicht in den vorgeschriebenen Zahlungsformaten bei den Banken einreichen. Weiterhin drohen immense Gefahren beim Cash Flow. Verzugszinsen können die betroffenen Unternehmen bares Geld kosten. Gerade bei börsennotierten Unternehmen ist die Psychologie der Anleger jedoch nicht zu unterschätzen. Wenn sich Versäumnisse in der wichtigen Finanzorganisation der Konzerne herumsprechen, leidet das Ansehen und damit das Vertrauen der Anleger unter Umständen enorm. Die Folgen sind unabsehbar.

Die Rolle deutscher Unternehmen im Sepa-Gebiet

Laut aktuellen Analysen des Bundesbank-Vorstandsmitglieds Carl-Ludwig Thiele werden aber im Euroraum nicht nur an einem Arbeitstag rund 140 Millionen Lastschriften und Überweisungen getätigt. Der deutsche Anteil daran ist auch mit 60 Millionen Zahlungshandlungen äußerst hoch. Dies entspricht 43 Prozent. Damit liegen die größten Risiken, aber möglicherweise auch die größten Chancen der Umstellung in den Händen deutscher Firmen. Deutsche Aktiengesellschaften tragen dabei eine enorme Verantwortung, häufig für tausende Beschäftigte und darüber hinaus für das Ansehen der Bundesrepublik. Was ist also beim Thema SEPA zu beachten, um den Termin erfolgreich zu überstehen?

Erfolgreiche Vorbereitung auf den 1.2.2014

33 Länder im europäischen Zahlungsraum, darunter Nicht-EU-Staaten wie Island oder die Schweiz, stellen ihre nationalen Bedingungen für den Finanztransfer um. Sie profitieren dabei von der Abschaffung der Überweisungsgebühren. Die Standardisierung der Lastschriften schafft eine universelle Verwendbarkeit (in allen Sprachen erhältlich) und eine verbindliche rechtliche Sicherheit. Zahlreiche Info-Portale im Internet geben detaillierte Hinweise, was bei der Umstellung zu beachten ist.

Unbedingt müssen die Unternehmen im Vorfeld ihre Geschäftspapiere wie Geschäftsbriefe oder Zahlungsvorlagen aller Art mit dem IBAN versehen. Dies ist der weltweit einsetzbare Code, der ab Februar 2014 die deutsche Bankleitzahl (BLZ) und die Kontonummer ersetzt. Er enthält zusätzlich zu diesen beiden integrierten Daten eine Prüfnummer und eine Länderkennung. Übergangsweise bis Februar 2016 wird zudem der BIC bei grenzübergreifenden Finanztransaktionen verwendet, eine Chiffre, die die Identifikation einer Bank kenntlich macht. Darüber hinaus müssen Unternehmen möglichst bald die IBANs all ihrer Kunden erfahren. Mitarbeiter sollten gezielt geschult werden. Dafür eignen sich neben der selbstständigen Einarbeitung durch Infoseiten (siehe oben) Workshops. Weiterhin ist es speziell bei größeren Unternehmen, beispielsweise Aktiengesellschaften, erwägenswert, Zeitpunkte für Teilziele der Umstellung festzulegen und Projektteams zum Thema zu bilden.

Für die Basislastschrift und die Firmenlastschrift (letztere nur für den B2B-Bereich)erteilt der Zahlende der einziehenden Körperschaft das sogenannte Mandat. Unternehmen müssen aber bei der Deutschen Bundesbank zuvor die Mandatsreferenznummer (18-stellig) beantragen. Die Höhe der Abbuchung und der Termin, an dem die Zahlung fällig ist, müssen ebenfalls enthalten sein. Weiterhin muss das Mandat in Papierform veröffentlicht werden. Durch die Angaben wird dem Kunden die Möglichkeit gegeben, die Abbuchung zu identifizieren. Wie bisher laufen geltende Lastschriftaufträge und das Widerrufsrecht der Kunden weiter. Grundsätzlich sollten die Vorbereitungen schon zum jetzigen Zeitpunkt laufen und vor der Umstellung zur Routine werden, um jegliche finanziellen Risiken oder Image-Schäden zu vermeiden.