Nachricht

15:05 Uhr, 14.06.2024

EQS-HV: InTiCa Systems SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 24.07.2024 in Passau mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

EQS Group

EQS-News: InTiCa Systems SE

/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

InTiCa Systems SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 24.07.2024 in Passau mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

14.06.2024 / 15:05 CET/CEST

Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch EQS News
- ein Service der EQS Group AG.

Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

InTiCa Systems SE Passau WKN: 587 484
ISIN: DE0005874846

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zu der am Mittwoch, den 24. Juli 2024, um 11:00 Uhr (MESZ) stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung.

Die Hauptversammlung findet als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a des Aktiengesetzes (AktG) ohne physische Präsenz der Aktionäre1 oder ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters, statt.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können sich im Wege elektronischer Kommunikation über das internetgestützte Online-Portal (Aktionärsportal) auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

zur virtuellen Hauptversammlung zuschalten und auf diese Weise an der Hauptversammlung teilnehmen und ihre Aktionärsrechte ausüben. Über das Aktionärsportal wird die gesamte Hauptversammlung für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten in Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation in Form der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung, einschließlich der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Nähere Angaben und Hinweise hierzu finden sich im Anschluss an die Tagesordnung unter Ziffer III.5. der vorliegenden Einladung zur Hauptversammlung.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Spitalhofstr. 94, 94032 Passau. Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur physischen Anwesenheit und Teilnahme am Ort der Hauptversammlung.

1 Soweit in dieser Einladung zur Hauptversammlung auf eine geschlechterspezifische Schreibweise verzichtet wird, dient dies ausschließlich der besseren Lesbarkeit. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe sind im Sinne der Gleichbehandlung als geschlechtsneutral zu verstehen.

I.
Tagesordnung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der InTiCa Systems SE, des Lageberichts, des gebilligten Konzernabschlusses, des Konzernlageberichts, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Die genannten Unterlagen sind von der Einberufung an über die Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

zugänglich. Sie können auch von der Einberufung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft am Sitz der InTiCa Systems SE, Spitalhofstr. 94, 94032 Passau, eingesehen werden. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenfrei eine Abschrift erteilt. Beschlussfassungen der Hauptversammlung sind zu diesem Tagesordnungspunkt nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss bereits gebilligt hat; der Jahresabschluss ist damit festgestellt.

Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2023 in Höhe von EUR 3.002.547,45 auf neue Rechnung vorzutragen.

Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt - gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses - vor, die Rödl & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, für das Geschäftsjahr 2024 zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss zu wählen.

Der Prüfungsausschuss hat gemäß Art. 16 Abs. 2 Unterabs. 3 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 (EU-Abschlussprüferverordnung) in seiner Empfehlung erklärt, dass diese frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine Beschränkung im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Abschlussprüfers oder einer bestimmten Prüfungsgesellschaft im Sinne des Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt wurde.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts

Gemäß § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG erstellen Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Gesellschaft jährlich einen klaren und verständlichen Bericht über die im letzten Geschäftsjahr jedem einzelnen gegenwärtigen oder früheren Mitglied des Vorstands und des Aufsichtsrats von der Gesellschaft und von Unternehmen desselben Konzerns gewährte und geschuldete Vergütung (Vergütungsbericht) und legen den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das vorausgegangene Geschäftsjahr gemäß § 120a Abs. 4 Satz 1 AktG der Hauptversammlung zur Billigung vor.

Der von Vorstand und Aufsichtsrat der InTiCa Systems SE für das Geschäftsjahr 2023 erstellte Vergütungsbericht wurde gemäß den Vorgaben des § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer geprüft. Der vom Abschlussprüfer erstellte Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts (§ 162 Abs. 3 Satz 3 AktG) ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Der Vergütungsbericht ist nachfolgend unter Ziffer II. dieser Einladung zur Hauptversammlung abgedruckt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und durch den Abschlussprüfer geprüften Vergütungsbericht der InTiCa Systems SE für das Geschäftsjahr 2023 (wie unter nachfolgender Ziffer II. abgedruckt) zu billigen.

* * * * II.
Vergütungsbericht
der InTiCa Systems SE für das Geschäftsjahr 2023

Der nachfolgende Vergütungsbericht (der „Vergütungsbericht“) stellt die im Geschäftsjahr 2023 an die gegenwärtigen und früheren Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats der InTiCa Systems SE (während des Geschäftsjahres 2023 teilweise noch in der Rechtsform einer Aktiengesellschaft unter der Firma „InTiCa Systems AG“, nachfolgend auch die „Gesellschaft“) individuell gewährte und geschuldete Vergütung klar und verständlich dar und erläutert diese. Als „gewährte“ Vergütung werden insoweit alle Beträge verstanden, die den einzelnen Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern im Geschäftsjahr 2023 zugeflossen sind, wohingegen als „geschuldete“ Vergütung alle rechtlich fälligen, jedoch bisher noch nicht zugeflossenen Vergütungen verstanden werden. Der Vergütungsbericht entspricht den Anforderungen des § 162 AktG und berichtet transparent und vollumfänglich über die Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2023.

Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in diesem Vergütungsbericht bei Personenbezeichnungen die männliche Form verwendet. Sie steht stellvertretend für Personen jeglichen Geschlechts.

Rückblick auf das Geschäftsjahr 2023

Wirtschaftliche Rahmenbedingungen im Geschäftsjahr 2023

Das globale Wirtschaftswachstum schwächte sich im Jahr 2023 noch einmal leicht ab. Hatte die Weltwirtschaft im ersten Quartal 2023 zunächst deutlich angezogen, expandierte sie im Sommerhalbjahr nur noch in moderatem Tempo und verlor gegen Ende des Jahres weiter an Fahrt. Die Dynamik in den einzelnen Regionen war dabei recht unterschiedlich. In den fortgeschrittenen Volkswirtschaften war die Konjunktur in den Vereinigten Staaten (+2,5 %) bis zuletzt kräftig, während die Wirtschaft im Euroraum (+0,5 %) zunehmend stagnierte. Die deutsche Wirtschaft (-0,3 %) fiel 2023 im Vergleich zu anderen großen europäischen Ländern spürbar ab. Schlechte Stimmung, hohe Unsicherheit und ungünstigere Finanzierungsbedingungen belasteten die Unternehmen. Basierend auf vor allem strukturellen Schwierigkeiten in Deutschland dürfte sich der Weg aus dem Konjunkturtief dadurch verlängern. Auch global ist ein kräftiger Aufschwung nicht in Sicht.

Mit den geopolitischen Unsicherheiten und der Transformation der industriellen Landschaft gehen Veränderungen einher, denen sich InTiCa Systems nicht entziehen kann. So ist in beiden Segmenten wieder eine deutlich höhere Volatilität in den Abrufen zu erkennen. Änderungen seitens der Kunden werden oft sehr kurzfristig vorgenommen, sodass die Stabilität der Planung der OEMs nicht mehr die Qualität der Vergangenheit hat. Der Auftragsbestand blieb mit rund EUR 99 Mio. zum Jahresende stabil (31. Dezember 2022: rund EUR 95 Mio.), allerdings hat die Volatilität des Auftragseingangs zuletzt wieder zugenommen.

Für weitere detaillierte Informationen über die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen der Gesellschaft und des Konzerns im Geschäftsjahr 2023 wird auf den Geschäftsbericht der InTiCa Systems SE verwiesen. Der Geschäftsbericht der InTiCa Systems SE für das Geschäftsjahr 2023 ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/finanzberichte.html

zugänglich.

II.

Besetzung des Vorstands und des Aufsichtsrats der Gesellschaft

Die ordentliche Hauptversammlung der InTiCa Systems AG am 15. Juli 2022 hat die formwechselnde Umwandlung der InTiCa Systems AG in eine Europäische Gesellschaft (Societas Europaea, SE) unter der Firma „InTiCa Systems SE“ beschlossen (die „SE-Umwandlung“). Die SE-Umwandlung wurde am 10. März 2023 mit ihrer Eintragung in das Handelsregister des für die Gesellschaft zuständigen Amtsgerichts Passau wirksam. Mit Wirksamwerden der SE-Umwandlung endeten die Ämter der Vorstandsmitglieder der InTiCa Systems AG. Der Aufsichtsrat der InTiCa System AG - zugleich auch unverändert der Aufsichtsrat der InTiCa Systems SE - hat die seinerzeitigen Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG, Herrn Dr. Gregor Wasle und Herrn Günther Kneidinger, zu Mitgliedern des Vorstands der InTiCa Systems SE bestellt. Die Ämter der Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft bestehen mit Wirksamwerden der SE-Umwandlung fort; die Mitglieder des Aufsichtsrats der InTiCa Systems AG wurden daher mit Wirksamwerden der SE-Umwandlung zu Mitgliedern des Aufsichtsrats der InTiCa Systems SE (Grundsatz der Ämterkontinuität).

Im Geschäftsjahr 2023 gab es sodann die folgenden personellen Veränderungen in der Zusammensetzung des Vorstands:

Das bisherige Mitglied des Vorstands der Gesellschaft Herr Günther Kneidinger ist zum 30. September 2023 im Einvernehmen aus dem Vorstand ausgeschieden. Der Anstellungsvertrag mit Herrn Kneidinger wurde zum 31. Januar 2024 einvernehmlich beendet. Bis zur Bestellung eines Nachfolgers wurden die bisherigen Aufgaben von Herrn Kneidinger verantwortlich durch den Vorsitzenden des Vorstands Herrn Dr. Gregor Wasle wahrgenommen. Mit Wirkung zum 15. Januar 2024 wurde Herr Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernhard Griesbeck zum neuen Mitglied des Vorstands bestellt. Seit diesem Zeitpunkt besteht der Vorstand der Gesellschaft wieder aus zwei Mitgliedern, Herrn Griesbeck und dem Vorstandsvorstandsvorsitzenden Herrn Dr. Wasle.

Herr Bernhard Griesbeck wurde für die Zeit bis zum Ablauf des 14. Januar 2027 bestellt; zu diesem Zeitpunkt endet auch sein Anstellungsvertrag. Der Vorstandsvorsitzende Herr Dr. Gregor Wasle wurde bereits zuvor bis zum Ablauf des 31. Dezember 2024 zum Mitglied und Vorsitzenden des Vorstands der Gesellschaft bestellt, ebenfalls mit einer entsprechend gleichlaufenden Dauer seines Anstellungsvertrages.

In der Zusammensetzung des Aufsichtsrats gab es im Geschäftsjahr 2023 keine personellen Veränderungen.

Hierzu wird insgesamt auch auf die Erklärung zur Unternehmensführung einschließlich des Berichts über die Corporate Governance im Rahmen des Geschäftsberichts der InTiCa Systems SE für das Geschäftsjahr 2023 verwiesen. Der Geschäftsbericht der InTiCa Systems SE für das Geschäftsjahr 2023 ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/finanzberichte.html

zugänglich.

III.

Beschlussfassung über den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022

Für das Geschäftsjahr 2022 wurde ein Vergütungsbericht nach § 162 AktG erstellt und durch den Abschlussprüfer gemäß den Vorgaben des § 162 Abs. 3 AktG geprüft. Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 wurde von der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 19. Juni 2023 mit einer Mehrheit von 99,92 % gebilligt. Angesichts der hohen Zustimmung zum Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 - und auch zuvor zum Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021 - bestand aus Sicht der Verwaltung keine Veranlassung, die Art und Weise der Berichterstattung zu ändern.

Vergütung der Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems SE

Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands

Der Aufsichtsrat der InTiCa Systems AG hat im Geschäftsjahr 2021 gemäß § 87a Abs. 1 Satz 1 AktG ein System zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems AG mit Wirkung zum 1. August 2021 beschlossen (das „Vorstandsvergütungssystem 2021“) und der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 16. Juli 2021 gemäß § 120a Abs. 1 Satz 1 AktG zur Billigung vorgelegt. Die Hauptversammlung hat das Vorstandsvergütungssystem 2021 mit der erforderlichen Mehrheit gebilligt.

Das Vorstandsvergütungssystem 2021 gilt für alle ab dem 1. August 2021 neu abzuschließenden oder zu verlängernden Vorstandsanstellungsverträge. Für detaillierte Informationen über das Vorstandsvergütungssystem 2021 wird insbesondere auf die Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 16. Juli 2021, dort Tagesordnungspunkt 6 sowie Abschnitt II. der Einladung, verwiesen. Die Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 16. Juli 2021 ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

zugänglich. Das Vergütungssystem 2021 gilt auch nach erfolgter SE-Umwandlung unverändert für die Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems SE fort.

Die Anstellungsverträge der gegenwärtigen Mitglieder des Vorstands, Herrn Dr. Gregor Wasle und Herrn Bernhard Griesbeck, wurden in Übereinstimmung mit dem Vorstandsvergütungssystem 2021 geschlossen, ebenso der vormalige Anstellungsvertrag mit dem früheren Mitglied des Vorstands Herrn Günther Kneidinger.

II.

Überblick über das Vergütungssystem 2021

Die Mitglieder des Vorstands erhalten erfolgsunabhängig eine fixe Grundvergütung und bestimmte Nebenleistungen. Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Vorstands eine erfolgsabhängige variable Vergütung, die sich aus einem kurzfristig orientierten und einem langfristig orientierten Vergütungsbestandteil zusammensetzt. Die Höhe der fixen und variablen Vergütungsbestandteile hängt unter anderem von der Stellung und Funktion der einzelnen Mitglieder des Vorstands sowie vom wirtschaftlichen und finanziellen Erfolg der Gesellschaft ab. Sie soll einen Anreiz für eine langfristige und nachhaltige Unternehmensführung setzen und zugleich die Interessen der Mitglieder des Vorstands mit denen der Aktionäre verknüpfen.

Die Vergütung der Mitglieder des Vorstands entspricht den zum Zeitpunkt des Abschlusses der jeweiligen Anstellungsverträge geltenden Vorgaben des Aktiengesetzes und des Deutschen Corporate Governance Kodex („DCGK“), sofern insoweit in der jährlichen Entsprechenserklärung der Gesellschaft gemäß § 161 AktG jeweils keine Abweichung von den Empfehlungen des DCGK erklärt wurde. Die Vergütung wird jährlich vom Aufsichtsrat auf Umfang und Angemessenheit überprüft und gegebenenfalls angepasst. Der Aufsichtsrat hat bislang keinen externen Vergütungsexperten im Hinblick auf die Vergütung der Mitglieder des Vorstands beigezogen.

Die Ziel-Gesamtvergütung für die Mitglieder des Vorstands unter dem Vergütungssystem 2021 setzt sich wie folgt zusammen:

Zusammensetzung der Ziel-Gesamtvergütung für die Mitglieder des Vorstands der InTiCa Systems SE

Fixe Grundvergütung

ca. 45 %

Kurzfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung

ca. 10 %

Langfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung

ca. 38 %

Nebenleistungen und Versorgungsaufwand

ca. 7 %

Ziel-Gesamtvergütung

100 %

Der Aufsichtsrat ist berechtigt, Differenzierungen bei der Bemessung der Ziel-Gesamtvergütung abhängig von der Funktion des jeweiligen Vorstandsmitglieds (Vorstandsvorsitzender oder einfaches Vorstandsmitglied), von den verwalteten Vorstandsressorts oder von der Erfahrung oder Zugehörigkeit zum Vorstand vorzunehmen. Zudem kann der Aufsichtsrat im Rahmen der jährlichen Überprüfung der Vergütung der Vorstandsmitglieder unter Berücksichtigung der Marktüblichkeit und der Angemessenheit einzelne Vergütungsbestandteile anpassen.

Die Maximalvergütung für ein Geschäftsjahr - unabhängig davon, ob sie in dem betreffenden Geschäftsjahr oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgezahlt wird, und unter Zugrundelegung der jeweiligen Höchstgrenzen für die kurzfristig und langfristig variable Vergütung - beträgt für den Vorstandsvorsitzenden EUR 490.000,00 und für die übrigen Vorstandsmitglieder jeweils EUR 460.000,00.

III.

Überblick über die wesentlichen Vergütungselemente des Vergütungssystems 2021

Erfolgsunabhängige Vergütungsbestandteile

Grundvergütung

Die Mitglieder des Vorstands erhalten eine vertraglich vereinbarte, feste Grundvergütung, die in der Regel monatlich gezahlt wird.

Nebenleistungen

Zusätzlich zur festen Grundvergütung erhalten die Mitglieder des Vorstands Nebenleistungen, die im Wesentlichen Sachbezüge für die Nutzung von Dienstwägen und Smartphones zur beruflichen und angemessenen privaten Nutzung sowie Zuschüsse zu Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken- und Pflegeversicherung) und zur Altersversorgung sowie den Einschluss in den Schutz der Gruppen-Unfallversicherung der Gesellschaft umfassen. Es bestehen für die Mitglieder des Vorstands keine Versorgungszusagen für spätere Pensions- oder Ruhegeldzahlungen.

Erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile

Kurzfristig variable Vergütung (jährliche Bonuszahlung)

Die Mitglieder des Vorstands erhalten eine kurzfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung in Form einer jährlichen Bonuszahlung, die die operative Umsetzung der Unternehmensstrategie des InTiCa Systems-Konzerns während des abgelaufenen Geschäftsjahres honoriert. Die Höhe der jährlichen Bonuszahlung bemisst sich jeweils nach der Erreichung finanzieller und nichtfinanzieller Leistungskriterien sowie von ESG-Zielen. Die Auszahlung des Bonus erfolgt jeweils im Folgegeschäftsjahr kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses.

Wesentliches Leistungskriterium für die jährliche Bonuszahlung ist das (um Sondereffekte bereinigte) EBIT des InTiCa Systems-Konzerns während des abgelaufenen Geschäftsjahres entsprechend dem vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschluss. Die weiteren für das betreffende Geschäftsjahr maßgeblichen Ziele - insbesondere nichtfinanzielle Leistungskriterien und ESG-Ziele - werden vom Aufsichtsrat jeweils vor Beginn des Geschäftsjahres für jedes Vorstandsmitglied definiert und in der Zielvereinbarung festgelegt. Der Aufsichtsrat setzt insoweit ambitionierte, qualitative Ziele fest, die sich neben operativen vor allem auch an strategischen Zielsetzungen orientieren und die sich sowohl auf die InTiCa Systems SE wie auch auf den InTiCa Systems-Konzern beziehen können. In diesem Rahmen vereinbart der Aufsichtsrat für jedes Vorstandsmitglied - neben dem EBIT des InTiCa Systems-Konzerns - grundsätzlich bis zu zwei weitere relevante Leistungskriterien und deren Gewichtung zueinander. Die Kriterien werden vom Aufsichtsrat aus den Bereichen „Umsetzung der Unternehmensstrategie“ und „ESG“ ausgewählt. Hierzu werden aus den für das betreffende Geschäftsjahr gesetzten Fokusthemen für jedes Vorstandsmitglied - soweit möglich klar definierte und messbare - individuelle Ziele innerhalb des jeweiligen Vorstandsressorts abgeleitet, an deren Erreichung die Vorstandsmitglieder gemessen werden. Die Ziele können auch für alle Vorstandsmitglieder einheitlich festgelegt werden, wenn dies aus Sicht des Aufsichtsrates sinnvoll und im Sinne einer entsprechenden Incentivierung angemessen erscheint.

Zu Beginn des jeweiligen Folgegeschäftsjahres, jedenfalls im Zusammenhang mit der Prüfung und Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses, bemisst der Aufsichtsrat die prozentuale Zielerreichung für jedes relevante Leistungskriterium zwischen 0 % und 150 %. Auf Basis der so errechneten Zielerreichungsgrade für jedes Leistungskriterium errechnet der Aufsichtsrat den Gesamtzielerreichungsgrad für das vorherige Geschäftsjahr in Prozent, wobei das Leistungskriterium „EBIT des InTiCa Systems-Konzerns“ grundsätzlich mit 80 % und im Übrigen die für das betreffende Geschäftsjahr im Rahmen der Zielvereinbarung festgelegten weiteren, insbesondere nichtfinanziellen und ESG-Ziele grundsätzlich insgesamt mit 20 % - und innerhalb dieses Anteils in der vom Aufsichtsrat festgelegten Gewichtung - gewertet werden. Der Aufsichtsrat ist berechtigt, in Ausnahmefällen eine andere Gewichtung zwischen einerseits dem EBIT des InTiCa Systems-Konzerns und andererseits den weiteren vereinbarten Leistungskriterien vorzunehmen, wenn dies aus seiner Sicht sinnvoll und im Hinblick auf die konkreten Ziele und maßgeblichen Umstände angemessen erscheint.

Der errechnete Gesamtzielerreichungsgrad wird mit dem für das Vorstandsmitglied in der Zielvereinbarung festgelegten Zielbetrag (für die Höhe der Bonuszahlung) multipliziert. Der sich hieraus ergebende Betrag ist der Betrag der jährlichen Bonuszahlung für das abgelaufene Geschäftsjahr, allerdings ist der sich aus der Berechnung ergebene Auszahlungsbetrag jeweils auf 150 % des individuellen Zielbetrages begrenzt. Die Auszahlung der jährlichen Bonuszahlung für das abgelaufene Geschäftsjahr erfolgt jeweils kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses.

Langfristig variable Vergütung/Bezüge mit langfristiger Anreizwirkung

Die langfristig variable Vergütung der Mitglieder des Vorstands bemisst sich anhand der während des abgelaufenen Geschäftsjahres erzielten EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns. Erreicht die EBIT-Marge für das betreffende Geschäftsjahr (Referenzjahr) einen bestimmten Schwellenwert, wird ein Grundbetrag der langfristig variablen Vergütung fällig, der sich in Form eines prozentualen Anteils (Eingangs-Tantiemesatz) der fixen Grundvergütung des jeweiligen Vorstandsmitglieds errechnet. Sofern und soweit die EBIT-Marge den Schwellenwert übersteigt, erhöht sich entsprechend der Tantiemesatz. Der jeweilige Betrag der langfristig variablen Vergütung wird sodann jeweils nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat in drei unterschiedlich hohen Tranchen in bar ausgezahlt, und zur Hälfte wiederum nur dann, wenn sich in dem der Auszahlung der jeweiligen Tranche vorangegangenen Geschäftsjahr die EBIT-Marge gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

Der Schwellenwert für die EBIT-Marge beträgt 4,00 % des Konzernumsatzes. Der Eingangs-Tantiemesatz beträgt 20,00 %. Mit jedem Zehntel-Prozentpunkt, um den die EBIT-Marge den Schwellenwert von 4,00 % übersteigt, erhöht sich der Eingangs-Tantiemesatz jeweils um ein Zehntel-Prozentpunkt, multipliziert mit dem Faktor 10. Der Auszahlungsbetrag der langfristig variablen Vergütung ist auf den Betrag der jährlichen fixen Grundvergütung des betreffenden Vorstandsmitglieds begrenzt (Cap).

Die sich für das jeweilige Geschäftsjahr ergebende langfristig variable Vergütung wird in drei unterschiedlich hohen Tranchen an die Mitglieder des Vorstands in bar ausgezahlt: 50 % der langfristig variablen Vergütung für ein Geschäftsjahr wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das Referenzjahr ausgezahlt. Weitere 30 % der sich für das Referenzjahr ergebenden langfristig variablen Vergütung wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das darauffolgende Geschäftsjahr ausgezahlt, wenn sich in diesem Geschäftsjahr die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat. Der restliche Anteil von 20 % der sich für Referenzjahr ergebenden langfristig variablen Vergütung wird kurzfristig nach der Billigung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat für das übernächste Geschäftsjahr ausgezahlt, wenn sich in diesem Geschäftsjahr die EBIT-Marge des InTiCa Systems-Konzerns gegenüber dem Referenzjahr nicht um mehr als 25 % verschlechtert hat.

Sonstige Vergütungsregelungen

Malus - und Claw Back -Regelungen

Die Anstellungsverträge der Vorstandsmitglieder enthalten Regelungen für den Einbehalt oder die Rückforderung der kurzfristig und/oder langfristig variablen Vergütung. Hiernach kann der Aufsichtsrat bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen schwerwiegenden Verstößen eines Vorstandsmitglieds gegen unternehmensinterne Verhaltensrichtlinien oder gesetzliche Pflichten die kurzfristig variable Vergütung ganz oder teilweise einbehalten oder die langfristig variable Vergütung ganz oder teilweise ersatzlos verfallen lassen (Malus). Ferner kann der Aufsichtsrat in diesen Fällen eine bereits ausgezahlte variable Vergütung ganz oder teilweise zurückfordern (Claw Back). Wurden variable Vergütungsbestandteile, die an das Erreichen bestimmter Ziele anknüpfen, auf der Grundlage falscher Daten zu Unrecht ausbezahlt, ist der Aufsichtsrat ferner berechtigt, den sich aus der Neuberechnung ergebenden, zu Unrecht ausbezahlten Unterschiedsbetrag zurückzufordern. Die Rückforderungsmöglichkeiten bestehen auch dann, wenn das Amt oder das Anstellungsverhältnis mit dem Vorstandsmitglied zum Zeitpunkt der Rückforderung bereits beendet ist.

Leistungen bei Vertragsbeendigung, Kontrollwechsel

Die Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands können aus wichtigem Grund gekündigt werden. Für den Fall, dass ein Mitglied des Vorstands vor dem Ende des Anstellungsvertrages als Mitglied des Vorstands gemäß § 84 Abs. 4 AktG (i.d.F. seit 12. August 2021, vormals § 84 Abs. 3 AktG) abberufen wird, ohne dass ein wichtiger Grund für die außerordentliche Kündigung des Anstellungsvertrages vorliegt, hat das Vorstandsmitglied Anspruch auf eine entsprechend zeitanteilige Gewährung der fixen Grundvergütung, der Nebenleistungen und des Zuschusses zur Altersversorgung bis zur Beendigung des Anstellungsvertrages sowie der Fortzahlung der Bezüge bei unverschuldeter Dienstunfähigkeit nach Maßgabe der allgemeinen Regeln. Die Abberufung eines Vorstandsmitglieds gilt zugleich als Kündigung des Anstellungsvertrags unter Einhaltung der gesetzlichen Fristen zum Monatsende, soweit nicht der Anstellungsvertrag ohnehin eine kürzere Laufzeit vorsieht. In diesem Fall gilt die Kündigung zum Ende der vertraglichen Laufzeit. Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit dürfen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungs-Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrags vergüten. Für die Berechnung des Abfindungs-Caps soll auf die Gesamtvergütung des vorherigen vollen Geschäftsjahrs und gegebenenfalls auch auf die voraussichtliche Gesamtvergütung für das laufende Geschäftsjahr abgestellt werden.

Die Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands beinhalten keine Regelungen für eine Amtsniederlegung oder eine Beendigung oder Kündigung des Anstellungsvertrages durch das Vorstandsmitglied für den Fall eines Kontrollwechsels.

Wettbewerbsverbote

Die Anstellungsverträge der Mitglieder des Vorstands sehen in der Regel ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot für die Dauer von zwei Jahren vor. In diesem Fall leistet die Gesellschaft an das jeweilige Vorstandsmitglied eine Karenzentschädigung in Höhe von 100 % der jährlichen fixen Grundvergütung. Auf die Karenzentschädigung wird eine eventuelle Abfindungszahlung angerechnet. Die Gesellschaft kann vor Beendigung des Anstellungsverhältnisses auf die Einhaltung des Wettbewerbsverbots verzichten mit der Wirkung, dass sie nach Ablauf von sechs Monaten seit dem Verzicht von der Verpflichtung zur Zahlung der Karenzentschädigung frei wird.

IV.

Individualisierte Offenlegung der Vergütung der Vorstandsmitglieder für das Geschäftsjahr 2023

Den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands nach § 162 AktG gewährte und geschuldete Vergütung

Im abgelaufenen Geschäftsjahr 2023 erhielten die während des Geschäftsjahres 2023 amtierenden Mitglieder des Vorstands, Herr Dr. Wasle und Herr Kneidinger, eine Vergütung in Höhe von insgesamt EUR 503.800,00.

Die nachfolgende Tabelle stellt die den Mitgliedern des Vorstands der Gesellschaft in den Geschäftsjahren 2023 und 2022 jeweils gewährten und geschuldeten festen und variablen Vergütungsbestandteile gemäß § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG dar. Dementsprechend beinhaltet die Tabelle alle Beträge, die den einzelnen Vorstandsmitgliedern in diesen beiden Geschäftsjahren jeweils zugeflossen sind („gewährte“ Vergütung), sowie alle rechtlich fälligen, jedoch bisher noch nicht zugeflossenen Vergütungen („geschuldete“ Vergütung).

Neben den absoluten Vergütungshöhen wird gemäß § 162 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG auch der relative Anteil aller festen und variablen Vergütungsbestandteile an der Gesamtvergütung angegeben. Diese relativen Anteile beziehen sich auf die im jeweiligen Geschäftsjahr gewährten und geschuldeten Vergütungsbestandteile gemäß § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG.

Dr. Gregor Wasle
Vorsitzender des Vorstands

Günther Kneidinger
Mitglied des Vorstands

2023

2022

2023

2022

in kEUR

in %

in kEUR

in %

in kEUR

in %

in kEUR

in %

Erfolgsunabhängige Vergütung

Grundvergütung

215

81,5

215

88,8

190

79,2

190

86,1

Nebenleistungen

19,5

7,4

11,2

20,5

8,5

13,9

Summe:

234,5

88,9

242

100

210,5

87,7

221

100

Erfolgsabhängige Vergütung

Kurzfristig variable Vergütung

29,4

11,1

0,0

29,4

12,3

0,0

Langfristig variable Vergütung

Summe :

29,4

11,1

0,0

29,4

12,3

0,0

Summe = Gesamtvergütung i.S.d. § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG:

263,9

100

242

100,0

239,9

100

221

100,0

Erfolgsunabhängige Vergütungsbestandteile für das Geschäftsjahr 2023

Die jährliche Grundvergütung betrug im Geschäftsjahr 2023 für den Vorstandsvorsitzenden der Gesellschaft, Herrn Dr. Wasle, EUR 200.000,00 und für das weitere, bis zum Ablauf des 30. September 2023 amtierende Mitglied des Vorstands, Herrn Günther Kneidinger, EUR 190.000,00; im Rahmen eines Aufhebungsvertrages betreffend seinen bisherigen Anstellungsvertrag wurde mit Herrn Kneidinger vereinbart, dass Herrn Kneidinger die feste jährliche Grundvergütung bis zu dem vertraglich vereinbarten Beendigungszeitpunkt des Anstellungsvertrages (31. Januar 2024), mithin auch noch während des gesamten Geschäftsjahres 2023, fortgezahlt wird (hierzu im Einzelnen auch unten, Ziffer 2.). Für seine Stellung und Funktion als Vorsitzender des Vorstands der Gesellschaft erhielt Herr Dr. Wasle im Geschäftsjahr 2023 als Bestandteil seiner Grundvergütung zusätzlich eine Funktionszulage in Höhe von EUR 15.000,00.

Im Geschäftsjahr 2023 erhielt der Vorstandsvorsitzende der Gesellschaft, Herr Dr. Wasle, Nebenleistungen in Höhe eines Gesamtbetrages von EUR 19.500,00; das weitere Mitglied des Vorstands der Gesellschaft, Herr Günther Kneidinger, erhielt im Geschäftsjahr 2023 Nebenleistungen in Höhe eines Gesamtbetrages von EUR 20.500,00.

Variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2023

Die kurzfristig variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2023 wird - nach Maßgabe des Vergütungssystems 2021 - im Grundsatz der Höhe nach erst im Geschäftsjahr 2024 festgestellt und ausgezahlt (hierzu im Einzelnen oben, B.III.2.a.); Gleiches gilt für die langfristig variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2023, namentlich deren erste Tranche (hierzu oben, B.III.2.b.). Beide variablen Vergütungsbestandteile sind daher jeweils (erst) der im Geschäftsjahr 2024 gewährten und geschuldeten Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG zuzurechnen und dementsprechend erst im Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024 im Einzelnen auszuweisen (zur variablen Vergütung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 als im Geschäftsjahr 2023 ausgezahlte, und damit im Geschäftsjahr 2023 gewährte und geschuldete Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG s. unten, lit. c. dieses Abschnitts).

Unabhängig hiervon wird aus Gründen der Transparenz betreffend die variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2023 freiwillig auf Folgendes hingewiesen:

Zielvergütung

Der Aufsichtsrat hat mit Beschluss vom 13. Februar 2023 die Höhe der Ziel-Gesamtvergütung für die beiden Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 festgelegt. Die Festlegung durch den Aufsichtsrat führte zu einer teilweisen Abweichung der relativen Anteile der einzelnen Vergütungsbestandteile an der Ziel-Gesamtvergütung für das Geschäftsjahr 2023 von den Vorgaben des Vergütungssystems 2021. Dies ist darauf zurückzuführen, dass der Aufsichtsrat bei der Bemessung der langfristig variablen Vergütung aufgrund der im Geschäftsjahr 2023 für die Gesellschaft nicht kalkulierbaren Marktverhältnisse sowohl im Absatz wie auch im Einkauf eine EBIT-Marge von 3,4 % - und damit eine EBIT-Marge unterhalb des maßgeblichen Schwellenwerts für die Gewährung einer langfristig variablen Vergütungskomponente von 4,00 % - zugrunde gelegt hat, anstatt der bei der Erarbeitung und Verabschiedung des Vergütungssystems 2021 zugrunde gelegten, entsprechend höheren EBIT-Marge. Dies war nach der seinerzeitigen Einschätzung des Aufsichtsrats im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft und der InTiCa Systems-Gruppe notwendig.

Für den Vorstandsvorsitzenden Herrn Dr. Wasle ergibt sich hiernach die folgende Zusammensetzung der Ziel-Gesamtvergütung für das Geschäftsjahr 2023:

Vergütungsbestandteil

Zielbetrag in Euro

Anteil in Prozent

Fixe Grundvergütung

215.000,00

ca. 78 %

Kurzfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung

30.000,00

ca. 11 %

Langfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung

0,00

0 %

Nebenleistungen und Versorgungsaufwand

30.000,00

ca. 11 %

Ziel-Gesamtvergütung

275.000,00

100 %

Für das weitere Vorstandsmitglied Herrn Kneidinger ergibt sich die folgende Zusammensetzung der Ziel-Gesamtvergütung für das Geschäftsjahr 2023:

Vergütungsbestandteil

Zielbetrag in Euro

Anteil in Prozent

Fixe Grundvergütung

190.000,00

ca. 76 %

Kurzfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung

30.000,00

ca. 12 %

Langfristig variable, erfolgsabhängige Vergütung

0,00

0 %

Nebenleistungen und Versorgungsaufwand

30.000,00

ca. 12 %

Ziel-Gesamtvergütung

250.000,00

100 %

Kurzfristig variable Vergütung

Als Zielbetrag für die Bemessung der kurzfristig variablen Vergütung für das Geschäftsjahr 2023 im Fall einer einhundertprozentigen Zielerreichung wurde in den Zielvereinbarungen mit den beiden Vorstandsmitgliedern jeweils ein Betrag von EUR 30.000,00 festgelegt. Darüber hinaus wurden in den Zielvereinbarungen jeweils als Leistungskriterien festgelegt: (i) Erreichung Kostenquote (indirekte Personalkosten) im Konzern im Verhältnis zur Gesamtleistung, (ii) Umsatzsteigerung im Bereich IE und (iii) SOP am neuen Standort Ukraine; das „SOP“ am Standort Ukraine bezeichnet dabei den Produktionsstart mit Verkaufserlösen an die Muttergesellschaft. Die Leistungskriterien werden bei der Bemessung der Gesamtzielerreichung jeweils zu einem Drittel gewichtet.

Aufgrund der tatsächlichen Zielerreichung für jedes Leistungskriterium für das Geschäftsjahr 2023 ergibt sich ein Gesamtzielerreichungsgrad von 100 %; eine detaillierte Aufschlüsselung der jeweils erreichten Werte wird im Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024 erfolgen. Hieraus errechnet sich für den Vorstandsvorsitzenden der Gesellschaft, Herrn Dr. Wasle, eine kurzfristig variable Vergütung in Form einer Bonuszahlung für das Geschäftsjahr 2023 in Höhe von EUR 30.000,00. Mit dem zum Ablauf des 30. September 2023 ausgeschiedenen früheren Mitglied des Vorstands Herrn Kneidinger wurde im Rahmen seines Aufhebungsvertrages vereinbart, dass Herrn Kneidinger keine Ansprüche auf Zahlung einer kurzfristig variablen Vergütung für das Kalenderjahr 2023 (und darüber hinaus) zustehen.

Wie bereits erwähnt, ist die kurzfristig variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2023 (erst) der im Geschäftsjahr 2024 gewährten und geschuldeten Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG zuzurechnen. Die an Herrn Dr. Wasle im Geschäftsjahr 2024 noch auszuzahlende kurzfristig variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2023 ist dementsprechend erst im Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024 im Einzelnen auszuweisen, einschließlich einer detaillierten Aufschlüsselung der für die drei maßgeblichen Leistungskriterien jeweils erreichten Werte; an Herrn Kneidinger erfolgt entsprechend den mit ihm im Rahmen seines Aufhebungsvertrages getroffenen Vereinbarungen keine Auszahlung einer kurzfristig variablen Vergütung für das Geschäftsjahr 2023.

Langfristig variable Vergütung

Konzernumsatz (in Mio. EUR)

86,9

EBIT (in Mio. EUR)

0,3

EBIT-Marge (in % des Konzernumsatzes)

0,3

Damit wurde der Schwellenwert einer EBIT-Marge in Höhe von 4,00 % des Konzernumsatzes nicht erreicht. Dementsprechend wird für die Mitglieder des Vorstands keine langfristig variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2023 fällig. Ungeachtet dessen wurde mit dem zum Ablauf des 30. September 2023 ausgeschiedenen früheren Mitglied des Vorstands Herrn Kneidinger vereinbart, dass Herrn Kneidinger keine Ansprüche auf Zahlung einer langfristig variablen Vergütung für das Kalenderjahr 2023 (und darüber hinaus) zustehen.

Variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2022 (Auszahlung im Geschäftsjahr 2023)

Kurzfristig variable Vergütung

Als Zielbetrag für die Bemessung der kurzfristig variablen Vergütung für das Geschäftsjahr 2022 im Fall einer einhundertprozentigen Zielerreichung wurde in den Zielvereinbarungen mit den seinerzeitigen Vorstandsmitgliedern Herrn Dr. Wasle und Herrn Kneidinger jeweils ein Betrag von EUR 30.000,00 festgelegt. Als maßgebliche Leistungskriterien sind in den Zielvereinbarungen festgelegt: (i) Ausschussquote, (ii) Einsparungen im Materialeinkauf und (iii) SOP am Standort Ukraine; das „SOP“ am Standort Ukraine bezeichnet dabei den Produktionsstart mit Verkaufserlösen an die Muttergesellschaft . Die Leistungskriterien sind bei der Bemessung der Gesamtzielerreichung jeweils zu einem Drittel zu gewichten.

Die maßgeblichen Zielwerte sowie die jeweils erreichten Werte für die drei genannten Leistungskriterien stellen sich wie folgt dar:

Leistungskriterium

Gewichtung

Zielwert (entsprechend einer Zielerreichung von 100 %)

Minimalwert (entsprechend einer Zielerreichung von 0 %)

Maximalwert (entsprechend einer Zielerreichung von 150 %) (Cap)

Zielerreichungskurve

Erreichter Wert

Ausschussquote

1/3

2,2 % (konzernweit)

2,7 % (konzernweit)

1,6 % (konzernweit)

linear ansteigend

1,67 % (konzernweit)

Einsparungen im Materialeinkauf

1/3

EUR 980.000,00

EUR 800.000,00

EUR 1.150.000,00

linear ansteigend

EUR 3.255.588,00

SOP am Standort Ukraine

1/3

EUR 900.000,00

EUR 500.000,00

EUR 1.200.000,00

linear ansteigend

EUR 0,00

Aufgrund der tatsächlichen Zielerreichung für jedes Leistungskriterium für das Geschäftsjahr 2022 ergab sich ein Gesamtzielerreichungsgrad von 98,1 %. Hieraus errechnete sich für die beiden seinerzeitigen Vorstandsmitglieder, Herrn Dr. Wasle und Herrn Kneidinger, jeweils eine kurzfristig variable Vergütung in Form einer Bonuszahlung für das Geschäftsjahr 2022 in Höhe von EUR 29.430,00. Die jeweilige Auszahlung erfolgte im Mai 2023; die kurzfristig variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2022 ist daher der im Geschäftsjahr 2023 gewährten und geschuldeten Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG zuzurechnen und entsprechend in dem vorliegenden Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 auszuweisen.

Langfristig variable Vergütung

Im Geschäftsjahr 2022 wurde der Schwellenwert der EBIT-Marge in Höhe von 4,00 % des Konzernumsatzes nicht erreicht. Dementsprechend ist für die Mitglieder des Vorstands keine langfristig variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2022 fällig; insofern erfolgt in dem vorliegenden Vergütungsbericht kein Ausweis einer langfristig variablen Vergütung für das Geschäftsjahr 2022 als im Geschäftsjahr 2023 gewährte oder geschuldete Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG.

Wegen der Einzelheiten zur Berechnung der kurzfristig variablen und der langfristig variablen Vergütung für das Geschäftsjahr 2022 wird auf die entsprechenden Ausführungen im Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022, dort Ziffer IV.1.b., verwiesen.

Maximalvergütung

Die im Rahmen des Vergütungssystems 2021 festgelegte Maximalvergütung für die Mitglieder des Vorstands wird für das Geschäftsjahr 2023 eingehalten, insbesondere vor dem Hintergrund, dass weder für das Geschäftsjahr 2022 noch für das Geschäftsjahr 2023 eine langfristig variable Vergütung fällig wird.

Claw Back

Der Aufsichtsrat hat von der in vorstehendem Abschnitt III.3.a beschriebenen Möglichkeit, eine bereits ausgezahlte variable Vergütung der Vorstandsmitglieder ganz oder teilweise zurückfordern (Claw Back), im Geschäftsjahr 2023 keinen Gebrauch gemacht.

Dem früheren Vorstandsmitglied Herrn Günther Kneidinger zugesagte und im Laufe des Geschäftsjahres 2023 gewährte Leistungen (§ 162 Abs. 2 Nr. 4 AktG)

Dem früheren Vorstandsmitglied Herrn Günther Kneidinger, der seine Tätigkeit für die Gesellschaft im Lauf des letzten Geschäftsjahres 2023 mit Wirkung zum 30. September 2023 beendet hat, wurden in diesem Zusammenhang die folgenden Leistungen zugesagt und im Geschäftsjahr 2023 gewährt:

Im Zusammenhang mit dem Ausscheiden von Herrn Kneidinger aus dem Vorstand zum Ablauf des 30. September 2023 haben die Gesellschaft und Herr Kneidinger einen Aufhebungsvertrag betreffend den früheren Anstellungsvertrag mit Herrn Kneidinger geschlossen. In dem Aufhebungsvertrag wurde vereinbart, dass der Anstellungsvertrag von Herrn Kneidinger zum Ablauf des 31. Januar 2024 endet. Bis zu diesem Zeitpunkt (der „Beendigungszeitpunkt“) war Herr Kneidinger von seiner Pflicht zur Dienstleistung freigestellt. Die feste jährliche Grundvergütung wurde Herrn Kneidinger aufgrund des Aufhebungsvertrages bis zum Beendigungszeitpunkt - somit auch während des gesamten Geschäftsjahres 2023 - unverändert fortgezahlt. Hingegen wurde mit Herrn Kneidinger vereinbart, dass ihm keine Ansprüche mehr auf Zahlung einer kurzfristig variablen Vergütung oder einer langfristig variablen Vergütung für die Geschäftsjahre 2023 und darüber hinaus zustehen.

Daneben erhielt Herr Kneidinger bis zum Beendigungszeitpunkt die vertraglichen Nebenleistungen, einschließlich der Einbeziehung in die Unfallversicherung und die Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) der Gesellschaft (hierzu auch unten Abschnitt E.).

Schließlich erhielt Herr Kneidinger aus Anlass der Beendigung seiner Vorstandstätigkeit und des Anstellungsvertrages eine Abfindung in Höhe von EUR 204.166,67, die zum Beendigungszeitpunkt fällig war und die im Geschäftsjahr 2024 ausgezahlt wurde. Das bisher aufgrund des Anstellungsvertrags bestehende, nachvertragliche Wettbewerbsverbot von Herrn Kneidinger wurde im Rahmen des Aufhebungsvertrages einvernehmlich mit Wirkung zum Ablauf des 30. April 2024 aufgehoben; die Aufhebung des Wettbewerbsverbots erfolgte entschädigungslos, mithin ohne weitere Ansprüche von Herrn Kneidinger gegen die Gesellschaft auf Zahlung einer Karenzentschädigung. Aufgrund der erhaltenen Abfindungszahlung steht Herrn Kneidinger nach den Regelungen des Aufhebungsvertrages auch bis zum Ablauf des 30. April 2024 kein Anspruch auf Zahlung einer Karenzentschädigung wegen des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots zu.

Im Geschäftsjahr 2023 (sonstigen) früheren Mitgliedern des Vorstands nach § 162 AktG gewährte und geschuldete Vergütung

Sonstigen früheren Mitgliedern des Vorstands der Gesellschaft - neben Herrn Kneidinger - wurden im Geschäftsjahr 2023 keine festen oder variablen Vergütungsbestandteile gewährt oder geschuldet.

Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats der InTiCa Systems SE

Beschlussfassung über die Billigung eines Vergütungssystems für die Mitglieder des Aufsichtsrats

Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 16. Juli 2021 hat zudem ein System zur Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft (das „Aufsichtsratsvergütungssystem 2021“) sowie eine entsprechende Neufassung des § 11 der Satzung der InTiCa Systems AG beschlossen. Das Aufsichtsratsvergütungssystem 2021 gilt seit dem 1. Januar 2022.

Für detaillierte Informationen über das Aufsichtsratsvergütungssystem 2021 wird insbesondere auf die Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 16. Juli 2021, dort Tagesordnungspunkt 7 sowie Abschnitt III. der Einladung, verwiesen. Die Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 16. Juli 2021 ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html

zugänglich.

Das Aufsichtsratsvergütungssystem 2021 gilt auch nach erfolgter SE-Umwandlung für die Mitglieder des Aufsichtsrats der InTiCa Systems SE unverändert fort. § 11 der Satzung der InTiCa Systems AG wurde unverändert in § 12 der Satzung der InTiCa Systems SE übernommen.

II.

Feste Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Gemäß der für das abgelaufene Geschäftsjahr 2023 gültigen Fassung des § 11 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der InTiCa Systems AG sowie - ab dem Wirksamwerden der SE-Umwandlung - des identischen § 12 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der InTiCa Systems SE erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats - neben dem Ersatz ihrer baren Auslagen und einer ihnen für die Aufsichtsratstätigkeit zur Last fallenden Umsatzsteuer - eine nach Ablauf des Geschäftsjahres fällige Vergütung, die sich aus einem Festbetrag von EUR 15.000,00 je Geschäftsjahr und einem Sitzungsgeld von EUR 750,00 je Aufsichtsratssitzung zusammensetzt; für den Vorsitzenden des Aufsichtsrats beträgt der jährliche Festbetrag EUR 20.000,00, für den stellvertretenden Vorsitzenden EUR 17.500,00.

Im Einklang mit der im Geschäftsjahr 2022 gültigen Fassung des § 11 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der InTiCa Systems AG galt dies gleichermaßen für die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022.

III.

Variable Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Nach Maßgabe des Aufsichtsratsvergütungssystems 2021 erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats keine variable Vergütung. Dies soll nach den zugrundeliegenden Erwägungen dazu dienen, der Funktion des Aufsichtsrats als unabhängiges Beratungs- und Überwachungsorgan gerecht zu werden und sicherzustellen, dass sämtliche Aufsichtsratsmitglieder ihre Entscheidungen neutral und objektiv treffen. Eine variable, namentlich erfolgsabhängige Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats ist daher unter dem Aufsichtsratsvergütungssystem 2021 nicht vorgesehen. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhielten daher weder für das Geschäftsjahr 2022, noch für das letzte abgelaufene Geschäftsjahr 2023 eine variable Vergütung.

IV.

Individualisierte Offenlegung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2023

Im Geschäftsjahr 2023 den gegenwärtigen Mitgliedern des Aufsichtsrats nach § 162 AktG gewährte und geschuldete Vergütung

Für das abgelaufene Geschäftsjahr 2023 erhielten die gegenwärtigen Mitglieder des Aufsichtsrats eine Vergütung in Höhe von insgesamt EUR 66.000,00. Die nachfolgende Tabelle stellt die den gegenwärtigen Mitgliedern des Aufsichtsrats der Gesellschaft für die Geschäftsjahre 2023 und 2022 jeweils gewährten und geschuldeten Vergütungsbestandteile gemäß § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG dar (netto ohne Umsatzsteuer). Unter Berücksichtigung der bisherigen Finanzberichterstattung der Gesellschaft wird jedoch dabei ausnahmsweise auf die entsprechenden Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung für das jeweilige Geschäftsjahr abgestellt, ungeachtet des Umstands, wann die entsprechenden Beträge tatsächlich an die Mitglieder des Aufsichtsrats ausgezahlt wurden:

Jahr

Festvergütung

Sitzungsgeld

Summe = Gesamtvergütung
i.S.d. § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG:

in kEUR

in %

in kEUR

in %

in kEUR

Udo Zimmer

2022

20,0

79,2

5,25

20,8

25,25

2023

20,0

81,6

4,5

18,4

24,50

Werner Paletschek

2022

17,5

76,9

5,25

23,1

22,75

2023

17,5

79,5

4,5

20,5

22,00

Christian Fürst

2022

15,0

74,1

5,25

25,9

20,25

2023

15,0

76,9

4,5

23,1

19,50

Im Geschäftsjahr 2023 früheren Mitgliedern des Aufsichtsrats nach § 162 AktG gewährte und geschuldete Vergütung

Früheren Mitgliedern des Aufsichtsrats der Gesellschaft wurden im Geschäftsjahr 2023 keine festen oder variablen Vergütungsbestandteile gewährt oder geschuldet.

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung

Die nachfolgende Tabelle stellt gemäß § 162 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 AktG in Form einer vergleichenden Darstellung die jährliche Veränderung der Vergütung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats, die Ertragsentwicklung der Gesellschaft sowie die jährliche Veränderung der durchschnittlichen Vergütung der Arbeitnehmer der Gesellschaft auf Vollzeitäquivalenzbasis über die letzten fünf Geschäftsjahre dar. Die interne Vergleichsgruppe beschränkt sich dabei bewusst auf die InTiCa Systems SE (vormals InTiCa Systems AG), da dort die meisten Arbeitnehmer beschäftigt sind.

Die Ertragsentwicklung der Gesellschaft wird anhand der Kennzahl EBIT dargestellt.

Für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats wird die in den Geschäftsjahren 2022 und 2023 gewährte und geschuldete Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG dargestellt; für die Geschäftsjahre 2018 bis 2021 wird auf die im Vergütungsbericht für das jeweilige Geschäftsjahr ausgewiesene Vergütung abgestellt. Für die Darstellung der durchschnittlichen Vergütung der Arbeitnehmer wird auf die Belegschaft der Gesellschaft in Deutschland ohne Hinzurechnung Auszubildender abgestellt, zu der im abgelaufenen Geschäftsjahr 2023 durchschnittlich 77,75 Mitarbeiter (Vollzeitäquivalenz) zählten. Die durchschnittliche Vergütung der Arbeitnehmer umfasst dabei den Personalaufwand für Löhne und Gehälter, für Nebenleistungen, für Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sowie für jegliche dem jeweiligen Geschäftsjahr zuzurechnenden kurzfristig variablen Vergütungsbestandteile (Boni).

[Absolute Beträge in kEUR]

Geschäftsjahr

2018

Veränderung in %

2019

Veränderung in %

2020

Veränderung in %

2021

Veränderung in %

2022

Veränderung in %

2023

Ertragsentwicklung der Gesellschaft

EBIT

-945

-323,1

2.108

-65,1

736

361,4

3.396

-30,9

2.345

88,5

270

Durchschnittliche Vergütung der Arbeitnehmer

Arbeitnehmer

3,2

-1,6

4,8

2,9

Vorstandsvergütung

Dr. Gregor Wasle

213

5,2

224

8,0

242

9,0

263,9

Günther Kneidinger

210

5,2

221

-0,5

220

0,3

221

8,6

239,9

Aufsichtsratsvergütung

Udo Zimmer

19,5

15,4

22,5

-10,0

20,25

14,8

23,25

8,6

25,25

-3,0

24,50

Werner Paletschek

17,75

9,9

19,5

-5,1

18,5

5,4

19,5

16,7

22,75

-3,3

22,00

Christian Fürst

15,25

8,2

16,5

-3,0

7,8

17,25

17,4

20,25

-3,7

19,50

Sonstiges

Die InTiCa Systems SE unterhält eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats mit einer Deckungssumme bis zur Höhe von EUR 8 Mio. Die insoweit anfallenden Versicherungsprämien hat im Geschäftsjahr 2023 die Gesellschaft übernommen. Die Versicherung deckt das persönliche Haftungsrisiko für den Fall ab, dass Mitglieder des Vorstands oder des Aufsichtsrats bei der Ausübung ihrer Tätigkeit für Vermögensschäden in Anspruch genommen werden. Die Versicherung beinhaltet für die Mitglieder des Vorstands einen Selbstbehalt, der den Vorgaben des Aktiengesetzes entspricht; für die Mitglieder des Aufsichtsrats ist kein Selbstbehalt vorgesehen.

Prüfungsvermerk des Abschlussprüfers

Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG

An die InTiCa Systems SE, Passau

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der InTiCa Systems SE für das Geschäftsjahr 1. Januar bis 31. Dezember 2023 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (09.2023)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer / vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Regensburg, den 6. Juni 2024

Rödl & Partner GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Landgraf
Wirtschaftsprüfer

Leupold
Wirtschaftsprüfer

* * * * * III.
Weitere Angaben zur Einberufung

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 4.287.000,00. Es ist eingeteilt in 4.287.000 Aktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.

Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 64.430 eigene Aktien, aus denen ihr gemäß § 71b AktG keine Rechte, insbesondere kein Stimmrecht, zustehen. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt somit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 4.222.570 Stück.

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, Übertragung in Bild und Ton

Der Vorstand der Gesellschaft hat in Ausübung der von der Hauptversammlung der Gesellschaft am 19. Juni 2023 mit großer Mehrheit beschlossenen Ermächtigung gemäß § 14 Abs. 12 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft entschieden, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) am Ort der Hauptversammlung abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) ist daher ausgeschlossen.

Die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG führt zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Hauptversammlung sowie der Ausübung der Aktionärsrechte sowohl gegenüber einer physischen Hauptversammlung als auch gegenüber der zuletzt im Jahr 2022 nach der Sondergesetzgebung im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie abgehaltenen virtuellen Hauptversammlung. Daher bitten wir um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur Möglichkeit der Verfolgung der gesamten Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts, des Antrags- und Vorschlagsrechts, des Rechts zur Einreichung von Stellungnahmen, des Rederechts, des Auskunftsrechts und des Widerspruchsrechts.

Für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten wird die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton über das internetgestützte Online-Portal (Aktionärsportal) der Gesellschaft auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

übertragen. Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre erhalten Onlinezugangskarten mit einem Zugangscode und einem Passwort, mit denen die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten das Aktionärsportal der Gesellschaft nutzen können.

Internetgestütztes Online-Portal (Aktionärsportal)

Unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

steht den Aktionären der Gesellschaft ab dem 3. Juli 2024, 0:00 Uhr (MESZ), ein internetgestütztes Online-Portal (Aktionärsportal) zur Verfügung. Über das Aktionärsportal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und gegebenenfalls deren Bevollmächtigte) unter anderem gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen, ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen und Anträge stellen sowie Wahlvorschläge unterbreiten, Stellungnahmen nach § 130a Abs. 1 bis 4 AktG einreichen, von ihrem Rederecht gemäß § 130a Abs. 5 und 6 AktG Gebrauch machen, ihr Auskunftsrecht nach § 131 AktG wahrnehmen oder Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung erklären.

Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen sich die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten dort mit dem Zugangscode und dem Passwort, die sie mit ihrer Onlinezugangskarte erhalten haben, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des Aktionärsportals.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladung zur Hauptversammlung.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte sowie Nachweisstichtag

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung (d.h. hier zur elektronischen Zuschaltung zu der Hauptversammlung über das Aktionärsportal) und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 14 Abs. 5 Satz 1 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung nachweisen (stimmberechtigte Aktionäre). Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zugehen. Zum Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus, der sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, also auf

Dienstag, 2. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ),
(Nachweisstichtag, Record Date)

beziehen muss.

Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des

Mittwoch, 17. Juli 2024
(24:00 Uhr (MESZ)),

ausschließlich unter folgender Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse in Textform zugehen:

InTiCa Systems SE
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: hv@gfei.de

Die GFEI Aktiengesellschaft ist für die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes die Empfangsbevollmächtigte der Gesellschaft.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung, als Aktionär nur, wer sich fristgerecht angemeldet und die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte nachgewiesen hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem in dem genannten Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung von Aktien der Gesellschaft nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung, die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung, die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht berechtigt (insbesondere nicht stimmberechtigt). Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für eine Dividendenberechtigung.

Den Aktionären, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermittelt haben, werden von der Gesellschaft Onlinezugangskarten für die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die Hauptversammlung, insbesondere ihrer Teilnahme- und Stimmrechte in der Hauptversammlung, übersandt. Die Aktionäre werden darum gebeten, möglichst frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes zu sorgen, damit der rechtzeitige Zugang der Onlinezugangskarten sichergestellt ist. Die Onlinezugangskarte enthält unter anderem einen Zugangscode und ein Passwort, mit denen die Aktionäre und gegebenenfalls deren Bevollmächtigte das Aktionärsportal unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

nutzen können.

Ausübung des Stimmrechts und Vollmachtserteilung

Stimmberechtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Briefwahl im Wege elektronischer Kommunikation (elektronische Briefwahl) oder über Vollmachtserteilung an Dritte oder an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Für beide Arten der Stimmrechtsausübung ist die ordnungsgemäße Anmeldung nebst ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes zur Hauptversammlung erforderlich (vgl. vorstehende Ziffer III.4.).

5.1

Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl

Stimmberechtigte Aktionäre können ihre Stimmen im Wege der elektronischen Kommunikation in Form der elektronischen Briefwahl abgeben.

Dafür steht den stimmberechtigten Aktionären vor und während der Hauptversammlung für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl) das unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfügung. Die elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ist ab dem 3. Juli 2024, 0:00 Uhr (MESZ), also bereits vor dem Beginn der Hauptversammlung am 24. Juli 2024, bis zum Beginn der Abstimmung während der Hauptversammlung nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter möglich. Über das Aktionärsportal können die stimmberechtigten Aktionäre auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter etwaige zuvor im Wege der elektronischen Briefwahl vorgenommene Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

5.2

Vollmachtserteilung an Dritte

Aktionäre, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermittelt haben (vgl. vorstehende Ziffer III.4.) und nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen oder ihre Aktionärsrechte ausüben wollen, können sich bei der Ausübung ihres Teilnahme- und Stimmrechts sowie sonstiger Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten, insbesondere durch Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, vertreten lassen. Handelt es sich bei dem Bevollmächtigten um einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen anderen in § 135 AktG genannten möglichen Aktionärsvertreter, gelten für die Form und den Nachweis der Vollmacht die gesetzlichen Bestimmungen. Für alle übrigen Bevollmächtigten gelten die nachfolgenden Regelungen.

Die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung von Aktionärsrechten durch den Bevollmächtigten über das Aktionärsportal setzen voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber den mit der Onlinezugangskarte versendeten Zugangscode und das versendete Passwort erhält. Die Nutzung des Zugangscodes und des Passworts durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Alternativ kann die Erteilung der Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Vollmachtgeber oder der Bevollmächtigte den Nachweis (z.B. die Vollmacht im Original, in Kopie oder als Scan) wahlweise an die nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse übermittelt, wobei die Übermittlung aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 23. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)) erfolgen soll:

InTiCa Systems SE
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: hv@gfei.de

Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.

Die Erteilung, der Widerruf, die Änderung und der Nachweis einer Vollmacht nach Ablauf des 23. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)) können aus organisatorischen Gründen nur via E-Mail an hv@gfei.de oder über das Aktionärsportal erfolgen.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereitstellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugesandt und kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

heruntergeladen werden. Per E-Mail an die E-Mail-Adresse hv@gfei.de oder über das Aktionärsportal können Vollmachten auch nach Ablauf des 23. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)) noch bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter erteilt, geändert und widerrufen werden. Nähere Informationen erhalten die Aktionäre im Internet unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

Vollmachten, die einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt. Soweit für die Bevollmächtigung nicht das mit der Onlinezugangskarte übermittelte Formular verwendet oder die Vollmacht nicht elektronisch über das Aktionärsportal erteilt wird, achten Sie deshalb bitte darauf, dass zusammen mit der Vollmacht auch die Angaben zum Aktionär, der die Vollmacht erteilt hat (Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Anschrift) mit übermittelt werden.

5.3

Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären ferner die Möglichkeit, sich durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter als Bevollmächtigten bei der Ausübung des Stimmrechts vertreten zu lassen.

Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt im Fall der Bevollmächtigung das Stimmrecht ausschließlich weisungsgebunden aus. Bei fehlenden oder nicht eindeutig erteilten Weisungen wird sich der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Vollmachten und Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zu Wortmeldungen, zur Ausübung des Rede- oder Fragerechts, zur Stellung von Anträgen, zur Unterbreitung von Wahlvorschlägen oder zur Einreichung von Stellungnahmen entgegen.

Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft erteilt, geändert und widerrufen werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung nach entsprechender Ankündigung durch den Versammlungsleiter.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung des mit der Onlinezugangskarte übermittelten Vollmachtsformulars erteilt werden. Das Vollmachtsformular kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

heruntergeladen werden. Die ausgefüllten Vollmachtsformulare müssen in diesem Fall aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 23. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)) bei der Gesellschaft unter der folgenden Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sein, damit sie vom Stimmrechtsvertreter berücksichtigt werden können:

InTiCa Systems SE
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
D-30559 Hannover
Telefax: +49 511 47402319
E-Mail: hv@gfei.de

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ergeben sich aus den Hinweisen, die den Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugehen.

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. Art. 56 Satz 2, 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals der Gesellschaft oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 am Grundkapital (letzteres entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft unter folgender Adresse zu richten:

InTiCa Systems SE
- Vorstand -
Spitalhofstraße 94
94032 Passau

Das Verlangen muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des Sonntag, 23. Juni 2024 (24:00 Uhr (MESZ)), zugehen. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens bei der Gesellschaft auf dem gleichen Wege wie die Einberufung zur Hauptversammlung bekanntgemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Jeder Aktionär hat das Recht, der Gesellschaft Gegenanträge gegen Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten gemäß § 126 Abs. 1 AktG sowie Wahlvorschläge zu Wahlen gemäß § 127 AktG zu übersenden.

Gegenanträge gegen Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat und Wahlvorschläge richten Sie bitte unter Beifügung Ihrer Aktionärslegitimation (Nummer der Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und Anschrift des Aktionärs) ausschließlich an die Gesellschaft unter einer der nachfolgenden Kontaktmöglichkeiten:

InTiCa Systems SE
- Vorstand -
Spitalhofstraße 94
94032 Passau
Telefax: 0851/9 66 92 15
E-Mail: investor.relations@intica-systems.com

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des Dienstags, 9. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)), unter einer der genannten Kontaktmöglichkeiten zugehen und die die Voraussetzungen des § 126 Abs. 1 AktG oder des § 127 AktG erfüllen, werden auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung veröffentlicht sowie den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dort genannten Voraussetzungen zugänglich gemacht. Ein Gegenantrag und dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlussgründe gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt.

Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden. Sie brauchen außer in den Fällen des §§ 127 Satz 1, 126 Abs. 2 AktG auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern die zusätzlichen Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten. Im Übrigen gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Gegenanträgen entsprechend; insbesondere gilt auch hier der Ablauf des Dienstags, 9. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)), als letztmöglicher Termin, bis zu dem Wahlvorschläge unter einer der vorstehend genannten Kontaktmöglichkeiten bei der Gesellschaft eingegangen sein müssen, um zugänglich gemacht zu werden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu ihnen kann das Stimmrecht nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung und Nachweis der Berechtigung auf den oben beschriebenen Wegen ausgeübt werden (vgl. vorstehende Ziffer III.5.), insbesondere also bereits vor dem Beginn der Hauptversammlung am 24. Juli 2024. Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt oder den Wahlvorschlag unterbreitet hat, nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist und nicht ordnungsgemäß seine Berechtigung nachgewiesen hat, muss der Antrag oder der Wahlvorschlag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die zu der Hauptversammlung elektronisch zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge im Rahmen ihres Rederechts zu stellen (vgl. im Einzelnen unter nachfolgender Ziffer III.9.).

Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 AktG

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 6, 130a Abs. 1 bis 4 AktG das Recht, bis spätestens fünf Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens Donnerstag, 18. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)), Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Stellungnahmen können in Textform als PDF-Datei und in deutscher Sprache ausschließlich über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

eingereicht werden.

Die Stellungnahme darf einen Umfang von 5.000 Zeichen nicht überschreiten. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär oder sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im Aktionärsportal zugänglich gemacht wird.

Die eingereichten Stellungnahmen werden allen ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären und ihren Bevollmächtigten bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens Freitag, 19. Juli 2024 (24:00 Uhr (MESZ)), im Aktionärsportal der Gesellschaft zugänglich gemacht.

Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt. Das Stellen von Anträgen oder Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung sind ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

Rederecht gemäß § 130a Abs. 5 und 6 AktG

In der Hauptversammlung haben die ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG, Anträge und Wahlvorschläge im Wege der Videokommunikation zu stellen (vgl. vorstehende Ziffer III.7.), sowie das Auskunftsverlangen nach § 131 Abs. 1 AktG (vgl. unter nachfolgender Ziffer III.10.).

Redebeiträge sind während der Hauptversammlung nach Aufforderung durch den Versammlungsleiter über das Aktionärsportal unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

anzumelden. Ab dem Beginn der Hauptversammlung wird im Aktionärsportal ein virtueller Wortmeldetisch geführt, über den die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten ihren Redebeitrag anmelden können. Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern.

Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. Technische Mindestvoraussetzung für eine Zuschaltung in Bild und Ton sind daher ein internetfähiges Gerät mit einem auf aktuellem Stand gehaltenen Browser und Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die technischen Hinweise am Ende der vorliegenden Einladung zur Hauptversammlung.

10.

Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG

In der Hauptversammlung können ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft verlangen über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht.

Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter festlegen wird, dass das vorgenannte Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen der Ausübung des Rederechts wie unter vorstehender Ziffer III.9. beschrieben, ausgeübt werden darf. Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptversammlung vorgesehen.

11.

Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Ordnungsgemäß angemeldete und zu der Hauptversammlung elektronisch zugeschaltete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommunikation gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG Widerspruch zur Niederschrift gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Die Einlegung eines Widerspruchs ist ausschließlich über das Aktionärsportal unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen. Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.

IV.
Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Die Einberufung dieser Hauptversammlung, der Hauptversammlung zugänglich zu machende Unterlagen, die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung, die Formulare, die für die Erteilung einer Vollmacht für die Hauptversammlung verwendet werden können, etwaige zugänglich zu machende Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären, die Erläuterungen zu den oben dargestellten Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. Art. 56 Satz 2, 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, § 126 Abs. 1 AktG, § 127 AktG, § 130a Abs. 1 bis 4 AktG, § 130a Abs. 5 und 6 AktG sowie § 131 Abs. 1 AktG und weitere Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung

zugänglich. Dort werden nach der Hauptversammlung auch die festgestellten Abstimmungsergebnisse veröffentlicht. Ferner finden sich dort Hinweise zur Erteilung einer Bestätigung über den Zugang elektronisch abgegebener Stimmen nach § 118 Abs. 1 Satz 3 AktG und über die Stimmenzählung gemäß § 129 Abs. 5 AktG, die der Abstimmende innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung verlangen kann.

V.
Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und deren Bevollmächtigte

Die InTiCa Systems SE verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldebestätigung) der Aktionäre sowie gegebenenfalls von deren gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Vertretern auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen. Die Daten erhält die InTiCa Systems SE direkt vom Aktionär oder von dessen depotführender Bank. Die Daten werden nur verarbeitet, um den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen und die gesetzlichen Bestimmungen einer Hauptversammlung einzuhalten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Wir erlauben uns, die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren zu speichern, soweit nicht im Falle eines gerichtlichen oder außergerichtlichen Streitfalls anlässlich der Hauptversammlung ein berechtigtes Interesse besteht, die Daten länger zu speichern. Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten entweder anonymisiert oder gelöscht.

Die Dienstleister oder Berater, welche zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten jeweils nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung ihrer Tätigkeit erforderlich sind; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach Weisung der InTiCa Systems SE.

Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. Art. 56 Satz 2, 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG sowie im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG werden diese gemeinsam mit dem Namen des das Ergänzungsverlangen oder den Gegenantrag stellenden beziehungsweise des den Wahlvorschlag unterbreitenden Aktionärs öffentlich zugänglich gemacht (vgl. vorstehende Ziffern III.6. und III.7.). Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern, die der Hauptversammlung elektronisch zugeschaltet sind, über das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2, 3 AktG zu erstellende und gemäß § 129 Abs. 4 Satz 1 AktG zugänglich zu machende Teilnehmerverzeichnis zur Verfügung gestellt.

Jeder Aktionär hat - bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen - das Recht auf Auskunft über die erhobenen personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung der Daten gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung der Daten gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DSGVO, Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten gemäß Art. 20 DSGVO und Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.

Für diese und weitere Anfragen steht unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung:

Bugl & Kollegen GmbH
Herr Alexander Bugl
Eifelstraße 55
93057 Regensburg
Telefon: +49 941 630 49 789
kontakt@buglundkollegen.de

Weitere Informationen in Bezug auf den Datenschutz, die damit zusammenhängende Verarbeitung von Aktionärsdaten und zu Ihren Rechten finden Sie auf unserer Internetseite unter folgender Internetadresse:

https://intica-systems.com/de/investor-relations/hauptversammlung VI.
Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des Aktionärsportals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät sowie gegebenenfalls einen E-Mail-Zugang. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen auf aktuellem Stand gehaltenen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für Redebeiträge (vgl. vorstehende Ziffer III.9.) müssen die Endgeräte mit dem Internet verbunden sein und auf den Endgeräten eine Kamera und ein Mikrofon zur Verfügung stehen, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann. Eine weitere Installation von Softwarekomponenten oder Apps auf den Endgeräten ist nicht erforderlich. Personen, die sich über den virtuellen Wortmeldetisch für einen Redebeitrag angemeldet haben, werden für ihren Redebeitrag zugeschaltet. Die Gesellschaft wird die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär oder seinem Bevollmächtigten und der Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag überprüfen und behält sich vor, diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Für den Zugang zum internetgestützten Aktionärsportal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Onlinezugangskarte, welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert zugesandt bekommen. Auf dieser Onlinezugangskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im Aktionärsportal anmelden können.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen - soweit möglich - die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Im Aktionärsportal ist die Ausübung des Stimmrechts bereits ab dem 3. Juli 2024, 0:00 Uhr (MESZ), möglich (vgl. vorstehend Ziffer III.5.1).

Passau, im Juni 2024

InTiCa Systems SE

Der Vorstand

14.06.2024 CET/CEST Die EQS Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
Medienarchiv unter https://eqs-news.com

Sprache:

Deutsch

Unternehmen:

InTiCa Systems SE

Spitalhofstraße 94

94032 Passau

Deutschland

E-Mail:

info@intica-systems.com

Internet:

https://intica-systems.com/de/home

Ende der Mitteilung

EQS News-Service

1925813 14.06.2024 CET/CEST

EQS-HV: InTiCa Systems SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 24.07.2024 in Passau mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Engpassbeseitigung zukünftig mit Einzelvorlagen angehen

Trotz Flaute hält LBBW an Milliarden-Gewinnziel fest

Thyssenkrupp Steel nach positivem Gutachten mit Finanzierungszusage - Zeitung

SPD und Scholz verlieren in der Wählergunst

UN-Klimakonferenz einigt sich auf höhere Transferzahlungen

RIOT PLATFORMS - Krypto-Aktie mit kurzer Zündschnur

Small Cap kauft Aktien zurück - Ist das die Einstiegschance?

PORSCHE - Neues Allzeittief - und endlich eine Erholungschance?

MICROSTRATEGY - Turbulente Tage stehen an!

ETHEREUM - Endlich Vollgas, hier die Projektionsziele!

Ist dieser Small Cap für immer verloren?

Das könnte Dich auch interessieren

Passender Service

Mehr von EQS Group

EQS-PVR: Auto1 Group SE: Veröffentlichung gemäß § 40 Abs. 1 WpHG mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung

EQS-DD: Auto1 Group SE: Ms Martine Gorce Momboisse, Kauf

EQS-PVR: Bilfinger SE: Veröffentlichung gemäß § 40 Abs. 1 WpHG mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung

EQS-PVR: Bilfinger SE: Veröffentlichung gemäß § 40 Abs. 1 WpHG mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung

EQS-Adhoc: SynBiotic SE schließt Einbringungsvertrag über den Erwerb von 50,2 % der Anteile an der greensby UG (haftungsbeschränkt), Vettweiss, ab.