EQS-HV: Heidelberger Beteiligungsholding AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 07.08.2025 in Heidelberg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

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/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

Heidelberger Beteiligungsholding AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 07.08.2025 in Heidelberg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

01.07.2025 / 15:08 CET/CEST

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Heidelberger Beteiligungsholding AG Heidelberg ISIN: DE000A254294

WKN: A25429

Hiermit laden wir unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am 7. August 2025, 12:00 Uhr, im Design Offices, Langer Anger 7, 69115 Heidelberg, stattfindenden

außerordentlichen Hauptversammlung ein.

I.

Tagesordnung

1.

Beschlussfassung zur Änderung der Zwecksetzung der am 11. April 2025 beschlossenen ordentlichen Kapitalherabsetzung

Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft hat am 11. April 2025 unter TOP 10 lit. c) eine ordentliche Kapitalherabsetzung um EUR 8.506.400,00 auf EUR 274.400,00 gemäß den Vorschriften des Aktiengesetzes über die ordentliche Kapitalherabsetzung (§§ 222 ff. AktG) durch Herabsetzung des auf jede Aktie entfallenden Anteils am Grundkapital in Höhe von EUR 5.902.820,00 zum Zwecke der Rückzahlung eines Teils des Grundkapitals (EUR 22,00 je Stückaktie) an die Aktionäre und in Höhe von EUR 2.603.580,00 zur Einstellung in die Kapitalrücklage der Gesellschaft beschlossen. Der Zweck dieser ordentlichen Kapitalherabsetzung soll geändert und der gesamte Betrag in Höhe von EUR 8.506.400,00 in die Kapitalrücklage eingestellt werden. Im Übrigen soll der Beschluss unverändert fortbestehen, insbesondere die Anweisungen zur registerrechtlichen Eintragungsreihenfolge weiter gelten.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Der Beschluss der ordentlichen Hauptversammlung vom 11. April 2025 unter TOP 10 lit c) wird unter Änderung von dessen Abs. 1 Satz 2 wie folgt neu gefasst:

Das durch den Beschluss gemäß lit. a) erhöhte Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von dann EUR 8.780.800,00, eingeteilt in 274.400 auf den Inhaber lautende Stückaktien, wird um EUR 8.506.400,00 auf EUR 274.400,00 herabgesetzt. Die Herabsetzung um EUR 8.506.400,00 erfolgt gemäß den Vorschriften des Aktiengesetzes über die ordentliche Kapitalherabsetzung (§§ 222 ff. AktG) durch Herabsetzung des auf jede Aktie entfallenden Anteils am Grundkapital von EUR 32,00 auf EUR 1,00 zum Zwecke der Einstellung des vollständigen Betrags in Höhe von EUR 8.506.400,00 in die Kapitalrücklage der Gesellschaft. Eine Zusammenlegung oder Einziehung der Aktien erfolgt nicht. Der auf jede Stückaktie entfallende anteilige Betrag am Grundkapital verringert sich in demselben Verhältnis wie das Grundkapital.

§ 4 Absatz 1 der Satzung wird geändert und wie folgt neu gefasst:

„(1) Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt 274.400,00 Euro (in Worten: zweihundertvierundsiebzigtausendvierhundert Euro). Es ist eingeteilt in 274.400 Aktien (Stückaktien).“

Registerrechtlich sollen die Eintragungen so erfolgen, dass zunächst das unter Tagesordnungspunkt 9 der ordentlichen Hauptversammlung vom 11. April 2025 beschlossene bedingte Kapital zur Eintragung in das Handelsregister der Gesellschaft gebracht wird, sodann der Beschluss gemäß Tagesordnungspunkt 10 lit. a) der ordentlichen Hauptversammlung vom 11. April 2025 über die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln mit der von Gesetzes wegen erfolgenden Erhöhung des bedingten Kapitals eingetragen wird, danach das unter Tagesordnungspunkt 10 lit. b) der ordentlichen Hauptversammlung vom 11. April 2025 beschlossene genehmigte Kapital und erst danach der Beschluss gemäß Tagesordnungspunkt lit. c) der ordentlichen Hauptversammlung vom 11. April 2025 in der Fassung des Änderungsbeschlusses gemäß diesem Tagesordnungspunkt 1 über die ordentliche Kapitalherabsetzung sowie sodann die unter Tagesordnungspunkt 11 der ordentlichen Hauptversammlung vom 11. April 2025 beschlossenen weiteren Satzungsänderungen.

2.

Beschlussfassung über die Änderung von § 1 (Firma und Sitz) und § 2 (Gegenstand des Unternehmens), § 11 (Einberufung von Aufsichtsratssitzungen) und § 13 (Vergütung des Aufsichtsrats) der Satzung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

a)

Änderung der Firma und des Sitzes:

§ 1 Abs. (1) und (2) der Satzung werden wie folgt neu gefasst:

„(1)

Die Firma der Gesellschaft lautet

SQD.AI Strategies AG

(2)

Die Gesellschaft hat ihren Sitz in Düsseldorf.“

b)

Änderung des Unternehmensgegenstandes:

§ 2 Abs. (1) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„(1) Der Gegenstand des Unternehmens ist der Erwerb, die Verwaltung und die Veräußerung einschließlich des Handels von Beteiligungen an Kapital- und Personengesellschaften und von sonstigen Vermögensgegenständen einschließlich Krypto-Assets, digitale Vermögenswerte, Token, NFTs und ähnliche Technologien, sowie die Erbringung von Dienstleistungen, insbesondere zur Beratung von Unternehmen insbesondere in den Bereichen Eigenkapitalausstattung, Börseneinführung, Management-Buy-Out bzw. Management-Buy-In, strategische Partnerschaften, Unternehmenskauf und Unternehmensverkauf sowie Finanzierung. Die Gesellschaft ist berechtigt, alle Geschäfte und Maßnahmen durchzuführen und zu übernehmen, die für diesen Zweck sinnvoll und dienlich sind. Die Gesellschaft ist weiterhin berechtigt, ihr eigenes Vermögen zu verwalten. Ausgenommen vom Unternehmensgegenstand sind alle Arten von Geschäften, für die eine Erlaubnis nach dem KWG, WpIG, ZAG und/oder KAGB benötigt wird. Der Unternehmensgegenstand kann ganz und/oder teilweise durch Tochtergesellschaften und/oder Beteiligungen ausgeübt werden.“

c)

Änderung der Frist für die Einberufung von Aufsichtsratssitzungen:

§ 11 Abs. (1) Satz 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„(1) Die Sitzungen des Aufsichtsrates werden durch den Vorsitzenden und im Falle seiner Verhinderung durch seinen Stellvertreter mit einer Frist von 7 Tagen schriftlich (auch per Telefax), fernschriftlich, telegrafisch, mündlich oder per E-Mail unter Angabe der Tagesordnung einberufen.“

d)

Änderung der Regelung zur D&O-Versicherung für den Aufsichtsrat:

§ 13 Abs. (3) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„(3)

Die Gesellschaft schließt zugunsten der Aufsichtsratsmitglieder eine Haftpflichtversicherung ab, die die gesetzliche Haftpflicht aus der Aufsichtsratstätigkeit in einem üblichen Höchstbetrag der Versicherung abdeckt.“

e)

Der Vorstand ist angewiesen die vorstehenden Satzungsänderungen erst zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden, wenn die von der ordentlichen Hauptversammlung am 11. April 2025 beschlossene Neufassung der Satzung der Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Ferner soll die Satzungsänderung zur Änderung der Firma und der Verlegung des Sitzes der Gesellschaft in der Reihenfolge nach den übrigen unter diesem Tagesordnungspunkt beschlossenen Satzungsänderungen zur Eintragung angemeldet werden.

3.

Beschlussfassung über die Erhöhung der Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder und entsprechende Satzungsänderung

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich gemäß §§ 95, 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG zusammen und besteht nach § 7 Abs. (1) der Satzung bzw. § 9 Abs. (1) neue Fassung der Satzung, die von der Hauptversammlung der Gesellschaft am 11. April 2025 beschlossen, aber noch nicht in das Handelsregister eingetragen wurde, aus drei Mitgliedern, welche von der Hauptversammlung gewählt werden Der Aufsichtsrat soll nunmehr auf vier Mitglieder erweitert werden. Alle vier Mitglieder sollen gemäß §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG von der Hauptversammlung gewählt werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 9 Abs. (1) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Der Aufsichtsrat besteht aus vier Mitgliedern, sofern der Aufsichtsrat nicht aus zwingenden rechtlichen Gründen aus mehr Mitgliedern bestehen muss.“

Der Vorstand ist angewiesen die vorstehende Satzungsänderung erst zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden, wenn die von der ordentlichen Hauptversammlung am 11. April 2025 beschlossene Neufassung der Satzung der Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist.

4.

Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Die Aufsichtsratsmitglieder Frau Eva Katheder, Herr Philip Hornig und Frau Prof. Dr. Karin Lergenmüller haben ihr Amt niedergelegt.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach den §§ 95, 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG zusammen und besteht nach § 7 Abs. (1) der Satzung aus drei Mitgliedern, die allesamt von der Hauptversammlung zu wählen sind.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

a)

Clemens Jakopitsch, wohnhaft in Leoben, Österreich, selbstständiger Unternehmensberater,

b)

Juan Rodriguez, wohnhaft in Bad Vilbel, selbstständiger Unternehmensberater, und

c)

Sebastian Stietzel, wohnhaft in Berlin, geschäftsführender Gesellschafter der Marktflagge GmbH,

werden mit Wirkung zum Ablauf dieser Hauptversammlung für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das am 31. Dezember 2029 endende Geschäftsjahr beschließen wird, in den Aufsichtsrat der Gesellschaft gewählt.

Herr Jakopitsch, Herr Stietzel und Herr Rodriguez verfügen über Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung bzw. auf dem Gebiet der Abschlussprüfung. Die Kandidaten sind zudem in ihrer Gesamtheit mit dem Sektor, in dem die Gesellschaft tätig ist, vertraut.

Weitere Informationen zu den vorgeschlagenen Kandidaten finden sich in ihren Lebensläufen, die über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen Auskunft geben, die auf der Homepage der Gesellschaft unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung

eingestellt sind.

Im Hinblick auf die Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex werden folgende Angaben zu den persönlichen und geschäftlichen Beziehungen der Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär, die nach Einschätzung des Aufsichtsrats ein objektiv urteilender Aktionär für seine Wahlentscheidung als maßgebend ansehen würde, gemacht:

Die zur Wahl als Mitglieder des Aufsichtsrats vorgeschlagenen Personen stehen nach Einschätzung des Aufsichtsrats jeweils in keinen nach Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zu der Heidelberger Beteiligungsholding AG, den Organen der Heidelberger Beteiligungsholding AG oder einem wesentlich an der Heidelberger Beteiligungsholding AG beteiligten Aktionär.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats sind im Sinne der Empfehlungen C. 6 und C.7 des Deutschen Corporate Governance Kodex sämtliche Kandidaten unabhängig von der Gesellschaft, ihrem Vorstand und vom kontrollierenden Aktionär.

Die zur Wahl als Mitglieder des Aufsichtsrats vorgeschlagenen Personen sind Mitglieder in folgenden gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Herr Jakopitsch: keine

Herr Stietzel:

-

Mitglied des Aufsichtsrats der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH, Berlin

Herr Rodriguez:

-

Stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender der Periskop Partners AG, Berlin

-

Verwaltungsratsvorsitzender der 029 Group SE, Berlin

Die vorgeschlagenen Kandidaten haben sich vorab bereit erklärt, das Amt für den Fall ihrer Wahl anzunehmen und versichern, den für die Tätigkeit des Aufsichtsrates erforderlichen Zeitaufwand aufbringen zu können.

5.

Beschlussfassung über die Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds

Unter Tagesordnungspunkt 3 ist die Erweiterung des Aufsichtsrats auf vier Mitglieder vorgesehen. Mit Eintragung der unter Tagesordnungspunkt 3 vorgeschlagenen Änderung von § 9 Abs. (1) der Satzung in das Handelsregister der Gesellschaft erhöht sich die Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft von drei auf vier Mitglieder. Ab dem Zeitpunkt der Eintragung der Änderung von § 9 Abs. (1) der Satzung in das Handelsregister der Gesellschaft setzt sich der Aufsichtsrat der Gesellschaft demnach gemäß §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG i.V.m. § 9 Abs. (1) der neu gefassten Satzung aus vier Aufsichtsratsmitgliedern zusammen, die alle durch die Hauptversammlung gewählt werden. Die Bestellung erfolgt gemäß § 9 Abs. (2) der Satzung, soweit die Hauptversammlung bei der Wahl keine kürzere Amtszeit bestimmt, jeweils für die längste nach dem Gesetz zulässige Dauer, mithin für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vierte Geschäftsjahr nach Beginn der Amtszeit beschließt, wobei das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet wird.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die folgende Person mit Wirkung auf den Zeitpunkt der Eintragung der Neufassung von § 9 Abs. (1) der Satzung gemäß Tagesordnungspunkt 3 in das Handelsregister der Gesellschaft für den Zeitraum bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2029 beschließt, zu wählen:

Stefan Schütze, wohnhaft in Bodolz, Geschäftsführer der C3 Management GmbH

Weitere Informationen zu dem vorgeschlagenen Kandidaten finden sich in seinem Lebenslauf, der über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen Auskunft gibt, der auf der Homepage der Gesellschaft unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung

eingestellt ist.

Im Hinblick auf die Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex werden folgende Angaben zu den persönlichen und geschäftlichen Beziehungen des Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär, die nach Einschätzung des Aufsichtsrats ein objektiv urteilender Aktionär für seine Wahlentscheidung als maßgebend ansehen würde, gemacht:

Die zur Wahl als Mitglied des Aufsichtsrats vorgeschlagene Person steht nach Einschätzung des Aufsichtsrats in keinem nach Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zu der Heidelberger Beteiligungsholding AG, den Organen der Heidelberger Beteiligungsholding AG oder einem wesentlich an der Heidelberger Beteiligungsholding AG beteiligten Aktionär.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats ist Herr Schütze im Sinne der Empfehlungen C. 6 und C.7 des Deutschen Corporate Governance Kodex unabhängig von der Gesellschaft, ihrem Vorstand und vom kontrollierenden Aktionär. Herr Schütze verfügt über Erfahrungen im Bereich Rechnungswesen und Abschlussprüfung.

Herr Schütze ist Mitglied in folgenden gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

-

The NAGA Group AG, Stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender

-

The Platform Group AG, Vorsitzender des Aufsichtsrats

-

Coreo AG, Vorsitzender des Aufsichtsrats

-

Next Big Thing AG, Mitglied des Aufsichtsrats

-

TIN INN AG, Vorsitzender des Aufsichtsrats

Der vorgeschlagene Kandidat hat sich vorab bereit erklärt, das Amt für den Fall seiner Wahl anzunehmen und versichert, den für die Tätigkeit des Aufsichtsrates erforderlichen Zeitaufwand aufbringen zu können.

6.

Beschlussfassung über die Billigung eines geänderten Vergütungssystems für den Aufsichtsrat und Festlegung einer geänderten konkreten Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats

In Folge der vorstehend unter Tagesordnungspunkt 2 lit. d) vorgeschlagenen Satzungsänderung und unter Berücksichtigung der unter nachstehend b) vorgeschlagenen Änderung der konkreten Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats ist ein geändertes Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats der Hauptversammlung zur Beschlussfassung vorzulegen.

Vergütungssystem für den Aufsichtsrat

Die Höhe der Vergütung des Aufsichtsrats ist in § 13 der Satzung der Gesellschaft geregelt. Das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat trägt der Verantwortung und dem Tätigkeitsumfang der Aufsichtsratsmitglieder Rechnung. Der Aufsichtsrat leistet durch die ihm obliegende Leitung der Gesellschaft, Festlegung der Grundsätze der Geschäftsführung sowie Überwachung der Geschäftsführung des Vorstands einen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft. Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten neben der Erstattung ihrer baren Auslagen und der jeweils auf die Vergütung und die Auslagen anfallenden Umsatzsteuer jeweils eine feste jährliche Vergütung. Zudem haben sie Anspruch auf Abschluss einer angemessenen D&O-Versicherung. Eine variable Vergütungskomponente ist nicht vorhanden. Nach Auffassung der Gesellschaft ist eine reine Festvergütung besser geeignet, die Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder zu stärken und ihren Aufwand angemessen zu vergüten.

Aufgrund der besonderen Natur der Aufsichtsratsvergütung, die für die Tätigkeit gewährt wird, die sich grundlegend von der Tätigkeit der Arbeitnehmer der Gesellschaft und des Konzerns unterscheidet, kommt ein sogenannter vertikaler Vergleich mit der Arbeitnehmervergütung nicht in Betracht. Für Aufsichtsratsmitglieder, die dem Aufsichtsrat nur während eines Teils des jeweiligen Geschäftsjahres angehören, wird die Vergütung zeitanteilig gewährt. Der Aufsichtsrat kann die Vergütung quartalsweise abrechnen.

Auch zukünftig hat die Hauptversammlung mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen, wobei eine bestätigende Beschlussfassung zulässig ist. Zum Zwecke dieser Vorlage an die Hauptversammlung wird das Vergütungssystem rechtzeitig einer Überprüfung unterzogen.

Das geänderte Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats ist gemäß § 124a Satz 1 Nr. 4 AktG über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/verguetungsberichte/

zugänglich.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

a)

Billigung des Vergütungssystems für den Aufsichtsrat

Die Hauptversammlung billigt unter Berücksichtigung der nachstehend festgesetzten konkreten Vergütung gemäß § 113 Abs. 3 Satz 1 AktG das vorstehend in Bezug genommene geänderte Vergütungssystem für den Aufsichtsrat.

b)

Festsetzung der konkreten Vergütung für den Aufsichtsrat

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ab dem 1. Juli 2025 neben dem Ersatz ihrer Auslagen eine feste Vergütung, die für jedes Geschäftsjahr - pro rata temporis - EUR 20.000,00 für das einzelne Mitglied und für den Vorsitzenden das Doppelte davon beträgt. Die Vergütung kann quartalsweise abgerechnet werden. Im Übrigen sind die Satzungsregelungen zur Vergütung des Aufsichtsrats maßgeblich.

7.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder

Nach § 120a Abs. 1 AktG ist bei börsennotierten Gesellschaften jede wesentliche Änderung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder der Hauptversammlung zur Billigung vorzulegen. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat am 23. Juni 2025 eine Änderung des zuletzt mit Beschluss der Hauptversammlung vom 11. April 2025 gebilligten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder beschlossen.

Das geänderte Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder ist gemäß § 124a Satz 1 Nr. 4 AktG über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/verguetungsberichte/

zugänglich.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Die Hauptversammlung billigt gemäß § 120a Abs. 1 Satz 1 AktG das vom Aufsichtsrat vorgelegte vorstehend in Bezug genommene Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder.

II.

Weitere Angaben und Hinweise

1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Im Zeitpunkt der Einberufung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 274.400,00 und ist eingeteilt in 274.400 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 1,00 je Aktie. Die Gesamtzahl der Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt 274.400, wovon 6.090 Stimmrechte gemäß § 71b AktG ruhen.

2.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

a)

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts für Aktionäre

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) rechtzeitig angemeldet haben.

Zum Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreichend. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen (sogenannter Nachweisstichtag), also auf den

16. Juli 2025 (24:00 Uhr)

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft unter der Adresse

Heidelberger Beteiligungsholding AG
c/o GFEI HV GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
E-Mail: hv@gfei.de

bis spätestens am

31. Juli 2025 (24:00 Uhr)

zugehen.

Gemäß § 123 Abs. 4 Satz 5 AktG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft für die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes rechtzeitig erbracht hat. Der Umfang des Teilnahme- und Stimmrechts ergibt sich dabei ausschließlich aus dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher.

b)

Verfahren der Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Die Aktionäre, die nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch z.B. einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater oder eine Vereinigung von Aktionären, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind rechtzeitige Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Vollmachten, die nicht nach Maßgabe des § 135 AktG an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere nach Maßgabe des § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person erteilt werden, bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

Ein Formular zur Vollmachtserteilung, welches verwendet werden kann, aber nicht muss, wird den Aktionären mit der Eintrittskarte übersendet und steht den Aktionären unter der Internetadresse

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Werden Intermediäre bzw. diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater) bevollmächtigt, haben diese die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten (§ 135 Abs. 1 Satz 2 AktG). Wir empfehlen unseren Aktionären, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit den vorgenannten Personen oder Vereinigungen abzustimmen.

Die Erteilung der Vollmacht oder ihr Widerruf gegenüber der Gesellschaft und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ihres Widerrufs gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und können der Gesellschaft bis zum 6. August 2025, 24:00 Uhr (Eingang maßgeblich), an folgende Adresse übermittelt werden:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
c/o GFEI HV GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
E-Mail: hv@gfei.de

Am Tag der Hauptversammlung können die Erteilung der Vollmacht, ggf. ihr Widerruf und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ggf. ihres Widerrufs gegenüber der Gesellschaft an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung erfolgen.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Als zusätzlichen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Auch in diesem Fall sind rechtzeitige Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Diese Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung ausschließlich weisungsgebunden aus und sind ohne konkrete Weisung des Aktionärs nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Ebenso wenig nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Aufträge zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter wird den Aktionären mit der Eintrittskarte übersendet und steht den Aktionären unter der Internetadresse

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Die Vollmachten und Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die im Vorfeld der Hauptversammlung erteilt, geändert oder widerrufen werden, sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 6. August 2025, 24:00 Uhr (Eingang), in Textform (§ 126b BGB) an folgende Adresse zu übermitteln:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
c/o GFEI HV GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
E-Mail: hv@gfei.de

Am Tag der Hauptversammlung können die Aktionäre noch bis zu dem Beginn der Abstimmung an der Ein- und Ausgangskontrolle Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, ändern oder widerrufen.

3.

Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen ist schriftlich oder in der elektronischen Form des § 126a BGB (d.h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft bis zum Ablauf des 7. Juli 2025, 24.00 Uhr, zugegangen sein.

Bitte richten Sie ein entsprechendes Verlangen an die folgende Adresse:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Vorstand
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
E-Mail (mit qualifizierter elektronischer Signatur): info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

4.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG nebst Begründung und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG werden einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung

zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft bis zum Ablauf des 23. Juli 2025, 24.00 Uhr, unter der Adresse

Heidelberger Beteiligungsholding AG
c/o GFEI HV GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
E-Mail: hv@gfei.de

zugehen und die übrigen Voraussetzungen nach § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Anderweitig adressierte Gegenanträge von Aktionären bleiben unberücksichtigt.

5.

Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung der Gegenstände der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen und auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

6.

Weitergehende Erläuterungen/Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Weitergehende Erläuterungen gemäß § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 3 AktG zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind im Internet unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung

abrufbar.

7.

Internetseite, über die die Informationen gemäß § 124a AktG zugänglich sind

Den Aktionären werden die Informationen gemäß § 124a AktG im Internet auf der Homepage der Gesellschaft unter

https://heidelberger-beteiligungsholding.de/investor-relations/hauptversammlung

zugänglich gemacht.

8.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
E-Mail: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Für Aktionäre und Aktionärsvertreter gelten die aus Art. 15-21 DSGVO aufgeführten Rechte (Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie die Rechte auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit). Im Zusammenhang mit der Löschung von personenbezogenen Daten verweisen wir auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den Art. 17 Abs. 3 der DSGVO.

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an info@heidelberger-beteiligungsholding.de.

Darüber hinaus haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Heidelberg, im Juli 2025

Heidelberger Beteiligungsholding AG

- Der Vorstand -

01.07.2025 CET/CEST Die EQS Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
Medienarchiv unter https://eqs-news.com

Sprache:

Deutsch

Unternehmen:

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Ziegelhäuser Landstraße 3

69120 Heidelberg

Deutschland

Telefon:

+49 6221 6492430

E-Mail:

info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Internet:

https://www.heidelberger-beteiligungsholding.de

ISIN:

DE000A2NB502

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