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15:05 Uhr, 04.05.2022

DGAP-HV: Francotyp-Postalia Holding AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.06.2022 in www.fp-francotyp.com/hv2022_de mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

EQS Group

DGAP-News: Francotyp-Postalia Holding AG

/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

Francotyp-Postalia Holding AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.06.2022 in www.fp-francotyp.com/hv2022_de mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

04.05.2022 / 15:05

Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.

Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

Francotyp-Postalia Holding AG Berlin – Wertpapier-Kennnummer FPH 900 –
– ISIN: DE000FPH9000 –
– Eindeutige Kennung: GMETFPH00622 –

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft hiermit zu der am Mittwoch, dem 15. Juni 2022, um 12:00 Uhr MESZ (entsprechend 10:00 Uhr koordinierte Weltzeit – UTC) stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein. Die Versammlung findet ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten in der palisa.de, Palisadenstraße 48, 10243 Berlin, statt. Die gesamte Versammlung wird unter der Internetadresse

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte in Bild und Ton über das zugangsgeschützte HV-Portal übertragen (vgl. die näheren Hinweise nach der Wiedergabe der Tagesordnung mit den Beschlussvorschlägen).

Inhalt

Tagesordnung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten Konzernabschlusses sowie des zusammengefassten Lageberichts für die Francotyp-Postalia Holding AG und den Konzern für das Geschäftsjahr 2021 mit dem erläuternden Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers

Beschlussfassung über die Vergütung und das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats und eine entsprechende Satzungsänderung

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts

Beschlussfassung über die Zustimmung zum Abschluss eines Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrags mit der FP NeoMonitor GmbH

Beschlussfassung über die Änderung von Ziffer 7 der Satzung (Der Vorstand)

10.

Beschlussfassung über Änderungen in Abschnitt IV der Satzung (Der Aufsichtsrat)

11.

Beschlussfassung über Änderungen in Abschnitt V der Satzung (Hauptversammlung)

12.

Beschlussfassung über Änderungen in Abschnitt VI der Satzung (Rechnungslegung und Gewinnverwendung)

Ergänzende Angaben zu Punkt 6 der Tagesordnung

Ergänzende Angaben zu Punkt 7 der Tagesordnung

II.

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Tagesordnung

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt, der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Die Hauptversammlung hat deshalb zu diesem Tagesordnungspunkt, entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen, keinen Beschluss zu fassen.

Die zu Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen der Francotyp-Postalia Holding AG enthalten auch den Vergütungsbericht und den erläuternden Bericht zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB. Die Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

ab dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung zugänglich. Sie werden auch während der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich sein.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Francotyp-Postalia Holding AG des abgelaufenen Geschäftsjahres 2021 in Höhe von EUR 19.612.746,32 vollständig auf neue Rechnung vorzutragen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2021 amtiert haben, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands ist im Wege der Einzelentlastung abzustimmen:

Carsten Lind

Martin Geisel

Patricius de Gruyter

Sven Meise

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2021 amtiert haben, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats ist im Wege der Einzelentlastung abzustimmen:

Dr. Alexander Granderath

Lars Wittan

Klaus Röhrig

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, zum Abschlussprüfer, zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 und zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht der verkürzten Abschlüsse und der Zwischenlageberichte und etwaiger zusätzlicher unterjähriger Finanzinformationen im Sinne von § 115 Abs. 7 WpHG für das Geschäftsjahr 2022 und für das Geschäftsjahr 2023, soweit sie vor der Hauptversammlung im Geschäftsjahr 2023 aufgestellt werden, zu wählen.

Beschlussfassung über die Vergütung und das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats und eine entsprechende Satzungsänderung

Die Hauptversammlung börsennotierter Gesellschaften hat gemäß § 113 Abs. 3 Sätze 1 und 2 AktG mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen.

Bereits im vergangenen Jahr hatten Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung das Vergütungssystem und die Vergütung des Aufsichtsrats zur Bestätigung vorgelegt, welche entsprechend beschlossen wurde.

Seitdem hat der Aufsichtsrat die Höhe und Struktur der Aufsichtsratsvergütung nochmals auf Angemessenheit und Üblichkeit hin überprüft. Hierbei hat sich gezeigt, dass die Höhe der Vergütung des Aufsichtsrats der Francotyp-Postalia Holding AG nach ihrer letzten Anpassung im Jahr 2008 im Vergleich zu anderen vergleichbaren Gesellschaften geringer ist als dies anhand relevanter Marktkennzahlen der Gesellschaft üblich wäre.

Vor diesem Hintergrund erachten Vorstand und Aufsichtsrat eine Erhöhung der Aufsichtsratsvergütung für notwendig und geboten. Dabei soll auch der gestiegenen Bedeutung und Verantwortung der Aufsichtsratstätigkeit Rechnung getragen werden. Diese Vergütungsregelung berücksichtigt insbesondere die Empfehlung G.17 und die Anregung G.18 des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). Die zukünftige Struktur der Aufsichtsratsvergütung der Francotyp-Postalia Holding AG soll der gesteigerten Verantwortung des Aufsichtsratsvorsitzenden Rechnung tragen und dementsprechend angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Vergütung des Aufsichtsrats und das ihr zugrundeliegende System wie nachfolgend dargestellt und in den ergänzenden Angaben zu Tagesordnungspunkt 6 erläutert zu beschließen:

Die jährliche feste Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats beträgt EUR 40.000 statt derzeit EUR 30.000.

Die jährliche feste Vergütung des Vorsitzenden beträgt 200 % statt derzeit 150 % der Vergütung der übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats.

Die jährliche feste Vergütung des stellvertretenden Vorsitzenden entspricht der Vergütung der übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats statt wie derzeit 150 % davon.

Die Aufsichtsratsvergütung für das gesamte Geschäftsjahr 2022 bemisst sich nach den vorstehenden Regeln, sofern die unter b) zu beschließende Satzungsänderung im laufenden Geschäftsjahr ins Handelsregister eingetragen wird.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen weiterhin vor, in Umsetzung des dargestellten Systems zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder den folgenden Beschluss über eine entsprechende Satzungsänderung zu fassen:
Ziffer 17 Abs. 1 und 2 der Satzung der Gesellschaft werden wie folgt neu gefasst:

„(1)

Jedes Mitglied des Aufsichtsrats erhält ab dem Geschäftsjahr 2022 neben dem Ersatz seiner baren Auslagen und seiner ihm für die Aufsichtsratstätigkeit etwa zur Last fallenden Umsatzsteuer geschäftsjährlich eine feste, im letzten Monat des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung in Höhe von Euro 40.000.

(2)

Für den Vorsitzenden beträgt die feste Vergütung 200 % der Vergütung der übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats.“

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts

Vorstand und Aufsichtsrat haben einen Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2021 erstellt, der im Anschluss an diese Tagesordnung als ergänzende Angaben zu Tagesordnungspunkt 7 wiedergegeben und außerdem über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

auch während der Hauptversammlung zugänglich ist.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021 zu billigen.

Beschlussfassung über die Zustimmung zum Abschluss eines Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrags mit der FP NeoMonitor GmbH

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem zwischen Francotyp-Postalia Holding AG (nachfolgend als „Obergesellschaft“ bezeichnet) und FP NeoMonitor GmbH, HRB 229376 B, Prenzlauer Promenade 28, 13089 Berlin, (nachfolgend als „Untergesellschaft“ bezeichnet) am 20. April 2022 geschlossenen Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrags zuzustimmen.

Die Untergesellschaft ist eine 100 %ige Tochtergesellschaft der Obergesellschaft.

Der Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag bedarf zu seiner Wirksamkeit der Zustimmung der Hauptversammlung der Obergesellschaft sowie der Gesellschafterversammlung der Untergesellschaft.

Außenstehende Gesellschafter der Untergesellschaft existieren nicht, so dass die Prüfung des Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag durch einen Vertragsprüfer nebst Erstellung eines Prüfungsberichts gemäß §§ 293b, 293c, 293e AktG entbehrlich ist. Ebenso hat die Obergesellschaft aus diesem Grund der Untergesellschaft weder Ausgleichszahlungen nach § 304 AktG noch Abfindungen nach § 305 AktG zu gewähren.

Der Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag hat im Wesentlichen folgenden Inhalt:

Die Untergesellschaft unterstellt sich mit Wirkung der Eintragung des Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrags in das Handelsregister der Leitung der Obergesellschaft. Diese ist berechtigt, den Geschäftsführungsorganen der Untergesellschaft Weisungen für die Leitung der Gesellschaft zu erteilen. Die Untergesellschaft verpflichtet sich, den Weisungen zu folgen (§ 2).

Die Untergesellschaft verpflichtet sich, unter Beachtung des § 301 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung ihren gesamten Gewinn an die Obergesellschaft abzuführen. Abzuführen ist – vorbehaltlich der Bildung oder Auflösung von Rücklagen – der ohne Ergebnisabführung entstehende Jahresüberschuss, vermindert um einen etwaigen Verlustvortrag, erhöht um etwaige den Gewinnrücklagen entnommene Beträge sowie vermindert um den nach § 268 Abs. 8 HGB ausschüttungsgesperrten Betrag (§ 3).

Die Untergesellschaft darf mit Zustimmung der Obergesellschaft Teile des Jahresüberschusses in andere Gewinnrücklagen nach § 272 Abs. 3 HGB einstellen, soweit dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist. Während der Dauer des Vertrags gebildete andere Gewinnrücklagen sind aufzulösen und zum Ausgleich eines Verlustes zu verwenden oder als Gewinn abzuführen, wenn die Obergesellschaft dies verlangt (§ 5.1). Die Abführung von Erträgen aus der Auflösung von anderen Gewinnrücklagen, die vor Beginn des Vertrages gebildet wurden, und von Kapitalrücklagen ist ausgeschlossen (§ 5.2).

Die Obergesellschaft ist verpflichtet, jeden während der Vertragsdauer sonst entstehenden Jahresfehlbetrag auszugleichen (Verlustübernahme); hierfür ist § 302 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung entsprechend anwendbar.

Der Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag wird mit Eintragung seines Bestehens in das Handelsregister am Sitz der Untergesellschaft wirksam und gilt – mit Ausnahme des Rechts zur Leitung der Organgesellschaft; insbesondere des Weisungsrechts nach § 2 – rückwirkend ab dem Beginn des im Zeitpunkt der Eintragung dieses Vertrags im Handelsregister laufenden Geschäftsjahres der Untergesellschaft.

Der Vertrag hat eine unbestimmte Vertragsdauer und kann unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Ende eines Geschäftsjahres der Untergesellschaft gekündigt werden, frühestens jedoch mit Wirkung auf einen Zeitpunkt, der zumindest fünf Kalenderjahre nach dem Beginn des Geschäftsjahres der Untergesellschaft liegt, in dem der Vertrag wirksam wird (§ 7.3). Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt. Im Falle einer Kündigung aus wichtigem Grund tritt die Verpflichtung zur Gewinnabführung rückwirkend mit Beginn des dann laufenden Geschäftsjahres der Untergesellschaft außer Kraft.

Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die Obergesellschaft nicht mehr die Mehrheit an der Untergesellschaft hält oder im Falle der Umwandlung oder Liquidation einer der beteiligten Gesellschaften (§ 7.4).

Der vorgenannte Vertragsentwurf, der gemeinsame Bericht des Vorstands der Francotyp-Postalia Holding AG und der Geschäftsführung der FP NeoMonitor GmbH sowie die Jahresabschlüsse und Lageberichte der Francotyp-Postalia Holding AG für die letzten drei Geschäftsjahre sowie der Jahresabschluss FP NeoMonitor GmbH für das Rumpfgeschäftsjahr 2021 sind im Internet unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

von der Einberufung der Hauptversammlung an zugänglich und werden auch während der Hauptversammlung im zugangsgeschützten HV-Portal der Francotyp-Postalia Holding AG zugänglich gemacht.

Beschlussfassung über die Änderung von Ziffer 7 der Satzung (Der Vorstand)

Die in Ziffer 7 Abs. 2 der Satzung (Geschäftsordnung, Beschlussfassung des Vorstandes) festgelegte Regelung über die Behandlung von Vorstandsbeschlüssen bei Stimmengleichheit im zweiköpfigen Vorstand wird aus Klarstellungsgründen angepasst.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:

Ziffer 7 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„(2)

Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden oder im Falle seiner Abwesenheit die Stimme des stellvertretenden Vorsitzenden den Ausschlag; dies gilt jedoch nicht, wenn der Vorstand aus weniger als drei Personen besteht. Näheres regelt die Geschäftsordnung.“

10.

Beschlussfassung über Änderungen in Abschnitt IV der Satzung (Der Aufsichtsrat)

Die in Abschnitt IV der Satzung in den Ziffern 10 bis 14 enthaltenen Regelungen betreffend den Aufsichtsrat sollen in Teilen angepasst werden, um Hauptversammlung und Aufsichtsrat mehr Flexibilität im Hinblick auf die Amtsdauer neu gewählter Aufsichtsratsmitglieder sowie die Organisation der Arbeit des Aufsichtsrats einzuräumen. Zukünftig soll die Hauptversammlung die Möglichkeit haben, Nachfolger vorzeitig aus ihrem Amt ausgeschiedener Aufsichtsratsmitglieder auch für einen längeren Zeitraum als die restliche Amtsdauer des ausgeschiedenen Mitglieds zu bestellen. Regelungen, die die Organisation des Aufsichtsrats und seiner Arbeit betreffen und die keine Festlegung in der Satzung erfordern, sollen zukünftig vom Aufsichtsrat in eigenem Ermessen getroffen werden. Der Aufsichtsrat soll dadurch in die Lage versetzt werden, seine Arbeit effizienter zu gestalten.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:

Ziffer 10 Abs. 4 und 5 der Satzung der Gesellschaft werden wie folgt neu gefasst:

„(4)

Wird ein Aufsichtsratsmitglied an Stelle eines ausscheidenden Mitglieds gewählt, so besteht sein Amt für den Rest der Amtsdauer des ausscheidenden Mitglieds, soweit durch die Hauptversammlung bei der Wahl kein abweichender Zeitraum festgelegt wird, der jedoch die nach Abs. (2) maximal zulässige Höchstdauer nicht überschreiten darf.

(5)

Jedes Mitglied des Aufsichtsrates und jedes Ersatzmitglied kann sein Amt unter Einhaltung einer Frist von einem Monat auch ohne wichtigen Grund durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates oder, im Falle einer Amtsniederlegung durch den Vorsitzenden, seinem Stellvertreter niederlegen. Der Aufsichtsratsvorsitzende oder, im Falle der Niederlegung durch den Aufsichtsratsvorsitzenden, sein Stellvertreter kann die Frist abkürzen oder auf die Einhaltung der Frist verzichten. Eine Niederlegung aus wichtigem Grund kann ohne Einhaltung einer Frist erfolgen.“

Ziffer 12 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„12. [Leer]“

Ziffer 13 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„13. Beschlussfassungen

(1)

Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder des Aufsichtsrates unter der zuletzt bekanntgegebenen Adresse ordnungsgemäß eingeladen wurden und mehr als die Hälfte der Mitglieder, aus welchen er zu bestehen hat, mindestens jedoch drei Mitglieder, an der Beschlussfassung teilnehmen. Eine Stimmenthaltung gilt für Zwecke der Feststellung der Beschlussfähigkeit als Teilnahme.

(2)

Die Unwirksamkeit eines Aufsichtsratsbeschlusses kann nur innerhalb eines Monats nach Kenntnis des Beschlusses durch Klage geltend gemacht werden.“

Ziffer 14 Abs. 3 der Satzung wird ersatzlos gestrichen.

11.

Beschlussfassung über Änderungen in Abschnitt V der Satzung (Hauptversammlung)

Die in Abschnitt V der Satzung in den Ziffern 18 bis 21 enthaltenen Regelungen zur Einberufung und Durchführung der Hauptversammlung sollen einerseits an den Wortlaut des Gesetzes angepasst und darüber hinaus insoweit gekürzt werden, wie sie lediglich gesetzliche Vorschriften zitieren oder Gestaltungsmöglichkeiten beschreiben, die bereits nach dem Gesetz bestehen, so z.B. die Möglichkeit der Zurverfügungstellung eines Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft. Stattdessen sollen die gesetzlichen Vorgaben für die Hauptversammlung zukünftig direkt angewendet werden. Hierdurch sollen Zweifelsfragen bei der Auslegung von Satzungsbestimmungen vermieden und Abweichungen des Satzungswortlauts von ggf. zukünftig angepassten gesetzlichen Regelungen vermieden werden. Außerdem soll die Möglichkeit geschaffen werden, dass der Aufsichtsratsvorsitzende einen Versammlungsleiter bestimmt, der nicht dem Aufsichtsrat angehört.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:

Ziffer 19 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„19. Ort und Einberufung

(1)

Die Hauptversammlung wird durch den Vorstand oder in den gesetzlich bestimmten Fällen durch den Aufsichtsrat einberufen.

(2)

Sie findet nach Wahl des einberufenden Organs am Sitz der Gesellschaft, einem deutschen Börsenplatz oder an einem inländischen Ort mit mehr als 250.000 Einwohnern statt.

(3)

Die Einberufung erfolgt nach den gesetzlichen Vorschriften.

(4)

Die Hauptversammlung kann auszugsweise oder vollständig in Bild und Ton übertragen werden. Die Übertragung kann auch in einer Form erfolgen, zu der die Öffentlichkeit uneingeschränkt Zugang hat. Der Vorstand entscheidet in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat über die jeweilige Umsetzung.

(5)

Ist einem Aufsichtsratsmitglied die Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung aufgrund wichtiger Gründe nicht möglich, so kann es an der Hauptversammlung auch im Wege der Bild- und Tonübertragung teilnehmen.“

Ziffer 20 Abs. 1 und 2 der Satzung der Gesellschaft werden wie folgt neu gefasst:

„(1)

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache bei der in der Einladung angegebenen Stelle, in Ermangelung einer solchen bei der Gesellschaft angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme nach Maßgabe von Abs. (2) nachgewiesen haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen. In der Einberufung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist vorgesehen werden. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen.

(2)

Die Aktionäre haben ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG erforderlich. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. In der Einberufung können weitere Sprachen, in denen die Bestätigung verfasst sein kann, sowie weitere Institute, von denen der Nachweis erstellt werden kann, zugelassen werden. Der Nachweis hat sich auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der jeweiligen gesetzlich bestimmten Frist vor der Hauptversammlung zugehen. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. In der Einberufung kann eine kürzere, in Tagen zu benennende Frist vorgesehen werden.“

Ziffer 21 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„(1)

Zum Vorsitz in der Hauptversammlung ist der Vorsitzende des Aufsichtsrates berufen. Im Falle seiner Verhinderung bestimmt er ein anderes Aufsichtsratsmitglied oder eine andere Person, die diese Aufgabe wahrnimmt. Ist der Vorsitzende verhindert und hat er niemanden zu seinem Vertreter bestimmt, so leitet die Hauptversammlung ein durch die Hauptversammlung gewähltes Aufsichtsratsmitglied.“

Ziffer 22 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„22. Stimmrecht

(1)

Jede Stückaktie gewährt eine Stimme.

(2)

Das Stimmrecht kann durch Bevollmächtigte ausgeübt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der gesetzlich bestimmten Form; § 135 AktG bleibt unberührt. In der Einberufung kann eine Erleichterung der Form bestimmt werden.

(3)

Der Vorstand kann vorsehen, dass die Aktionäre ihre Stimmen auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl).“

12.

Beschlussfassung über Änderungen in Abschnitt VI der Satzung (Rechnungslegung und Gewinnverwendung)

Die in Abschnitt VI der Satzung in Ziffer 26 enthaltenen Regelungen zum Jahresabschluss zitieren lediglich gesetzliche Vorschriften und sollen daher durch einen Verweis auf diese ersetzt werden. Der bisherige Absatz 2 von Ziffer 27 (Gewinnverwendung) der Satzung beinhaltet optionale Regelungen zum Jahresabschluss und soll daher ohne Textänderung in Ziffer 26 verschoben werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:

Ziffer 26 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„26. Jahresabschluss

(1)

Für die Rechnungslegung der Gesellschaft gelten die gesetzlichen Vorschriften.

(2)

Stellen Vorstand und Aufsichtsrat den Jahresabschluss fest, können sie Beträge bis zur Hälfte des nach Abzug eines Verlustvortrages und der in die gesetzlichen Rücklagen einzustellenden Beträge verbleibenden Jahresüberschusses in andere Gewinnrücklagen einstellen. Sie sind darüber hinaus ermächtigt, weitere Beträge bis zu einem Viertel des nach Abzug eines Verlustvortrags und der in die gesetzlichen Rücklagen einzustellenden Beträge verbleibenden Jahresüberschusses in andere Gewinnrücklagen einzustellen, wenn die anderen Rücklagen die Hälfte des Grundkapitals nicht übersteigen oder soweit sie nach Einstellung die Hälfte übersteigen würden.“

Ziffer 27 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft wird gestrichen. Der bisherige Absatz 2 von Ziffer 27 wird zu Absatz 1, und der bisherige Absatz 3 von Ziffer 27 wird zu Absatz 2.

Eine Änderungsfassung, in der die von Vorstand und Aufsichtsrat unter Tagesordnungspunkten 6 sowie 9 bis 12 vorgeschlagenen Änderungen der Satzung kenntlich gemacht sind, ist unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

abrufbar.

Ergänzende Angaben zu Punkt 6 der Tagesordnung

Vergütung des Aufsichtsrats

Grundlage der Aufsichtsratsvergütung und Bezug zur Unternehmensstrategie

Zu den wesentlichen Aufgaben des Aufsichtsrats gehört es, den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens zu überwachen. Er berät den Vorstand und ist in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen einzubinden.

Die Aufsichtsratsvergütung ist so auszugestalten, dass sie der für die Aufgaben erforderlichen Unabhängigkeit des Aufsichtsrats gerecht wird.

Die Aufsichtsratsvergütung der Francotyp-Postalia Holding AG besteht aus einem festen Vergütungsbestandteil. Die Vergütungshöhe der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder spiegelt die übernommenen Aufgaben im Aufsichtsrat bzw. in dessen Ausschüssen wider. Die Ausgestaltung der Aufsichtsratsvergütung stellt damit ein Gegengewicht zur stark vom geschäftlichen Erfolg der Francotyp-Postalia abhängigen Vorstandsvergütung dar. Dadurch wird die Unabhängigkeit des Aufsichtsrats gestärkt und somit die langfristige Entwicklung der Francotyp-Postalia gefördert. Auch wenn die Aufsichtsratsvergütung nicht unmittelbar mit dem Erfolg der Unternehmensstrategie verknüpft ist, leistet sie auf diese Weise zugleich ihren Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung der Unternehmensstrategie.

Verfahren zur Festsetzung der Aufsichtsratsvergütung

Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist in Ziffer 17 der Satzung geregelt. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen unter Tagesordnungspunkt 6 der ordentlichen Hauptversammlung am 15. Juni 2022 vor, Ziffer 17 der Satzung in den Absätzen 1 und 2 zu ändern. Die entsprechend geänderte Ziffer 17 der Satzung, der das hier beschriebene Vergütungssystem zugrunde liegt, lautet wie folgt:

„Ziffer 17 Aufsichtsratsvergütung, Haftpflichtversicherung

(1)

(2)

Für den Vorsitzenden beträgt die feste Vergütung ab dem Geschäftsjahr 2022 200 % der Vergütung der übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats.

(3)

Der Betrag nach Abs. (1) erhöht sich um 10 % je Mitgliedschaft in einem Ausschuss des Aufsichtsrates. Dies setzt voraus, dass der jeweilige Ausschuss in dem Geschäftsjahr mindestens zweimal getagt hat.

(4)

Erfolgen Eintritt oder Ausscheiden von Mitgliedern des Aufsichtsrates im Laufe eines Geschäftsjahres, erhalten sie die Vergütung zeitanteilig. Im Falle des Eintritts in oder Ausscheiden aus einer mit einer erhöhten Vergütung verbundenen Funktion, findet in Ansehung des mit der betreffenden Funktion verbundenen Teils der Vergütung der vorstehende Satz entsprechende Anwendung.

(5)

Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden in eine im Interesse der Gesellschaft von dieser in angemessener Höhe unterhaltene Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für Organe und bestimmte Führungskräfte einbezogen, soweit eine solche besteht. Die Prämien hierfür entrichtet die Gesellschaft.“

Die Aufsichtsratsvergütung für das gesamte Geschäftsjahr 2022 soll sich nach vorstehend geänderten Ziffer 17 der Satzung bestimmen, sofern die Satzungsänderung im laufenden Geschäftsjahr in das Handelsregister eingetragen und damit wirksam wird. Auch eine entsprechende Beschlussfassung über diesen zeitlichen Anwendungsbereich schlagen Vorstand und Aufsichtsrat unter Tagesordnungspunkt 6 der ordentlichen Hauptversammlung vor.

Verfahren zur Überprüfung der Aufsichtsratsvergütung

Der Aufsichtsrat überprüft anlassbezogen die Angemessenheit der Bestandteile, Höhe und Struktur seiner Vergütung. Hierzu wertet er die Aufsichtsratsvergütung bei anderen vergleichbaren Gesellschaften aus, vergleicht diese mit der Vergütung des Aufsichtsrats der Francotyp-Postalia Holding AG sowohl hinsichtlich der Bestandteile als auch der Höhe und Struktur der Vergütung. Auf der Grundlage dieser Analyse und unter Berücksichtigung der Bedeutung und des Aufwands der Arbeit im Aufsichtsrat und dessen Ausschüssen entscheidet der Aufsichtsrat dann über die Notwendigkeit einer Änderung seiner Vergütung. Basierend auf diesem Verfahren erfolgte auf Initiative des Aufsichtsrats auch der Vorschlag an die ordentliche Hauptversammlung am 15. Juni 2022 zur Änderung der Aufsichtsratsvergütung.

Aufgrund der besonderen Natur der Aufsichtsratsvergütung, die für eine Tätigkeit gewährt wird, die sich grundlegend von der Tätigkeit der Arbeitnehmer der Francotyp-Postalia Holding AG und des Francotyp-Postalia Konzerns unterscheidet, kommt bei der Überprüfung und Festsetzung der Vergütung ein sogenannter vertikaler Vergleich mit der Arbeitnehmervergütung nicht in Betracht. Dementsprechend ist auch die Festlegung eines Kreises von Arbeitnehmern, die in einen solchen Vergleich einzubeziehen sind, entbehrlich.

Gemäß § 113 Abs. 3 Satz 1 AktG hat die Hauptversammlung alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen, wobei auch ein die Vergütung bestätigender Beschluss zulässig ist. In Vorbereitung dieser Beschlussfassung wird der Aufsichtsrat eine Analyse seiner Vergütung spätestens alle vier Jahre vornehmen. Aufsichtsrat und Vorstand werden der Hauptversammlung spätestens alle vier Jahre die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder zur Beschlussfassung vorlegen. Sofern Anlass besteht, die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder zu ändern, werden Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung in diesem Zusammenhang auch einen Vorschlag für eine entsprechende Änderung von Ziffer 17 der Satzung der Francotyp-Postalia Holding AG vorlegen. Dabei kann zugleich vorgesehen werden, dass sich die Aufsichtsratsvergütung für das gesamte Geschäftsjahr, in dem die Satzungsänderung in das Handelsregister eingetragen wird, nach der geänderten Satzungsregelung bestimmt. Findet die der Hauptversammlung zur Beschlussfassung vorgelegte Aufsichtsratsvergütung nicht die erforderliche Mehrheit, so ist spätestens in der darauffolgenden ordentlichen Hauptversammlung eine überprüfte Aufsichtsratsvergütung vorzulegen. Es liegt in der Natur der Sache, dass die Mitglieder des Aufsichtsrats in die Ausgestaltung der für sie maßgeblichen Vergütung und des dieser zugrunde liegenden Vergütungssystems eingebunden sind. Dem sich daraus ergebenden Interessenkonflikt wirkt aber entgegen, dass die endgültige Entscheidung über die Ausgestaltung der Vergütung und des zugrunde liegenden Vergütungssystems kraft Gesetzes der Hauptversammlung zugewiesen ist und dieser hierzu ein Beschlussvorschlag sowohl des Aufsichtsrats als auch des Vorstands unterbreitet wird.

Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte, Bestelldauer

Der Vergütungsanspruch des einzelnen Aufsichtsratsmitglieds ergibt sich aus dem kooperationsrechtlichen Verhältnis, das zwischen der Gesellschaft und dem Aufsichtsratsmitglied durch dessen Wahl in den Aufsichtsrat und deren Annahme zustande kommt und das durch die Satzung und gegebenenfalls einen Beschluss der Hauptversammlung zur Aufsichtsratsvergütung ausgestaltet wird. Es bestehen dementsprechend keine auf die Aufsichtsratsvergütung bezogenen Vereinbarungen zwischen der Francotyp-Postalia Holding AG und den Aufsichtsratsmitgliedern.

Die Bestelldauer der Aufsichtsratsmitglieder ist in Ziffer 10 Abs. 2 der Satzung der Francotyp-Postalia Holding AG wie folgt geregelt.

„Die Aufsichtsratsmitglieder werden - sofern die Hauptversammlung bei der Wahl für einzelne Mitglieder oder für den gesamten Aufsichtsrat nicht eine kürzere Amtszeit festsetzt - für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung gewählt, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird dabei nicht mitgerechnet. Wiederwahl ist zulässig.“

Eine Abberufung von Aufsichtsratsmitgliedern ist nach Maßgabe der jeweils anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen möglich. Die Aufsichtsratsmitglieder können ihr Amt gemäß Ziffer 10 Abs. 5 der bisherigen Fassung der Satzung der Francotyp-Postalia Holding AG durch eine an den Vorsitzenden des Aufsichtsrats oder an den Vorstand zu richtende schriftliche Erklärung unter Einhaltung einer Frist von einem Monat niederlegen. Gemäß Ziffer 10 Abs. 5 der neu zu beschließenden Fassung Satzung kann jedes Mitglied des Aufsichtsrates und jedes Ersatzmitglied sein Amt unter Einhaltung einer Frist von einem Monat auch ohne wichtigen Grund durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates oder, im Falle einer Amtsniederlegung durch den Vorsitzenden, seinem Stellvertreter niederlegen. Der Aufsichtsratsvorsitzende oder, im Falle der Niederlegung durch den Aufsichtsratsvorsitzenden, sein Stellvertreter kann die Frist abkürzen oder auf die Einhaltung der Frist verzichten. Eine Niederlegung aus wichtigem Grund kann ohne Einhaltung einer Frist erfolgen.

Bestandteile, Höhe und Struktur der Aufsichtsratsvergütung

Nach den in der Satzung festgelegten Regelungen in der Form der der Hauptversammlung zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Änderungen erhält jedes Mitglied des Aufsichtsrats eine feste jährliche Grundvergütung in Höhe von EUR 40.000.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält für den mit seiner Tätigkeit verbundenen höheren Organisations- und Verwaltungsaufwand sowie seine besondere Verantwortung für die erfolgreiche und effiziente Zusammenarbeit des Gesamtgremiums eine erhöhte Grundvergütung. Die Vergütung beträgt für den Vorsitzenden nach den in der Satzung festgelegten Regelungen in der Form der der Hauptversammlung zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Änderungen 200 % der Vergütung der übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats.

Die Mitgliedschaft in Ausschüssen des Aufsichtsrats wird mit Blick auf die Bedeutung der Ausschussarbeit und den erhöhten Vorbereitungs- und Arbeitsaufwand zusätzlich vergütet. Danach erhält jedes Mitglied des Aufsichtsrats 10 % je Mitgliedschaft in einem Ausschuss des Aufsichtsrats. Derzeit hat der Aufsichtsrat keine Ausschüsse gebildet.

Die Aufsichtsratsmitglieder sind im Interesse der Gesellschaft in eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für Organmitglieder einbezogen. Die Prämien werden von der Gesellschaft bezahlt.

Das Unternehmen erstattet allen Aufsichtsratsmitgliedern ihre Auslagen sowie die auf ihre Bezüge entfallende Umsatzsteuer.

Ergänzende Angaben zu Punkt 7 der Tagesordnung

Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021

Im nachfolgenden Vergütungsbericht, der gemeinsam durch den Vorstand und den Aufsichtsrat nach den neuen gesetzlichen Regelungen des § 162 Aktiengesetz (AktG) erstellt wurde, werden die Vergütungen der gegenwärtigen und früheren Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats der Francotyp-Postalia Holding AG im Geschäftsjahr 2021 dargestellt und erläutert. Um das Verständnis zu fördern, wird auch das im Geschäftsjahr 2021 beschlossene Vergütungssystem für den Vorstand und den Aufsichtsrat in seinen Grundzügen dargestellt. Er wurde vom Wirtschaftsprüfer gemäß § 162 Abs. 3 AktG geprüft. Der Vermerk zur Prüfung ist diesem Bericht beigefügt.

Ziel dieses Berichtes ist es, den Zusammenhang zwischen der übergeordneten Unternehmensstrategie und der Ausgestaltung des Vergütungssystems deutlich zu machen und gleichzeitig die konkrete Wirkungsweise des Vergütungssystems – das Pay for Performance – nachvollziehbar zu machen. Der Bericht wird erstmals der Hauptversammlung, die über das Geschäftsjahr 2021 beschließt, zur Billigung vorgelegt.

Vergütungssystem des Vorstands

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder

Das aktuelle System der Vergütung für die Mitglieder des Vorstands der Francotyp-Postalia Holding AG wurde vom Aufsichtsrat – unter Zuhilfenahme fachlicher externer Unterstützung – in Übereinstimmung mit §§ 87 Abs. 1, 87a Abs. 1 AktG am 27. April 2021 beschlossen und von der Hauptversammlung am 16. Juni 2021 mit einer Mehrheit von 97,42 Prozent des vertretenen Kapitals gebilligt. Es bestand daher kein Anlass, die Berichterstattung oder die Anwendung des Vergütungssystems zu hinterfragen bzw. Anpassungen vorzunehmen.

Das Vergütungssystem entspricht den Anforderungen des Aktiengesetzes, insbesondere den Anforderungen des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II), und orientiert sich an den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019.

Zusammenfassung wesentlicher Aspekte des Geschäftsjahrs 2021 aus Sicht der Vergütung

Das Geschäftsjahr 2021 war aus Vergütungssicht operativ sehr erfolgreich. Die gute Umsatz- und Ergebnisentwicklung hatte deshalb unmittelbare Auswirkungen auf den Jahresbonus des Vorstands.

Da sich diese Geschäftsentwicklung noch nicht auf den Kursverlauf der FP-Aktie ausgewirkt hat, wurde noch kein Vorteil aus den langfristigen Incentivierungen (LTI 1), die an die Kursentwicklung gekoppelt sind, erzielt. Der auf Nachhaltigkeitsziele abgestellte LTI 2 wird während der Laufzeit nicht unterjährig überprüft.

Die Ausgestaltung der Incentivierung setzt nach Ansicht des Aufsichtsrats auf ein ausgewogenes Gewicht zwischen kurzfristigen, jährlichen Erfolgen und der mehrjährigen nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft. Über die erste Komponente des LTI, virtuelle Aktienoptionen, die frühestens nach vier Jahren ausgeübt werden können, partizipiert das Vorstandsmitglied an der Steigerung des Aktienkurses. Die zweite Komponente des LTI bezieht sich auf Nachhaltigkeitskriterien und berücksichtigt damit die wachsende Bedeutung von Environment, Social and Governance („ESG“-Kriterien) bei der Unternehmensführung.

Anwendung des Vorstandsvergütungssystems im Geschäftsjahr 2021

Seit der Beschlussfassung durch den Aufsichtsrat wird das aktuelle Vergütungssystem für den Vorstand von der Gesellschaft beim Neuabschluss und bei Verlängerungen von Vorstandsdienstverträgen berücksichtigt. Das Vergütungssystem findet keine Anwendung auf die Vergütung der im Geschäftsjahr 2021 bestellten Mitglieder des Vorstands, da ihre Verträge vor der Beschlussfassung über das neue Vergütungssystems abgeschlossen wurden.

Sofern Vorstandsmitgliedern im Sinne des § 162 AktG im Geschäftsjahr 2021 einzelne Vergütungen gewährt wurden, die in früheren Geschäftsjahren unter dem seinerzeit geltenden Vergütungssystem zugesagt worden waren, werden diese ebenfalls dargestellt und erläutert.

Das Vergütungssystem für Vorstände der Francotyp-Postalia Holding AG wird durch den Aufsichtsrat überprüft, insbesondere im Rahmen von Vertragsverhandlungen mit bestehenden oder zukünftigen Mitgliedern des Vorstands. Der Aufsichtsrat kann – entsprechend den gesetzlichen Vorgaben in § 87a Abs. 2 Satz 2 AktG – vorübergehend von dem Vergütungssystem abweichen, wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens der Gesellschaft notwendig ist. Es soll eine regelmäßige Überprüfung stattfinden, wobei eine kalendarische Festlegung nicht erfolgte.

Angaben zu den Vergütungsbestandteilen

Die folgende Darstellung bezieht sich auf das durch die Hauptversammlung 2021 gebilligte Vergütungssystem des Vorstands. Sofern die Vergütung der Vorstandsmitglieder im Geschäftsjahr 2021 von diesen Erläuterungen abweicht, wird dies bei der individuellen Darstellung der konkreten Vorstandsvergütung für das Geschäftsjahr erläutert.

Die Vergütung der Vorstandsmitglieder setzt sich aus erfolgsunabhängigen und erfolgsabhängigen Komponenten zusammen. Indem die Vergütung sowohl an die kurzfristige als auch an die langfristige Entwicklung der Gesellschaft gekoppelt ist, soll eine erfolgreiche und nachhaltige Unternehmensführung unterstützt werden. Durch die Wahl geeigneter Leistungskriterien werden gleichzeitig wichtige Anreize für die Umsetzung der strategischen Neuausrichtung der Gruppe gesetzt.

Als erfolgsunabhängige Festvergütung erhalten die Mitglieder des Vorstands ein Jahresfixgehalt in zwölf gleichen monatlichen Raten. Dies stellt ein sicheres und planbares Einkommen dar. Zusätzlich erhalten sie Nebenleistungen in Form von Sachbezügen, beispielsweise einen Dienstwagen und Versicherungsprämien.

Die erfolgsabhängigen Vergütungsbestandteile setzen sich aus der kurzfristigen variablen Vergütung (Short-Term-Incentive, „STI“) und der langfristigen variablen Vergütung (Long Term Incentive, „LTI“) zusammen. Die kurzfristige Komponente hat einen Bemessungszeitraum von einem Jahr und steht im Zusammenhang mit zwei bis vier Kennzahlen auf der Basis des vom Aufsichtsrat gebilligten Budgets des jeweiligen Geschäftsjahres. Die langfristige Komponente (LTI) besteht aus zwei Bestandteilen und hat einen Bemessungszeitraum von vier Jahren, um eine nachhaltige Unternehmensentwicklung zu fördern. Die erste Komponente des LTI sind virtuelle Aktienoptionen, die dem Vorstandsmitglied zu einem Basispreis zugeteilt werden und die mit einem prozentualen Anteil selbst erworbener und gehaltener Aktien verbunden sein können.

Die virtuellen Aktienoptionen können frühestens nach vier Jahren ausgeübt werden (Vesting), sodass das Vorstandsmitglied entsprechend über die Differenz zwischen Basispreis und Ausübungspreis an der Steigerung des Aktienkurses partizipiert.

Die zweite Komponente des LTI bezieht sich auf zwei gleichwertig vereinbarte Nachhaltigkeitskriterien. Die Erfüllung dieser Komponente wird in bar vergütet. Das erste Kriterium ist die erfolgreiche Aufrechterhaltung bzw. Re-Zertifizierung von fünf ISO-Zertifizierungen über den gesamten Zeitraum. Das zweite Kriterium ist die Reduktion der CO2-Emissionen um bestimmte Zielwerte, im Vergleich zu Beginn und Ende des Bonuszeitraums, die vertraglich vereinbart werden. Die Mitglieder des Vorstands erhalten auf diese zweite LTI-Komponente Abschlagszahlungen, die nach dem Bemessungszeitraum verrechnet werden.

Der Aufsichtsrat legt für die Vorstandsmitglieder die konkrete Zielvergütung sowie die Leistungskriterien für die im Vergütungssystem vorgesehenen variablen Vergütungsbestandteile für das jeweils bevorstehende Geschäftsjahr fest. Mindestens 80 Prozent der geplanten Zielgrößen müssen erreicht werden, um einen Anspruch auf die vereinbarten Bonuskomponenten zu haben. Eine Zielerreichung von 120 Prozent bildet die Obergrenze (Cap).

Der Anteil der langfristigen variablen Vergütung übersteigt den Anteil der kurzfristigen variablen Vergütung an der Zielgesamtvergütung.

Festsetzung der Zielvergütung

Der Anteil der erfolgsunabhängigen Vergütung macht ca. 30-50 Prozent der Zielgesamtvergütung aus. Die Festvergütung trägt ca. 26-48 Prozent zur Zielgesamtvergütung bei und die regulären Nebenleistungen im Normalfall ca. 2-4 Prozent.

Die erfolgsabhängige Vergütung macht insgesamt ca. 50-70 Prozent der Zielgesamtvergütung aus, womit unmittelbar dem Pay-for-Performance Ansatz Rechnung getragen wird. Der Anteil des Zielbetrags des STI an der Zielgesamtvergütung beläuft sich dabei auf etwa 15-20 Prozent, während rund 30-55 Prozent der Zielgesamtvergütung auf den Zielbetrag des LTI entfallen. Hiermit wird sichergestellt, dass die variable Vergütung, die sich aus dem Erreichen langfristig orientierter Ziele ergibt, den Anteil übersteigt, der sich aus kurzfristig orientierten Zielen ergibt.

Die vorgesehene Zielvergütung der Vorstandsmitglieder für das Geschäftsjahr 2021 und den jeweiligen Anteil der Vergütungskomponenten an der Gesamtvergütung zeigt die folgende Tabelle:

Bei der Festlegung der Zielvergütung wurde eine 100-prozentige Zielerreichung der variablen Vergütungsbestandteile zugrunde gelegt.

Die aktuellen Mitglieder des Vorstands haben keine Versorgungszusagen erhalten. Sie erhalten teilweise Zuschüsse zur Rentenversicherung (Versorgungsaufwand). Für Pensionsverpflichtungen gegenüber ehemaligen Vorstandsmitgliedern wurden 1.956 TEUR zurückgestellt. Der letzte Anspruchsberechtigte ist 2008 aus dem Unternehmen ausgeschieden.

Angaben zu Aktien und Aktienoptionen

Die Mitglieder des Vorstands erhalten keine Vergütungskomponenten in Form von Aktien oder Optionen auf Aktien der Francotyp-Postalia Holding AG. Die langfristige variable Vergütung des Vorstands steht über virtuelle Aktienoptionen im Zusammenhang mit der Aktienkursentwicklung der Francotyp-Postalia Holding AG.

Als Bestandteil der Vergütungskomponente LTI 1 besteht nur für Herrn Lind die Verpflichtung, 8 Prozent der zugeteilten virtuellen Aktienoptionen als Aktien der Gesellschaft zu erwerben und ab dem Erwerb für 4 Jahre zu halten (Share Ownership Guidelines).

Angaben zur Rückforderung variabler Vergütungsbestandteile

Die Vergütung der Vorstandsmitglieder stellt sicher, dass besondere Leistungen gemäß Auffassung des Aufsichtsrats angemessen honoriert werden und Zielverfehlungen zu einer spürbaren Verringerung der Vergütung führen. Darüber hinaus sehen die Dienstverträge der aktuellen Vorstandsmitglieder vor, dass ihnen im Falle der vorzeitigen Beendigung aufgrund einer schwerwiegenden Pflichtverletzung kein Langfristbonus zusteht und hierauf eventuell erhaltene Abschlagzahlungen zurückerstattet werden müssen. Im Geschäftsjahr 2021 wurden keine variablen Vergütungsbestandteile zurückgefordert oder einbehalten.

Angaben zu Abweichungen vom Vergütungssystem

Die Gesellschaft hat mit den derzeit bestellten Vorstandsmitgliedern Dienstverträge geschlossen, bevor das aktuelle Vergütungssystem beschlossen wurde. Es findet folglich nicht in jeder Hinsicht Anwendung auf die bestehenden Verträge. So ist es dem Aufsichtsrat beispielsweise möglich, Effekte auf den Langfristbonus aus Kapitalmaßnahmen, die im Bemessungszeitraum durchgeführt werden, auszugleichen.

Der Dienstvertrag mit dem Finanzvorstand Martin Geisel wurde für die Dauer von zwei Jahren abgeschlossen. Die Bemessungsgrundlage des Langfristbonus stellt folglich auf diesen Zeitraum ab, in dem er als Vorstand die Geschicke der Gesellschaft mitgestalten und beeinflussen kann.

Angaben zur Umsetzung des Beschlusses der Hauptversammlung

Das Vergütungssystem für den Vorstand wird beim Neuabschluss und bei Verlängerungen von Vorstandsdienstverträgen, welche mit der Gesellschaft abgeschlossen werden, berücksichtigt. Auf die Vergütung der aktuell bestellten Vorstände findet es daher noch keine vollständige Anwendung.

Gewährte und geschuldete Vergütung

Die den jeweiligen Vorständen der Gesellschaft gewährte und geschuldete Vergütung stellt sich für die einzelnen Komponenten wie folgt dar, wobei die Vergütung dem Geschäftsjahr zugerechnet wird, in dem die zugrunde liegende Tätigkeit vollständig erbracht worden ist („erdienungsorientierte Sichtweise“):

Angaben zur Einhaltung der Maximalvergütung

Der Aufsichtsrat hat gemäß § 87a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG eine Maximalvergütung festgelegt, welche den tatsächlich zufließenden Gesamtbetrag der für ein bestimmtes Geschäftsjahr gewährten Vergütung (Festvergütung + Nebenleistungen + Auszahlung aus STI + Auszahlung aus LTI) beschränkt. Für den Vorstandsvorsitzenden beläuft sich die jährliche Maximalvergütung auf 2.500.000,- Euro brutto, für die ordentlichen Vorstandsmitglieder auf je 1.900.000,- Euro brutto. Diese Maximalvergütungen werden lediglich dann ermöglicht, wenn sich der Aktienkurs der Gesellschaft in einem derartigen Maße steigert, dass die maximale Vergütung aus den virtuellen Aktienoptionen generiert wird.

Die Überprüfung der Einhaltung der Maximalvergütung ist faktisch noch nicht möglich ist, da sie noch vom Zufluss variabler Vergütungsbestanteile in zukünftigen Jahren abhängt. Über die Einhaltung der Maximalvergütung kann und wird daher voraussichtlich erstmals im Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 berichtet.

Erläuterungen zu den variablen Vergütungsbestandteilen

Carsten Lind, Vorsitzender des Vorstands

Der Aufsichtsrat hat mit Herrn Lind Ziele für den Jahresbonus für das Geschäftsjahr 2021 vereinbart, die sich auf den Konzernumsatz und das EBITDA beziehen. Voraussetzung für den Jahresbonus ist eine Zielerreichung von mehr als 80 Prozent. Bei einer Zielerreichung von 100 Prozent beträgt der Jahresbonus 180.000 Euro. Das Cap (120-prozentige Zielerreichung) liegt bei einem Bonusbetrag von 360.000 Euro. Die Auszahlung des Jahresbonus erfolgt in dem Monat, der auf die Beschlussfassung der Hauptversammlung über den Jahresabschluss folgt und ist folglich in die Tabelle als „geschuldet“ eingeflossen. Die Berechnung des Bonus erfolgte gemäß folgender Darstellung:

Für das Geschäftsjahr 2020, in dem Herr Lind zum 1. Juni 2020 zum Vorstand bestellt wurde, war eine 100 %ige Zielerreichung unterstellt und die Höhe des Jahresbonus zeitratierlich bemessen worden.

Herrn Lind wurden als LTI, erste Komponente, zu Beginn des vierjährigen Bonuszeitraums am 1. Juni 2020 insgesamt 350.000 virtuelle Aktienoptionen zu einem Basispreis von 3,60 Euro zugeteilt. Jeweils ein Viertel der virtuellen Aktienoptionen wird nach 12, 24, 36 und 48 Monaten unverfallbar. Ferner wurden weitere 50.000 virtuelle Aktienoptionen zugesagt, diese sind mit dem Aufbau des digitalen Geschäfts verknüpft. In Abhängigkeit vom Ausübungspreis, der keine Mindesthürde erfüllen muss, und dem Zeitpunkt der Ausübungserklärung ist eine Feststellung der Höhe des LTI erst später möglich. Der Betrag ist auf 15 Euro je virtueller Aktienoption begrenzt (Cap). Die Aktienoptionen wurden im Geschäftsjahr 2020 zu einem beizulegenden Zeitwert (fair value at grant) in Höhe von 221 TEUR zugeteilt. Im Jahresabschluss 2020 wurde eine Rückstellung in Höhe von 32 TEUR gebildet.

Des Weiteren wurden mit Herrn Lind Nachhaltigkeitsziele vereinbart. Diese ESG-Kriterien beziehen sich zur Hälfte auf die erfolgreiche Re-Zertifizierung von fünf ISO-Zertifizierungen und zur Hälfte auf die Reduktion der CO2-Emissionen. Auf die vereinbarten LTI-Ziele dieser zweiten Komponente (ESG) erhält Herr Lind jährliche Abschlagszahlungen in Höhe von 40.000 Euro, die am Ende des Bemessungszeitraums von vier Jahren verrechnet werden. Voraussetzung ist eine Zielerreichung von mehr als 80 Prozent. Bei einer Zielerreichung von 100 Prozent beträgt dieser LTI 280.000 Euro.

Das Cap (120-prozentige Zielerreichung) liegt bei einem Bonusbetrag von 560.000 Euro. Die Auszahlung erfolgt in dem Monat, nachdem der Bonuszeitraum abgelaufen ist und die Erreichung der vereinbarten Ziele ermittelt werden konnte, voraussichtlich also im Geschäftsjahr 2025. Der Aufsichtsrat hat also die Vergütung sowohl an die kurzfristige als auch an die langfristige Entwicklung der Gesellschaft gekoppelt, so dass sie eine erfolgreiche und nachhaltige Unternehmensführung unterstützt. Durch die Wahl geeigneter Leistungskriterien wurden gleichzeitig wichtige Anreize für die Umsetzung der strategischen Neuausrichtung der Gruppe gesetzt. Durch die Verknüpfung des LTI 1 mit der Entwicklung des Aktienkurses ist außerdem eine hohe Übereinstimmung des Interesses mit dem der Aktionäre gegeben.

Martin Geisel, Finanzvorstand

Der Aufsichtsrat hat mit Herrn Geisel einen Jahresbonus für das Geschäftsjahr 2021 vereinbart. Für das Geschäftsjahr 2021 belief sich der Mindestbonus auf 100.000 Euro. Voraussetzung für den Jahresbonus im Folgejahr ist eine Zielerreichung verschiedener vereinbarter KPIs von kumuliert mehr als 80 Prozent. Bei einer Zielerreichung von 100 Prozent beträgt der Jahresbonus 150.000 Euro. Das Cap (125-prozentige Zielerreichung) liegt bei einem Bonusbetrag von 187.500 Euro. Die Auszahlung des Jahresbonus erfolgt in dem Monat, der auf die Beschlussfassung der Hauptversammlung über den Jahresabschluss folgt und ist folglich in die Tabelle als „geschuldet“ eingeflossen.

Die Berechnung des Bonus für das Geschäftsjahr 2021 erfolgte gemäß folgender Darstellung:

Die ESG-Kriterien beziehen sich zur Hälfte auf die erfolgreiche Re-Zertifizierung von fünf ISO-Zertifizierungen und zur Hälfte auf die Reduktion der CO2-Emissionen.

Herrn Geisel wurde außerdem ein LTI mit einem zweijährigen Bemessungszeitraum zugesagt. Dieser stellt auf die Steigerung des Aktienkurses ab. Eine Zielerreichung von 100 Prozent ist gegeben, wenn der Aktienkurs in diesem Zeitraum um 25 Prozent steigt. Der Aktienkurs zum Beginn des Bemessungszeitraums (d.h. dem 1. Januar 2021) ermittelt sich aus dem arithmetischen Mittel der Xetra-Tages-Schlusskurse der letzten 30 Handelstage vor dem Beginn des Bemessungszeitraums, das entspricht 3,29 Euro. Daraus würde eine Bonuszahlung in Höhe von 350.000 Euro resultieren. Die Mindestzielerreichung beträgt 80 Prozent, dies entspricht einem Bonusbetrag in Höhe von 280.000 Euro. Der Maximalbetrag (Cap) beläuft sich auf 525.000 Euro und entspricht einer Zielerreichung von 150 Prozent. In Abhängigkeit von der Entwicklung des Aktienkurses im Geschäftsjahr wäre eine Abschlagzahlung auf diesen LTI erfolgt, wenn der Kurs im Jahresverlauf mindestens 20 Prozent gestiegen wäre. Diese Abschlagszahlung hätte am Ende des Gesamtzeitraums zurückgezahlt werden müssen, wenn der Kurs wieder unter den Mindestwert der Zielerreichung von 80 Prozent gesunken wäre. Die Auszahlung erfolgt in dem Monat, nachdem der Bonuszeitraum abgelaufen ist und die Erreichung des vereinbarten Ziels ermittelt werden konnte, voraussichtlich also im Geschäftsjahr 2023.

Auch für Herrn Geisel hat der Aufsichtsrat die Vergütung sowohl an die kurzfristige als auch an die langfristige Entwicklung der Gesellschaft gekoppelt, so dass sie eine erfolgreiche und nachhaltige Unternehmensführung unterstützt. Durch die Wahl geeigneter Leistungskriterien wurden gleichzeitig wichtige Anreize für die Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele gesetzt. Durch die Verknüpfung des LTI mit der Entwicklung des Aktienkurses ist außerdem eine hohe Übereinstimmung des Interesses mit dem der Aktionäre gegeben.

Erläuterung der Angaben die ausgeschiedenen Mitglieder des Vorstands betreffend

Der Vertrag mit einer Laufzeit bis zum 31. Dezember 2021 mit dem Vorstandsmitglied Sven Meise wurde am 11. Januar 2021 vorzeitig beendet. Gemäß der Aufhebungsvereinbarung standen ihm Vergütungsansprüche bis zum Ende der originären Vertragslaufzeit zu. Darüber hinaus wurde die Auszahlung der Boni (STI und LTI) für die Jahre 2018-2021 vereinbart. Er hat keine Abfindung erhalten. Auf die Boni wurden Abschlagszahlungen geleistet, die zunächst auf vorläufigen Zahlen für das Geschäftsjahr 2020 und 2021 basierten. Im April 2022 sind weitere Zahlungen für Boni i.H.v. 188 TEUR zu leisten. Die langfristige Vergütung ist an die Konzernziele „EBITDA“ und „Umsatz“ des vereinbarten Budgets sowie an die individuellen Ziele „Entwicklung digitaler Produkte“ und „Umsatzsteigerung bei freesort und IAB“ mit einem Bemessungszeitraum von vier Jahren geknüpft. Die Berechnung erfolgte anhand der tatsächlichen Kennzahlen für das Geschäftsjahr 2020 unter Berücksichtigung erhaltener Abschlagszahlungen.

Der Vorstandsvertrag mit Patricius de Gruyter war bis zum 31. Mai 2021 abgeschlossen und wurde nicht über dessen Ablauf hinaus verlängert. Zum Ende seiner Dienstzeit wurde ebenfalls vereinbart, Boni (STI und LTI) für die Jahre 2018-2020 auszuzahlen. Im April 2022 sind weitere Zahlungen für Boni i.H.v. 103 TEUR zu leisten. Die langfristige Vergütung ist an Konzernziele sowie an individuelle Ziele mit einem Bemessungszeitraum von vier Jahren geknüpft. Die Berechnung erfolgt anhand der tatsächlichen Kennzahlen für das Geschäftsjahr 2020 und zeitanteilig für 2021 unter Berücksichtigung erhaltener Abschlagszahlungen.

Rüdiger Andreas Günther ist 2020 aus dem Vorstand ausgeschieden und erhielt bis einschließlich Februar 2021 vertragsgemäße Zahlungen seines Gehalts. Im Geschäftsjahr 2021 wurden aufgrund gerichtlicher und außergerichtlicher Einigungen Boni (STI und LTI) i.H.v. 1.249 TEUR für die Jahre 2018-2020 gezahlt. Darüber hinaus hat Herr Günther eine Abfindung i.H.v. 655 TEUR für sein vorzeitiges Ausscheiden erhalten. Basis der variablen Vergütung für 2020 bildet eine Zielvereinbarung, die sowohl kurzfristige als auch langfristige Elemente enthält. ,Vereinbart waren die Konzernziele „Umsatz“ und „EBITDA“ sowie Einhaltung der erwarteten Ertragsentwicklungen aus dem Restrukturierungsprogramm Jump.

Alle drei ehemaligen Mitglieder des Vorstands erhielten außerdem eine langfristige aktienbasierte Vergütung in Form von virtuellen Anteilen oder virtuellen Aktienoptionen mit einer vierjährigen Sperrfrist, die zusätzlich anteilig mit selbst erworbenen Aktien zu unterlegen waren. Der Aktienoptionsplan 2015 wird im Geschäftsbericht im Abschnitt IV, Textziffer (26) Eigenkapital erläutert.

Die Zahlungen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden der Mitglieder des Vorstands erfolgten unter Einhaltung der für ihre Verträge geltenden höhenmäßigen Begrenzungen (Caps). Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot wurde in keinem Fall vereinbart. Es wurden im Geschäftsjahr 2021 keine Vergütungszahlungen an andere frühere Vorstandsmitglieder geleistet.

Überprüfung der Angemessenheit der Vorstandsvergütung

Der Aufsichtsrat hat die Angemessenheit der Vorstandsvergütung für das Geschäftsjahr 2021 überprüft. Die Beurteilung der Üblichkeit der Vergütung erfolgt sowohl im Vergleich zu anderen Unternehmen (horizontaler Vergleich) als auch innerhalb der Francotyp-Postalia Gruppe anhand des Verhältnisses der Vorstandsvergütung zur Vergütung des oberen Führungskreises und der Belegschaft insgesamt (vertikaler Vergleich). Aufgrund der Größe der Francotyp-Postalia – gemessen an den Größenkriterien Umsatz, Mitarbeiter und Marktkapitalisierung – werden für den horizontalen Vergleich die Unternehmen im Bereich der Frankiermaschinen und auch des Postversands herangezogen. Hierbei werden die unmittelbaren Mitbewerber der Gesellschaft im Besonderen betrachtet, sofern deren Vergütungsparameter ermittelbar sind. Es stellt sich insgesamt immer die Schwierigkeit, dass die mittelständisch geprägten Mitbewerber nicht börsennotiert sind und damit entsprechende Vergütungshöhen und -strukturen nicht immer nachvollziehbar zur Verfügung stehen. Zudem berücksichtigt der Aufsichtsrat regelmäßig, wie sich die wirtschaftliche Lage der Francotyp-Postalia im Vergleich zu den Unternehmen des SDAX entwickelt. Zur Angemessenheitsprüfung und Beurteilung der Üblichkeit der Vorstandsvergütung innerhalb des Unternehmens (vertikaler Vergleich) wird für den oberen Führungskreis auf die Managementebenen unterhalb des Vorstands der Francotyp-Postalia Holding AG abgestellt, für die Belegschaft insgesamt auf die Durchschnittsvergütung der Vollzeitbeschäftigten der Gruppe in Deutschland. Hierbei werden sowohl das aktuelle Verhältnis als auch die Veränderung des Verhältnisses im Zeitverlauf berücksichtigt. Die externe und interne Angemessenheit werden in regelmäßigen Abständen überprüft.

Der Aufsichtsrat ist zu dem Ergebnis gekommen, dass die Vorstandsvergütung für das Geschäftsjahr 2021 angemessen war.

Leistungszusagen von Dritten

Die Mitglieder des Vorstands haben keine Leistungszusagen von Dritten erhalten, weder konzernintern noch konzernextern, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit als Vorstandsmitglieder der Francotyp-Postalia Holding AG stehen.

Leistungen im Fall der vorzeitigen Beendigung

Beruht der Widerruf der Bestellung zum Vorstand auf einem wichtigen Grund, der nicht zugleich ein wichtiger Grund im Sinne des § 626 BGB für die fristlose Kündigung des Dienstvertrages ist, hat das Vorstandsmitglied Anspruch auf eine pauschale, am Tage der rechtlichen Beendigung fällige Abfindung. Die Höhe der dann fälligen Abfindung entspricht einem prozentualen Anteil der letzten Jahresvergütung des jeweiligen Vorstandsmitglieds, bestehend aus Festgehalt und STI ohne LTI und ohne sonstige Entgeltkomponenten. Dieser entspricht in jedem Fall jedoch maximal insgesamt der Höhe der Festvergütungsansprüche für die restliche Vertragslaufzeit.

Im Falle einer sonstigen vorzeitigen Beendigung des Dienstvertrages ohne wichtigen Grund nach § 626 BGB können die Gesellschaft und das Vorstandsmitglied gesonderte Regelungen treffen; dabei dürfen Zahlungen an das Vorstandsmitglied einschließlich Nebenleistungen den Wert einer Jahresvergütung nicht überschreiten (Abfindungs-Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Dienstvertrages vergüten. Für die Berechnung des Abfindungsanspruchs und des Abfindungs-Caps ist auf die Gesamtvergütung des letzten abgelaufenen Geschäftsjahres abzustellen; vor Ablauf des ersten Geschäftsjahres wird auf das laufende Geschäftsjahr (pro-rata) abgestellt.
Scheidet ein Vorstandsmitglied aufgrund einer schwerwiegenden Pflichtverletzung aus seinem Dienstverhältnis aus („Bad-Leaver-Situation“), können auch die unverfallbaren sowie die bereits zur Ausübung fälligen virtuellen Aktienoptionen nicht mehr ausgeübt werden. Sämtliche virtuelle Aktienoptionen verfallen ersatzlos.

Sollte zukünftig ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot mit einem Mitglied des Vorstands vereinbart werden, würde die Abfindungszahlung auf die Karenzentschädigung angerechnet werden.

Erfolgt ein Widerruf der Bestellung gemäß § 84 Abs. 3 AktG innerhalb von drei Monaten nach dem Bekanntwerden eines Kontrollwechsels (Change-of-Control) auf Betreiben des neuen Mehrheitsgesellschafters und beruht der Widerruf nicht auf einem wichtigen Grund gemäß § 626 BGB, so erhöht sich der Abfindungsanspruch auf den Betrag der Jahresgesamtvergütung des letzten abgelaufenen Geschäftsjahres, maximal jedoch auf die Höhe der Vergütungsansprüche für die restliche Vertragslaufzeit.

Leistungen im Fall der regulären Beendigung

Für den Fall der regulären Beendigung eines Vorstandsvertrags wurden keine separaten Regelungen vorgesehen und keine diesbezüglichen Vereinbarungen getroffen. Insbesondere wurden keine Leistungen der Gesellschaft für eine Altersversorgung zugesagt.

Ausblick auf das Geschäftsjahr 2022 aus Vergütungssicht

Es sind keine vergütungsbezogenen Änderungen für das Geschäftsjahr 2022 geplant. Der Aufsichtsrat hat keine Anpassungen der Vergütungshöhen oder Änderungen im Vergütungssystem beschlossen.

1. Vergütungssystem des Aufsichtsrats

Beschlussfassung über das Vergütungssystems für die Mitglieder des Aufsichtsrats

Über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats beschließt die Hauptversammlung. Die Vergütung ist in Ziffer 17 der Satzung der Gesellschaft festgelegt. Vorstand und Aufsichtsrat haben die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder überprüft und sind zu dem Ergebnis gekommen, dass die bisher geltende Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft angemessen ist. Vorstand und Aufsichtsrat haben der Hauptversammlung am 16. Juni 2021 daher vorgeschlagen, das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats unverändert zu beschließen. Diesem Vorschlag wurde mit einer Mehrheit von 92,62 Prozent des vertretenen Kapitals zugestimmt.

Ausgestaltung und Anwendung des Vergütungssystems für den Aufsichtsrat

Das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat ist in der Satzung geregelt und gibt sowohl den abstrakten als auch den konkreten Rahmen für die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder vor. Hierdurch ist gewährleistet, dass die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder stets dem von der Hauptversammlung beschlossenen Vergütungssystem entspricht.

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats besteht aus einer Grundvergütung sowie Zuschlägen, die für die Übernahme bestimmter Funktionen angesichts des damit zusätzlichen Arbeitsaufwands gewährt werden.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten eine feste jährliche Vergütung von Euro 30.000 für jedes volle Geschäftsjahr in diesem Amt. Weiterhin erhalten der Vorsitzende des Aufsichtsrats einen Zuschlag in Höhe von Euro 15.000 und der stellvertretende Vorsitzende einen Zuschlag in Höhe von Euro 7.500 auf die Grundvergütung. Diese Zuschläge tragen im Einklang mit der Empfehlung G.17 DCGK der mit der Ausübung dieser Ämter verbundenen besonderen Verantwortung sowie dem erheblichen zusätzlichen Organisations- und Verwaltungsaufwand Rechnung.

Aufgrund des damit regelmäßig verbundenen erhöhten Vorbereitungs- und Arbeitsaufwands und entsprechend der Empfehlung G.17 DCGK erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats je Mitgliedschaft in einem Ausschuss eine zusätzliche jährliche Vergütung von Euro 3.000, sofern ein solcher in dem betreffenden Geschäftsjahr mindestens zweimal getagt hat. Derzeit hat der Aufsichtsrat angesichts seiner Zahl von drei Mitgliedern keine Ausschüsse eingerichtet.

Aufsichtsratsmitglieder, die dem Aufsichtsrat nicht während eines vollen Geschäftsjahres angehört haben oder jeweils den Vorsitz oder den stellvertretenden Vorsitz des Aufsichtsrats nicht während eines vollen Geschäftsjahres innegehabt haben, erhalten die Vergütung zeitanteilig unter Aufrundung auf volle Monate.

Die Vergütung wird im letzten Monat des jeweiligen Geschäftsjahrs ausgezahlt.

Die Gesellschaft stellt den Mitgliedern des Aufsichtsrats Versicherungsschutz in einem für die Ausübung der Aufsichtsratstätigkeit angemessen Umfang zur Verfügung und entrichtet die hierfür fälligen Prämien. Außerdem erstattet die Gesellschaft jedem Aufsichtsratsmitglied die ihm bei der Ausübung seines Amtes entstandenen angemessen und nachgewiesenen Auslagen sowie die auf die Vergütung gegebenenfalls entfallende Umsatzsteuer.

Eine variable Vergütung, die vom Erreichen bestimmter Erfolge bzw. Ziele abhängt, ist für die Aufsichtsratsmitglieder nicht vorgesehen. Der Aufsichtsrat kann damit seine Entscheidungen zum Wohle der Gesellschaft und damit an einer langfristigen Geschäftsstrategie und einer nachhaltigen Entwicklung ausrichten, ohne dabei anderweitige Motive zu verfolgen. Aufgrund der besonderen Art der Aufsichtsratsvergütung, welche sich wegen des aufsichtsrechtlichen Charakters grundlegend von der Tätigkeit von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern der Gesellschaft unterscheidet, erfolgt kein sogenannter vertikaler Vergleich mit der Arbeitnehmervergütung.

Die Hauptversammlung wird zukünftig mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder beschließen. Der Aufsichtsrat wird daher künftig mindestens alle vier Jahre eine Analyse seiner Vergütung vornehmen, um der Hauptversammlung gemeinsam mit dem Vorstand einen entsprechenden Beschlussvorschlag zu unterbreiten. Im Geschäftsjahr 2021 wurde das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat in allen Aspekten wie in Ziffer 17 der Satzung der Gesellschaft geregelt angewendet. Die Mitglieder des Aufsichtsrats haben im Berichtsjahr keine weiteren Vergütungen bzw. Vorteile für persönlich erbrachte Leistungen, insbesondere Beratungs- und Vermittlungsleistungen, erhalten. Den Aufsichtsratsmitgliedern wurden darüber hinaus weder Kredite noch Vorschüsse gewährt noch wurden zu ihren Gunsten Haftungsverhältnisse eingegangen.

Individualisierte Offenlegung der Vergütung des Aufsichtsrats

Die folgende Tabelle stellt die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder im abgelaufenen Geschäftsjahr nach § 162 AktG dar, wobei die Vergütung dem Geschäftsjahr zugerechnet wird, in dem die zugrunde liegende Tätigkeit vollständig erbracht worden ist („erdienungsorientierte Sichtweise“):

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung

Die folgende vergleichende Darstellung stellt die jährliche Veränderung der Vergütung der gegenwärtigen und früheren Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Ertragsentwicklung der Gesellschaft und der Vergütung von Arbeitnehmern auf Vollzeitäquivalenzbasis dar. Die durchschnittliche Vergütung der Arbeitnehmer umfasst den Personalaufwand für Löhne und Gehälter, für Nebenleistungen, für Arbeitgeberanteile der Sozialversicherung sowie für jegliche dem Geschäftsjahr zuzurechnenden kurzfristig variablen Vergütungsbestandteile. So entspricht auch die Vergütung der Arbeitnehmer – im Einklang mit der Vergütung des Vorstands und des Aufsichtsrats – im Grundsatz der gewährten und geschuldeten Vergütung im Sinne von § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG. Für die Vergütung der Arbeitnehmer (ohne Auszubildende und Aushilfen) wurde auf die durchschnittlichen Löhne und Gehälter der Mitarbeiter der Gruppe in Deutschland im jeweiligen Geschäftsjahr abgestellt.

Herr Lind ist im Geschäftsjahr 2020 zum 1. Juni in den Vorstand berufen worden. Herr Geisel war 2020 noch kein Vorstandsmitglied bei FP. Die Veränderungen der Vergütung von Dr. Granderath und Herrn Wittan beruhen auf unterjährigem Eintritt 2020 in das Gremium.

Herr Röhrig wechselte 2020 vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zum Mitglied des Aufsichtsrats. Herr Oppermann und Herr Dr. Schindl sind 2020 aus dem Gremium ausgeschieden.

Berlin, den 27. April 2022

Carsten Lind
Vorstand

Martin Geisel
Vorstand

Dr. Alexander Granderath
Vorsitzender des Aufsichtsrats

Lars Wittan
Aufsichtsrat

Klaus Röhrig
Aufsichtsrat

Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG

An die Francotyp-Postalia Holding AG, Berlin,

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der Francotyp-Postalia Holding AG, Berlin, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (08.2021)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer / vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen – beabsichtigten oder unbeabsichtigten – falschen Darstellungen ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Umgang mit etwaigen irreführenden Darstellungen

Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, den Vergütungsbericht unter Berücksichtigung der Kenntnisse aus der Abschlussprüfung zu lesen und dabei für Anzeichen aufmerksam zu bleiben, ob der Vergütungsbericht irreführende Darstellungen in Bezug auf die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts enthält.

Falls wir auf Grundlage der von uns durchgeführten Arbeiten zu dem Schluss gelangen, dass eine solche irreführende Darstellung vorliegt, sind wir verpflichtet, über diese Tatsache zu berichten. Wir haben in diesem Zusammenhang nichts zu berichten.

Berlin, den 28. April 2022

KPMG AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Waubke
Wirtschaftsprüfer

Klein
Wirtschaftsprüfer

II.

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („GesRuaCOVBekG“) in Verbindung mit § 118 Abs. 1 S. 2 AktG sowie gemäß Ziffer 22 Abs. 6 der Satzung der Gesellschaft hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die diesjährige Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Den Aktionären wird dabei die Möglichkeit eröffnet an der Hauptversammlung insbesondere auch im Wege der elektronischen Kommunikation teilzunehmen und ihre Stimmen abzugeben.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2022 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des GesRuaCOVBekG führt zu Änderungen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre insbesondere auch über elektronische Kommunikation (Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung wird ermöglicht. Den Aktionären wird im Vorfeld der Hauptversammlung ein Fragerecht eingeräumt.

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben in der virtuellen Hauptversammlung in der Konzeption nach dem COVID-19-Gesetz nicht die Möglichkeit, sich in Redebeiträgen zur Tagesordnung zu äußern. Ihnen wird aber – über die Vorgaben des COVID-19-Gesetzes hinaus – nach erfolgter Anmeldung die Möglichkeit eingeräumt, vor der Hauptversammlung eine Stellungnahme in Textform mit Bezug zur Tagesordnung zur Veröffentlichung durch die Gesellschaft einzureichen.

Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung einlegen.

Wir bitten die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten daher auch in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu den weiteren ausübbaren Aktionärsrechten.

Voraussetzungen für die Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) sind nicht berechtigt, physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen. Zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung mittels Bild- und Tonübertragung, zur Ausübung des Stimmrechts mittels Briefwahl (keine elektronische Teilnahme) oder durch Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und zur Wahrnehmung der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter der nachfolgenden Adresse anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.

Gemäß Ziffer 20 Abs. 2 der Satzung erfolgt der Nachweis der Berechtigung zur Ausübung der versammlungsbezogenen Aktionärsrechte durch einen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG bzw. Art. 5 der EU-Durchführungsverordnung 2018/1212 (EU-DVO).

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also den 25. Mai 2022, 0:00 Uhr (MESZ), (Nachweisstichtag / Record Date) beziehen. Es wird darauf hingewiesen, dass in den Mitteilungen nach § 125 AktG, welche in Form und Inhalt gemäß EU-DVO aufzustellen sind, in Feld C5 der Tabelle 3 der EU-DVO ein Aufzeichnungsdatum anzugeben ist. Dieses Aufzeichnungsdatum (im vorliegenden Fall: 24. Mai 2022, 22:00 Uhr UTC (koordinierte Weltzeit)) ist nicht identisch mit dem nach § 123 Abs. 4 AktG zu benennenden Record Date (im vorliegenden Fall den 25. Mai 2022, 0:00 Uhr (MESZ)). Die Gesellschaft folgt hier einer Empfehlung des Umsetzungsleitfadens des Bundesverbandes Deutscher Banken zur Aktionärsrechtsrichtlinie II/ARUG II für den deutschen Markt.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilbesitzes müssen der Gesellschaft jeweils unter der nachstehend genannten Adresse in Textform (schriftlich, per Telefax oder per E-Mail) und in deutscher oder englischer Sprache spätestens bis zum Ablauf des 8. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), („Anmeldefrist“) zugegangen sein:

Francotyp-Postalia Holding AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (0) 89 210 27 289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Nach Eingang der Anmeldung und des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Stimmrechtskarten mit den Zugangsdaten für das zugangsgeschützte HV-Portal zum Zwecke der elektronischen Zuschaltung zur Hauptversammlung zugesandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarte sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises Sorge zu tragen.

Der Nachweisstichtag („Record Date“) ist das entscheidende Datum für die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes auf den Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben hierfür keine Bedeutung. Mit dem Nachweisstichtag ist keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien verbunden. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur elektronischen Zuschaltung zur Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, können sich nicht elektronisch zur Hauptversammlung zuschalten und/oder ihr Stimmrecht ausüben. Der Nachweisstichtag ist im Übrigen kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung.

Übertragung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet

Die Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte für die gesamte Dauer der Versammlung am 15. Juni 2022 ab 12:00 Uhr (MESZ) in Bild und Ton im Internet über das zugangsgeschützte HV-Portal unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

übertragen. Die Zugangsdaten für das HV-Portal werden mit der Stimmrechtskarte zur virtuellen Hauptversammlung übersandt (siehe dazu vorstehende Ziffer II.1).

Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Stimmabgabe im Wege der Briefwahl

Stimmberechtigte Aktionäre (bzw. deren Bevollmächtigte) können ihre Stimme schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl).

Eine schriftliche Stimmabgabe per Post muss der Gesellschaft bis spätestens 14. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), eingehend an die nachfolgende Adresse übermittelt worden sein:

Francotyp-Postalia Holding AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

Später eingehende schriftliche Briefwahlstimmen können nicht berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass wir auf die Postlaufzeiten keinen Einfluss haben.

Aktionäre, die ihre Stimme schriftlich per Post abgeben möchten, werden gebeten, das von der Gesellschaft hierfür bereitgehaltene Briefwahlformular zu verwenden. Das Briefwahlformular erhalten die Aktionäre, die sich rechtzeitig angemeldet haben, mit der Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung. Unmittelbar nach der Einberufung der Hauptversammlung werden zudem ein Formular für die Stimmabgabe sowie ein Formular für deren Widerruf über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

zugänglich sein.

Eine Änderung oder ein Widerruf der schriftlichen Stimmabgabe per Post muss bis zum 14. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), eingehend an die oben genannte Adresse übermittelt worden sein.

Für die Stimmabgabe per Briefwahl im Wege der elektronischen Kommunikation verwenden Sie bitte das zugangsgeschützte HV-Portal unter der Internetadresse

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

Es wird darauf hingewiesen, dass hierfür ebenfalls eine Anmeldung im zugangsgeschützten HV-Portal unter Nutzung der mit der Stimmrechtskarte übermittelten Login-Daten erforderlich ist.

Die Briefwahl im Wege der elektronischen Kommunikation erfolgt ausschließlich über das zugangsgeschützte HV-Portal. Die Stimmabgabe ist für angemeldete Aktionäre oder Aktionärsvertreter ab dem 25. Mai 2022 unter Verwendung der auf zugesandten Stimmrechtskarte angegebenen Login-Daten über die Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

über das HV-Portal möglich.

Die Stimmabgabe per Briefwahl im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal kann bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung erfolgen.

Stimmen, die über das zugangsgeschützte HV-Portal, bereits abgegeben sind, können noch am Tag der Hauptversammlung bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung über das zugangsgeschützte HV-Portal geändert oder widerrufen werden.

Nähere Einzelheiten zur Stimmabgabe per Briefwahl erhalten die Aktionäre mit der Stimmrechtskarte zugesandt, die Sie nach fristgerechter Anmeldung erhalten.

Entsprechende Informationen sind auch im Internet unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

einsehbar. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2 Nr. 3 AktG sowie Aktionärsvereinigungen und sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich nach den vorstehend beschriebenen Regeln unter Einhaltung der genannten Fristen der Briefwahl bedienen.

Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/oder ihr Stimmrecht und die sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch Bevollmächtigte, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person, vertreten lassen. Auch dann sind für den betreffenden Aktienbestand eine form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Stimmberechtigte Aktionäre können einen Vertreter durch Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft elektronisch, d.h. über das zugangsgeschützte HV-Portal oder per E-Mail, sowie schriftlich, d.h. postalisch, an die folgende Adresse bevollmächtigen:

Francotyp-Postalia Holding AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Eines gesonderten Nachweises der Bevollmächtigung bedarf es dann nicht mehr.

Die Erteilung der Vollmacht und ein etwaiger Widerruf einer erteilten Vollmacht per Post oder per E-Mail müssen bis zum 14. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), an die vorgenannte Adresse erfolgen.

Die Erteilung der Vollmacht und ein etwaiger Widerruf einer erteilten Vollmacht über das zugangsgeschützte HV-Portal ist auch am Tag der Hauptversammlung bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Vollmacht an Dritte“ vorgesehen. Nähere Einzelheiten erhalten die Aktionäre im Internet unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

Aktionäre, die per E-Mail oder schriftlich, d.h. postalisch, einen Vertreter durch Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das von der Gesellschaft hierfür bereitgehaltene Vollmachtsformular zu verwenden. Das Vollmachtsformular erhalten die Aktionäre, die sich rechtzeitig angemeldet haben, mit der Stimmrechtskarte zur virtuellen Hauptversammlung. Unmittelbar nach der Einberufung der Hauptversammlung werden zudem ein Formular für die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht sowie ein Formular für deren Widerruf über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

zugänglich sein. Zudem können die Formulare unter der vorgenannten Adresse per Post oder per E-Mail angefordert werden.

Wird die Vollmacht nicht unmittelbar gegenüber der Gesellschaft, sondern gegenüber dem Vertreter erteilt (sog. Innenvollmacht), bedürfen die Erteilung der Vollmacht, der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft sowie grundsätzlich auch der Widerruf der Vollmacht der Textform. Der Nachweis einer im Innenverhältnis erteilten Bevollmächtigung kann durch Übermittlung des Nachweises per Post oder per E-Mail an die oben genannte Adresse geführt werden und muss der Gesellschaft bis zum 14. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen.

Auch für die Erteilung einer Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Vertreter werden die Aktionäre gebeten, die Formulare zu verwenden, welche die Gesellschaft hierfür bereithält.

Wird eine Vollmacht zur Stimmrechtsausübung an einen Intermediär (z.B. Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen sonstigen von § 135 AktG erfassten geschäftsmäßig Handelnden erteilt, sind in der Regel Besonderheiten zu beachten; so besteht kein Textformerfordernis, jedoch ist etwa die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; sie muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich diesbezüglich abzustimmen.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können insbesondere das Stimmrecht aus den von ihnen vertretenen Aktien lediglich durch Briefwahl (schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation) oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht nebst Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (wie im nachstehenden Absatz ausgeführt) ausüben (keine elektronische Teilnahme).

Damit ein Bevollmächtigter die virtuelle Hauptversammlung über das HV-Portal verfolgen und eine Briefwahl im Wege der elektronischen Kommunikation oder eine Erteilung von (Unter-)Vollmacht nebst Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das HV-Portal vornehmen kann, benötigt dieser Bevollmächtigte die auf der Anmeldebestätigung abgedruckten Zugangsdaten des Aktionärs für das HV-Portal.

Bei Erteilung der Vollmacht gleichzeitig mit der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung werden die Zugangsdaten direkt an den Bevollmächtigten übersandt. Ansonsten ist die Weitergabe der Zugangsdaten an den Bevollmächtigten durch den Aktionär erforderlich.

Stimmrechtsausübung durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre können auch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen. Sollen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, muss der Aktionär diesen Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht zu den einzelnen Beschlussgegenständen der Tagesordnung ausgeübt werden soll. Soweit entsprechende Weisungen nicht erfolgen, können die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter die Stimme nicht vertreten. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zum Stellen von Fragen oder von Anträgen sowie zum Einlegen von Widersprüchen entgegen.

Die Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind über das zugangsgeschützte HV-Portal, postalisch oder per E-Mail zu erteilen.

Sollen die Stimmrechtsvertreter postalisch oder per E-Mail mit der Wahrnehmung des Stimmrechts nach Weisung beauftragt werden, müssen Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen postalisch oder per E-Mail der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 14. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), unter der nachstehend genannten Adresse zugehen:

Francotyp-Postalia Holding AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Erfolgt die Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das zugangsgeschützte HV-Portal unter der Internetadresse

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

kann eine solche Vollmachts- und Weisungserteilung auch am Tag der Hauptversammlung bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit der Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung über das zugangsgeschützte HV-Portal vorgenommen werden. Die Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das HV-Portal ist ab dem 25. Mai 2022 möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche “Vollmacht und Weisung“ vorgesehen.

Vollmachten nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die über das zugangsgeschützte HV-Portal, per E-Mail oder postalisch bereits erteilt worden sind, können noch am Tag der Hauptversammlung bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung über das zugangsgeschützte HV-Portal geändert oder widerrufen werden.

Eine Änderung oder ein Widerruf per E-Mail oder postalisch muss bis zum 14. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), an die oben genannte Adresse übermittelt worden sein.

Ein Formular für die Vollmacht- und Weisungserteilung für die Stimmrechtsvertretung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter per Post oder per E-Mail erhalten die Aktionäre mit der Stimmrechtskarte zur virtuellen Hauptversammlung. Unmittelbar nach der Einberufung der Hauptversammlung werden zudem ein Formular für die Erteilung der Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie ein Formular für deren Widerruf über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

zugänglich sein. Zudem können die Formulare unter der vorgenannten Adresse per Post oder per E-Mail angefordert werden.

Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft werden am Tag der Hauptversammlung im Anschluss an die förmliche Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung (d.h. hier die Möglichkeit zur Abgabe von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) die ihnen erteilten Weisungen entsprechend ausüben.

Nähere Einzelheiten zur Vollmacht- und Weisungserteilung werden nach ordnungsgemäßer Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung zusammen mit der Stimmrechtskarte übersandt. Entsprechende Informationen sind auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

einsehbar.

Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag von Euro 500.000 am Grundkapital – das entspricht mindestens 500.000 Stückaktien – erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss schriftlich an den Vorstand gerichtet werden und der Gesellschaft gemäß § 122 Abs. 2 AktG mindestens 30 Tage vor der Versammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 15. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein. Wir bitten, entsprechende Verlangen an folgende Adresse zu richten:

Francotyp-Postalia Holding AG
Der Vorstand
z.Hd. Investor Relations / Frau Anna Lehmann
Prenzlauer Promenade 28, 13089 Berlin

oder in elektronischer Form gemäß § 126a BGB an:
hauptversammlung@francotyp.com

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (§ 122 Abs. 1 Satz 3 und Abs. 2 Satz 1 AktG sowie § 70 AktG).

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126, 127 AktG

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären zu bestimmten Punkten der Tagesordnung einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung, werden auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

zugänglich gemacht, wenn der Aktionär sie bis zum Ablauf des 31. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), an die folgende Adresse übersandt hat:

Francotyp-Postalia Holding AG
Investor Relations
Frau Anna Lehmann
Prenzlauer Promenade 28, 13089 Berlin

Fax: +49 (0)30 – 220 660-425
E-Mail: a.lehmann@francotyp.com

Ein Gegenantrag und ggf. dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG vorliegt. Die Begründung eines zulässigen Gegenantrags braucht insbesondere nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern gelten die vorstehenden Ausführungen sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss (§ 127 AktG). Wahlvorschläge müssen allerdings nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und im Fall einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern zusätzlich Angaben zu deren Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten.

Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag gilt im Rahmen der Hauptversammlung als gestellt, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist. Das Recht des Versammlungsleiters, zuerst über die Vorschläge der Verwaltung abstimmen zu lassen, bleibt hiervon unberührt. Während der Hauptversammlung können keine Gegenanträge gestellt oder Wahlvorschläge gemacht werden.

Veröffentlichung von Stellungnahmen von Aktionären

Ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären und deren Bevollmächtigten wird die Möglichkeit eröffnet, der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung Stellungnahmen zu übermitteln. Stellungnahmen haben in Textform zu erfolgen und müssen einen Bezug zur Tagesordnung der Hauptversammlung aufweisen. Der Umfang der Stellungnahme sollte 10.000 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) nicht überschreiten und müssen der Gesellschaft bis zum Ablauf des 14. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), über das HV-Portal unter der Internetadresse

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

in deutscher Sprache zugehen.

Informationen zu den Möglichkeiten der Übermittlung von Stellungnahmen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

einsehbar.

Die Gesellschaft wird fristgerecht eingehende Stellungnahmen einschließlich des Namens des übermittelnden Aktionärs bzw. dessen Bevollmächtigten im HV-Portal veröffentlichen. Die Gesellschaft behält sich das Recht vor, sich zu eingereichten Stellungnahmen zu äußern. Fragen sowie Gegenanträge gemäß § 126 AktG und Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG in den eingereichten Stellungnahmen werden nicht berücksichtigt; diese sind ausschließlich auf den in den Abschnitten „Fragerecht in Vorfeld der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation“ bez. „Gegenanträge und Wahlvorschläge“ beschriebenen Wegen einzureichen. Ein Rechtsanspruch auf die Veröffentlichung der Stellungnahmen besteht nicht. Die Gesellschaft behält sich insbesondere vor, Stellungnahmen dann nicht zu veröffentlichen, wenn diese keinen Bezug zur Tagesordnung der Hauptversammlung haben, diskriminierende, beleidigende oder anderweitig strafrechtlich relevante, offensichtlich falsche oder irreführende Inhalte aufweisen oder einen Umfang von 10.000 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) überschreiten. Ebenso wird die Gesellschaft nicht mehr als eine Stellungnahme pro Aktionär veröffentlichen. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Stellungnahmen einreichen“ vorgesehen. Nach Ablauf der genannten Frist können keine Stellungnahmen mehr eingereicht werden.

Weitere Erläuterungen zur Einreichung von Stellungnahmen werden auf der Internetseite unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

im Dokument „Rechte der Aktionäre“ veröffentlicht.

Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation

Aktionäre und deren Bevollmächtigte (ausgenommen der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter) haben ein Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 Satz 2 GesRuaCOVBekG. Das Fragerecht besteht nur für Aktionäre und deren Bevollmächtigte, die sich wie unter Ziffer II.1 beschrieben ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben. Fragen der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten sind bis spätestens einen Tag vor der virtuellen Hauptversammlung, d.h. bis spätestens 13. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ) (Zugang), ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über das zugangsgeschützte HV-Portal unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

einzureichen. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Frage einreichen“ vorgesehen. Nach Ablauf der genannten Frist können keine Fragen mehr eingereicht werden.

Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen, wenn sie der Nennung ihres Namens nicht ausdrücklich widersprechen. Bitte beachten Sie dazu die weitergehenden Erläuterungen zu den Aktionärsrechten und zum Datenschutz am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.

Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Ausweislich der Gesetzesbegründung zu § 1 Abs. 2 Satz 2 GesRuaCOVBekG kann die Verwaltung Fragen zusammenfassen und gemeinsam beantworten.

Darüber hinaus gelten die allgemeinen Auskunftsverweigerungsrechte des § 131 Abs. 3 AktG. Der Vorstand kann von einer Beantwortung der Fragen absehen, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen (z.B. keine Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen) oder weil er sich durch die Erteilung der Auskunft strafbar machen würde.

10.

Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und Bevollmächtigte, die das Stimmrecht ausgeübt haben, können im Wege elektronischer Kommunikation über das zugangsgeschützte HV-Portal unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

gemäß § 245 Nr. 1 AktG in Verbindung mit Verbindung mit § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 GesRuaCOVBekG Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung erklären. Das Recht, Widerspruch zu erklären, besteht am 15. Juni 2022 vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrer Schließung durch den Versammlungsleiter. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Widerspruch einlegen“ vorgesehen.

11.

Recht auf Erhalt einer Bestätigung der Stimmzählung

Ein abstimmender Aktionär kann von der Gesellschaft gemäß § 129 Abs. 5 Satz 1 AktG innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung eine Bestätigung darüber verlangen, ob und wie seine Stimme gezählt wurde. Die Gesellschaft hat die Bestätigung gemäß den Anforderungen in Art. 7 Abs. 2 und Art. 9 Abs. 5 Unterabsatz 2 EU-DVO zu erteilen. Sofern die Bestätigung einem Intermediär (z.B. einem Kreditinstitut) erteilt wird, hat dieser die Bestätigung nach § 129 Abs. 5 Satz 3 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln.

12.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des HV-Portals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Stimmrechtskarte, welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert übersendet bekommen. Auf dieser Stimmrechtskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im HV-Portal auf der Anmeldeseite anmelden können.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Das HV-Portal ist für die Ausübung des Stimmrechts ab dem 25. Mai 2022 zugänglich.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte bzw. im Internet unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

13.

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im zugangsgeschützten HV-Portal im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Möglichkeit der Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

14.

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 AktG, teils in Verbindung mit dem GesRuaCOVBekG, befinden sich ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

15.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung Euro 16.301.456 und ist in 16.301.456 auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich somit auf 16.301.456. Diese Gesamtzahl schließt die im Zeitpunkt der Einberufung von der Gesellschaft gehaltenen 257.393 eigenen Aktien mit ein, aus denen der Gesellschaft gemäß § 71b AktG keine Rechte zustehen.

16.

Unterlagen zur Hauptversammlung und weitere Informationen

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sowie weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung, insbesondere gemäß § 124a AktG, sind ab Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

abrufbar.

Die zugänglich zu machenden Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung am 15. Juni 2022 über das zugangsgeschützte HV-Portal zugänglich sein.

Etwaige bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die oben genannte Internetseite zugänglich gemacht.

17.

Datenschutz

Zu Aktionären und/oder Bevollmächtigten, die sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erheben wir personenbezogene Daten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Francotyp-Postalia Holding AG verarbeitet diese Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zu den Rechten gemäß der DSGVO können unter

www.fp-francotyp.com

über den Link

www.fp-francotyp.com/hv2022_de

abgerufen werden.

Mit freundlichen Grüßen

Berlin, im Mai 2022

Francotyp-Postalia Holding AG

Der Vorstand

04.05.2022 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
Medienarchiv unter http://www.dgap.de

Sprache:

Deutsch

Unternehmen:

Francotyp-Postalia Holding AG

Prenzlauer Promenade 28

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Internet:

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Ende der Mitteilung

DGAP News-Service

1343703 04.05.2022

DGAP-HV: Francotyp-Postalia Holding AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.06.2022 in www.fp-francotyp.com/hv2022_de mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

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