EQS-HV: Pittler Maschinenfabrik Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 09.12.2024 in Frankfurt mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

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/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

Pittler Maschinenfabrik Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 09.12.2024 in Frankfurt mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

30.10.2024 / 15:05 CET/CEST

Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch EQS News
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Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft Langen (Hessen) ISIN DE0006925001
Wertpapierkennnummer 692500

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung Hiermit laden wir zur ordentlichen Hauptversammlung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, Langen, ein, die am Montag, den 09. Dezember 2024, um 09:00 Uhr (MEZ) stattfindet.

Die Hauptversammlung wird auf Grundlage von § 13 Abs. 4 der gültigen Satzung der Gesellschaft gemäß § 118a Aktiengesetz („AktG“) in der Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die gesamte Hauptversammlung wird für unsere ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der (elektronischen) Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Friedrich-Ebert-Anlage 3, 60327 Frankfurt am Main. Eine physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

Zu weiteren Einzelheiten der Einberufung, insbesondere zu den Voraussetzungen für die Anmeldung, Teilnahme und die Ausübung der Aktionärsrechte, siehe nachfolgend unter „IV. Weitere Angaben zur Einberufung“.

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers versehenen Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2023, des gebilligten und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers versehenen Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts und Konzernlageberichts für das Konzerngeschäftsjahr 2023 einschließlich des Berichts des Aufsichtsrats sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach den §§ 289a, 315a HGB

Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter

www.pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

eingesehen werden. Ferner werden die Unterlagen den Aktionären während der Hauptversammlung unter der vorgenannten Internetadresse zugänglich gemacht und erläutert.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 30. April 2024 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Dementsprechend ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung erforderlich.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2023 in Höhe von EUR 2.139.402,07 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Dem Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung erteilt.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Den Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung erteilt:

4.1

Stefan Menz

4.2

Josef Preis

4.3

Dr. Steen Rothenberger

4.4

Regina Libowski

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats entscheiden zu lassen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers

Der Aufsichtsrat schlägt - gestützt auf den Vorschlag des Prüfungsausschusses - vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Zum Abschluss- und Konzernabschlussprüfer für das am 31. Dezember 2024 endende Geschäftsjahr wird die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf gewählt. Dies umfasst auch die Wahl zum Prüfer für eine prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten, die vor der nächsten ordentlichen Hauptversammlung aufgestellt werden, soweit die prüferische Durchsicht solcher Zwischenfinanzberichte beauftragt wird.

Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG der Kommission („EU-Abschlussprüferverordnung“) auferlegt wurde.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Die Amtszeit der Vorstandsmitglieder Dr. Steen Rothenberger und Regina Libowski endete aus formellen Gründen vorzeitig. Auf Antrag des Vorstands hat das Amtsgericht Offenbach am Main daher Herrn Dr. Steen Rothenberger und Frau Regina Libswski gerichtlich zu Mitgliedern des Aufsichtsrats bestellt.

Der gemäß § 8 Abs. 1 der Satzung aus sechs Aufsichtsratsmitgliedern bestehende Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich gemäß §§ 95 Satz 2, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit §§ 1 Abs. 1 Nr. 1 S. 2, 4 Abs. 1 DrittelbG und § 8 Abs. 1 der Satzung aus vier von der Hauptversammlung und zwei von den Arbeitnehmern zu wählenden Aufsichtsratsmitgliedern zusammen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Nach § 8 Abs. 3 der Satzung sind ausscheidende Aufsichtsratsmitglieder wieder wählbar.

Aufsichtsratsmitglieder werden nach § 8 Abs. 1 der Satzung für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung gewählt, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet. Die Hauptversammlung kann bei der Wahl für einzelne oder mehrere Aufsichtsratsmitglieder eine kürzere Amtszeit bestimmen. Da Herr Dr. Steen Rothenberger und Frau Regina Libowski gerichtlich bestellt wurden, sollen sie im Einklang mit den Grundsätzen guter Corporate Governance nun der Hauptversammlung zur Wahl vorgeschlagen werden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung als von der Hauptversammlung zu wählende Mitglieder

6.1

Herrn Dr. Steen Rothenberger

Diplom-Kaufmann, Geschäftsführer der ROTHENBERGER 4 x S Vermögensverwaltung GmbH und der Günter Rothenberger Beteiligungen GmbH, beide mit Sitz in Frankfurt am Main, wohnhaft in Bad Homburg v.d.H., und

6.2

Frau Regina Libowski

Kauffrau, geschäftsführende Gesellschafterin der RL Consult GmbH, Dassendorf, Geschäftsführerin der Brigitte und Günter Rothenberger Enkel GmbH, Bad Homburg und der Fröhlich Grundstücksverwaltung GmbH, Kürnbach, wohnhaft in Dassendorf,

für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2027 beschließt, zu wählen.

Herr Dr. Steen Rothenberger ist mit dem Maschinenbausektor, in dem die Gesellschaft tätig ist, vertraut und erfüllt die Voraussetzungen des § 100 Abs. 5 AktG, d.h. er verfügt über Sachverstand auf dem Gebiet der Abschlussprüfung.

Informationen gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG:

Die zur Wahl als Mitglieder des Aufsichtsrats vorgeschlagene Personen besitzen folgende Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

6.1

Dr. Steen Rothenberger

-

Vorsitzender des Aufsichtsrats der DVS TECHNOLOGY AG, Dietzenbach;

-

Vorsitzender des Aufsichtsrats der Maschinenfabrik HEID AG, Stockerau (Österreich);

-

stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats der a.a.a. aktiengesellschaft allgemeine anlageverwaltung, Frankfurt am Main.

6.2

Frau Regina Libowski

-

Keine.

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung im Wege der Einzelabstimmung über die Wahlvorschläge entscheiden zu lassen.

7.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts

Nach dem Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) haben Vorstand und Aufsichtsrat jährlich gemäß § 162 AktG einen Vergütungsbericht zu erstellen und der Hauptversammlung gemäß § 120a Abs. 4 AktG zur Billigung vorzulegen.

Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG vom Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung vor, den nachfolgend unter III. als Anlage zu diesem Tagesordnungspunkt 6 im Anschluss an diese Tagesordnung gemeinsam mit dem Prüfungsvermerk abgedruckten Vergütungsbericht zu billigen.

Der Vergütungsbericht samt Prüfungsvermerk ist auch über unsere Internetseite unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/verguetung/

zugänglich. Der Vergütungsbericht wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

II.

Vergütungsbericht nebst Prüfungsvermerk (Anlage zu Tagesordnungspunkt 6)

Vergütungsbericht 2023

Vorstand und Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft haben für das Geschäftsjahr 2023 einen Vergütungsbericht gemäß § 162 des Aktiengesetzes (AktG) in der Fassung des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie („ARUG II“) erstellt. Der Vergütungsbericht stellt klar und verständlich zunächst die Grundsätze und die wesentlichen Merkmale des für den Vorstand und den Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft geltenden Vergütungssystems dar. Er erläutert ferner insbesondere die individualisierte und nach Bestandteilen aufgegliederte Vergütung, die den einzelnen, gegenwärtigen und früheren Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 gewährt und geschuldet wurde. Der Vergütungsbericht der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2022 wurde von der ordentlichen Hauptversammlung am 17. Juli 2023 mit einer Mehrheit von 99,99% der abgegebenen Stimmen gebilligt.

RÜCKBLICK AUF DAS GESCHÄFTSJAHR 2023

Geschäftsverlauf und Entwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft im Geschäftsjahr 2023

Die wirtschaftlichen Aktivitäten der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft im Geschäftsjahr 2023 waren geprägt von dem weiteren Auf- und Ausbau der Geschäftstätigkeit der Tochtergesellschaften SWS Spannwerkzeuge GmbH sowie Albert Klopfer GmbH im Segment „Präzisionswerkzeuge“.

Der Umsatz der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft konnte im Geschäftsjahr 2023 auf TEUR 1.492 gesteigert werden (Vj.: TEUR 1.037). Der Jahresfehlbetrag zum 31. Dezember 2023 beträgt TEUR 81 (Vj.: Jahresübeschuss 370 TEUR).

VERGÜTUNG DER MITGLIEDER DES VORSTANDS

Grundsätze der Vorstandsvergütung

Der Vergütung des Vorstands im Geschäftsjahr 2023 liegt das vom Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft am 1. Juni 2023 beschlossene und von der ordentlichen Hauptversammlung 2023 am 17. Juli 2023 mit einer Mehrheit von 99,94 % der abgegebenen Stimmen gebilligte geänderte Vorstandsvergütungssystem (das „Vorstandsvergütungssystem“) zugrunde.

Das Vorstandsvergütungssystem ist auf der Homepage der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft unter folgendem Link dargestellt:

https://pittler-maschinenfabrik.de/fileadmin/Data/PDF-Dateien-Download/Verguetung/
Geaendertes-Verguetungssystem-fuer-die-Vorstandsmitglieder-2023.pdf

Überblick über das Vergütungssystem der Vorstandsmitglieder

Das Vorstandsvergütungssystem sieht für den Vorstand ausschließlich eine Festvergütung vor. Das Vorstandsvergütungssystem orientiert sich damit an der Größe und Struktur der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, der Tätigkeit des Vorstands sowie dem wirtschaftlichen Umfeld der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft. Das Vergütungssystem für den Vorstand enthält keine erfolgsbezogenen variablen Komponenten. Es wird keine aktienbasierte Vergütung gezahlt, ebenso wenig werden Sachbezüge geleistet. Der prozentuale Anteil der Festvergütung an der Gesamtvergütung des Vorstands beträgt 100 %. Die maximale Vergütung für den Vorstand beträgt EUR 250.000 pro Geschäftsjahr (Maximalvergütung).

Überblick über die Vergütung im Geschäftsjahr 2023

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die im Geschäftsjahr 2023 für die Mitglieder des Vorstands gewährte Vergütung, die ausschließlich aus einer erfolgsunabhängigen Vergütung besteht, sowie deren Ausgestaltung und erläutert ihre Zielsetzung, insbesondere im Hinblick darauf, wie die Vergütung die langfristige Entwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft fördert.

Bestandteil

Ausgestaltung

Zielsetzung

Erfolgsunabhängige Vergütung

Festvergütung

Zwölf gleiche Raten; Auszahlung jeweils halbjährlich

An der Größe, Struktur sowie dem wirtschaftlichen Umfeld der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft und der Tätigkeit des Vorstands orientierte Vergütung, die die Vorstandsmitglieder dazu anhalten soll, Umsatz- und Ergebnisziele zu erreichen und damit die langfristige Entwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft fördert.

Neben der Ausrichtung der Vorstandsvergütung an der Größe, Struktur sowie dem wirtschaftlichen Umfeld der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft setzt die Beschränkung auf eine Festvergütung zudem einen Anreiz zur Erreichung nachhaltiger Umsatz- und Ergebnisziele.

Leistungen und Leistungszusagen an Vorstandsmitglieder für die vorzeitige Beendigung

Der Anstellungsvertrag, der der Vorstandsbestellung zugrunde liegt, sieht gewisse Zusagen für Leistungen aus Anlass der vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit vor. So ist der Vorstand bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandsbestellung ohne gleichzeitige Beendigung des Anstellungsvertrags für die verbleibende Vertragsdauer von den weiteren Verpflichtungen unter Fortzahlung der vertraglichen Vergütung freizustellen.

Vergütung der im Geschäftsjahr 2023 bestellten Vorstandsmitglieder

1.

Vorstandsmitglieder im Geschäftsjahr 2023

Im Geschäftsjahr 2023 gehörte folgendes Mitglied dem Vorstand der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft an:

Markus Höhne, Alleinvorstand, Mitglied im Vorstand seit 26.01.2013

2.

Gewährte und geschuldete Vergütung im Geschäftsjahr 2023

Nach § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG hat der Vergütungsbericht über die im letzten Geschäftsjahr jedem einzelnen Vorstandsmitglied gewährte und geschuldete Vergütung zu berichten. Den Begriffen liegt folgendes Verständnis zugrunde:

•

Der Begriff „gewährt“ erfasst „den faktischen Zufluss des Vergütungsbestandteils“;

•

Der Begriff „geschuldet“ erfasst „alle rechtlich bestehenden Verbindlichkeiten über Vergütungsbestandteile, die fällig sind, aber noch nicht erfüllt wurden.“

Dem Alleinvorstand Markus Höhne ist im Geschäftsjahr 2023 eine Festvergütung in Höhe von EUR 50.000,00 gewährt worden, die ihm bereits vollständig zugeflossen ist. Darüber hinaus gibt es keine weiteren Vergütungsbestandteile. Es gibt zudem keine Vergütung, die fällig ist, aber noch nicht erfüllt wurde.

Die nachfolgende Vergütungstabelle weist die dem Alleinvorstand Markus Höhne im Geschäftsjahr 2023 zugeflossene Vergütung aus.

2023*

in EUR

in %

Festvergütung

50.000,00

100,00

Summe - gewährte und geschuldete Vergütung

50.000,00

100,00

* Herr Höhne war im Geschäftsjahr 2023 zudem Arbeitnehmer der Günter Rothenberger Beteiligungen GmbH. Für diese Tätigkeit erhielt er von der Günter Rothenberger Beteiligungen GmbH im Geschäftsjahr 2023 eine weitere Vergütung in Höhe von EUR 93.000,00.

Die Herrn Höhne im Geschäftsjahr 2023 von der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft gewährte Vergütung liegt unterhalb der Maximalvergütung von EUR 250.000 pro Geschäftsjahr, die der Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft im Vorstandsvergütungssystem festgesetzt hat.

3.

Vergütung früherer Vorstandsmitglieder

Die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft hat im Geschäftsjahr 2023 früheren Vorstandsmitgliedern keine Vergütung gemäß § 162 Abs. 1 Satz 1, Abs. 5 Satz 2 AktG gewährt oder geschuldet.

Angemessenheit der Vorstandsvergütung

Die Vorstandsvergütung ist an der Größe, Struktur sowie dem wirtschaftlichen Umfeld der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft ausgerichtet und berücksichtigt die Aufgaben und Tätigkeit des Vorstands. Da die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft keine Arbeitnehmer beschäftigt, waren Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen von Arbeitnehmern bei der Festsetzung der Vorstandsvergütung nicht zu berücksichtigen. Nach Einschätzung des Aufsichtsrats fehlt es aufgrund der besonderen Situation der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft auch an einer tauglichen Vergleichsgruppe, die zur Bemessung der Vorstandsvergütung hätte herangezogen werden können.

VERGÜTUNG DER MITGLIEDER DES AUFSICHTSRATS

Grundsätze der Aufsichtsratsvergütung

Der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder im Geschäftsjahr 2023 liegt das in § 12 der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft geregelte und von der ordentlichen virtuellen Hauptversammlung 2021 am 1. September 2021 beschlossene Vergütungssystem (das „Vergütungssystem 2021“) zugrunde. Hiernach erhalten die Aufsichtsratsmitglieder eine feste und eine variable Vergütung.

Das Vergütungssystem 2021 für den Aufsichtsrat ist auf der Homepage der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft unter folgendem Link dargestellt:

https://pittler-maschinenfabrik.de/fileadmin/Data/PDF-Dateien-Download/Hauptversammlungen/2021/
Verguetungssystem_fuer_die_Aufsichtsratsmitglieder.pdf

Überblick über das Vergütungssystem 2021 der Aufsichtsratsmitglieder

§ 12 Abs. 1 der Satzung sieht vor, dass die Mitglieder des Aufsichtsrats pro Geschäftsjahr eine feste Vergütung von EUR 4.000 sowie eine veränderliche, variable Vergütung von EUR 500,- je Prozent Dividende für jedes im betreffenden Geschäftsjahr über 4 % des Grundkapitals ausgeschüttete Prozent Dividende erhalten. § 12 Abs. 2 der Satzung berücksichtigt den höheren zeitlichen Aufwand des Vorsitzenden des Aufsichtsrats und seiner Stellvertreter, indem der Vorsitzende des Aufsichtsrats das Doppelte und jeder seiner Stellvertreter das Eineinhalbfache der Vergütung nach § 12 Abs. 1 der Satzung erhält. Gemäß § 12 Abs. 3 der Satzung werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats die in Ausübung ihres Amtes entstandenen Auslagen erstattet, zu denen auch die anfallende Umsatzsteuer gehört.

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats berücksichtigt die Größe und Struktur der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft sowie die Anforderungen und Verantwortung an das Amt eines Aufsichtsratsmitglieds der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft. Die Vergütung ermöglicht es, qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten für das Aufsichtsratsamt zu halten und zu gewinnen und fördert damit die langfristige Entwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft.

Vergütung der im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Aufsichtsratsmitglieder

4.

Aufsichtsratsmitglieder im Geschäftsjahr 2023

Im Geschäftsjahr 2023 gehörten folgende Mitglieder dem Aufsichtsrat der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft an:

Stefan Menz, Vorsitzender des Aufsichtsrats; Mitglied des Aufsichtsrats seit 07.09.2020;

Josef Preis, stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats; Mitglied des Aufsichtsrats seit 07.09.2020;

Dr. Steen Rothenberger, Mitglied des Aufsichtsrats seit 31.08.2022; und

Regina Libowski, Mitglied des Aufsichtsrats seit 06.07.2018.

5.

Gewährte und geschuldete Vergütung im Geschäftsjahr 2023

Die folgende Tabelle zeigt die den einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern individuell gewährte und geschuldete Vergütung im Geschäftsjahr 2023 (zum Begriff der „gewährten und geschuldeten Vergütung“ siehe 2). Die in der Tabelle ausgewiesene Vergütung bildet daher die im Geschäftsjahr 2023 faktisch zugeflossenen Beträge ab, das heißt die Vergütung, die den Aufsichtsratsmitgliedern für ihre Tätigkeit im Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2023 nach der Hauptversammlung 2024 ausgezahlt wird.

Feste Vergütung

Variable Vergütung1

2023

2023

in EUR

in %

in EUR

in %

Stefan Menz
Vorsitzender des Aufsichtsrats

8.000,00

100,00

0,00

0,00

Josef Preis
Stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats

6.000,00

100,00

0,00

0,00

Dr. Steen Rothenberger
(ab 31. August 2022)

4.000,00

100,00

0,00

0,00

Regina Libowski

4.000,00

100,00

0,00

0,00

Summe - gewährte und geschuldete Vergütung

22.000,00

100,00

0,00

0,00

1 Für das Geschäftsjahr 2023 wird voraussichtlich keine variable Vergütung gezahlt. Sollte die Hauptversammlung eine Dividende beschließen, die zu einem Anspruch auf eine variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2023 führt, wird darüber im Vergütungsbericht 2024 berichtet.

6.

Vergütung früherer Aufsichtsratsmitglieder

Ausgeschiedene Mitglieder des Aufsichtsrats bekommen von der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft für Zeiten nach ihrem Ausscheiden keine Vergütung mehr.

VERGLEICHENDE DARSTELLUNG

Die folgende Tabelle zeigt einen Vergleich der prozentualen Veränderung der Ertragsentwicklung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft und der Vergütung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats gegenüber dem Vorjahr. Da die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft keine Arbeitnehmer beschäftigt, wurde die prozentuale Veränderung der durchschnittlichen Vergütung der Arbeitnehmer auf Vollzeitäquivalenzbasis nicht in die vergleichende Darstellung mit aufgenommen.

Die Ertragsentwicklung wird dabei anhand von Umsatz und Jahresüberschuss bzw. -fehlbetrag bestimmt.

Für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats wird die im jeweiligen Geschäftsjahr gewährte und geschuldete Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG dargestellt.

Geschäftsjahr

Veränderung
2020 zu 2021
in %

Veränderung
2021 zu 2022
in %

Veränderung
2022 zu 2023
in %

I. Ertragsentwicklung

Umsatz

+20,75 %

+121,26 %

+43,88 %

Jahresüberschuss/-fehlbetrag

+779,40 %

-65,75 %

-121,89 %

II. Vorstandsvergütung

Markus Höhne

0,00 %

0,00 %

+108,33 %

III. Aufsichtsratsvergütung

Stefan Menz (seit 07.09.2020)

+50,00 %

+100 %

0,00 %

Josef Preis (seit 07.09.2020)

+50,00 %

+100 %

0,00 %

Günter Rothenberger (seit 30.06.2009, bis 31.08.2022)

0,00 %

+33,33 %

-100,00%

Dr. Steen Rothenberger (seit 31.08.2022)

-

-

+300,00 %

Regina Libowski (seit 06.07.2018)

0,00 %

+ 100 %

0,00 %

Vorstand und Aufsichtsrat

VERMERK DES UNABHÄNGIGEN WIRTSCHAFTSPRÜFERS ÜBER DIE PRÜFUNG DES VERGÜTUNGSBERICHTS NACH § 162 ABS. 3 AKTG

An die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, Langen (Hessen),

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, Langen (Hessen), für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (09.2023)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätsmanagementstandards: Anforderungen an das Qualitätsmanagement in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QMS 1 (09.2022)) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer / vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.
Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Haftungsbeschränkung

Für die Durchführung des Auftrags und unsere Verantwortlichkeit und Haftung gelten, auch im Verhältnis zu Dritten, die diesem Prüfungsvermerk beigefügten „Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüferinnen, Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften“ in der vom Institut der Wirtschaftsprüfer herausgegebenen Fassung vom 1. Januar 2024.

Frankfurt am Main, den 30. April 2024

Baker Tilly GmbH & Co. KG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
(Düsseldorf)

Christian Roos
Wirtschaftsprüfer

Anna Heuschkel
Wirtschaftsprüferin

III.

Weitere Angaben zur Einberufung

1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Die Gesamtzahl der Aktien beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 2.452.130 Stück. Sämtliche ausgegebenen Aktien gehören derselben Aktiengattung an. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Daher beträgt die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Stückaktien zum Zeitpunkt der Einberufung 2.452.130.

2.

Virtuelle Hauptversammlung

Gemäß § 13 Abs. 4 der gültigen Satzung der Gesellschaft hat der Vorstand der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, eine Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Hierdurch soll Reiseaufwand der Aktionäre vermieden und einem größeren Kreis von Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung ermöglicht werden. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ist daher ausgeschlossen.

Die gesamte Hauptversammlung wird am 09. Dezember 2024 ab 09:00 Uhr (MEZ) für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigen live im Internet über das HV-Portal übertragen.

Das HV-Portal ist ab 24:00 Uhr (MEZ) am 17. November 2024 für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten erreichbar.

Das Recht der Aktionäre, die Hauptversammlung im Internet zu verfolgen, sowie die Rechte der Aktionäre in der Hauptversammlung, einschließlich der Voraussetzungen für ihre Ausübung - entweder durch den Aktionär selbst oder einen von ihm Bevollmächtigten -, werden in dieser und den nachfolgenden Ziffern näher beschrieben.

Das passwortgeschützte HV-Portal ist unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

erreichbar.

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung beziehen sich auf die mitteleuropäische Zeit (MEZ). Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde.

3.

Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte, Anmeldeverfahren und Nachweisstichtag

Zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 14 der Satzung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben. Die Anmeldung und einer der beiden nachfolgend beschriebenen Nachweise der Berechtigung müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 02. Dezember 2024, 24:00 Uhr (MEZ), unter der nachstehenden Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zugehen:

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Deutschland
Telefax: +49 (0)511 47 4023 19
E-Mail: hv@gfei.de

Den Aktionären stehen nach § 14 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft die folgenden Möglichkeiten offen, ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen:

Der Nachweis kann durch einen in Textform (§ 126b BGB) erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut erbracht werden. Ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG ist stets ausreichend. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Geschäftsschluss des 17. November 2024, 24:00 Uhr (MEZ), (Nachweisstichtag) beziehen.

Lassen Aktionäre ihre Aktien auf den Geschäftsschluss des 17. November 2024, 24:00 Uhr (MEZ), nicht in einem von einem Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut geführten Depot verwahren, kann der Nachweis ihres Anteilsbesitzes in Textform (§ 126b BGB) auch von der Gesellschaft sowie von innerhalb der Europäischen Union ansässigen Notaren, Wertpapiersammelbanken oder Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstituten ausgestellt werden. Auch dieser Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Geschäftsschluss des 17. November 2024, 24:00 Uhr (MEZ), (Nachweisstichtag) beziehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der Aktionärsrechte als Aktionär nur, wer einen der Nachweise zum Nachweisstichtag erbracht hat. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird der Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.

Mit dem Verstreichen des Nachweisstichtags oder der Anmeldung zur Hauptversammlung geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Insbesondere haben Aktienveräußerungen nach dem Nachweisstichtag für Inhalt und Umfang der in dieser Hauptversammlungseinladung beschriebenen Aktionärsrechte des bisherigen Aktionärs keine Bedeutung. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, stehen Aktionärsrechte nicht zu, d.h. sie sind weder teilnahme- noch stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat zudem keine Bedeutung für eine etwaige Dividendenberechtigung.

Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises über den Anteilsbesitz wird den Aktionären bzw. den von ihnen benannten Bevollmächtigten von der Anmeldestelle ihre Stimmrechtskarte mit den jeweiligen individuellen Zugangsdaten für das passwortgeschützte HV-Portal unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

übersandt.

Um den rechtzeitigen Erhalt ihrer Stimmrechtskarte sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.

4.

Verfahren für die Stimmabgabe und Stimmrechtsvertretung

4.1

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege der (elektronischen) Briefwahl ausschließlich über das passwortgeschützte HV-Portal unter

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abgeben, ändern oder widerrufen, und zwar bis zum Beginn der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung (Montag, 09. Dezember 2024).

4.2

Aktionäre, die ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben wollen, können hiermit auch einen hierzu bereiten Bevollmächtigten, z.B. ihre depotführende Bank, ein sonstiges Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, betrauen. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungsgemäßen, in Ziffer 3 näher beschriebenen Anmeldung und der ordnungsgemäßen Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten.

Vollmachten können elektronisch über das passwortgeschützte HV-Portal unter

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oder in Textform (§ 126b BGB) durch Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden.

Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung stehen bis Sonntag, den 08. Dezember 2024, 24:00 Uhr (MEZ), folgende Postanschrift, Faxnummer und E-Mail-Adresse zur Verfügung

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Deutschland
Telefax: +49 (0)511 47 4023 19
E-Mail: hv@gfei.de

sowie für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und die Stimmabgabe durch den Bevollmächtigten bis zum Beginn der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung (Montag, 09. Dezember 2024) das passwortgeschützt HV-Portal unter

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Bei der Bevollmächtigung von Intermediären, also z.B. Kreditinstituten oder - soweit sie diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellt sind - Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern und Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

4.3

Für den Widerruf oder die Änderung einer Vollmacht gelten die vorangehenden Absätze entsprechend.

4.4

Nach der Anmeldung werden den Aktionären Stimmrechtskarten übersandt, die auch eine Vollmachtserteilung enthalten. Ein Vollmachtsformular wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter

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abrufbar. Die Aktionäre werden gebeten, Vollmacht vorzugsweise über das passwortgeschützte HV-Portal unter

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oder mittels des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformulars zu erteilen.

4.5

Im Übrigen bieten wir unseren Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten an, sich durch Stimmrechtsvertreter der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft vertreten zu lassen, die das Stimmrecht gemäß den Weisungen der Aktionäre ausüben. Auch in diesem Fall bedarf es der in Ziffer 3 näher beschriebenen ordnungsgemäßen Anmeldung und der ordnungsgemäßen Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes durch den Aktionär. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind ausschließlich berechtigt, aufgrund erteilter Weisungen abzustimmen. Ihnen sind daher neben der Vollmacht zusätzlich Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu erteilen. Ohne eine ausdrückliche und eindeutige Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung werden sie das Stimmrecht nicht ausüben. Aktionäre, die den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft Vollmacht und Weisungen erteilen wollen, werden gebeten, hierzu das passwortgeschützte HV-Portal unter

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oder die ihnen übersandte Stimmrechtskarte zu verwenden. Alternativ wird ein Vollmachts- und Weisungsformular den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter

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abrufbar.

Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen der Gesellschaft elektronisch über das passwortgeschützte HV-Portal unter

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oder unter der oben unter Ziffer 4.2 für die Vollmachtserteilung angegebenen Postanschrift, Faxnummer oder E-Mail-Adresse jeweils bis zu den oben unter Ziffer 4.2 genannten Zeitpunkten zugehen. Entsprechendes gilt für die Änderung oder den Widerruf von Vollmacht und Weisungen. Entscheidend ist jeweils der Eingang bei der Gesellschaft.

Informationen zur Stimmrechtsvertretung stehen unseren Aktionären auch im Internet unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

zur Verfügung.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegennehmen und dass sie auch nicht über die Abstimmung von Anträgen zur Verfügung stehen, zu denen es keine in dieser Einberufung bekannt gemachten Beschlussvorschläge gibt.

5.

Rechte der Aktionäre

5.1

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag des Grundkapitals von EUR 500.000 (das entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen ist), also bis zum Ablauf des 08. November 2024, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an folgende Adresse:

Vorstand der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
Friedrich-Ebert-Anlage 3
60327 Frankfurt am Main

Für die Fristwahrung ist der Eingang des Antrags bei der Gesellschaft entscheidend. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und gemäß § 121 Abs. 4a AktG solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt. Die geänderte Tagesordnung wird ferner gemäß § 125 Abs. 1 S. 3 AktG mitgeteilt.

5.2

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3, 126 Abs. 1 und 127 AktG

Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden.

Gegenanträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung schriftlich, oder per E-Mail an die nachstehende Postanschrift oder E-Mail-Adresse zu richten:

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
Friedrich-Ebert-Anlage 3
60327 Frankfurt am Main
E-Mail: mh@pittler-maschinenfabrik.de

Die Gesellschaft macht gemäß § 126 Abs. 1 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge zu den Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu den Punkten der Tagesordnung einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

zugänglich, wenn der Gegenantrag unter der vorstehend angegebenen Adresse bis spätestens zum Ablauf des 24. November 2024, 24:00 Uhr (MEZ), zugegangen ist. Für die Fristwahrung ist der Eingang des Gegenantrags bei der Gesellschaft entscheidend.

Die Gesellschaft ist nach § 126 Abs. 2 AktG unter bestimmten Voraussetzungen nicht verpflichtet, einen Gegenantrag und dessen Begründung zugänglich zu machen.

Die Begründung eines zulässigen Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Der Vorstand der Gesellschaft behält sich vor, Gegenanträge und ihre Begründungen zusammenzufassen, wenn mehrere Aktionäre zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung Gegenanträge stellen.

Für Wahlvorschläge eines Aktionärs gelten die vorstehenden Absätze einschließlich der Angaben zur Adressierung sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Vorstand den Wahlvorschlag gem. § 127 S. 3 AktG auch dann nicht zugänglich machen muss, wenn der Vorschlag nicht den Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Vorgeschlagenen angibt (§ 124 Abs. 3 S. 4 AktG). Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn ihnen keine Angaben zu Mitgliedschaften des vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 S. 5 AktG beigefügt sind. Angaben zu Mitgliedschaften von Aufsichtsratskandidaten in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen sollen beigefügt werden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie sonstige Anträge können darüber hinaus auch während der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation, mithin im Rahmen des Rederechts, gestellt werden.

5.3

Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 6, 130a Abs. 1 bis 4 AktG

Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre, die auch den Nachweis ihres Anteilsbesitzes ordnungsgemäß erbracht haben, bzw. ihre Bevollmächtigten, haben gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 6, 130a Abs. 1 bis 4 AktG das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung in Textform im Wege elektronischer Kommunikation über das passwortgeschützte HV-Portal einzureichen.

Stellungnahmen sind in Textform als Datei im PDF-Format einzureichen und dürfen 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) nicht überschreiten. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im passwortgeschützten HV-Portal zugänglich gemacht wird.

Die Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also bis spätestens 03. Dezember 2024, 24:00 Uhr (MEZ) (Zeitpunkt des Zugangs), einzureichen. Eingereichte Stellungnahmen werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens 04. Dezember 2024, 24:00 Uhr (MEZ), im passwortgeschützten HV-Portal zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls im HV-Portal veröffentlicht.

Für Fragen und Widersprüche sowie Gegenanträge und Wahlvorschläge gilt dagegen das in dieser Einberufung jeweils gesondert beschriebene Verfahren. Es wird darauf hingewiesen, dass Fragen, Widersprüche, Gegenanträge oder Wahlvorschläge, die in einer Stellungnahme enthalten sind, aber nicht wie in dieser Einberufung beschrieben eingereicht wurden, unberücksichtigt bleiben.

5.4

Rederecht gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7, 130a Abs. 5 und 6 AktG

Zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die auch den Nachweis ihres Anteilsbesitzes ordnungsgemäß erbracht haben, bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben in der Hauptversammlung ein Rederecht, das im Wege der Videokommunikation ausgeübt wird. Ab Beginn der Hauptversammlung werden über das passwortgeschützte HV-Portal, die Funktion für die Wortmeldung und die Antragstellung aktiviert, über die ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die auch den Nachweis ihres Anteilsbesitzes ordnungsgemäß erbracht haben, bzw. deren Bevollmächtigte ihren Redebeitrag bzw. Antrag anmelden können.

Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht, Anträge und Wahlvorschläge nach §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3, 126 Abs. 1 und 127 AktG (wie vorstehend unter „Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3, 126 Abs. 1 und 127 AktG “ beschrieben) zu stellen sowie das in der Hauptversammlung bestehende Auskunftsrecht (wie nachstehend unter „Auskunftsrecht gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 4, 131 Abs. 1 AktG“ beschrieben) geltend zu machen.

Das Rederecht kann auch von bevollmächtigten Dritten eines Aktionärs ausgeübt werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Rederecht nicht für die sie bevollmächtigenden Aktionäre aus.

Für die elektronische Zuschaltung im Wege der Videokommunikation benötigen Aktionäre oder deren Bevollmächtigte einen Internetzugang sowie ein entsprechendes Endgerät (z.B. Laptop, PC, Smartphone oder Tablet, jeweils mit Kamera und Mikrofon, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann).

Personen, die sich über das HV-Portal für einen Redebeitrag bzw. eine Antragstellung angemeldet haben, werden im passwortgeschützten HV-Portal für ihren Redebeitrag bzw. ihre Antragsstellung freigeschaltet. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag bzw. der Antragstellung zu überprüfen und diese zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Der Versammlungsleiter kann die Reihenfolge der Redebeiträge bestimmen und ist ermächtigt, das Rederecht zeitlich angemessen zu beschränken. Er ist insbesondere berechtigt, zu Beginn der Hauptversammlung oder während ihres Verlaufs einen zeitlich angemessenen Rahmen für Redebeiträge festzusetzen.

5.5

Auskunftsrecht gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 4, 131 Abs. 1 AktG

Auf Verlangen sind jedem Aktionär gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 4, 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskünfte über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung der Gegenstände der Tagesordnung erforderlich sind. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Des Weiteren betrifft die Auskunftspflicht auch die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Der Vorstand hat für das Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1a AktG vorgegeben, dass Fragen von ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigten in deutscher Sprache bis spätestens drei Tage vor der Hauptversammlung, das heißt, bis Donnerstag, den 5. Dezember 2024, 24:00 Uhr (MEZ), im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen sind.

Zur Hauptversammlung nach Maßgabe des vorstehenden Abschnitts 3. „Voraussetzung für die Ausübung der Aktionärsrechte, Anmeldeverfahren und Nachweisstichtag“ ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Fragen voraussichtlich ab dem 17. November 2024 elektronisch über das passwortgeschützte HV-Portal unter

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übermitteln; eine andere Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Die Übermittlung von Fragen über das HV-Portal ist bis Donnerstag, den 5. Dezember 2024, 24:00 Uhr (MEZ), möglich. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Portal können die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten den Stimmrechtskarten entnehmen, die ihnen nach ordnungsgemäßer Anmeldung übersandt werden.

Ordnungsgemäß eingereichte Fragen und deren Beantwortung werden bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, das heißt, bis Samstag, den 7. Dezember 2024, 24:00 Uhr (MEZ), auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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zugänglich gemacht und bleiben auch während der gesamten Dauer der Hauptversammlung zugänglich. Sind die Antworten einen Tag vor Beginn und in der Versammlung durchgängig zugänglich, darf der Vorstand gemäß § 131 Abs. 1c Satz 4 AktG in der Versammlung die Auskunft zu diesen Fragen verweigern.

Die Gesellschaft behält sich vor, Fragen nicht zugänglich zu machen, soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde oder wenn die Frage in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder wenn sie Beleidigungen enthält oder wenn der Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird (§§ 131 Abs. 1c Satz 3, 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, 3 und 6 AktG).

Bei der Beantwortung und Zugänglichmachung von Fragen vor der Hauptversammlung kann der Name des Fragestellers nur offengelegt werden, wenn mit der Übermittlung der Frage ausdrücklich das Einverständnis zur Offenlegung des Namens erklärt wurde. Ein Anspruch auf Namensnennung besteht auch nach Erklärung des Einverständnisses nicht.

Elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte können in der virtuellen Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation Nachfragen gem. § 131 Abs. 1d AktG zu allen vor und in der virtuellen Hauptversammlung gegebenen Antworten des Vorstands stellen; ferner können sie in der virtuellen Hauptversammlung gem. § 131 Abs. 1e AktG im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu Sachverhalten stellen, die sich erst nach Ablauf der vorstehenden Frist für die Einreichung von Fragen ergeben haben.

Bitte beachten Sie, dass der Versammlungsleiter gemäß § 131 Abs. 1f AktG festlegen kann, dass das Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG, das Nachfragerecht gemäß § 131 Abs. 1d AktG und das Fragerecht gemäß § 131 Abs. 1e AktG ausschließlich über die von der Gesellschaft angebotene Videokommunikation im HV-Portal auszuüben ist. In diesem Fall können Fragen und Nachfragen nur im Rahmen eines Redebeitrags i.S.d. Abschnitts 5.4 gestellt werden. Die Ausübung des Auskunftsrechts in der Hauptversammlung ist ausschließlich am Tag der Hauptversammlung bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt möglich.

Das Auskunftsrecht kann auch von bevollmächtigten Dritten eines Aktionärs ausgeübt werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Auskunftsrecht nicht für die sie bevollmächtigenden Aktionäre aus.

Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung zuvor zu überprüfen und die Wortmeldung zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Der Versammlungsleiter ist ermächtigt, das Auskunftsrecht in der Hauptversammlung zeitlich angemessen zu beschränken. Er ist insbesondere berechtigt, zu Beginn der Hauptversammlung oder während ihres Verlaufs einen zeitlich angemessenen Rahmen für Fragebeiträge festzusetzen.

Unter den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft verweigern.

§ 131 Abs. 4 Satz 1 AktG bestimmt, dass dann, wenn einem Aktionär wegen seiner Eigenschaft als Aktionär eine Auskunft außerhalb der Hauptversammlung gegeben worden ist, diese Auskunft jedem anderen Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigten auf dessen Verlangen in der Hauptversammlung zu geben ist, auch wenn sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung nicht erforderlich ist. Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung wird gewährleistet, dass jeder elektronisch zu der Versammlung zugeschaltete Aktionär bzw. Bevollmächtigte sein Verlangen nach § 131 Abs. 4 Satz 1 AktG nach seiner Wahl in einem Redebeitrag per Videokommunikation und/oder im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal unter Verwendung der Schaltfläche "Verlangen nach § 131 Abs. 4 AktG" übermitteln kann. Derartige Verlangen sind über das HV-Portal ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich, im Rahmen eines Redebeitrags per Videokommunikation hingegen nur im Rahmen der Aussprache.

§ 131 Abs. 5 Satz 1 AktG bestimmt, dass dann, wenn einem Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigtem eine Auskunft verweigert wird, er verlangen kann, dass seine Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in die Niederschrift über die Verhandlung aufgenommen werden. Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung wird gewährleistet, dass jeder elektronisch zu der Versammlung zugeschaltete Aktionär bzw. Bevollmächtigte sein Protokollierungsverlangen nach § 131 Abs. 5 Satz 1 AktG nach seiner Wahl in einem Redebeitrag per Videokommunikation und/oder im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal unter Verwendung der Schaltfläche "Rüge nach § 131 Abs. 5 AktG" übermitteln kann. Derartige Verlangen sind über das HV-Portal ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich, im Rahmen eines Redebeitrags per Videokommunikation hingegen nur im Rahmen der Aussprache.

Gemäß § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 5 AktG wird die Gesellschaft den Bericht des Vorstands oder dessen wesentlichen Inhalt bis spätestens Sonntag, den 1. Dezember 2024, 24:00 Uhr (MEZ), über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

zugänglich machen.

5.6

Widerspruchsrecht gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die auch den Nachweis ihres Anteilsbesitzes ordnungsgemäß erbracht haben, bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation zu erklären. Der Widerspruch kann während der gesamten Dauer der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrem Ende ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal zu Protokoll des Notars erklärt werden. Der Notar hat die Gesellschaft zur Entgegennahme von Widersprüchen über das HV-Portal ermächtigt und erhält die Widersprüche über das HV-Portal.

Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können keine Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des die Hauptversammlung beurkundenden Notars erklären.

6.

Veröffentlichungen auf der Internetseite

Diese Einberufung, die der Hauptversammlung vorzulegenden Unterlagen und die weiteren in § 124a AktG genannten Informationen sind im Internet unter

https://pittler-maschinenfabrik.de/investor-relations/hauptversammlungen/

veröffentlicht.

7.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, Friedrich-Ebert-Anlage 3, 60327 Frankfurt am Main, ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ihrer Aktionäre anlässlich der Hauptversammlung.

Die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten umfassen Name, Wohnort bzw. Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Stimmrechtskarte, die Abgabe etwaiger Briefwahlstimmen und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten und -weisungen von Aktionären und Bevollmächtigten. Je nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die depotführende Bank deren personenbezogenen Daten an die Gesellschaft. Die personenbezogenen Daten werden auch bei der Übermittlung von Vollmachten und -weisungen sowie Briefwahlstimmen erfasst, ferner bei der Nutzung des HV-Portals.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertretern ist für deren Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung i.V.m. §§ 118 ff. AktG (in der für die Durchführung dieser Hauptversammlung jeweils maßgeblichen Fassung).

Daneben werden personenbezogene Daten auch zu organisatorischen und statistischen Zwecken verarbeitet. Die Verarbeitung zu organisatorischen und statistischen Zwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) Datenschutz-Grundverordnung und dient den berechtigten Interessen der Gesellschaft an der geordneten Durchführung der Hauptversammlung sowie an der Erfassung ihrer Aktionärsstruktur.

Die Dienstleister der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft, die zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft im Rahmen einer schriftlich vereinbarten Auftragsdatenvereinbarung. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Fall gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Die Aktionäre und Aktionärsvertreter haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich ihrer personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kap. III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft
Vorstand
Friedrich-Ebert-Anlage 3
60327 Frankfurt am Main
E-Mail: mh@pittler-maschinenfabrik.de

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.

Frankfurt am Main/Langen, im Oktober 2024

PITTLER Maschinenfabrik Aktiengesellschaft

Der Vorstand

30.10.2024 CET/CEST Die EQS Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
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Sprache:

Deutsch

Unternehmen:

Pittler Maschinenfabrik Aktiengesellschaft

Friedrich-Ebert-Anlage 3

60327 Frankfurt am Main

Deutschland

E-Mail:

mh@pittler-maschinenfabrik.de

Internet:

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