EQS-HV: Österreichische Post AG: Einberufung zur Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG

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Österreichische Post AG: Einberufung zur Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG

24.03.2022 / 12:07

Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung, übermittelt durch EQS
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Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

Österreichische Post Aktiengesellschaft
Wien, FN 180219 d
ISIN AT0000APOST4
(\\"Gesellschaft\\")

Einberufung der

am Donnerstag, den 21. April 2022, um 10:00 Uhr (MESZ)

in 1030 Wien

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

I. ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG

1. Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)

Der Vorstand hat zum Schutz der Aktionär*innen und der sonstigen Teilnehmer*innen beschlossen, von der gesetzlichen Regelung einer virtuellen Hauptversammlung Gebrauch zu machen.

Die Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 21. April 2022 wird auf Grundlage von § 1 Abs 2 COVID-19-GesG (BGBl. I Nr. 16/2020 idF BGBl. I Nr. 246/2021) und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020 idF BGBl. II Nr. 609/2021) unter Berücksichtigung der Interessen sowohl der Gesellschaft als auch der Teilnehmer*innen als \\"virtuelle Hauptversammlung\\" durchgeführt.

Dies bedeutet, dass nach dem Beschluss des Vorstands bei der Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 21. April 2022 Aktionär*innen und ihre Vertreter*innen (mit Ausnahme der besonderen Stimmrechtsvertreter*innen gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV) nicht physisch anwesend sein können.

Die virtuelle Hauptversammlung findet ausschließlich unter physischer Anwesenheit der Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorsitzenden des Vorstands sowie der weiteren Mitglieder des Vorstands, des beurkundenden öffentlichen Notars und der vier von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter*innen in 1030 Wien statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der Aktionär*innen.

Die Stimmrechtsausübung, das Recht Beschlussanträge zu stellen und das Recht Widerspruch zu erheben erfolgen ausschließlich durch eine*n der von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter*in gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV.

Das Auskunftsrecht kann in der virtuellen Hauptversammlung von den Aktionär*innen selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar durch Übermittlung von Fragen in Textform ausschließlich per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse fragen.post@hauptversammlung.at der Gesellschaft, sofern die Aktionär*innen rechtzeitig eine Depotbestätigung im Sinne von § 10a AktG gemäß Punkt IV. übermittelt und einen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt VI. bevollmächtigt haben.

2. Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs 4 AktG vollständig akustisch und optisch in Echtzeit im Internet übertragen.

Dies ist datenschutzrechtlich zulässig im Hinblick auf die gesetzliche Grundlage von § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV.

Alle Aktionär*innen der Gesellschaft können an der Hauptversammlung am 21. April 2022 ab 10:00 Uhr, MESZ, unter Verwendung von geeigneten technischen Hilfsmitteln (z.B. einen Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone sowie einen Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite für das Streaming von Videos) unter post.at/ir als virtuelle Hauptversammlung teilnehmen. Eine Anmeldung oder ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.

Durch die Übertragung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft im Internet haben alle Aktionär*innen die Möglichkeit, durch diese akustische und optische Einwegverbindung in Echtzeit den Verlauf der Hauptversammlung und insbesondere die Präsentation des Vorstands, die Beantwortung der Fragen der Aktionär*innen und das Abstimmungsverfahren zu verfolgen.

Es wird darauf hingewiesen, dass diese Live-Übertragung als virtuelle Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist. Der*die einzelne Aktionär*in kann daher nur dem Verlauf der Hauptversammlung folgen. Aktionär*innen können daher über diese Verbindung keine Wortmeldung abgeben.

Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind (§ 2 Abs 6 COVID-19-GesV).

Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV (\\"Teilnahmeinformation\\") hingewiesen.

II. TAGESORDNUNG

1. Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung, des nichtfinanziellen Berichts und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts über das Geschäftsjahr 2021

2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

5. Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats

6. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

7. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht

8. Wahlen in den Aufsichtsrat

9. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands

a) zum Erwerb eigener Aktien gemäß § 65 Abs 1 Z 4 und Z 8 sowie Abs 1a und Abs 1b AktG sowohl über die Börse als auch außerbörslich im Ausmaß von bis zu 10 % des Grundkapitals, auch unter Ausschluss des quotenmäßigen Veräußerungsrechts, das mit einem solchen Erwerb einhergehen kann (umgekehrter Bezugsrechtsausschluss),

b) gemäß § 65 Abs 1b AktG für die Veräußerung bzw Verwendung eigener Aktien eine andere Art der Veräußerung als über die Börse oder durch ein öffentliches Angebot unter sinngemäßer Anwendung der Regelungen über den Bezugsrechtsausschluss der Aktionäre zu beschließen,

c) das Grundkapital durch Einziehung dieser eigenen Aktien ohne weiteren Hauptversammlungsbeschluss herabzusetzen.

10. Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 2 \\"Unternehmensziele, Gegenstand des Unternehmens\\" sowie die Änderung der Satzung in § 18 \\"Hauptversammlung - Teilnahme\\" durch Ergänzung um einen neuen Absatz 4 (Fernteilnahme) und Änderung der Satzung in § 20 \\"Hauptversammlung - Stimmrecht, Beschlüsse\\" um die neuen Absätze 5 bis 8

III. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER INTERNETSEITE

Insbesondere die folgenden Unterlagen sind gemäß § 108 Abs 3 und 4 AktG spätestens ab 31. März 2022 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir zugänglich:

- Einberufung

- Teilnahmeinformation virtuelle Hauptversammlung: Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV

- Beschlussvorschläge

- Formulare

- Vollmacht und Weisung besondere Stimmrechtsvertreter*innen

- Widerruf Vollmacht

- Frageformular

- Vorlage (Konzern-) Jahresabschluss

- Konzernabschluss mit -Lagebericht 2021

- Jahresabschluss mit -Lagebericht 2021

- Geschäftsbericht 2021

- Jahresfinanzbericht 2021

- Corporate Governance-Bericht 2021

- Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

- Nichtfinanzieller Bericht 2021

- Unterlagen zu Beschlusspunkten der Tagesordnung

- TOP 2 Gewinnverwendung

- TOP 7 Vergütungsbericht 2021

- TOP 8 Lebenslauf und Erklärung Kölliker

- TOP 8 Lebenslauf und Erklärung Stagl

- TOP 8 Lebenslauf und Erklärung Wahl

- TOP 9 Erwerb eigener Aktien - Bericht des Vorstands

- TOP 10 Satzungsgegenüberstellung

- Briefwahl

- Stimmzettel

- Widerruf der abgegebenen Stimme

- Hinweise zur Briefwahl

- Fragen und Antworten zur Briefwahl

IV. NACHWEISSTICHTAG UND VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG

Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionär*innenrechte, die im Rahmen dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 11. April 2022
(24:00 Uhr, MESZ) (Nachweisstichtag).

Zur Teilnahme an und zur Ausübung ihrer Aktionär*innenrechte in dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Nachweisstichtag Aktionär*in ist und dies der Gesellschaft nachweist.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens am 15. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und an folgende Adressen zugehen muss:

(i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gemäß § 18 Abs 2 genügen lässt

Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 - 75
Per E-Mail anmeldung.post@hauptversammlung.at
(Depotbestätigungen bitte im Format PDF)

(ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform

Per Post oder Boten Österreichische Post Aktiengesellschaft
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
8242 St. Lorenzen/Wechsel, Köppel 60
Per SWIFT GIBAATWGGMS
(Message Type MT598 oder MT599,
unbedingt ISIN AT0000APOST4
im Text angeben)

Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die Bestellung eines*r besonderen Stimmrechtsvertreter*in und die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionär*innen nicht wirksam erfolgen.

Die Aktionär*innen werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen.

Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Depotbestätigung gemäß § 10a AktG

Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs 2 AktG):

- Angaben über den*die Aussteller*in: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),

- Angaben über den*die Aktionär*in: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,

- Depotnummer, Wertpapierkontonummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,

- Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des*der Aktionär*in, ISIN AT0000APOST4 (international gebräuchliche Wertpapierkennnummer),

- Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 11. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) beziehen.

Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder englischer Sprache entgegengenommen.

V. ABSTIMMUNG PER BRIEF

Jede*r Aktionär*in ist berechtigt an der kommenden Hauptversammlung im Wege der Abstimmung per Brief gemäß § 19 der Satzung und § 127 AktG teilzunehmen.

Die Stimmabgabe hat schriftlich unter Verwendung des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Formulars (Stimmzettel) zu erfolgen. Die Unterlagen zur Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf, Hinweisblatt, Rückkuvert) werden auf Verlangen zugesandt. Bitte fordern Sie diese bei der Abteilung Investor Relations +43 (0) 57767 - 30400 zu folgenden Zeiten an: Montag - Donnerstag 9 Uhr - 16 Uhr und Freitag 9 Uhr - 13 Uhr. Die Texte der Formulare und das Hinweisblatt sind spätestens am 31. März 2022 auf der Internetseite unter post.at/ir unter dem Menüpunkt \\"Hauptversammlung\\" abrufbar.

Der*Die Aktionär*in hat auf dem Formular (Stimmzettel) in jedem Fall folgende Angaben zu machen: Angabe des Namens (Firma) und des Wohnorts (Sitz) des*der Aktionär*in, Anzahl der Aktien. Die Stimmabgabe bedarf zu ihrer Gültigkeit der Unterfertigung durch den*die Aktionär*in.

Das ausgefüllte und mit Originalunterschrift versehene Formular (Stimmzettel) muss spätestens am 15. April 2022 bei Notar Dr. Rupert Brix an dessen Postfach 29, 8230 Hartberg, als Zustellbevollmächtigten der Österreichische Post Aktiengesellschaft für Zwecke der Briefwahl zugehen.

Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass Voraussetzung für die Abstimmung per Brief der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag (11. April 2022) ist und, dass der Gesellschaft eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG spätestens am 15. April 2022 unter einer der oben genannten Adressen zugeht. Aktionär*innen, die im Wege der Abstimmung per Brief an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen daher für die rechtzeitige Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG im Sinne der obigen Ausführungen Sorge tragen.

Die Aktionär*innen werden darauf hingewiesen, dass abgegebene Stimmen per Briefwahl nichtig sind, wenn der Beschluss in der Hauptversammlung mit einem anderen Inhalt gefasst wird als im Formular (Stimmzettel) vorgesehen.

Die Gesellschaft wird erforderlichenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir unter dem Menüpunkt \\"Hauptversammlung\\" ein neues Formular (Stimmzettel) zur Verfügung stellen, sollten bis spätestens 31. März 2022 zulässige Anträge von Aktionär*innen zur Ergänzung der Tagesordnung im Sinne von § 109 AktG und/oder bis spätestens 11. April 2022 zulässige Beschlussvorschläge von Aktionär*innen zu den Tagesordnungspunkten im Sinne von § 110 AktG einlangen.

Im Falle einer bereits erfolgten Stimmabgabe per Brief kann unter Verwendung des von der Gesellschaft zu diesem Zweck auf ihrer Internetseite zur Verfügung gestellten Formulars (Widerruf) diese Stimmabgabe widerrufen werden. Für die Rechtswirksamkeit des Widerrufs genügt es, wenn der Widerruf Notar Dr. Rupert Brix per Telefax unter +43 (0) 1 512 46 11 - 28 spätestens am 20. April 2022, vor Tagesablauf, zugeht.

Ein*e Aktionär*in, der*die an der Abstimmung per Brief teilgenommen hat, kann auf dem Stimmzettel gleichzeitig vorsorglich Widerspruch gegen einen in der Hauptversammlung zu fassenden Beschluss erklären.

Erteilt ein*e Aktionär*in einem*r besonderen Stimmrechtsvertreter*in gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt VI. Vollmacht und hat diese*r Aktionär*in seine*ihre Stimme bereits im Wege der Abstimmung per Brief abgegeben, kann der*die besondere Stimmrechtsvertreter*in das Stimmrecht und das Recht Widerspruch zu erheben nur dann in der Hauptversammlung ausüben, wenn der*die Aktionär*in rechtzeitig, d.h. spätestens am 20. April 2022, wie oben näher beschrieben, seine Stimmabgabe widerrufen hat. Andernfalls kann der*die besondere Stimmrechtsvertreter*in gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV in der virtuellen Hauptversammlung ausschließlich Beschlussanträge stellen.

Ausdrücklich wird jedoch darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß § 118 AktG während der Hauptversammlung von den Aktionär*innen auch dann selbst durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft ausüben kann, wenn der*die Aktionär*in ihre*seine Stimme bereits im Wege der Abstimmung per Brief abgegeben hat.

VI. BEVOLLMÄCHTIGUNG EINES*R BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETER*IN UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN

Jede*r Aktionär*in, der*die zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt IV. nachgewiesen hat, hat das Recht eine*n besondere*n Stimmrechtsvertreter*in zu bevollmächtigen.

Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 21. April 2022 können gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nur durch eine*n der besonderen Stimmrechtsvertreter*innen erfolgen.

Als besondere Stimmrechtsvertreter*innen werden die folgenden Personen, die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:

(i) Rechtsanwältin Dr. Marie-Agnes Arlt, LL.M.
c/o a2o.legal - Kooperation selbständiger Rechtsanwälte
1010 Wien, Ebendorferstraße 6/10
arlt.post@hauptversammlung.at

(ii) Dr. Michael Knap,
c/o IVA Interessenverband für Anleger
1130 Wien, Feldmühlgasse 22
knap.post@hauptversammlung.at

(iii) Rechtsanwalt Mag. Ewald Oberhammer, LL.M.
c/o Oberhammer Rechtsanwälte GmbH
1010 Wien, Karlsplatz 3/1
oberhammer.post@hauptversammlung.at

(iv) Rechtsanwalt Dr. Wolfgang Renner, LL.M.
c/o Renner Wildner Bauer Rechtsanwälte
1010 Wien, Gonzagagasse 11
renner.post@hauptversammlung.at

Jede*r Aktionär*in kann eine der vier oben genannten Personen als besondere*n Stimmrechtsvertreter*in auswählen und dieser Person eine Vollmacht erteilen.

Die Erteilung einer Vollmacht an eine andere Person ist gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nicht zulässig.

Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter*innen ist spätestens am 31. März 2022 auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar. Es wird gebeten ausdrücklich dieses Vollmachtsformular zu verwenden.

Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Regelungen zu beachten.

Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich ausgeschlossen.

VII. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄR*INNEN GEM §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG

1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionär*innen nach § 109 AktG

Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber*innen dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten*Botin spätestens am 31. März 2022 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien, Rochusplatz 1, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse investor@post.at oder per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS zugeht. \\"Schriftlich\\" bedeutet eigenhändige Unterfertigung oder firmenmäßige Zeichnung durch jede*n Antragsteller*in oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur oder bei Übermittlung per SWIFT mit Message Type MT598 oder Type MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000APOST4 im Text anzugeben ist.

Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionär*innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber*innen der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Bei mehreren Aktionär*innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 5 % des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär*innen auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV.) verwiesen.

2. Beschlussvorschläge von Aktionär*innen zur Tagesordnung nach § 110 AktG

Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionär*innen, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 11. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0) 1 400220906 oder Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien, Rochusplatz 1, oder per E-Mail an investor@post.at, wobei das Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des*der Erklärende*n genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.

Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG.

Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Aktionär*innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1 % des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär*innen auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.

Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV.) verwiesen.

3. Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG

Zum Tagesordnungspunkt 8 \\"Wahlen in den Aufsichtsrat\\" und der allfälligen Erstattung eines entsprechenden Wahlvorschlags durch Aktionär*innen gemäß § 110 AktG macht die Gesellschaft folgende Angaben:

Auf die Österreichische Post Aktiengesellschaft ist § 86 Abs 7 AktG anwendbar.

Der Aufsichtsrat der Österreichische Post Aktiengesellschaft besteht nach der letzten Wahl durch die Hauptversammlung aus acht von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern (Kapitalvertretern*innen) und vier vom Betriebsrat gemäß § 110 ArbVG entsandten Mitgliedern. Von den acht Kapitalvertretern*innen sind vier Männer und vier Frauen. Von den vier Arbeitnehmervertretern*innen sind drei Männer und eine Frau.

Mitgeteilt wird, dass von der Mehrheit der Kapitalvertreter*innen im Aufsichtsrat mehr als sechs Wochen vor der Hauptversammlung ein Widerspruch gemäß § 86 Abs 9 AktG erhoben wurde und es daher zur Getrennterfüllung des Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Abs 7 AktG kommt.

Gemäß § 9 Abs 1 der Satzung der Österreichische Post Aktiengesellschaft besteht der Aufsichtsrat aus mindestens vier und höchstens zehn von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern und den von der betrieblichen Arbeitnehmervertretung gemäß § 110 Abs 1 ArbVG entsendeten Mitgliedern.

Sollte es zum Tagesordnungspunkt 8 \\"Wahlen in den Aufsichtsrat\\" zur Erstattung eines Wahlvorschlags durch Aktionär*innen kommen, haben diese darauf Bedacht zu nehmen, dass nach Durchführung der Wahlen in den Aufsichtsrat am 21. April 2022 mindestens zwei Frauen dem Aufsichtsrat auf der Seite der Kapitalvertreter*innen angehören müssen.

4. Auskunftsrecht der Aktionär*innen nach § 118 AktG

Jedem*Jeder Aktionär*in ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.

Voraussetzung für die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionär*innen ist der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme (Punkt IV. der Einberufung) und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den*die besondere*n Stimmrechtsvertreter*in (Punkt VI. der Einberufung).

Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht und das Rederecht während dieser virtuellen Hauptversammlung von den Aktionär*innen selbst im Wege der elektronischen Post ausschließlich durch Übermittlung von Fragen bzw des Redebeitrags per E-Mail direkt an die Gesellschaft ausschließlich an die E-Mail-Adresse fragen.post@hauptversammlung.at ausgeübt werden kann.

Die Aktionär*innen werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in Textform per E-Mail an die Adresse fragen.post@hauptversammlung.at zu übermitteln, und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 3. Werktag vor der Hauptversammlung, das ist der 15. April 2022, bei der Gesellschaft einlangen.

Dies dient der Wahrung der Sitzungsökonomie im Interesse aller Teilnehmer*innen an der Hauptversammlung, insbesondere für Fragen, die einer längeren Vorbereitungszeit bedürfen.

Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen.

Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches spätestens am 31. März 2022 auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir abrufbar ist. Wenn dieses Frageformular nicht verwendet wird, muss die Person (Name/Firma, Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des*der Aktionär*in) im entsprechenden E-Mail genannt werden. Um die Gesellschaft in die Lage zu versetzen, die Identität und Übereinstimmung mit der Depotbestätigung festzustellen, bitten wir Sie, in diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem E-Mail anzugeben.

Bitte beachten Sie, dass dafür während der Hauptversammlung von der Vorsitzenden des Aufsichtsrats angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden können.

Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionär*innen gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.

5. Anträge von Aktionär*innen in der Hauptversammlung nach § 119 AktG

Jede*r Aktionär*in ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz - berechtigt, in der Hauptversammlung durch den*die jeweilige*n besondere*n Stimmrechtsvertreter*in zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen.

Der Zeitpunkt, bis zu den Weisungen zur Antragsstellung an den*die besondere*n Stimmrechtsvertreter*in möglich sind, wird im Laufe der virtuellen Hauptversammlung von der Vorsitzenden festgelegt.

Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den*die besondere*n Stimmrechtsvertreter*in gemäß Punkt VI. dieser Einberufung.

Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt jedoch zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gem § 110 AktG voraus: Personen zu Wahlen in den Aufsichtsrat (Punkt 8 der Tagesordnung) können nur von Aktionären*innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 11. April 2022 in der oben angeführten Weise (Punkt VI. Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen.

Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden.

Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Aktionär*innen gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.

6. Information für Aktionär*innen zur Datenverarbeitung

Die Österreichische Post Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionär*innen (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des*der Aktionär*in, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des*der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionär*innen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär*innen ist für die Teilnahme von Aktionär*innen und deren Vertreter*innen an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO.

Für die Verarbeitung ist die Österreichische Post Aktiengesellschaft die verantwortliche Stelle. Die Österreichische Post Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notar*innen, Rechtsanwält*innen, Banken und IT-Dienstleister*innen. Diese erhalten von Österreichische Post Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Österreichische Post Aktiengesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Österreichische Post Aktiengesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Nimmt ein*e Aktionär*in an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionär*innen bzw. deren Vertreter*innen, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Österreichische Post Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionär*innendaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).

Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Österreichische Post Aktiengesellschaft unter post.at zu finden.

VIII. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 337.763.190,00 und ist zerlegt in 67.552.638 auf Inhaber*innen lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme in der virtuellen Hauptversammlung.

Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung 67.552.638 Stimmrechte.

Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der virtuellen Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien.

Es bestehen nicht mehrere Aktiengattungen.

Keine physische Anwesenheit

Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der kommenden Hauptversammlung weder Aktionär*innen noch Gäste zum Veranstaltungsort der Hauptversammlung kommen können.

Wien, im März 2022 Der Vorstand

Kontakt:

Österreichische Post AG
DI Harald Hagenauer
Leitung Investor Relations, Konzernrevision & Compliance
Tel.: +43 (0) 57767-30400
investor@post.at

24.03.2022

Sprache:

Deutsch

Unternehmen:

Österreichische Post AG

Rochusplatz 1

1030 Wien

Österreich

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1311119 24.03.2022