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15:06 Uhr, 22.03.2023

EQS-HV: alstria office REIT-AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 04.05.2023 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

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/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

alstria office REIT-AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 04.05.2023 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

22.03.2023 / 15:06 CET/CEST

Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch EQS News
- ein Service der EQS Group AG.

Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

alstria office REIT-AG Hamburg ISIN: DE000A0LD2U1

Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung
am 4. Mai 2023

Übersicht mit Angaben gemäß Tabelle 3 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 („DVO“) für die Mitteilung nach § 125 Aktiengesetz

A. Inhalt der Mitteilung

Eindeutige Kennung des Ereignisses

Virtuelle ordentliche Hauptversammlung der alstria office REIT-AG 2023
(Formale Angabe gemäß DVO:
c161351101c3ed118143005056888925)

Art der Mitteilung

Einberufung der Hauptversammlung
(Formale Angabe gemäß DVO: NEWM)

B. Angaben zum Emittenten

ISIN

DE000A0LD2U1

Name des Emittenten

alstria office REIT-AG

C. Angaben zur Hauptversammlung

Datum der Hauptversammlung

4. Mai 2023
(Formale Angabe gemäß DVO: 20230504)

Uhrzeit der Hauptversammlung

10:00 Uhr (MESZ)
(Formale Angabe gemäß DVO: 8:00 Uhr UTC (koordinierte Weltzeit))

Art der Hauptversammlung

Ordentliche Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(Formale Angabe gemäß DVO: GMET)

Ort der Hauptversammlung:

URL zum Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie zur Ausübung der Aktionärsrechte:
https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes: Sitz der Gesellschaft, alstria office REIT-AG, Steinstraße 7, 20095 Hamburg, Deutschland

Aufzeichnungsdatum

Nachweisstichtag (sog. Record Date1):
12. April 2023 (cob)
(Formale Angabe gemäß DVO: 20230412 (cob))

Uniform Resource Locator (URL)

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

1 Bitte beachten Sie, dass das so genannte Aufzeichnungsdatum (Technical Record Date) nach den formalen Vorgaben der DVO ein bankarbeitstechnisches Datum ist, das nicht mit dem aktienrechtlichen Nachweisstichtag bzw. Record Date i. S. v. § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG identisch ist.

Nähere Erläuterungen zum aktienrechtlichen Nachweisstichtag und seiner Bedeutung finden Sie im Abschnitt „Weitere Angaben und Hinweise – 4. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und insbesondere für die Ausübung des Stimmrechts“ in dieser Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung.

Weitere Informationen zur Einberufung der Hauptversammlung (Blöcke D bis F der Tabelle 3 des Anhangs der DVO):

Weitere Informationen über die Teilnahme an der Hauptversammlung (Block D), die Tagesordnung (Block E) sowie die Angabe der Fristen für die Ausübung anderer Aktionärsrechte (Block F) sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

verfügbar.

Überblick über die Tagesordnung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der alstria office REIT-AG und des gebilligten Konzernabschlusses sowie des zusammengefassten Lageberichts für die alstria office REIT-AG und den Konzern zum 31. Dezember 2022, des Berichts des Aufsichtsrats und des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2022

Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2022

Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Investition in Grüne Projekte

Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 sowie des Prüfers für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts zum 30. Juni 2023, weiterer unterjähriger Finanzberichte für das Geschäftsjahr 2023 und für das Geschäftsjahr 2024 bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung

Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Billigung des Vergütungsberichts für das am 31. Dezember 2022 abgelaufene Geschäftsjahr

Änderung der Satzung

10.

Änderung der Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats

11.

Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien

English convenience translation available under: https://alstria.com/investor/#generalmeeting

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der am

Donnerstag, den 4. Mai 2023, um 10:00 Uhr MESZ

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der alstria office REIT-AG („alstria“ oder „Gesellschaft“) ein.

Die Hauptversammlung wird aufgrund einer vom Vorstand gemäß § 118a Abs. 1 Satz 1 des Aktiengesetzes („AktG“) und im Einklang mit § 14 Abs. 5 der Satzung der Gesellschaft getroffenen Entscheidung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) stattfinden.

Die virtuelle Hauptversammlung wird für die form- und fristgerecht angemeldeten Aktionäre der alstria office REIT-AG vollständig in Bild und Ton im Internet unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

übertragen. Einzelheiten finden sich im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt „Weitere Angaben und Hinweise – 2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“.

Der Ort der Hauptversammlung, an dem sich der Versammlungsleiter, der die Niederschrift der Versammlung beurkundende Notar und der Vorstand sowie die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft befinden, ist der Sitz der Gesellschaft, Steinstraße 7, 20095 Hamburg. Die Teilnahme der Mitglieder des Aufsichtsrats wird im Einklang mit § 15 Abs. 4 der Satzung der Gesellschaft im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen. Eine physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

Tagesordnung

Die vorstehend genannten Unterlagen enthalten auch den erläuternden Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a des Handelsgesetzbuches („HGB“) und können über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

eingesehen werden.

Am 27. Februar 2023 hat der Aufsichtsrat den vom Vorstand am 27. Februar 2023 aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Eine Feststellung durch die Hauptversammlung erfolgt daher nicht. Die unter diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen sind der Hauptversammlung nach § 176 Abs. 1 Satz 1 AktG zugänglich zu machen, ohne dass es einer Beschlussfassung hierzu bedarf.

Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 erzielten Bilanzgewinn in Höhe von EUR 333.913.286,49 wie folgt zu verwenden:

in EUR

Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,06 je dividendenberechtigter Stückaktie

10.697.476,32

Einstellung in Gewinnrücklagen

0,00

Gewinnvortrag

323.215.810,17

Bilanzgewinn

333.913.286,49

Der Vorschlag berücksichtigt die 178.291.272 zum Zeitpunkt des Vorschlags existierenden dividendenberechtigten Stückaktien der Gesellschaft. Sollte sich die Zahl der für das Geschäftsjahr 2022 dividendenberechtigten Stückaktien bis zur ordentlichen Hauptversammlung 2023 verändern, wird in der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von EUR 0,06 je dividendenberechtigter Stückaktie für das Geschäftsjahr 2022 sowie entsprechend angepasste Beträge für die Ausschüttungssumme und den Gewinnvortrag vorsieht.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, das heißt am 9. Mai 2023.

Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Investition in Grüne Projekte

Der Vorstand der alstria leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung im Unternehmensinteresse. Ihm steht auch die originäre Entscheidungskompetenz über Fragen der Geschäftsführung zu (vgl. §§ 76 Abs. 1, 77 Abs. 1 Satz 1 AktG). Die Hautversammlung kann über Fragen der Geschäftsführung entscheiden, wenn der Vorstand dies verlangt (§ 119 Abs. 2 AktG). Diese Möglichkeit möchte der Vorstand der Gesellschaft nutzen, um die Zustimmung der Aktionäre zu finanziell nicht rentablen, aber nachhaltigen Investitionen der alstria einzuholen.

Der Vorstand hat daher beschlossen, die Hauptversammlung um Zustimmung zu Investitionen in Höhe von bis zu EUR 1,78 Mio. in „Grüne Projekte“ (wie im Bericht zu Tagesordnungspunkt 5 definiert) zu bitten. Hierzu wird im Einzelnen auf den Bericht zu diesem Tagesordnungspunkt verwiesen.

Bei den Grünen Projekten handelt es sich um solche Investitionen, die die Gesellschaft nach rein finanziellen Kriterien nicht tätigen würde. alstria ist zu diesen Investitionen nicht verpflichtet. Soweit die Investitionen das Immobilienportfolio der alstria betreffen, besteht insbesondere auch keine vertragliche Verpflichtung gegenüber den Mietern der betreffenden Immobilien und es ist nicht zu erwarten, dass der Ertrag der Investitionen die laufenden Kapitalkosten deckt. Nichtsdestotrotz möchte alstria ihren Aktionären anbieten, die Investitionen in die Grünen Projekte zu tätigen mit dem Ziel der Verbesserung der erneuerbaren Energieerzeugung von alstrias Immobilien sowie der finanziellen Beteiligung an der Entwicklung von Projekten oder Technologien zur CO2-Entfernung. Es handelt sich also um Investitionsmöglichkeiten, von denen erwartet wird, dass sie finanziell nicht profitabel sind, die aber - wenn sie erfolgreich sind - dazu beitragen würden, die aktuelle oder zukünftige Klimabilanz der alstria zu verbessern.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:

Der Vornahme der Investitionen in die Grünen Projekte der Gesellschaft in Höhe von insgesamt bis zu EUR 1,78 Mio. wird zugestimmt.

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung, gestützt auf die entsprechende Empfehlung seines Prüfungsausschusses, vor wie folgt zu beschließen:

Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023, zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts zum 30. Juni 2023, weiterer unterjähriger Finanzberichte für das Geschäftsjahr 2023 und für das Geschäftsjahr 2024 bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung bestellt.

Der Prüfungsausschuss hat in seiner Empfehlung erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt wurde (Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG der Kommission) („EU-Abschlussprüferverordnung“).

Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft besteht der Aufsichtsrat aus sechs Mitgliedern der Aktionäre, die durch die Hauptversammlung gewählt werden.

Mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung am 4. Mai 2023 enden die Amtszeiten der Mitglieder des Aufsichtsrats Karl Wambach und Rebecca Worthington.

Rebecca Worthington soll für eine Amtszeit von 5 Jahren wiedergewählt werden. Zudem soll Richard Hart Powers für eine Amtszeit von 5 Jahren in den Aufsichtsrat der Gesellschaft gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, wie folgt zu beschließen:

7.1

Herr Richard Hart Powers, Managing Partner bei Brookfield Asset Management, London, Vereinigtes Königreich, wird mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2027 beschließt, in den Aufsichtsrat gewählt.

7.2

Frau Rebecca Worthington, Chief Financial Officer der Canary Wharf Group, London, Vereinigtes Königreich, wird mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2027 beschließt, in den Aufsichtsrat gewählt.

Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen.

Die vorstehenden Wahlvorschläge berücksichtigen das Kompetenzprofil und Diversitätskonzept des Aufsichtsrats mit Zielen zu seiner Zusammensetzung („Profil für den Aufsichtsrat“), welches der Aufsichtsrat im Einklang mit §§ 289f, 315d HGB und Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der zum Zeitpunkt der Einberufung aktuellen Fassung vom 28. April 2022 („DCGK“) erarbeitet hat. Nach Wahl der vorgeschlagenen Kandidaten wäre das Profil für den Aufsichtsrat weiterhin voll ausgefüllt. Das aktuelle Profil für den Aufsichtsrat ist unter

www.alstria.de → Unternehmen → Aufsichtsrat

veröffentlicht.

Die vorgeschlagenen Kandidaten achten darauf, dass ihnen für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Aufsichtsrat genügend Zeit zur Verfügung steht. Beide Kandidaten halten die in Ziffern C.4 und C.5 DCGK empfohlenen Mandatsobergrenzen ein.

Weitere Informationen zu den vorgeschlagenen Kandidaten, insbesondere Lebensläufe, die jeweils über ihre relevanten Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen Auskunft geben, sind im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt „Angaben zu den unter Tagesordnungspunkt 7 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten“ abgedruckt. Dort sind im Einklang mit § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG ebenfalls Mitgliedschaften der Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten und in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen aufgeführt.

Billigung des Vergütungsberichts für das am 31. Dezember 2022 abgelaufene Geschäftsjahr

Der Vergütungsbericht der alstria erläutert die wesentlichen Elemente der im letzten Geschäftsjahr gewährten Vergütung der einzelnen gegenwärtigen oder früheren Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats der Gesellschaft und von Unternehmen desselben Konzerns. Er beschreibt die Höhe und Struktur der Vergütung. Vorstand und Aufsichtsrat haben den Vergütungsbericht gemeinschaftlich erstellt und sichergestellt, dass dieser den gesetzlichen Vorgaben des § 162 AktG entspricht. Der Vergütungsbericht wurde von der Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß den Anforderungen des § 162 Abs. 3 AktG geprüft.

Für weitere Details wird auf den gemeinsam mit dem Prüfungsvermerk im Anschluss an die Tagesordnung wiedergegebenen Vergütungsbericht für das am 31. Dezember 2022 abgelaufene Geschäftsjahr verwiesen.

Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts (www.alstria.de/bestaetigungsvermerkverguetungsbericht2022), das aktuelle Vergütungssystem des Vorstands (https://alstria.de/Verguetungssystem-Vorstand-2022) und des Aufsichtsrats (https://alstria.de/Verguetungssystem-Aufsichtsrat-2021) sowie der vorliegende Vergütungsbericht (https://alstria.de/Verguetungsbericht-2022.pdf) sind auch auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor,

den Vergütungsbericht der alstria office REIT-AG für das am 31. Dezember 2022 abgelaufene Geschäftsjahr zu billigen.

Änderung der Satzung

Gemäß § 9 Abs. 1 der Satzung besteht der Aufsichtsrat aus sechs Mitgliedern. Aus Kosten- und Effizienzgründen soll die Zahl der Aufsichtsratsmitglieder von sechs auf vier verringert werden. Die Umsetzung wird erfolgen, indem zwei Mitglieder des Aufsichtsrats ihr Mandat zu gegebener Zeit niederlegen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

§ 9 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt geändert:

„Der Aufsichtsrat besteht aus vier Mitgliedern.“

10.

Änderung der Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats

Gemäß § 113 Abs. 3 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft mindestens alle vier Jahre über die Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen. Ein die Vergütung bestätigender Beschluss ist zulässig.

Die Aufsichtsratsmitglieder erhalten nach Abschluss eines Geschäftsjahres eine Vergütung pro vollem Geschäftsjahr, die durch Beschluss der Hauptversammlung festgesetzt wird. Die Festsetzung gilt, bis die Hauptversammlung etwas anderes beschließt. Aufsichtsratsmitglieder, die während des laufenden Geschäftsjahres in den Aufsichtsrat eintreten oder aus ihm ausscheiden, erhalten die Vergütung zeitanteilig (§ 13 Abs. 1 der Satzung).

Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wurde zuletzt durch Beschluss der Hauptversammlung am 6. Mai 2021 bestätigt. Zukünftig soll nur der Vorsitz im Prüfungsausschuss vergütet werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

„Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten folgende Vergütung:

Der oder die Vorsitzende des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats erhält eine Vergütung in Höhe von EUR 70.000,00 p.a.

Den Aufsichtsratsmitgliedern werden ihre Auslagen erstattet. Zu den Auslagen rechnet auch eine auf die Vergütung entfallende Umsatzsteuer, soweit das Mitglied des Aufsichtsrats berechtigt ist, die Umsatzsteuer gesondert in Rechnung zu stellen. Die Gesellschaft kann auf ihre Kosten zu Gunsten der Aufsichtsratsmitglieder eine angemessene Haftpflichtversicherung zur Absicherung der Risiken aus der Wahrnehmung ihrer Aufgaben (D&O Versicherung) abschließen.

Eine weitere Vergütung wird nicht gewährt.“

Das zugrundeliegende System zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder mit den Angaben gemäß §§ 113 Abs. 3 Satz 3, 87a Abs. 1 Satz 2 AktG ist im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt „Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder 2023“ beschrieben.

11.

Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien

Die der Gesellschaft durch die Hauptversammlung am 29. September 2023 gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG erteilte Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien soll erneuert werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 3. Mai 2028 (einschließlich) eigene Aktien bis zu insgesamt 10 % des zum Zeitpunkt der Beschlussfassung bestehenden Grundkapitals zu erwerben. Auf die erworbenen Aktien dürfen zusammen mit anderen eigenen Aktien, die sich im Besitz der Gesellschaft befinden oder ihr nach den §§ 71a ff. AktG zuzurechnen sind, zu keinem Zeitpunkt mehr als 10 % des Grundkapitals entfallen.

Der Erwerb erfolgt nach Wahl des Vorstands (1) über die Börse, (2) mittels eines an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Angebots (im Folgenden „Erwerbsangebot“) oder (3) durch Einsatz von Derivaten (Put- oder Call-Optionen oder einer Kombination aus beiden).

aa)

Erfolgt der Erwerb über die Börse, darf der von der Gesellschaft gezahlte Gegenwert je Aktie der Gesellschaft den durchschnittlichen Schlusskurs einer alstria-Aktie im XETRA-Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse an den letzten drei Börsenhandelstagen vor dem Erwerb der Aktie um nicht mehr als 20 % über- bzw. um nicht mehr als 20 % unterschreiten (ohne Erwerbsnebenkosten).

bb)

Erfolgt der Erwerb über ein Erwerbsangebot, kann die Gesellschaft entweder einen Kaufpreis oder eine Kaufpreisspanne festlegen, zu dem/der sie bereit ist, die Aktien zu erwerben. Der Kaufpreis darf – vorbehaltlich einer Anpassung während der Angebotsfrist – jedoch den ungewichteten durchschnittlichen Schlusskurs einer alstria-Aktie im XETRA-Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse an den letzten drei Börsenhandelstagen vor der öffentlichen Ankündigung des Erwerbsangebots um nicht mehr als 20 % über- bzw. um nicht mehr als 20 % unterschreiten (ohne Erwerbsnebenkosten).

Ergeben sich nach der öffentlichen Ankündigung nicht unerhebliche Abweichungen des maßgeblichen Kurses, so kann der Kaufpreis angepasst werden. In diesem Fall wird auf den ungewichteten durchschnittlichen Schlusskurs einer alstria-Aktie im XETRA-Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse an den letzten drei Börsenhandelstagen vor der öffentlichen Ankündigung einer etwaigen Anpassung abgestellt.

Das Erwerbsangebot kann weitere Bedingungen vorsehen.

Sofern das Erwerbsangebot überzeichnet ist, muss die Annahme im Verhältnis der jeweils angebotenen Aktien erfolgen. Jedoch ist eine bevorrechtigte Annahme kleiner Offerten oder kleiner Teile von Offerten bis zu maximal 100 Stück zulässig.

cc)

Erfolgt der Erwerb unter Einsatz von Derivaten in Form von Put- oder Call-Optionen oder einer Kombination aus beiden, müssen die Optionsgeschäfte mit einem Finanzinstitut oder über die Börse zu marktnahen Konditionen abgeschlossen werden, bei deren Ermittlung unter anderem der bei Ausübung der Optionen zu zahlende Kaufpreis für die Aktien, d.h. der Ausübungspreis, zu berücksichtigen ist. In jedem Fall dürfen unter Einsatz von Derivaten in Form von Put- oder Call-Optionen oder einer Kombination aus beiden maximal eigene Aktien bis insgesamt 5 % des Grundkapitals erworben werden. Die Laufzeit der Optionen darf maximal 18 Monate betragen und endet spätestens am 3. Mai 2028. Den Aktionären steht insoweit – in entsprechender Anwendung von § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG – ein Recht, derartige Optionsgeschäfte mit der Gesellschaft abzuschließen, nicht zu. Der Ausübungspreis darf den durchschnittlichen Schlusskurs einer alstria-Aktie im XETRA-Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse an den letzten drei Börsenhandelstagen vor Abschluss des betreffenden Optionsgeschäfts um nicht mehr als 20 % über- bzw. um nicht mehr als 20 % unterschreiten (ohne Erwerbsnebenkosten, aber unter Berücksichtigung der erhaltenen bzw. gezahlten Optionsprämie).

Die Ermächtigungen unter lit. aa) bis cc) können einmal oder mehrmals, ganz oder in Teilbeträgen, in Verfolgung eines oder mehrerer Zwecke durch die Gesellschaft, aber auch durch Tochterunternehmen oder von Dritten für Rechnung der Gesellschaft oder der Tochterunternehmen, ausgeübt werden.

Bezugsrechtsausschluss

Der Vorstand wird ferner ermächtigt, Aktien der Gesellschaft, die aufgrund der zu lit. a) erteilten Ermächtigung oder aufgrund anderweitiger Ermächtigungen zum Erwerb eigener Aktien erworben wurden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats – neben der Veräußerung über die Börse oder durch Angebot mit Bezugsrecht an alle Aktionäre – unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre wie folgt zu verwenden:

aa)

Vorbezeichnete Aktien der Gesellschaft dürfen gegen Barleistung veräußert werden, sofern der Veräußerungspreis den Börsenkurs der Aktien der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Veräußerung nicht wesentlich unterschreitet. Der Vorstand darf von dieser Ermächtigung nur in der Weise Gebrauch machen, dass die Summe der – jeweils unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre – (i) nach dieser Ermächtigung veräußerten Aktien, (ii) unter Ausnutzung des Genehmigten Kapitals ausgegebenen Aktien (§ 5 Abs. 3, 4 und 4a der Satzung) und (iii) die bei Begebung von Schuldverschreibungen mit Wandel- oder Optionsrechten bzw. Wandlungspflichten gewährten Wandel- und Optionsrechte auf Aktien nicht 10 % des Grundkapitals im Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Veräußerung der Aktien übersteigt.

bb)

Vorbezeichnete Aktien der Gesellschaft dürfen gegen Sachleistung veräußert werden, insbesondere auch im Rahmen von Unternehmenszusammenschlüssen oder des Erwerbs von Unternehmen, Unternehmensteilen, Beteiligungen oder anderen Wirtschaftsgütern. Eine Veräußerung in diesem Sinne stellt auch die Einräumung von Wandel- oder Bezugsrechten sowie von Kaufoptionen und die Überlassung von Aktien im Rahmen einer Wertpapierleihe dar.

cc)

Vorbezeichnete Aktien der Gesellschaft dürfen verwendet werden, um die Rechte von Gläubigern von durch die Gesellschaft oder ihre Tochtergesellschaften ausgegebenen Schuldverschreibungen mit Wandel- oder Optionsrechten bzw. Wandlungspflichten zu erfüllen.

dd)

Vorbezeichnete Aktien der Gesellschaft dürfen Personen, die in einem Arbeitsverhältnis zu der Gesellschaft oder einem mit ihr als Tochterunternehmen verbundenen Unternehmen stehen, zum Erwerb angeboten und auf diese übertragen werden.

ee)

Vorbezeichnete Aktien der Gesellschaft dürfen zur Sachausschüttung an die Aktionäre verwendet werden, auch als sogenannte Scrip Dividend, d.h. ein Wahlrecht des Aktionärs, statt Bardividende Aktien der Gesellschaft zu erhalten.

Der Vorstand wird ferner ermächtigt, vorbezeichnete Aktien einzuziehen, ohne dass die Einziehung oder ihre Durchführung eines weiteren Hauptversammlungsbeschlusses bedarf.

Unterrichtung der Hauptversammlung

Der Vorstand wird die Hauptversammlung über die Gründe und den Zweck des Erwerbs eigener Aktien, über die Zahl der erworbenen Aktien und den auf sie entfallenden Betrag des Grundkapitals, über deren Anteil am Grundkapital sowie über den Gegenwert der Aktien jeweils unterrichten. Sollte an die Stelle des XETRA-Systems der Frankfurter Wertpapierbörse ein vergleichbares Nachfolgesystem treten, tritt es auch in dieser Ermächtigung an die Stelle des oben genannten XETRA-Systems.

Aufhebung der Ermächtigung aus 2020

Die von der Hauptversammlung vom 29. September 2020 unter Tagesordnungspunkt 13 erteilte und bis zum 28. September 2025 befristete Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien wird zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens dieser neuen Ermächtigung aufgehoben.

Berichte des Vorstands an die Hauptversammlung

Bericht zu Tagesordnungspunkt 5

(Investition in Grüne Projekte)

Nachhaltigkeit ist ein wesentlicher Teil der Unternehmensstrategie, der Unternehmensführung und der operativen Tätigkeiten von alstria. Die Integration von Nachhaltigkeit in die Planung, den Bau und den Betrieb der Immobilien hilft dem Unternehmen sicherzustellen, dass seine Gebäude weiterhin den Bedürfnissen der Mieter sowie der umliegenden Gemeinden entsprechen und gleichzeitig die Auswirkungen des Unternehmens auf die Umwelt minimieren.

Nachhaltigkeit ist Teil von alstrias Unternehmens-DNA. Dazu gehören alle Maßnahmen, die alstria ergreift, um die ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Interessen ihrer Stakeholder langfristig zu fördern und zu schützen. Insbesondere im Bereich Ökologie ist es aus Sicht des Vorstands Zeit, weitere Verbesserungen anzustreben. Denn die Bewältigung der Klimakrise ist eine der größten Herausforderungen, mit denen Volkswirtschaften seit Jahren konfrontiert sind und alstria ist sich ihrer Verantwortung gegenüber der Umwelt und daraus resultierend der effizienten und nachhaltigen Energienutzung bewusst. alstria und ihre Mitarbeiter führen einen offenen, sachlichen und umfassenden Dialog mit der Öffentlichkeit sowie ihren Geschäfts- und Vertragspartnern und arbeiten eng mit den Behörden zusammen, indem sie in angemessener Weise über energierelevante Ereignisse informieren. Auch die Anteilseigner sollen zunehmend in diesen Dialog eingebunden werden. Damit soll zu einem besseren gegenseitigen Verständnis beitragen werden.

alstria strebt die Dekarbonisierung ihres Portfolios an. Daher besteht alstrias Richtlinie und Ansatz darin, keine neuen Gebäude zu bauen, sondern den Fokus auf die Modernisierung bereits bestehender Immobilien im eigenen Bestand zu richten. Um das Tempo der Dekarbonisierung zu beschleunigen, hat alstria u.a. Prinzipien für CO2-armes Design festgelegt. Die Prinzipien für CO2-armes Design sind die Grundlage für Bauaktivitäten zur Dekarbonisierung des Portfolios. Ihre Strategie, jede Investition zu tätigen, die eine positive finanzielle Rendite erzielt und nachhaltig vorteilhaft ist, wird alstria weiterhin fortsetzen. Das zugrundeliegende Geschäftsmodell von alstria bietet zahlreiche Möglichkeiten, sowohl attraktive finanzielle Renditen zu erzielen als auch die Umweltverträglichkeit des Unternehmens zu verbessern. alstria nimmt alle diese Möglichkeiten wahr.

Um die Auswirkungen des Übergangs zu einer CO₂-armen Wirtschaft auf das Unternehmen besser steuern und kontrollieren zu können, hat alstria die Real Estate Carbon Accounting Principles (RECAP, verfügbar unter www.recap.wiki) definiert und veröffentlicht seit 2019 ungeprüfte CO₂-Bilanzen (verfügbar unter www.alstria.de). Die CO₂-Bilanz für das Jahr 2022 zeigt, dass die Kosten für das vom Unternehmen genutzten (aber nicht von alstria bezahlten) CO₂ EUR 3,25 Mio. 2 betragen. Die Gesellschaft schlägt daher vor, bis zu EUR 0,01 pro Aktie (bzw. EUR 1,78 Mio.) im Rahmen ihres Programms "Grüne Dividende" für grüne Projekte zu verwenden.

Das Programm "Grüne Dividende" dient der Finanzierung von Investitionen in Projekte, die das Unternehmen nach rein finanziellen Gesichtspunkten nicht t��tigen würde, sondern die dazu beitragen würden, die Dekarbonisierung des Portfolios zu beschleunigen und/oder Instrumente zu entwickeln, die - wenn sie erfolgreich sind - in gleicher Weise in der Zukunft dabei helfen könnten.

Auf den Hauptversammlungen in den Jahren 2021 und 2022 beschlossen die Aktionäre der alstria jeweils mit großer Mehrheit, der Vornahme von Investitionen in die vom Vorstand und Aufsichtsrat vorgeschlagenen grünen Projekte „Erzeugung erneuerbarer Energien – Installation von Solaranlagen“ und „Förderung von Projekten zur CO2-Entfernung“ zuzustimmen.

Seit der Hauptversammlung 2021, bei der erstmals der Vornahme von Investitionen in grüne Projekte zugestimmt wurde, wurden insgesamt ca. EUR 2,2 Mio. für Investitionen in Solaranlagen mit einer Gesamtleistung von 1.591 Wp bereitgestellt. Die Installation von Solaranlagen wird derzeit weiter umgesetzt. Zudem unterstützte die Gesellschaft mit ca. EUR 0,93 Mio. das Projekt Vesta, das darauf abzielt, CO2 durch Verwitterungstechniken aus der Atmosphäre zu entfernen. Die beschlossenen Investitionen in Projekte zur CO2-Entfernung sind damit durchgeführt. Der Vorstand wird auf der Hauptversammlung detailliert über diese Investitionen berichten.

Die Gesellschaft möchte diesen Weg fortsetzen und hat weitere grüne Projekte identifiziert, die im Folgenden näher beschrieben werden. Es handelt sich bei den grünen Projekten erneut um Projekte, die die Gesellschaft nicht auf der Grundlage rein finanzieller Kriterien durchführen würde, sondern die dazu beitragen würden, die Dekarbonisierung des Portfolios zu beschleunigen und/oder Instrumente zu entwickeln, die, wenn sie erfolgreich sind, in gleicher Weise in der Zukunft dabei helfen könnten („Grüne Projekte“). Daher bittet alstria um eine Abstimmung darüber, ob eine Investition in die folgenden Grünen Projekte getätigt werden soll. Es besteht keine rechtliche Verpflichtung für alstria, diese Investitionen zu tätigen.

2 Vgl. Seite 12 Carbon Accounting Bericht der Gesellschaft:
https://alstria.de/wp-content/uploads/2023/02/alstria_Carbon_Accounting_Report_2022.pdf

Grüne Projekte:

Die Gesellschaft beabsichtigt die folgenden Grünen Projekte zu verfolgen:

Erzeugung und/oder Speicherung erneuerbarer Energien in Höhe von bis zu EUR 1,25 Mio. (einschließlich Umsatzsteuer): Die Gesellschaft wird in Projekte investieren, die eine weitere Erzeugung und/oder Speicherung von erneuerbaren Energien (entweder in Immobilien, die im Eigentum des alstria-Konzerns stehen oder außerhalb dieser Immobilien) ermöglichen.

Förderung von Projekten zur CO2-Entfernung in Höhe von bis zu EUR 0,75 Mio.: Die Gesellschaft wird sich um Investitionen in Seed-Finanzierungsrunden bis hin zu Serie-A-Finanzierungsrunden für Start-ups oder in Projekte bemühen, die eine CO2-Entfernung und -speicherung für diffuse Emissionsquellen (wie Immobilien) ermöglichen. Bei diesen Projekten können mehrere CO2- und Abscheidungstechnologien eingesetzt werden, einschließlich Verwitterungstechniken.

Über den Fortschritt bzw. die Projekte wird die Gesellschaft in der/den folgenden ordentlichen Hauptversammlung(en) berichten.

Gesamtinvestitionsbetrag in Höhe von bis zu EUR 1,78 Mio.

Der Gesamtinvestitionsbetrag für die Grünen Projekte beträgt bis zu EUR 1,78 Mio. Dieser Gesamtinvestitionsbetrag soll sich verteilen auf Investitionen zur Erzeugung und/oder Speicherung erneuerbarer Energien in Höhe von bis zu EUR 1,25 Mio. (einschließlich Umsatzsteuer) (siehe dazu oben unter Ziffer 1) sowie auf Investitionen zur Förderung von Projekten zur CO2-Entfernung in Höhe von bis zu EUR 0,75 Mio. (siehe dazu oben unter Ziffer 2).

Bericht zu Tagesordnungspunkt 11

(Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien; Bericht gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 i.V.m. § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG)

Die Ermächtigung soll der Gesellschaft auch weiterhin die Möglichkeit verschaffen, eigene Aktien zu erwerben und diese im Rahmen der Ermächtigung zur Veräußerung gegen Barleistung, zur Kaufpreiszahlung für Akquisitionen, zur Erfüllung von Ansprüchen von Gläubigern von Schuldverschreibungen mit Wandel- oder Optionsrechten bzw. Wandlungspflichten, für eine Zuteilung an Mitarbeiter der Gesellschaft oder mit ihr als Tochtergesellschaft verbundener Unternehmen zu verwenden. Sie können eingezogen werden oder (mit oder ohne Bezugsrecht für die Aktionäre) wieder veräußert oder zur Sachausschüttung verwendet werden.

Bei der Entscheidung über die Verwendung der eigenen Aktien wird sich der Vorstand allein von den Interessen der Aktionäre und der Gesellschaft leiten lassen. Der Vorstand wird der Hauptversammlung über eine Ausnutzung der vorgeschlagenen Ermächtigung berichten.

Im Hinblick auf die verschiedenen Erwerbs- und Veräußerungstatbestände der vorgeschlagenen Ermächtigung ist im Einzelnen Folgendes auszuführen:

Erwerb mittels Erwerbsangebot

Neben dem Erwerb über die Börse soll die Gesellschaft weiterhin die Möglichkeit erhalten, eigene Aktien durch ein öffentliches, an die Aktionäre der Gesellschaft zu richtendes Erwerbsangebot zu erwerben.

Erfolgt der Erwerb über ein Erwerbsangebot, kann die Gesellschaft entweder einen Kaufpreis oder eine Kaufpreisspanne festlegen, zu dem/der sie bereit ist, die Aktien zu erwerben. Zur Festlegung des Kaufpreises sieht die Ermächtigung bestimmte Einschränkungen vor. Der Kaufpreis darf – vorbehaltlich einer Anpassung während der Angebotsfrist – den ungewichteten durchschnittlichen Schlusskurs einer alstria-Aktie im XETRA-Handel der Frankfurter Wertpapierbörse an den letzten drei Börsenhandelstagen vor der öffentlichen Ankündigung des Erwerbsangebots um nicht mehr als 20 % über- bzw. nicht mehr als 20 % unterschreiten (ohne Erwerbsnebenkosten). Ergeben sich nach der öffentlichen Ankündigung nicht unerhebliche Abweichungen des maßgeblichen Kurses, so kann der Kaufpreis angepasst werden. In diesem Fall wird auf den ungewichteten durchschnittlichen Schlusskurs einer alstria-Aktie im XETRA-Handel der Frankfurter Wertpapierbörse an den letzten drei Börsenhandelstagen vor der öffentlichen Ankündigung einer etwaigen Anpassung abgestellt.

Bei dem Erwerb eigener Aktien über ein öffentliches Erwerbsangebot ist der Grundsatz der Gleichbehandlung zu beachten.

Sofern ein öffentliches Erwerbsangebot überzeichnet ist, muss die Annahme im Verhältnis der jeweils angebotenen Aktien erfolgen. Jedoch soll es zulässig sein, eine bevorrechtigte Annahme kleiner Offerten oder kleiner Teile von Offerten bis zu maximal 100 Stück vorzusehen. Diese Möglichkeit dient dazu, gebrochene Beträge bei der Festlegung der zu erwerbenden Quoten und kleine Restbestände zu vermeiden und damit die technische Abwicklung zu erleichtern.

Erwerb mittels Derivate (Put- und/oder Call-Optionen)

Weiter sieht die Ermächtigung vor, dass im Rahmen des Erwerbs eigener Aktien auch Derivate in Form von Put- oder Call-Optionen oder einer Kombination aus beiden eingesetzt werden können. Dabei dürfen unter Einsatz von Derivaten in Form von Put- oder Call-Optionen oder einer Kombination aus beiden maximal eigene Aktien bis insgesamt 5 % des Grundkapitals erworben werden. Durch diese zusätzliche Handlungsalternative erweitert die Gesellschaft ihre Möglichkeiten, den Erwerb eigener Aktien optimal zu strukturieren.

Für die Gesellschaft kann es von Vorteil sein, Put-Optionen zu veräußern oder Call-Optionen zu erwerben, anstatt unmittelbar Aktien der Gesellschaft zu erwerben.

Bei Einräumung einer Put-Option gewährt die Gesellschaft dem Erwerber der Put-Option das Recht, Aktien der Gesellschaft zu einem in der Put-Option festgelegten Preis (Ausübungspreis) an die Gesellschaft zu verkaufen. Die Gesellschaft ist als so genannter Stillhalter im Falle der Ausübung der Put-Option verpflichtet, die in der Put-Option festgelegte Anzahl von Aktien zum Ausübungspreis zu erwerben. Als Gegenleistung dafür erhält die Gesellschaft bei Einräumung der Put-Option eine Optionsprämie. Die Ausübung der Put-Option ist für den Berechtigten dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn der Kurs der Aktie der Gesellschaft unter dem Ausübungspreis liegt. Wird die Put-Option ausgeübt, fließt die Liquidität am Ausübungstag ab. Die vom Erwerber der Put-Option gezahlte Optionsprämie vermindert den von der Gesellschaft für den Erwerb der Aktie insgesamt erbrachten Gegenwert. Wird die Option nicht ausgeübt, kann die Gesellschaft auf diese Weise keine eigenen Aktien erwerben. Ihr verbleibt jedoch die am Abschlusstag vereinnahmte Optionsprämie.

Beim Erwerb einer Call-Option erhält die Gesellschaft gegen Zahlung einer Optionsprämie das Recht, eine vorher festgelegte Anzahl an Aktien zu einem vorher festgelegten Preis (Ausübungspreis) vom Veräußerer der Option, dem Stillhalter, zu kaufen. Die Gesellschaft kauft also das Recht, eigene Aktien zu erwerben. Als Gegenleistung dafür gewährt die Gesellschaft dem Stillhalter beim Kauf der Call-Option eine Optionsprämie. Die Ausübung der Call-Option ist für die Gesellschaft dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn der Kurs der Aktie der Gesellschaft über dem Ausübungspreis liegt, da sie die Aktien dann zu dem niedrigeren Ausübungspreis vom Stillhalter kaufen kann. Durch den Erwerb von Call-Optionen kann sich die Gesellschaft gegen steigende Aktienkurse absichern. Zusätzlich wird die Liquidität der Gesellschaft geschont, da erst bei Ausübung der Call-Optionen der festgelegte Erwerbspreis für die Aktien gezahlt werden muss.

Die Laufzeit einer einzelnen Option darf insgesamt einen Zeitraum von 18 Monaten ab dem Tag des Abschlusses nicht überschreiten und endet in jedem Fall mit der Laufzeit der Ermächtigung, d.h. am 3. Mai 2028.

Der Ausübungspreis (ohne Erwerbsnebenkosten, aber unter Berücksichtigung der erhaltenen bzw. gezahlten Optionsprämie) für den Erwerb der Aktien durch die Gesellschaft bei Ausübung der Optionen darf den durchschnittlichen Schlusskurs einer alstria-Aktie im XETRA-Handel der Frankfurter Wertpapierbörse an den letzten drei Börsenhandelstagen vor Abschluss des betreffenden Optionsgeschäfts um nicht mehr als 20 % über- bzw. um nicht mehr als 20 % unterschreiten.

Die hier beschriebenen Optionsgeschäfte müssen mit einem Finanzinstitut oder über die Börse zu marktnahen Konditionen abgeschlossen werden, wobei unter anderem der bei der Ausübung zu zahlende Ausübungspreis zu berücksichtigen ist. Der Anspruch der Aktionäre, solche Optionsgeschäfte mit der Gesellschaft abzuschließen, wird in entsprechender Anwendung von § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ausgeschlossen. Hierdurch wird die Verwaltung – anders als bei einem Angebot zum Erwerb der Optionen an alle Aktionäre – in die Lage versetzt, Optionsgeschäfte kurzfristig abzuschließen. Durch die beschriebene Festlegung von Optionsprämie und Ausübungspreis werden die Aktionäre bei dem Erwerb eigener Aktien unter Einsatz von Put- und Call-Optionen wirtschaftlich nicht benachteiligt. Da die Gesellschaft einen fairen Marktpreis vereinnahmt bzw. bezahlt, geht den an den Optionsgeschäften nicht beteiligten Aktionären kein Wert verloren. Dies entspricht der Stellung der Aktionäre bei einem Aktienrückkauf über die Börse, bei dem nicht alle Aktionäre tatsächlich Aktien an die Gesellschaft verkaufen können. Insofern liegen die Voraussetzungen des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG vor, wonach ein Bezugsrechtsausschluss dann gerechtfertigt ist, wenn die Vermögensinteressen der Aktionäre aufgrund marktnaher Preisfestsetzung gewahrt sind.

Wiederveräußerung der erworbenen Aktien zu einem marktnahen Preis

Im Rahmen einer Wiederveräußerung erworbener eigener Aktien sieht die Ermächtigung vor, dass diese nur zu einem marktnahen Preis gegen bar veräußert werden können. Der Veräußerungspreis darf nur unwesentlich unter dem dann aktuellen Börsenkurs liegen. Diese Ermächtigung erlaubt es dem Vorstand, eigene Aktien beispielsweise gezielt und schnell an neue Aktionärsgruppen im In- und Ausland zu verkaufen. Der Vorstand lässt sich bei solchen Verkäufen allein vom Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre leiten.

Der Vorstand darf von dieser Ermächtigung nur in der Weise Gebrauch machen, dass die Summe der – jeweils unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre – (i) nach dieser Ermächtigung veräußerten Aktien, (ii) unter Ausnutzung des Genehmigten Kapitals ausgegebenen Aktien (§ 5 Abs. 3, 4 und 4a der Satzung) und (iii) die bei Begebung von Schuldverschreibungen mit Wandel- oder Optionsrechten bzw. Wandlungspflichten gewährten Wandel- und Optionsrechte auf Aktien nicht 10 % des Grundkapitals im Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Veräußerung der Aktien übersteigt.

Wiederveräußerung der erworbenen Aktien, unter anderem gegen Sachleistung

Darüber hinaus sieht die Ermächtigung einen Bezugsrechtsausschluss für die Veräußerung von Aktien gegen Sachleistung vor, insbesondere auch im Rahmen von Unternehmenszusammenschlüssen oder beim Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen, Beteiligungen oder anderen Wirtschaftsgütern (wie z.B. Immobilien). Bei Unternehmensakquisitionen wird zunehmend von Unternehmen die Möglichkeit verlangt, eigene Aktien als Gegenleistung abzugeben. Die hier vorgeschlagene Ermächtigung gibt der Gesellschaft die notwendige Flexibilität, schnell und flexibel Unternehmen oder Beteiligungen daran gegen Hingabe von eigenen Aktien ohne Kapitalmaßnahmen erwerben zu können. Ebenso flexibel können diese zum Erwerb von Immobilien als Gegenleistung eingesetzt werden.

Wiederveräußerung der erworbenen Aktien im Rahmen von Wandel- und Optionsanleihen

Des Weiteren sieht die Ermächtigung vor, dass eigene Aktien unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre dafür verwendet werden können, Wandel- oder Optionsrechte bzw. Wandlungspflichten von Gläubigern von durch die Gesellschaft oder ihren Konzerngesellschaften ausgegebenen Schuldverschreibungen zu erfüllen. Dies kann zweckmäßig sein, um bei einer Kapitalerhöhung ganz oder teilweise eigene Aktien zur Erfüllung der Wandel- oder Optionsrechte bzw. zur Erfüllung der Wandlungspflichten einzusetzen.

Ferner sollen erworbene eigene Aktien unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre dazu verwendet werden können, sie Mitarbeitern der Gesellschaft oder mit ihr als Tochterunternehmen verbundenen Unternehmen zum Erwerb anzubieten.

Sachdividende

Ferner ist vorgesehen, dass eigene Aktien auch als Sachdividende und als Scrip Dividend genutzt werden können. Im Rahmen einer Scrip Dividend erhalten die Aktionäre ein Wahlrecht, die Dividende in Bar oder den Gegenwert in Aktien der Gesellschaft zu erhalten.

Einziehung eigener Aktien

Des Weiteren können eigene Aktien von der Gesellschaft ohne erneuten Beschluss der Hauptversammlung eingezogen werden. Der Vorstand wird von dieser Ermächtigung allerdings nur dann Gebrauch machen, wenn er nach sorgfältiger Prüfung aller relevanten Umstände der Auffassung ist, dass die Einziehung der eigenen Aktien im Interesse der Gesellschaft und damit ihrer Aktionäre liegt.

Angaben zu den unter Tagesordnungspunkt 7 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten
(Tagesordnungspunkt 7: Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern)

Richard Hart Powers

Managing Partner, Brookfield Asset Management, London, Vereinigtes Königreich

London, Vereinigtes Königreich
* September 1963
Nationalität: Britisch und US-Amerikanisch

Beruflicher Werdegang

1987 bis 1998:

Head of International Real Estate bei GE Capital, Vereinigtes Königreich

1999 bis 2011:

Partner bei Goldman Sachs (Co-Head of European/U.S. Real Estate), Vereinigtes Königreich und USA

2011 bis 2018:

Managing Member bei Grand Street Investments, USA

2018 bis 2022:

Managing Partner bei O-Zone Partners, USA

Seit 2022:

Managing Partner bei Brookfield Asset Management, Vereinigtes Königreich

Ausbildung

Bachelor of Arts, Yale University, USA

Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten: keine

Mitglied in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: keine

Herr Richard Hart Powers gehört nicht dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft an. Daher sieht Ziffer C.4 DCGK eine Höchstzahl von fünf Aufsichtsratsmandaten oder vergleichbaren Funktionen für ihn vor. Diese Vorgabe ist erfüllt.

Angaben nach Ziffern C.6 Abs. 2, C.9 Abs. 2 und C.13 DCGK

Der Aufsichtsrat sieht Herrn Richard Hart Powers als unabhängig von der Gesellschaft und deren Vorstand im Sinne der Ziffer C.6 Abs. 2 DCGK an. Er steht nach Einschätzung des Aufsichtsrats nicht in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur alstria office REIT-AG, deren Konzernunternehmen oder Organen. Der Aufsichtsrat sieht Herrn Richard Hart Powers als nicht unabhängig vom kontrollierenden Aktionär der Gesellschaft im Sinne der Ziffer C.9 Abs. 2 DCGK an. Herr Richard Hart Powers steht in einer geschäftlichen Beziehung zu dem kontrollierenden Aktionär der alstria office REIT-AG und gehört dessen geschäftsführendem Organ an.

Das Profil für den Aufsichtsrat legt weitere Kriterien für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats von alstria fest. Diese Kriterien erfüllt Richard Hart Powers. Das aktuelle Profil für den Aufsichtsrat ist unter

www.alstria.de → Unternehmen → Aufsichtsrat

veröffentlicht.

Rebecca “Becky” Worthington

Chief Financial Officer, Canary Wharf Group, London, Vereinigtes Königreich

Vorsitzende des Prüfungsausschusses, Mitglied des Aufsichtsrats der alstria office REIT-AG

Beginn der Amtszeit: 2022

London, Vereinigtes Königreich
* Oktober 1971
Nationalität: Britisch

Beruflicher Werdegang

1994 bis 1997:

Ausbildung zum chartered accountant bei PriceWaterhouseCoopers (Coopers & Lybrand), Vereinigtes Königreich

1997 bis 1998:

Financial Controller bei Britton Group PLC, Vereinigtes Königreich

1998 bis 2012:

Verschiedene Positionen bei Quintin Estates and Development Plc, zuletzt Deputy Chief Executive, Vereinigtes Königreich

2012 bis 2015:

Gründer und Chief Executive Officer bei Lodestone Capital Partners LLP; Vereinigtes Königreich

2015 bis 2018:

Group Chief Financial Officer bei Countryside Properties PLC, Vereinigtes Königreich

2018 bis 2019:

Group Chief Operating Officer bei Countryside Properties PLC, Vereinigtes Königreich

2019 bis 2021:

Chief Financial Officer bei IQ Student Accommodation, Vereinigtes Königreich

Seit 2021:

Chief Financial Officer bei Canary Wharf Group, Vereinigtes Königreich

Ausbildung

1990 bis 1993:

Joint Honours degree Economics and Philosophy, University of Nottingham, Vereinigtes Königreich

Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten: keine

Mitglied in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: keine

Frau Rebecca Worthington gehört nicht dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft an. Daher sieht Ziffer C.4 DCGK eine Höchstzahl von fünf Aufsichtsratsmandaten oder vergleichbaren Funktionen für sie vor. Diese Vorgabe ist erfüllt.

Angaben nach Ziffern C.6 Abs. 2, C.9 Abs. 2 und C.13 DCGK

Der Aufsichtsrat sieht Frau Rebecca Worthington als unabhängig von der Gesellschaft und deren Vorstand und unabhängig von einem kontrollierenden Aktionär im Sinne der Ziffern C.6 Abs. 2 und C.9 Abs. 2 DCGK an. Sie steht nach Einschätzung des Aufsichtsrats nicht in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur alstria office REIT-AG, deren Konzernunternehmen oder Organen oder einem kontrollierenden Aktionär. Ein verbundenes Unternehmen des kontrollierenden Aktionärs der alstria office REIT-AG ist mit 50 % an der Canary Wharf Group, London, Vereinigtes Königreich, beteiligt, bei der Frau Rebecca Worthington als Chief Financial Officer beschäftigt ist.

Das Profil für den Aufsichtsrat legt weitere Kriterien für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats von alstria und den Vorsitz im Prüfungsausschuss fest. Diese Kriterien erfüllt Frau Rebecca Worthington. Insbesondere ist sie Finanzexpertin sowohl für Rechnungslegung als auch für Abschlussprüfung. Das aktuelle Profil für den Aufsichtsrat ist unter

www.alstria.de → Unternehmen → Aufsichtsrat

veröffentlicht.

Vergütungsbericht für das am 31. Dezember 2022 abgelaufene Geschäftsjahr
(Tagesordnungspunkt 8: Billigung des Vergütungsberichts für das am 31. Dezember 2022 abgelaufene Geschäftsjahr)

Der Vergütungsbericht der alstria office REIT-AG (auch Gesellschaft oder alstria) erläutert die wesentlichen Elemente der Vergütung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats. Er beschreibt die Höhe und Struktur der Vergütung. Vorstand und Aufsichtsrat haben den Vergütungsbericht gemeinschaftlich erstellt und sichergestellt, dass dieser den gesetzlichen Vorgaben des § 162 AktG entspricht. Der Vergütungsbericht wurde von der Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß den Anforderungen des § 162 Abs. 3 AktG geprüft.

Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts (www.alstria.de/bestaetigungsvermerkverguetungsbericht2022), das aktuelle Vergütungssystem für den Vorstand (https://alstria.de/Verguetungssystem-Vorstand-2022) und für den Aufsichtsrat (https://alstria.de/Verguetungssystem-Aufsichtsrat-2021) sowie der vorliegende Vergütungsbericht (https://alstria.de/Verguetungsbericht-2022.pdf) sind auf der Website der Gesellschaft veröffentlicht.

Die Vergütung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 basiert auf dem überarbeiteten Vergütungssystem 2022, welches von der Hauptversammlung am 10. Juni 2022 mit einer Zustimmung von 99,5 % der Stimmen gebilligt wurde (Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022). Der Vergütungsbericht 2021 wurde mit 99,8 % der Stimmen gebilligt. In Anbetracht der hohen Zustimmung auf der Hauptversammlung, sehen wir keine Gründe für Änderungen des Vergütungsberichts und des Vergütungssystems. Wir werden das bereits im Vergütungsbericht 2021 etablierte hohe Maß an Transparenz weiterführen.

1. RÜCKBLICK AUF DAS GESCHÄFTSJAHR 2022

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Angriff Russlands auf die Ukraine: Last für die deutsche Wirtschaft

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Vermietungsmärkte immer noch schwierig

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Starker Zinsanstieg verlangsamt Transaktionsaktivitäten

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Fortlaufende Investitionen in das Bestandsportfolio

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Übernahme durch Brookfield und Änderungen im Aufsichtsrat

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Einführung des Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022 mit vorzeitiger Beendigung und Auszahlung von LTIPs

Das Geschäftsjahr 2022 war von den Konsequenzen aus dem Angriff Russlands auf die Ukraine geprägt, was zu einer Verlangsamung des Wirtschaftswachstums, Steigerung der Inflation und einem starken Zinsanstieg führte. Der gewerbliche Vermietungsmarkt gestaltete sich in Anbetracht der Unsicherheiten des wirtschaftlichen Umfelds weiterhin schwierig. Trotz des schwachen gewerblichen Vermietungsmarktes konnte alstria eine Vermietungsleistung (gemessen an Neuvermietungen sowie Mietvertragsverlängerungen und Optionsziehungen) von 107.300 m² erzielen.

Im Jahr 2022 investierte alstria insgesamt EUR 113 Millionen in das Bestandsportfolio. Der wesentliche Teil dieser Summe (EUR 87 Millionen) entfiel auf Developmentinvestitionen, mit denen die Qualität der Flächen deutlich verbessert wurde, um hierdurch in der Neuvermietung höhere Mieten zu erzielen. Die Developmentinvestitionen blieben im Jahr 2022 auf einem hohen Level, weil alstria in den Objekten weiterhin die besten Renditechancen sieht. Das aktuelle Developmentportfolio umfasst 21 Projekte mit einer Gesamtmietfläche von 377.100 m².

alstrias Investitionsentscheidungen basieren auf der Kenntnis lokaler Märkte, der individuellen Betrachtung des jeweiligen Gebäudes in Bezug auf Lage, Größe und Qualität im Vergleich zu den direkten Wettbewerbsimmobilien sowie auf dem langfristigen Wertsteigerungspotenzial.

alstrias Strategie ist darauf ausgerichtet, eine aus ihrer Sicht lukrative Portfoliogröße an den jeweiligen Standorten aufzubauen (Konzentration auf „Big 7“-Büromärkte in Deutschland), aber auch vollentwickelte oder nicht zum Kerngeschäft gehörende Immobilien zur Optimierung der Kapitalallokation zu veräußern. In diesem Zusammenhang wurden im Laufe des Jahres fünf Immobilien zu einem Kaufpreis von EUR 188 Millionen veräußert. Die Verkaufserlöse wurden überwiegend für die Finanzierung der Developmentmaßnahmen im Bestandsportfolio eingesetzt.

Das Geschäftsjahr 2022 war ebenso von den Änderungen aufgrund der Übernahme von mehr als 95 % der Anteile an alstria durch Brookfield (Übernahme) geprägt, die im Januar 2022 erfolgte. Diese Änderungen betrafen die Zusammensetzung des Aufsichtsrates, in dem alstrias Hauptaktionär Brookfield nun durch Brad Hyler, Jan Sucharda und Karl Wambach vertreten ist.

In diesem Zusammenhang wurde das Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder angepasst, um weiterhin eine in Abhängigkeit der Leistung der Vorstandsmitglieder stehende Vergütung zu ermöglichen. Zum Zeitpunkt der Einführung des Vorstandsvergütungssystems 2021 hatte alstria eine sehr diverse Aktionärsstruktur, wodurch der Aktienkurs zu einer der wichtigsten Kennzahlen zur Messung des Shareholder Value und dadurch der Leistung der Vorstandsmitglieder wurde, indem die Entwicklung des Aktienkurses von alstria für den Long-Term-Incentive (LTI) genutzt wurde. Nach der Übernahme wurde der Aktienkurs von alstria durch die Beteiligung von alstrias Hauptaktionär und die relativ geringe Anzahl anderer Aktionäre erheblich eingeschränkt. Folglich wurde der Aktienkurs nicht mehr als passende Kennzahl für die Leistung der Vorstandsmitglieder angesehen. Um einerseits eine starke Verknüpfung von Leistung und Vergütung für den Vorstand herzustellen und andererseits eine durchgängige Vergütungsanpassung innerhalb der Organisation sicherzustellen, wurde der LTI im Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022 so gestaltet, dass der Struktur des Long-Term-Incentive-Programms für alle berechtigten Mitarbeiter von alstria gefolgt wird, wie nachfolgend dargestellt.

Da der Aktienkurs nicht mehr als geeignete Kennzahl für die Vorstandsleistung angesehen wurde, wurde im Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022 auch festgelegt, die LTI-Tranchen für Performance Perioden, die über das Jahr 2022 hinausgehen, zu beenden. Daher wurden die LTI-Tranchen 2019–2023, 2020–2024 und 2021–2025 vorzeitig beendet und im Geschäftsjahr 2022 ausgezahlt.

Die wichtigsten Änderungen des Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022 sind in der folgenden Grafik zusammengefasst:

Das überarbeitete Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022 ist weiterhin leistungsorientiert und darauf ausgerichtet, eine nachhaltige Unternehmensentwicklung zu fördern. Es ist in der nachstehenden Grafik systematisch dargestellt und wird im Folgenden in seinen Grundzügen beschrieben.

2. VERGÜTUNG DER VORSTANDSMITGLIEDER

2.1. Vergütungs-Governance

Dem Aufsichtsrat obliegt die Festlegung, Umsetzung und Prüfung der Vorstandsvergütung. Der Personalausschuss besteht aus Mitgliedern des Aufsichtsrats. Er bespricht und prüft das Vergütungssystem für den Vorstand regelmäßig sowie anlassbezogen und bereitet die Beschlüsse für Änderungen vor. Daher werden Änderungen oder relevante Aktualisierungen am Vergütungssystem grundsätzlich vom Personalausschuss vorbereitet. Dennoch ist der gesamte Aufsichtsrat für den endgültigen Beschluss verantwortlich. Das Vergütungssystem wird der Hauptversammlung bei wesentlichen Änderungen, mindestens jedoch alle vier Jahre, zur Billigung vorgelegt.

Die Gesamtvergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder wird vom Aufsichtsrat festgelegt und deckt sämtliche Aktivitäten innerhalb des alstria-Konzerns ab. Kriterien für die angemessene Vergütung sind unter anderem die Verantwortung des jeweiligen Vorstandsmitglieds, die persönliche Leistung, die wirtschaftliche Situation, der Erfolg und der künftige Ausblick von alstria sowie die Üblichkeit der Vergütung unter Berücksichtigung des Wettbewerbsumfelds und der anderweitig innerhalb von alstria geltenden Vergütungsstrukturen.

Der Aufsichtsrat führt regelmäßig mithilfe einer Vergleichsgruppe aus vergleichbaren Unternehmen, z. B. relevanter Wettbewerber in der Immobilienbranche, ein Vergütungs-Benchmarking durch, um zu beurteilen, ob die Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder im Vergleich zu anderen Unternehmen angemessen ist. Diese Vergleichsgruppe umfasste bei der letzten Überarbeitung des Vergütungssystems durch den Aufsichtsrat in den Geschäftsjahren 2020/2021 die folgenden Unternehmen des EPRA Germany Index (ADO Properties, Aroundtown, Deutsche Euroshop, Deutsche Wohnen, Grand City Properties, Hamborner REIT, LEG Immobilien, TAG Immobilien, TLG Immobilien, Vonovia), sowie ergänzend für die europäische Perspektive die Unternehmen des EPRA Developed Europe Office Index. Um nationale Gepflogenheiten am Markt und die Unternehmensgröße widerzuspiegeln, wurden auch MDAX-Unternehmen berücksichtigt.

Zur Beurteilung der Angemessenheit der Vergütung innerhalb von alstria wird auch das Verhältnis zwischen der Vergütung des Vorstands und der Vergütung des oberen Führungskreises, der direkt an den Vorstand berichtet, sowie sämtlicher Beschäftigten einbezogen. Dabei vergleicht alstria regelmäßig die Vergütungsniveaus (Jahresfestgehalt, Bonus, Long-Term-Incentive, ohne Sozialbeiträge und Krankenversicherung) und prüft und veröffentlicht die CEO Pay Ratio. Sie zeigt die Zielvergütung des Vorstandsvorsitzenden im Vergleich zum Median der Zielvergütung aller Beschäftigten und Führungskräfte. In der nachfolgenden Tabelle sind die jeweilige Vergütung sowie die Entwicklung der CEO Pay Ratio seit 2020 aufgeführt.

Mangelnde Unabhängigkeit und Interessenkonflikte der Aufsichtsratsmitglieder und des Personalausschusses könnten eine unabhängige Beratung und Aufsicht bei der Festlegung der Vorstandsvergütung verhindern. Der Aufsichtsrat erachtet die Mitglieder des Aufsichtsrats sowie des Personalausschusses als von der Gesellschaft und seinem Vorstand unabhängig. Der Aufsichtsrat erachtet seine Mitglieder Dr. Frank Pörschke, Elisabeth Stheeman und Rebecca Worthington als vom Mehrheitsaktionär unabhängig. Zudem sind die Aufsichtsratsmitglieder und die Mitglieder des Personalausschusses per Gesetz, durch den Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) in seiner aktuellen Version vom 28. April 2022 und die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats verpflichtet, sämtliche bei ihnen eventuell bestehenden Interessenkonflikte unverzüglich offenzulegen. In diesen Fällen ergreift der Aufsichtsrat angemessene Maßnahmen, die dem Interessenkonflikt Rechnung tragen. Die betreffenden Mitglieder beteiligen sich beispielsweise nicht an Diskussionen und Beschlüssen.

Die Vergütung im Geschäftsjahr 2022 entspricht in vollem Umfang dem Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022. Die Details der Anwendung im Geschäftsjahr werden im Folgenden dargelegt.

2.2. Vergütungssystem des Vorstands

Die nachstehende Tabelle fasst wesentliche Vergütungselemente und Vertragsbestimmungen des Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022 zusammen, die im Folgenden detaillierter beschrieben werden, und stellt diese dem vorherigen Vergütungssystem gegenüber. Wesentliche Änderungen gegenüber dem vorherigen Vergütungssystem sind durch Unterstreichung hervorgehoben.

2.2.1. Zielvergütung und Vergütungsstruktur

Die Zielvergütung der Vorstandsmitglieder für die Geschäftsjahre 2022 und 2021, welche vertraglich definiert bei 100 % Zielerreichung auszuzahlen ist, sowie die resultierende Vergütungsstruktur werden nachfolgend dargestellt. Die Zielvergütung wurde im letzten Jahr nicht erhöht. Deswegen bleibt die Struktur der Zielgesamtvergütung für beide Mitglieder des Vorstands nahezu identisch.

Die Summe der fixen und variablen Vergütungselemente bildet die Zielgesamtvergütung bei einer 100 %-igen Zielerreichung eines Vorstandsmitglieds. Die Ausrichtung auf die langfristige und nachhaltige Entwicklung der alstria gemäß § 87 Abs. 1 Satz 2 AktG wird durch die höhere Gewichtung des Long-Term Incentive Plans im Vergleich zum Short-Term Incentive Plan sichergestellt. Der Anteil des Short-Term Incentives an der variablen Vergütung beträgt rund 33 %, wohingegen der Anteil des Long-Term Incentives rund 67 % der variablen Vergütung ausmacht.

2.2.2. Fixe Vergütungselemente

Grundvergütung

Das Jahresfestgehalt wird in zwölf gleichen Monatsraten am Ende jedes Monats ausgezahlt. Beginnt oder endet der Dienstvertrag während eines Geschäftsjahrs, wird das Jahresfestgehalt für dieses Geschäftsjahr zeitanteilig ausgezahlt.

Nebenleistungen

Die Vorstandsmitglieder erhalten Sachbezüge. Diese bestehen im Wesentlichen aus Versicherungsprämien sowie der privaten Dienstwagennutzung. Als Vergütungsbestandteil sind diese Nebenleistungen von dem einzelnen Vorstandsmitglied zu versteuern. Sie stehen allen Vorstandsmitgliedern prinzipiell in gleicher Weise zu, die Höhe variiert je nach der persönlichen Situation. Die Nebenleistungen sind Bestandteil der Maximalvergütung und unterliegen der entsprechenden Obergrenze.

Die Gesellschaft hat zugunsten der Vorstandsmitglieder eine D&O-Versicherung (Directors & Officers Liability Insurance) mit einem Selbstbehalt von 10 % des Schadens bis zur Höhe des Eineinhalbfachen des jährlichen Festgehalts des jeweiligen Vorstandsmitglieds abgeschlossen.

Versorgungsentgelt

Außerdem gewährt die Gesellschaft den Vorstandsmitgliedern monatlich einen Geldbetrag für Zwecke der Altersvorsorge, das Versorgungsentgelt. Diese Vorsorgeleistungen belaufen sich auf circa 18 % des jeweiligen Jahresfestgehalts.

2.2.3. Variable Vergütungselemente

Short-Term Incentive (STI)

Als kurzfristiger, leistungsbasierter Vergütungsbestandteil ist der STI an die Entwicklung des quantitativen Leistungsziels „Funds from Operations“ (FFO) je Aktie gebunden. Er ist als Ziel-Bonussystem konzipiert. Ein möglicher STI-Auszahlungsbetrag wird durch die Multiplikation der Gesamtzielerreichung mit dem im jeweiligen Dienstvertrag angegebenen individuellen Zielbetrag, errechnet; er beträgt maximal 150 % des individuellen Zielbetrags (Cap) und wird in bar ausgezahlt. Zusätzlich zum Leistungskriterium wird ein individueller Multiplikator zwischen 0,8 und 1,2 zur Bestimmung der finalen Auszahlung angewandt.

Der STI funktioniert wie folgt:

Leistungskriterium

Das STI-Leistungskriterium ist die Kennzahl Funds From Operations je Aktie. Die Funds From Operations sind eine sehr wichtige Kennzahl in der Strategie von alstria, da sie den Cashflow aus dem operativen Geschäft definiert. Die FFO je Aktie sind zwar keine Kennzahl der allgemein anerkannten Bilanzierungsgrundsätzen (non-GAAP Kennzahl), werden aber dennoch von Immobiliengesellschaften häufig statt des Gewinns je Aktie verwendet wird. alstria veröffentlicht jährlich die FFO und FFO je Aktie und eine detaillierte Überleitung in den IFRS-Abschluss.

Die Auswirkungen von Ankäufen oder Veräußerungen und Änderungen im Aktienkapital von alstria auf den FFO je Aktie für ein Geschäftsjahr werden vom Aufsichtsrat außer Acht gelassen, um einen fairen und ausgewogenen Anreiz zu gewährleisten.

Der Auszahlungsbetrag des STI hängt davon ab, in welchem Maße die Ziele für den FFO je Aktie erreicht wurden. Gemessen wird das Verhältnis des im Geschäftsjahr tatsächlich erzielten FFO je Aktie zum budgetierten FFO je Aktie. Die Zielerreichung kann von 0 % bis 150 % reichen. Für eine Auszahlung müssen mindestens 70 % des Zielwerts erreicht werden (Schwellenwert). Entspricht der tatsächlich erreichte FFO je Aktie dem budgetierten FFO je Aktie, liegt die Zielerreichung bei 100 %. Es können höchstens 130 % des Zielwerts erreicht werden (Maximalwert); dies führt zu einer Zielerreichung von 150 %.

Die für das Geschäftsjahr 2022 festgelegten Werte des FFO je Aktie sowie der tatsächliche Istwert und die daraus resultierende Gesamtzielerreichung sind in folgender Tabelle dargestellt:

Multiplikator

Der vorläufige Auszahlungsbetrag wird sodann mit einem individuellen Multiplikator von 0,8 bis 1,2 multipliziert. So kann der Aufsichtsrat zusätzlich zur Erreichung der finanziellen Leistungskriterien die persönliche Leistung der einzelnen Vorstandsmitglieder berücksichtigen.

Für das Geschäftsjahr 2022 hat der Aufsichtsrat sowohl für Olivier Elamine als auch für Alexander Dexne den individuellen Multiplikator auf 1,0 festgesetzt. Damit berücksichtigt der Aufsichtsrat die hervorragenden operativen Leistungen bei herausfordernden Marktbedingungen im Geschäftsjahr 2022 und vor dem Hintergrund der Übernahme.

Die Zielerreichung des einzelnen Leistungskriteriums sowie die resultierende Gesamtzielerreichung nach Anwendung des Multiplikators wird nachfolgend zusammenfassend dargestellt:

Long-Term Incentive 2022 - 2023

Der Long-Term-Incentive-Plan ist als Anreizsystem konzipiert, um die allgemeine Leistung und den Gesamterfolg der alstria zu belohnen und wird in jährlichen Tranchen mit einer Performance Periode von zwei Jahren ausgegeben. Der Aufsichtsrat legt mindestens vier Leistungskriterien (KPI) fest, deren Erreichung während der Performance Periode die endgültige LTI-Auszahlung bestimmen wird. Die LTI-KPIs entsprechen entweder einem expliziten quantifizierbaren Ziel im mehrjährigen Geschäftsplan oder der Erreichung eines relevanten Projekts innerhalb der jeweiligen Performance Periode.

In der folgenden Grafik wird dargestellt, wie der LTI funktioniert:

Für den Zeitraum 2022–2023 definieren sich die LTI-KPIs wie folgt:

Nach Ende der Performance Periode wird die für jede LTI-KPI erzielte Leistung wie folgt bestimmt: die tatsächlich erzielten KPIs werden durch den KPI-Zielwert dividiert. Die sich daraus ergebende Leistungserbringung jeder KPI wird dann mit einem Faktor gemäß folgender Regel multipliziert:

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Ist die Leistungserreichung geringer als 90 %, beträgt der Faktor null.

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Liegt die Leistungserreichung zwischen 90 % und 110 %, steigt der Faktor linear und liegt zwischen 0,85 und 1,15.

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Ist die Leistungserreichung höher als 110 %, beträgt der Faktor 1,15.

Die jeweilige Zielerreichung, die sich aus der Multiplikation der Leistungserreichung und des Faktors ergeben, werden dann mit der jeweiligen Gewichtung der KPI multipliziert, um den Beitrag jedes KPI am endgültigen Auszahlungsbetrag der jeweiligen Tranche zu ermitteln. Der endgültige Auszahlungsbetrag ist die Summe der einzelnen LTI-KPI-Beiträge, multipliziert mit dem Zielwert des jeweils gewährten LTI.

Der LTI wird spätestens in dem Monat ausgezahlt, der auf die Feststellung des Jahresabschlusses der Performance Periode folgt und wird auf 115 % der individuell gewährten Zielbetrags begrenzt.

Die Zahlung erfolgt zeitanteilig unter Berücksichtigung der Anzahl der aktiven Monate des entsprechenden Vorstandsmitglieds in der Performance Periode.

Der anfänglich gewährte LTI 2022–2026 im Rahmen des früheren Vergütungssystems 2021 wurde in den LTI des neuen Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022 übernommen. Der Zielwert für den LTI 2022–2023 wird in der Tabelle mit der Zielvergütung ausgewiesen.

LTI 2018–2022 und beendete Long-Term-Incentive-Tranchen

Da der LTI 2018–2022 im Geschäftsjahr 2022 ausgezahlt wurde, wird die Funktionsweise und die Ermittlung der Zielerreichung nachfolgend erläutert. Die Performance Periode des LTI 2018–2022 endete regulär am 4. März 2022.

Darüber hinaus war die Kursentwicklung der alstria-Aktie aufgrund der Übernahme durch Brookfield nicht mehr aussagekräftig, wodurch die Berechnung der übrigen LTI-Pläne, welche vor dem Geschäftsjahr 2022 zugeteilt wurden und deren reguläre Performance Periode noch nicht beendet war (d.h. 2019–2023, LTI 2020–2024, LTI 2021–2025, zusammen die beendeten LTI-Tranchen), ihre Funktion verloren hatte. Vor dem Hintergrund der Einführung des neuen Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022 wurde ebenso festgelegt, dass die Performance Perioden dieser beendeten LTI-Tranchen vorzeitig beendet wurden. Die Beendigung erfolgte mit Wirkung zum 3. Februar 2022 (letzter Tag des Annahmezeitraums des Übernahmeangebots) und die Auszahlung erfolgte in bar, nachdem die Hauptversammlung 2022 dem neuen Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder zugestimmt hatte.

Der LTI 2018–2022 sowie die beendeten LTI-Tranchen bestanden aus sogenannten virtuellen Stock Awards, die nach Ablauf einer vierjährigen Performance Periode in alstria-Aktien umgewandelt wurden. In jedem Geschäftsjahr wurde den Vorstandsmitgliedern ein langfristiges variables Vergütungselement zugeteilt, dessen Zielbetrag im Dienstvertrag festgelegt war. Die Anzahl der zugeteilten Stock Awards basierte auf dem Zielbetrag, geteilt durch das arithmetische Mittel des Aktienkurses von alstria in den 60 Handelstagen vor dem Zuteilungsdatum. Die Anzahl der zugeteilten Stock Awards wurde dann abhängig von der absoluten und relativen Wertentwicklung der alstria-Aktie gegenüber einer Vergleichsgruppe während der Performance Periode angepasst. Wie in der folgenden Grafik dargestellt waren die im LTI implementierten Leistungskriterien der absolute TSR mit einer Gewichtung von 25 % sowie der relative TSR mit einer Gewichtung von 75 %. Die Gesamtzielerreichung wurde bei 150 % begrenzt, die Auszahlung des Long-Term-Incentive wurde bei 250 % des Zielbetrags begrenzt.

In der folgenden Grafik wird dargestellt, wie der LTI der beendeten LTI-Tranchen funktionierte:

In der folgenden Tabelle wird ein Überblick über die Zielerreichung aus dem LTI 2018–2022 dargestellt, der 2022 planmäßig endete und ausgezahlt wurde:

Darüber hinaus wird die Zielerreichung aus den beendeten LTI-Tranchen in der folgenden Tabelle ausgewiesen. Da die beendeten Tranchen vorzeitig mit Wirkung zum 3. Februar 2022 beendet wurden, wurde die Aktienkursentwicklung bis zu diesem Zeitpunkt für die Ermittlung der Zielerreichung verwendet. Diese Tranchen wurden 2022 ebenfalls ausgezahlt.

2.2.4. Malus & Clawback

Sämtliche variablen Vergütungsbestandteile der Vorstandsmitglieder werden in der Regel erst nach Ende der regulären Performance Periode ausgezahlt. Sollte ein Vorstandsmitglied absichtlich einen wesentlichen Verstoß begehen gegen

•

eine wesentliche Sorgfaltspflicht im Sinne des § 93 Aktiengesetz (AktG)

oder

•

eine wesentliche Pflicht aus dem Dienstvertrag,

so kann der Aufsichtsrat in billigem Ermessen (§ 315 des Bürgerlichen Gesetzbuchs („BGB“)) die nicht ausgezahlte variable Vergütung in der Performance Periode reduzieren, in der der Verstoß ganz oder teilweise stattgefunden hat („Malus“), oder den Bruttobetrag jeder bereits ausgezahlten variablen Vergütung ganz oder teilweise zurückfordern („Clawback“).

Unbeschadet des Vorstehenden sind Vorstandsmitglieder verpflichtet, jede bereits ausgezahlte variable Vergütung zurückzuerstatten, wenn und sofern

•

sich nach der Zahlung herausstellt, dass der geprüfte und genehmigte konsolidierte Jahresabschluss, auf dem die Berechnung des Auszahlungsbetrags beruhte, fehlerhaft war und daher gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und den relevanten Rechnungslegungsstandards öffentlich neu ausgewiesen werden muss, und

•

auf der Grundlage des neu ausgewiesenen, geprüften, konsolidierten Jahresabschlusses und des relevanten Vergütungssystems ein geringerer oder kein Auszahlungsbetrag aus der variablen Vergütung fällig gewesen wäre.

Im Geschäftsjahr 2022 kamen keine Malus- oder Clawback-Regelungen zur Anwendung.

2.2.5. Vergütungsbezogene rechtliche Bestimmungen

Erläuterungen zu dem mit den Vorstandsmitgliedern vereinbarten nachvertraglichen Wettbewerbsverbot, den Bestimmungen im Falle vorzeitiger Beendigung sowie den nach § 162 Abs. 2 AktG geforderten Angaben zu den möglichen Leistungen Dritter sind im Folgenden zu finden.

Leistungen Dritter

Den Vorstandsmitgliedern wurden für ihre Tätigkeit als Vorstandsmitglieder von alstria im Geschäftsjahr 2022 keine Leistungen Dritter gewährt.

Leistungen im Falle vorzeitiger Beendigung

Tritt ein Vorstandsmitglied zurück oder wird ein Vorstandsmitglied gemäß § 84 Abs. 3 AktG abberufen, so endet der Dienstvertrag nach Ablauf der Kündigungsfrist gemäß § 622 BGB. Das Recht von alstria und des Vorstandsmitglieds, den Dienstvertrag aus wichtigem Grund gemäß § 626 Abs. 1 BGB zu kündigen, bleibt unberührt.

Bei frühzeitiger Aufhebung des Dienstvertrags in gegenseitigem Einvernehmen erhält das Vorstandsmitglied die Vergütung für die restliche Laufzeit des Dienstvertrags, jedoch in jedem Fall höchstens den Wert von zwei vollen Jahresvergütungen, berechnet auf der Grundlage der Gesamtvergütung für das vorangegangene volle Geschäftsjahr (Abfindung). Gleiches gilt im Fall einer Abberufung gemäß § 84 Abs. 3 AktG (jedoch nicht bei einem Rücktritt des Vorstandsmitglieds), wenn die Abberufung aus Gründen erfolgte, für die das Vorstandsmitglied nicht verantwortlich ist.

Jede Abberufung innerhalb eines Zeitraums von bis zu zwölf Monaten nach einem Kontrollwechsel (Change-of-Control) gilt als Abberufung, für die das Vorstandsmitglied nicht verantwortlich ist, es sei denn, die Abberufung erfolgt aus wichtigem Grund gemäß § 626 Abs. 1 BGB.

Wird innerhalb eines Zeitraums von bis zu zwölf Monaten nach einem Kontrollwechsel die Position als Vorstandsmitglied wesentlich beeinträchtigt (z. B. durch wesentliche Verringerung der Verantwortungsbereiche), so ist das Vorstandsmitglied berechtigt, das Amt niederzulegen und den Dienstvertrag mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Monatsende zu kündigen. In diesem Fall erhält das Vorstandsmitglied die Abfindung.

Ein Change-of-Control tritt ein, wenn (i) eine Drittpartei gemäß §§ 29, 30 Wertpapiererwerbs- und Übernahmegesetz (WpÜG) mindestens 30 % der Stimmrechte an alstria erwirbt oder (ii) alstria als abhängiges Unternehmen einen Unternehmensvertrag im Sinne der §§ 291 ff. AktG schließt oder (iii) alstria gemäß §§ 2 ff. Umwandlungsgesetz (UmwG) mit einem nicht verbundenen Unternehmen verschmolzen wird, es sei denn, der Unternehmenswert des anderen Unternehmens beträgt zu dem Zeitpunkt, an dem das übertragende Übernehmen die Verschmelzung beschließt, weniger als 20 % des Unternehmenswerts von alstria.

Bei Beendigung des Vertrags verfällt der STI, wenn der Vertrag von alstria aus wichtigem Grund gekündigt wird oder das Vorstandsmitglied das Dienstverhältnis fristlos und ohne wichtigen Grund gekündigt hat. In allen anderen Fällen bleibt der STI unberührt.

Scheidet ein Vorstandsmitglied wegen Erreichens des Rentenalters, Invalidität, Berufsunfähigkeit, Frührente oder Tod aus dem Dienst bei alstria aus, erfolgt die Zahlung zeitanteilig. Dabei wird die Anzahl der aktiven Monate des entsprechenden Vorstandsmitglieds in der Performance Periode berücksichtigt. Kündigt alstria den Dienstvertrag aus wichtigem Grund gemäß § 626 BGB, verfällt der LTI. Gleiches gilt, wenn ein Vorstandsmitglied das Mandat ohne wichtigen Grund niedergelegt hat.

Im Geschäftsjahr 2022 kamen keine Change-of-Control Klauseln hinsichtlich der Möglichkeit der vorzeitigen Beendigung der Dienstverträge der Vorstandsmitglieder zur Anwendung. Aufgrund des Kontrollwechsels wurden die LTI-Tranchen 2019–2023, 2020–2024 und 2021–2025 vorzeitig beendet.

Nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Mit den Vorstandsmitgliedern wurde ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart. Für einen Zeitraum von sechs Monaten nach Beendigung des Dienstvertrags (aus jeglichem Grund) ist dem Vorstandsmitglied jede berufliche Aktivität für direkte oder indirekte Wettbewerber von alstria untersagt. Das Vorstandsmitglied verpflichtet sich ferner, für einen Zeitraum von sechs Monaten kein solches Unternehmen zu gründen, zu erwerben oder sich direkt oder indirekt daran zu beteiligen. alstria kann jederzeit und mit Ablauf einer Kündigungsfrist von sechs Monaten auf das nachvertragliche Wettbewerbsverbot verzichten.

Während der Dauer des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots bezahlt alstria dem Vorstandsmitglied eine Vergütung in Höhe von 100 % des letzten Jahresfestgehalts. Diese Vergütung ist jeweils zum Monatsende fällig. Vergütungen aus beruflicher Tätigkeit, die nicht in Wettbewerb zu alstria steht, werden entsprechend verrechnet. Des Weiteren wird jede Abfindungszahlung an ein Vorstandsmitglied mit jeglichen Zahlungen für ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot verrechnet, sofern die Abfindung innerhalb des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots fällig ist.

INDIVIDUALISIERTE OFFENLEGUNG DER VERGÜTUNG DES VORSTANDS

Die folgende Tabelle stellt die nach § 162 AktG gewährte und geschuldete Vergütung der Vorstandsmitglieder individualisiert dar. Zudem wird zur Einhaltung der Maximalvergütung nach § 87a AktG berichtet.

Der Dienstvertrag von Alexander Dexne wurde regulär zum Ende des Geschäftsjahres 2022 beendet. Seitdem unterliegt er dem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot nach den in diesem Vergütungsbericht dargelegten Bedingungen. Er erhält keine Abfindungszahlung. Der STI 2022 und der LTI 2022–2023 werden nicht vorzeitig beendet, sondern nach dem regulären Ende der Performance Perioden abgerechnet.

3.1. Gewährte und geschuldete Vergütung

Im Rahmen des individualisierten Ausweises der gewährten und geschuldeten Vergütung der Vorstandsmitglieder im Geschäftsjahr 2022 werden konkret folgende Vergütungen ausgewiesen:

•

Das im Geschäftsjahr 2022 ausbezahlte Festgehalt, die Nebenleistungen sowie das Versorgungsentgelt

•

Der STI 2022, der die Leistung im Jahr 2022 misst und im Geschäftsjahr 2023 ausbezahlt wird

•

Die LTI-Tranche 2018–2022, da die Performance Periode im Jahr 2022 endete und sie im Geschäftsjahr 2022 ausbezahlt wurde

•

Die LTI-Tranchen 2019–2023, 2020–2024 und 2021–2025, die vorzeitig beendet und im Geschäftsjahr 2022 ausgezahlt wurden

Um eine transparente Berichterstattung gewährleisten zu können, werden die entsprechenden Vergütungen für das Geschäftsjahr 2021 als Zusatzangabe ausgewiesen.

3.2. Maximalvergütung nach § 87a AktG

Gemäß § 87a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG ist der Aufsichtsrat verpflichtet, eine Maximalvergütung für alle Vergütungsbestandteile (Jahresfestgehalt, Nebenleistungen, Versorgungsentgelt und kurzfristige bzw. langfristige variable Vergütung) festzusetzen.

Die Maximalvergütung beträgt pro Jahr für den Vorstandsvorsitzenden EUR 2.600.000. Für den Finanzvorstand und potenzielle künftige Ordentliche Vorstandsmitglieder beträgt die Maximalvergütung für jedes Jahr EUR 2.100.000. Um diese Maximalbeträge tatsächlich zu erreichen, müssen außerordentliche Leistungen erbracht werden.

Die Summe aller Auszahlungen, die aus Zusagen für das Geschäftsjahr 2022 resultieren, kann erst nach Ablauf der zweijährigen Performance Periode des Long-Term Incentives ermittelt werden. Allerdings kann bereits heute die Einhaltung der Maximalvergütung gemäß § 87a AktG Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG sichergestellt werden, da selbst im Fall einer Auszahlung des Long-Term Incentives in Höhe von 115 % des Zielbetrags (Cap) die Summe aller Vergütungsbestandteile unterhalb der Maximalvergütung liegen würde. Über die Einhaltung der Maximalvergütung der für das Geschäftsjahr 2022 zugesagten Vergütung wird nach Ablauf der Performance Periode der LTI Tranche 2022–2023 im Vergütungsbericht des entsprechenden Jahres detailliert berichtet.

In Anbetracht der vorzeitigen Beendigung der LTI-Tranche 2021–2025 und der entsprechenden Auszahlung im Geschäftsjahr 2022 kann die Einhaltung der Maximalvergütung für das Geschäftsjahr 2021 jetzt bewertet werden. Es kann bestätigt werden, dass die Maximalvergütung gemäß § 87a AktG für den Vorstandsvorsitzenden und Finanzvorstand für das Geschäftsjahr 2021 nicht überschritten wurde.

Für das Geschäftsjahr 2018 sowie die Geschäftsjahre 2019 und 2020 (LTI-Tranche 2018–2022 endete regulär und wurde 2022 ausgezahlt, die LTI-Tranchen 2019–2023 und 2020–2024 wurden vorzeitig beendet und 2022 ausgezahlt), kann keine Einhaltung der Maximalvergütung bestimmt werden, da zum Zeitpunkt der Zuteilung keine Maximalvergütung festgelegt wurde. Es sei aber erwähnt, dass die für diese Geschäftsjahre gezahlte Vergütung ebenfalls innerhalb der aktuell festgelegten Maximalvergütung gemäß § 87a AktG liegt.

VERGÜTUNG DER AUFSICHTSRATSMITGLIEDER

Im Folgenden wird das Vergütungssystem des Aufsichtsrats sowie die individuelle gewährte und geschuldete Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder im Geschäftsjahr 2022 ausgewiesen.

4.1. Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder

4.1.1. Vergütungs-Governance

Die Aufsichtsratsmitglieder erhalten nach Abschluss eines Geschäftsjahres eine Vergütung für das Geschäftsjahr, die durch Beschluss der Hauptversammlung festgesetzt wird. Die Vergütung für Aufsichtsratsmitglieder wurde zuletzt von der Hauptversammlung 2021 mit 99,7 % Zustimmung bestätigt (Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder 2021). Die Festsetzung gilt, bis die Hauptversammlung etwas anderes beschließt. Mindestens alle vier Jahre oder bei Änderungen wird das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder der Hauptversammlung erneut zur Abstimmung vorgelegt. Billigt die Hauptversammlung ein zur Abstimmung gebrachtes Vergütungssystem nicht, wird spätestens bei der darauffolgenden Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem vorgelegt.

4.1.2. Vergütungssystem

Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist erfolgsunabhängig. Sie setzt sich zusammen aus einer Festvergütung und einer ebenfalls fixen Vergütung für die Tätigkeit in Ausschüssen. Die Gesellschaft erstattet den Aufsichtsratsmitgliedern ihre Auslagen. Die Gesellschaft hat auf ihre Kosten zu Gunsten der Aufsichtsratsmitglieder eine angemessene Haftpflichtversicherung zur Absicherung der Risiken aus der Wahrnehmung ihrer Aufgaben (D&O Versicherung) abgeschlossen (§ 13 Abs. 2 der Satzung).

Aufsichtsratsmitglieder erhalten jeweils ein Jahresfestgehalt von EUR 50.000. Der Aufsichtsratsvorsitz wird zusätzlich mit einem jährlichen Betrag von EUR 100.000 (Faktor 3) vergütet; der stellvertretende Aufsichtsratsvorsitz mit EUR 25.000 (Faktor 1,5).

Mitglieder des Prüfungsausschusses haben Anspruch auf eine Zusatzvergütung in Höhe von EUR 10.000, der Vorsitz im Prüfungsausschuss wird mit EUR 20.000 pro Jahr vergütet (Faktor 2). Mitglieder des Personalausschusses haben Anspruch auf eine Zusatzvergütung in Höhe von EUR 7.500, der Vorsitz dieses Ausschusses wird mit EUR 15.000 pro Jahr vergütet (Faktor 2). Dies gilt auch für den Finanz- und Investitionsausschuss, welcher mit Wirkung zum 21. März 2022 aufgelöst wurde. Die Mitgliedschaft in temporären Ausschüssen begründet keinen Anspruch auf zusätzliche Vergütung.

Mitglieder, die dem Aufsichtsrat und seinen Ausschüssen nur für einen Teil eines Jahres angehören, erhalten eine zeitanteilige Vergütung. Variable Vergütungselemente bestehen nicht; ebenso werden keine Sitzungsgelder gezahlt.
In der folgenden Tabelle ist die Vergütungsstruktur für den Aufsichtsrat ausgewiesen.

4.2 Individualisierte Offenlegung der Vergütung des Aufsichtsrats

Nach der Übernahme durch Brookfield haben die Aufsichtsratsmitglieder Dr. Johannes Conradi, Marianne Voigt, Benoît Hérault und Richard Mully ihre Mitgliedschaft im Aufsichtsrat zum 28. Februar 2022 beendet. Brad Hyler, Jan Sucharda, Karl Wambach und Rebecca Worthington wurden mit Wirkung zum 1. März 2022 durch Gerichtsbeschluss gemäß § 104 AktG zu Mitgliedern des Aufsichtsrats der Gesellschaft bestellt. Sie wurden danach durch die Jahreshauptversammlung 2022 gewählt und bestätigt.

Im Folgenden wird die den derzeitigen sowie früheren Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2022 gewährte und geschuldete Vergütung dargestellt. Dabei wird zwischen fester Vergütung und Ausschussvergütung unterschieden.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Ausschusstätigkeit der aktuellen und früheren Aufsichtsratsmitglieder im Geschäftsjahr 2022, um die in der obigen Tabelle ausgewiesene Ausschussvergütung nachvollziehbar zu machen.

VERGLEICHENDE DARSTELLUNG DER VERGÜTUNGS- UND ERTRAGSENTWICKLUNG

In § 162 Abs. 1 Satz 2 des Aktiengesetzes ist neben der individualisierten Offenlegung der Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat auch eine vergleichende Darstellung dieser mit der Vergütung der Belegschaft sowie der Ertragsentwicklung der Gesellschaft gefordert. Die nachfolgende Tabelle stellt daher die gewährte und geschuldete Vergütung der Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder der durchschnittlichen Arbeitnehmervergütung sowie den Ertragskennzahlen Mieterlöse und FFO je Aktie, welche aufgrund ihrer zentralen Steuerungsfunktion für die Gesellschaft ausgewählt wurden, gegenüber.

Für die durchschnittliche Arbeitnehmervergütung werden alle Mitarbeiter der alstria mit Ausnahme von Auszubildenden, Praktikanten, Werkstudenten sowie geringfügig Beschäftigten betrachtet. Daneben werden solche Mitarbeiter nicht miteinbezogen, die im jeweils betrachteten Jahr nicht ganzjährig beschäftigt waren oder für einen Zeitraum von länger als zwei Monaten innerhalb des betrachteten Jahres abwesend waren. Die angegebene Vergütung setzt sich dabei aus dem Fixgehalt und dem Bonus (jeweils hochgerechnet auf Vollzeitäquivalente) für das jeweilige Jahr sowie dem Auszahlungsbetrag der langfristigen variablen Vergütung in dem jeweiligen Jahr und den Beiträgen zur Altersversorgung zusammen. Des Weiteren werden Nebenleistungen wie Zahlungen für ein Jobticket oder Zuschüsse zum Dienstwagen ebenso berücksichtigt. Die angegebene Vergütung umfasst nicht den Gewinn, den die Mitarbeiter durch einen Verkauf der im Geschäftsjahr 2022 als Long-Term Incentive erhaltenen Aktien an Brookfield zu einem Veräußerungspreis erzielt haben, der dem im Rahmen der Übernahme gezahlten Angebotspreis entspricht. In der Investitionsvereinbarung, die im Zusammenhang mit der Übernahme abgeschlossen wurde, hatte sich die Bieterin mit der Gesellschaft darauf geeinigt, die Mitarbeiteraktien zum Angebotspreis zu erwerben, die in den Geschäftsjahren 2022 und 2023 im Rahmen des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms zugeteilt werden. Wenn dieser Veräußerungsgewinn der durchschnittlichen Mitarbeitervergütung 2022 hinzugerechnet worden wäre, würde sich die durchschnittliche Mitarbeitervergütung auf EUR 115.000 belaufen und hätte sich um 20 % im Vergleich zum Geschäftsjahr 2021 erhöht.

Mit Blick auf die Vergütungsentwicklung von 2021 zu 2022 ist darauf hinzuweisen, dass die Steigerung der Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder Herrn Dr. Pörschke und Frau Stheeman auf deren Wahl in der Hauptversammlung 2021 und daher auf die anteilige Vergütung für das Geschäftsjahr 2021 zurückzuführen ist. Hinsichtlich der Vorstandsmitglieder ist ferner darauf hinzuweisen, dass der erhebliche Anstieg von 148 % aus der Einführung des auf der Hauptversammlung 2022 genehmigten neuen Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder 2022 und der damit zusammenhängenden vorzeitigen Beendigung der LTI-Tranchen im Geschäftsjahr 2022 resultiert, die als Teil der gewährten und geschuldeten Vergütung ausgewiesen sind. Die angepasste Entwicklung, bei der die vorzeitig beendeten LTI-Tranchen nicht berücksichtigt sind, beliefe sich auf einen Anstieg von 5 % für Herrn Elamine und von 6 % für Herrn Dexne. Diese Entwicklung ist wiederum der leicht höheren Auszahlungsbeträge der LTI-Tranche 2018–2022 im Vergleich zur LTI-Tranche 2017–2021 geschuldet, da die entsprechende Entwicklung des Aktienkurses von alstria etwas besser war.

Mit Blick auf die Unternehmensentwicklung im Berichtszeitraum betrugen die Erlöse EUR 182,8 Millionen (im Vergleich zu EUR 183, 7 Millionen im Jahr 2021). Der Rückgang von 0,5 % ist hauptsächlich auf das planmäßige Auslaufen von Mietverträgen und transaktionsbezogenen Änderungen bei den Erlösen zurückzuführen, die mehrheitlich durch einen Anstieg bei den Erlösen aus neuen Mietverhältnissen, Indexierungen und Einnahmen aus Mietverhältnissen bei Objekten, die im Geschäftsjahr 2021 erworben wurden, kompensiert wurden. Die FFO (vor Minderheiten) beliefen sich auf EUR 110,9 Millionen (Vorjahr: EUR 118,7 Millionen). Der Rückgang bei den FFO ergibt sich aus höheren Finanzierungskosten, die eine höhere Verschuldung des Unternehmens widerspiegeln. Darüber hinaus erfasst alstria einen Anstieg bei den Personalaufwendungen, was hauptsächlich auf die Transaktion mit Brookfield in 2022 zurückzuführen ist. Die FFO je Aktie (vor Minderheiten) sanken von EUR 0,67 auf EUR 0,62 je Aktie.

Hamburg, im Februar 2023

alstria office REIT-AG

Der Aufsichtsrat

Der Vorstand

Brad Hyler
Vorsitzender des Aufsichtsrats

Olivier Elamine
Vorstandsvorsitzender

VERMERK DES UNABHÄNGIGEN WIRTSCHAFTSPRÜFERS ÜBER DIE PRÜFUNG DES VERGÜTUNGSBERICHTS NACH § 162 ABS. 3 AKTG

An die alstria office REIT-AG, Hamburg

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der alstria office REIT-AG, Hamburg, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2022 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (08.2021)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen – beabsichtigten oder unbeabsichtigten – falschen Darstellungen ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Umgang mit etwaigen irreführenden Darstellungen

Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, den Vergütungsbericht unter Berücksichtigung der Kenntnisse aus der Abschlussprüfung zu lesen und dabei für Anzeichen aufmerksam zu bleiben, ob der Vergütungsbericht irreführende Darstellungen in Bezug auf die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts enthält.

Falls wir auf Grundlage der von uns durchgeführten Arbeiten zu dem Schluss gelangen, dass eine solche irreführende Darstellung vorliegt, sind wir verpflichtet, über diese Tatsache zu berichten. Wir haben in diesem Zusammenhang nichts zu berichten.

Hamburg, den 27. Februar 2023

Deloitte GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Annika Deutsch
Wirtschaftsprüferin

Maximilian Freiherr v. Perger
Wirtschaftsprüfer

Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder 2023
(Tagesordnungspunkt 10: Änderung der Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats)

Grundsätze des Vergütungssystems für Aufsichtsratsmitglieder

Nach § 113 Abs. 3 AktG muss für die Aufsichtsratsmitglieder ein Vergütungssystem entwickelt und der Hauptversammlung zur Abstimmung vorgelegt werden.

Die Struktur der Aufsichtsratsvergütung folgt zukünftig den nachstehenden Leitlinien:

Einige Aufsichtsratsmitglieder haben auf ihre Aufsichtsratsvergütung verzichtet. Die Gesellschaft möchte dieser Entwicklung Rechnung tragen. Daher soll zukünftig nur noch eine Vergütung für den Vorsitz im Prüfungsausschuss gewährt werden, um insbesondere den Ansprüchen an diese Tätigkeit im Aufsichtsrat gerecht zu werden. Die weiteren Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten keine Vergütung; der Auslagenersatz bleibt hiervon unberührt.

Die Gewährung einer festen (und nicht variablen) Vergütung ausschließlich an den oder die Vorsitzende/n des Prüfungsausschusses gewährleistet dabei, dass insbesondere der oder die Vorsitzende des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrates die Kontroll- und Beratungsfunktion unabhängig ausüben kann. Durch die Nicht-Gewährung einer Vergütung bzw. die Gewährung einer Festvergütung wird darüber hinaus gewährleistet, dass sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrats ihre Tätigkeit losgelöst vom kurzfristigen Erfolg von alstria ausüben können. So kann der Aufsichtsrat sich vor allem auf seine Tätigkeit im Hinblick auf die langfristige Entwicklung von alstria konzentrieren.

Das Vergütungsniveau für den Vorsitz im Prüfungsausschuss trägt der Funktion und dem Verantwortungsbereich Rechnung und steht in angemessenem Verhältnis zur Situation von alstria. Vor allem wird der größere Zeitaufwand des oder der Vorsitzenden des Prüfungsausschusses und die erhöhten fachlichen Anforderungen an diese/n angemessen berücksichtigt.

Die Bestimmungen des Aktiengesetzes bilden den regulatorischen Rahmen des Vergütungssystems.

Verfahren zur Festlegung und Umsetzung des Vergütungssystems

Die Vergütung für Aufsichtsratsmitglieder wird von der Hauptversammlung beschlossen.

Mindestens alle vier Jahre oder bei Änderungen wird das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder der Hauptversammlung zur Abstimmung vorgelegt. Billigt die Hauptversammlung ein zur Abstimmung gebrachtes Vergütungssystem nicht, wird spätestens bei der darauffolgenden Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem vorgelegt.

Struktur des Vergütungssystems für Aufsichtsratsmitglieder

Von den Aufsichtsratsmitgliedern erhält ausschließlich der oder die Vorsitzende des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats eine Festvergütung von EUR 70.000,00 p.a. Mitglieder, die den Vorsitz im Prüfungsausschuss nur für einen Teil eines Jahres innehaben, erhalten eine zeitanteilige Vergütung.

Sämtlichen Aufsichtsratsmitgliedern werden ihre Auslagen erstattet (vor allem Reise-, Übernachtungs-, Verpflegungs- und Telekommunikationskosten), die ihnen im Rahmen der Tätigkeit für alstria entstehen. Zu den Auslagen rechnet auch eine auf die Vergütung entfallende Umsatzsteuer, soweit das Mitglied des Aufsichtsrats berechtigt ist, die Umsatzsteuer gesondert in Rechnung zu stellen. Die Gesellschaft kann auf ihre Kosten zu Gunsten der Aufsichtsratsmitglieder eine angemessene Haftpflichtversicherung zur Absicherung der Risiken aus der Wahrnehmung ihrer Aufgaben (D&O Versicherung) abschließen.

Wesentliche Änderungen im Vergleich zum bisherigen Vergütungssystem

Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft hat zuletzt am 6. Mai 2021 unter Tagesordnungspunkt 9 über das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder ("Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder 2021") entschieden. Danach erhielten sämtliche Aufsichtsratsmitglieder eine Festvergütung, wobei die Höhe von den Aufgaben des einzelnen Mitglieds im Aufsichtsrat und seinen Ausschüssen abhängig war. Das nun unter Tagesordnungspunkt 10 vorgeschlagene Vergütungssystem sieht hingegen nur eine jährliche Festvergütung für den oder die Vorsitzende/n des Prüfungsausschusses vor. Die weiteren Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten keine Vergütung; der Auslagenersatz bleibt hiervon unberührt.

An die Mitglieder des Prüfungsausschusses werden erhöhte Qualifikationsanforderungen gestellt. Nach dem Profil für den Aufsichtsrat sollen mindestens zwei Mitglieder des Prüfungsausschusses einschließlich des oder der Vorsitzenden Finanzexperte sein. Mindestens ein Mitglied soll besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Rechnungslegung, der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren erworben haben. Mindestens ein weiteres Mitglied soll besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Abschlussprüfung erworben haben. Weiterhin ist im Profil für den Aufsichtsrat vorgegeben, dass der oder die Vorsitzende des Prüfungsausschusses sowohl von der Gesellschaft und deren Vorstand als auch von einem kontrollierenden Aktionär unabhängig sein soll.

Die erhöhten Anforderungen an die Qualifikation und die Unabhängigkeit sind insbesondere aufgrund des Umfangs und der Bedeutung der Arbeit des Prüfungsausschusses von besonderer Bedeutung für die Gesellschaft und treffen insbesondere den oder die Vorsitzende/n des Prüfungsausschusses.

Der Prüfungsausschuss befasst sich nach der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat insbesondere mit der Prüfung des Jahresabschlusses und der unterjährigen Finanzinformationen, der Rechnungslegung und dem Rechnungslegungsprozess, dem Risikomanagement, dem internen Kontroll- und Revisionssystem sowie der Compliance.

Für den oder die Vorsitzende ist eine gegenüber den anderen Mitgliedern des Aufsichtsrats und des Prüfungsausschusses höhere Arbeitsbelastung, größerer Zeitaufwand und gesteigerte Verantwortung gegeben. Daher soll nach wie vor der oder die Vorsitzende des Prüfungsausschusses eine jährliche Vergütung für diese Tätigkeit erhalten. Zusätzlich soll mit der Vergütung der Tätigkeit des oder der Vorsitzenden des Prüfungsausschusses gewährleistet werden, dass die Gesellschaft diese Position auch in Zukunft mit kompetenten Personen besetzen kann.

Im Übrigen entspricht das neue System bereits im Ergebnis der Auszahlung der Vergütung an die im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse. Denn mit Erlassverträgen mit der Gesellschaft aus Februar 2023 verzichteten im vergangenen Geschäftsjahr drei der Aufsichtsratsmitglieder auf die ihnen nach dem Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder 2021 zustehende Festvergütung.

Die Regelungen zur Auslagenerstattung ändern sich gegenüber dem Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder 2021 nicht.

Weitere Angaben und Hinweise

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung EUR 178.291.272,00 und ist in 178.291.272 nennwertlose, auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt. Jede der 178.291.272 Stückaktien gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung (§ 6 Abs. 1 Satz 2 und § 15 Abs. 3 Satz 1 der Satzung).

Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal

Die Hauptversammlung wird aufgrund der Entscheidung des Vorstands gemäß § 118a AktG i.V.m. § 14 Abs. 5 der Satzung der Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung stattfinden. Eine physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

Die angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte virtuelle Hauptversammlung live per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Hierzu steht am Tag der Hauptversammlung ab 10:00 Uhr MESZ im passwortgeschützten internetbasierten Hauptversammlungs- und Abstimmsystem („Aktionärsportal“) ein Webcast zur Verfügung. Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten erreichen das Aktionärsportal über den Link „Zugang zum Aktionärsportal“ auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

Zugang zum Aktionärsportal erhalten die Aktionäre mit den Zugangsdaten, die sie nach Erfüllung der im Abschnitt „4. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und insbesondere für die Ausübung des Stimmrechts“ genannten Voraussetzungen mit ihrer Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung erhalten haben.

Bei Nutzung des Aktionärsportals während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 4. Mai 2023 sind die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet.

Die Gesellschaft kann keine Gewähr für einen technisch ungestörten Verlauf der Übertragung im Internet und den Empfang bei jedem angemeldeten Aktionär (oder dessen Bevollmächtigten) übernehmen.

Videokommunikation

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die ihren Redebeitrag (einschließlich etwaiger Anträge, Wahlvorschläge oder Auskunftsverlangen) anmelden wollen, benötigen für die Zuschaltung ihres Redebeitrags entweder ein nicht-mobiles Endgerät (z.B. PC) oder ein mobiles Endgerät (z.B. Notebook, Laptop, Tablet). Für Redebeiträge müssen auf den Endgeräten eine Kamera und ein Mikrofon, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann, zur Verfügung stehen. Als Browser werden Google Chrome, Mozilla Firefox und Microsoft Edge empfohlen. Eine weitere Installation von Softwarekomponenten oder Apps auf den Endgeräten ist nicht erforderlich. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigte, die sich für ihren Redebeitrag angemeldet haben, werden eine E-Mail mit einem Link erhalten, über den sie in die Hauptversammlung geschaltet werden und ihren Redebeitrag abgeben können.

Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und insbesondere für die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 14 Abs. 2 und 3 der Satzung nur diejenigen Personen berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. am 13. April 2023, 0:00 Uhr MESZ („Nachweisstichtag“), Aktionäre der Gesellschaft sind und sich fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft zusammen mit einem vom depotführenden Institut auf den Nachweisstichtag erstellten besonderen Nachweis über den Anteilsbesitz spätestens bis zum Ablauf des 27. April 2023, 24:00 Uhr MESZ, unter der folgenden Adresse zugehen:

Anmeldestelle:
alstria office REIT-AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Der Nachweis kann auch durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG erfolgen. Aktionäre mit Sitz im Ausland können unter der E-Mail-Adresse

hv@alstria.de

Informationen und ein Formular in englischer Sprache für die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes anfordern.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft erhalten die Aktionäre Anmeldebestätigungen, auf denen die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet und die erforderlichen Zugangsdaten für das Aktionärsportal abgedruckt sind.

Üblicherweise übernehmen die depotführenden Institute die erforderliche Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes für ihre Kunden. Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldebestätigung sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig eine Anmeldebestätigung für den Zugang zum Aktionärsportal bei ihrem depotführenden Institut anzufordern.

Das Stimmrecht bemisst sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Stimmrechtsausübung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt.

Verfahren für die Stimmabgabe

Die angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl im Vorfeld der Hauptversammlung sowie während der Hauptversammlung ausüben.

Die Abgabe der Stimmen erfolgt elektronisch und ist lediglich über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

im Bereich „Aktionärsrechte“ möglich, und zwar bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt am Tag der Hauptversammlung am 4. Mai 2023. Bis zu diesem Zeitpunkt kann die Stimmabgabe über das Aktionärsportal auch geändert oder widerrufen werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder durch sonstige Bevollmächtigte ausüben lassen. Auch in diesem Fall müssen für den betreffenden Aktienbestand die vorstehend im Abschnitt „4. Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und insbesondere für die Ausübung des Stimmrechts“ beschriebenen Voraussetzungen erfüllt werden.

Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft

Wir bieten unseren Aktionären und deren Bevollmächtigten an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter dürfen das Stimmrecht nur nach Maßgabe ausdrücklich erteilter Weisungen zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung ausüben. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung über zusammengefasste Beschlussvorschläge stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt.

Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen) und ihr Widerruf bedürfen zumindest der Textform (§ 15 Abs. 3 Satz 3 der Satzung, § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG i.V.m. § 126b BGB). Entsprechende Vollmachten (mit Weisungen) können bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt am Tag der Hauptversammlung am 4. Mai 2023 elektronisch über das Aktionärsportal unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

im Bereich „Aktionärsrechte“ übermittelt werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Formulare erteilt werden. Ein entsprechendes Vollmachts- und Weisungsformular wird Aktionären, die sich entsprechend § 14 Abs. 2 und 3 der Satzung angemeldet haben, als Teil der Anmeldebestätigung zugesandt. Die ausgefüllten Formulare (sowie ein eventueller Widerruf von Vollmachten und Weisungen) müssen in diesem Falle spätestens bis zum 3. Mai 2023, 24:00 Uhr MESZ (Eingang bei der Gesellschaft), postalisch oder per E-Mail an die Gesellschaft an folgende Adresse übermittelt werden:

alstria office REIT-AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: alstria-HV2023@computershare.de

Entsprechend erteilte Vollmachten (mit Weisungen) können bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt am Tag der Hauptversammlung am 4. Mai 2023 elektronisch über das Aktionärsportal geändert und widerrufen werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“.

Bevollmächtigung eines Dritten

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen sonstigen Bevollmächtigten, z.B. durch das depotführende Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine sonstige Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch diese Bevollmächtigten können das Stimmrecht ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen zumindest der Textform, wenn weder ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater noch eine andere diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird (§ 15 Abs. 3 Satz 3 der Satzung, § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG i.V.m. § 126b BGB). Diese können bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt am Tag der Hauptversammlung am 4. Mai 2023 elektronisch über das Aktionärsportal unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

Alternativ können Vollmachten unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Formulare erteilt werden. Aktionären, die sich entsprechend § 14 Abs. 2 und 3 der Satzung angemeldet haben, wird als Teil der Anmeldebestätigung ein entsprechendes Vollmachtsformular zugesandt. Darüber hinaus kann ein entsprechendes Vollmachtsformular in deutscher oder englischer Sprache auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

abgerufen werden.

Für die Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder anderen diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen sowie den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können zum Verfahren für ihre eigene Bevollmächtigung besondere Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden daher gebeten, sich rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht in Verbindung zu setzen.

Die ausgefüllten Formulare (sowie ein eventueller Widerruf bzw. die Erbringung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht) müssen in diesem Falle spätestens bis zum 3. Mai 2023, 24:00 Uhr MESZ (Eingang bei der Gesellschaft), postalisch oder per E-Mail an die Gesellschaft an folgende Adresse übermittelt werden:

alstria office REIT-AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: alstria-HV2023@computershare.de

Entsprechend erteilte Vollmachten können bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt am Tag der Hauptversammlung am 4. Mai 2023 elektronisch über das Aktionärsportal geändert und widerrufen werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung

Sollten Vollmachten und ggf. Weisungen fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail, elektronisch über das Aktionärsportal oder gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 und 3 und Art. 9 Abs. 4 der DVO) erteilt werden, und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. elektronisch über das Aktionärsportal, 2. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 und 3 und Art. 9 Abs. 4 der DVO, 3. per E-Mail und 4. per Brief.

Sollten auf dem gleichen Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsauübung eingehen, gilt: Elektronische Briefwahlstimmen haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und letztere haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a Abs. 1 Nr. 3 AktG sowie einer diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person.

Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Tagesordnungsergänzungsverlangen, § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (letzteres entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten. Es muss der Gesellschaft zusammen mit dem Nachweis über das Erreichen der Mindestaktienanzahl mindestens 30 Tage vor der Versammlung zugehen (wobei der Tag des Zugangs des Ergänzungsverlangens nicht mitzurechnen ist), also bis spätestens am 3. April 2023, 24:00 Uhr MESZ.

Etwaige Ergänzungsverlangen sind schriftlich an folgende Adresse zu übermitteln:

alstria office REIT-AG
-Vorstand-
Stichwort: Anträge zur Hauptversammlung
Steinstraße 7
20095 Hamburg

Als Nachweis über den Aktienbesitz reicht eine Bestätigung des depotführenden Instituts aus.

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

veröffentlicht und den Aktionären nach § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG mitgeteilt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge, §§ 126 Abs. 1, 127,130a Abs. 5 Satz 3, Abs. 6, 118a Abs. 1 Satz 2 Nr.3 AktG

Jeder Aktionär ist gemäß § 126 Abs. 1 AktG berechtigt, Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen zu den Punkten der Tagesordnung zu übersenden. Sollen die Gegenanträge von der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, müssen sie der Gesellschaft mit Nachweis der Aktionärseigenschaft mindestens 14 Tage vor der Versammlung, d.h. bis zum 19. April 2023, 24:00 Uhr MESZ, wie folgt zugehen:

alstria office REIT-AG
Stichwort: Anträge zur Hauptversammlung
Steinstraße 7
20095 Hamburg
E-Mail: hv@alstria.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht zugänglich gemacht. Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG werden zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung sowie etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung hierzu auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

veröffentlicht. Gegenanträge sind in deutscher Sprache einzureichen. Sofern sie auch in englischer Sprache veröffentlicht werden sollen, ist eine Übersetzung beizufügen.

Diese Regelungen gelten gemäß § 127 AktG für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern sinngemäß. Zusätzlich zu den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründen braucht der Vorstand einen Wahlvorschlag unter anderem auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn ihnen keine Angaben zu der Mitgliedschaft der vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG beigefügt sind.

Ein nach den §§ 126 Abs. 1 bis 3, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag gilt gemäß §§ 126 Abs. 4 Satz 1, 127 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Die Gesellschaft hat zu ermöglichen, dass das Stimmrecht zu diesen Anträgen ausgeübt werden kann, sobald die Aktionäre die gesetzlichen oder satzungsmäßigen Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts nachweisen können. Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt hat, nicht ordnungsgemäß legitimiert und, sofern eine Anmeldung erforderlich ist, nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Versammlung nicht behandelt werden.

Der Versammlungsleiter hat grundsätzlich das Recht, im Rahmen der Abstimmung zuerst über die Vorschläge der Verwaltung abstimmen zu lassen. Sollten die Vorschläge der Verwaltung dann insoweit mit der notwendigen Mehrheit angenommen werden, haben sich die Gegenanträge oder (abweichende) Wahlvorschläge erledigt.

Anträge und Wahlvorschläge können darüber hinaus auch während der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation, mithin im Rahmen des Rederechts, gestellt werden. Beachten Sie bitte die Hinweise dazu im Abschnitt "12. Rederecht".

10.

Stellungnahmerecht, §§ 130a Abs. 1 bis 4, 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 AktG

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, vor der Versammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen (vgl. § 130a Abs. 1 bis 4 AktG).

Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum 28. April 2023, 24:00 Uhr MESZ, einzureichen. Die Einreichung hat in Textform als pdf-Datei im Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

im Bereich „Aktionärsrechte“ zu erfolgen. Stellungnahmen dürfen maximal 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen.

Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“.

Die Gesellschaft wird die eingereichten Stellungnahmen allen ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären bzw. Bevollmächtigten bis spätestens vier Tage vor der Versammlung, d.h. spätestens 29. April 2023, 24:00 Uhr MESZ, im Aktionärsportal über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

zugänglich machen.

Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, wenn sie nicht von einem ordnungsgemäß zu der virtuellen Hauptversammlung angemeldeten Aktionär stammen, mehr als 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen oder ein Fall im Sinne von § 130a Abs. 3 Satz 4 i. V. m. § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, Nr. 3 oder Nr. 6 AktG vorliegt.

Bei der Zugänglichmachung von Stellungnahmen wird die Gesellschaft die Namen der Verfasser der Stellungnahmen nur dann offenlegen, wenn diese bei Übersendung der Stellungnahme ausdrücklich darum gebeten bzw. einer Offenlegung ausdrücklich zugestimmt haben.

Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der als pdf-Datei eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen bzw. Unterbreiten von Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung ist ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

11.

Auskunftsrecht, §§ 131, 130a Abs. 5 Satz 3, Abs. 6, 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 AktG

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht („Auskunftsrecht“). Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der alstria office REIT-AG zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Des Weiteren betrifft die Auskunftspflicht auch die Lage des alstria-Konzerns und der in den Konzernabschluss der alstria office REIT-AG einbezogenen Unternehmen.

Der Vorstand hat beschlossen, nicht von dem gesetzlichen Recht des § 131 Abs. 1a AktG Gebrauch zu machen, wonach vorgesehen werden kann, dass Fragen bereits vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Fragen werden daher ausschließlich in der Hauptversammlung beantwortet. Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter festlegen wird, dass das Auskunftsrecht in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation ausgeübt werden darf (vgl. § 131 Abs. 1f AktG), also im Rahmen der Ausübung des Rederechts (vgl. nächster Abschnitt). Einzelheiten finden sich oben im Abschnitt „3. Videokommunikation“.

§ 131 Abs. 4 Satz 1 AktG bestimmt, dass dann, wenn einem Aktionär wegen seiner Eigenschaft als Aktionär eine Auskunft außerhalb der Hauptversammlung gegeben worden ist, diese Auskunft jedem anderen Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigtem auf dessen Verlangen in der Hauptversammlung zu geben ist, auch wenn sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung nicht erforderlich ist. Elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können über das Aktionärsportal im Bereich „Aktionärsrechte“ während der Hauptversammlung ihr Verlangen an die Gesellschaft übermitteln. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“.

12.

Rederecht, §§ 130a Abs. 5 und 6, 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 AktG

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben ein Rederecht im Wege der Videokommunikation (siehe hierzu oben den Abschnitt „3. Videokommunikation“). Eine entsprechende Bild- und Tonübertragung muss durch den Aktionär bzw. den Bevollmächtigten gewährleistet werden. Ab Beginn der Hauptversammlung können die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

im Bereich „Aktionärsrechte“ sich zu Wort melden. Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht, Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG und ein Auskunftsverlangen (§ 131 Abs. 1 AktG) stellen zu dürfen.

Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“. Bitte beachten Sie ebenso die technischen Hinweise im Abschnitt “3. Videokommunikation“.

Gemäß § 15 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft ist der Versammlungsleiter befugt, das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen zu beschränken.

13.

Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 i.V.m. § 245 AktG

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben das Recht, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation zu erklären. Widerspruch kann während der Dauer der Hauptversammlung, d.h. ab Eröffnung der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter, über das Aktionärsportal der Gesellschaft auf der Website der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

im Bereich „Aktionärsrechte“ erklärt werden. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können keine Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des die Hauptversammlung beurkundenden Notars erklären.

Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“.

14.

Aufnahme der Verweigerung in die Niederschrift

Wird einem Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigtem eine Auskunft verweigert, so kann er verlangen, dass seine Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in die Niederschrift der Hauptversammlung aufgenommen werden (vgl. § 131 Abs. 5 Satz 1 AktG). Elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können während der Dauer der Hauptversammlung, d.h. ab Eröffnung der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter, über das Aktionärsportal der Gesellschaft auf der Website der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

im Bereich „Aktionärsrechte“ ihr Verlangen an die Gesellschaft übermitteln.

Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “2. Virtuelle Hauptversammlung und Aktionärsportal“.

15.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 118a, 122 Abs. 2, 126 Abs. 1 und 4, 127, 130a und 131 AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

abrufbar.

16.

Internetseite, über die Informationen gemäß § 124 a AktG zugänglich sind, Abstimmungsergebnisse und Bestätigung der Stimmenzählung

Diese Einberufung der Hauptversammlung, die der Hauptversammlung gemäß § 124a AktG auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machenden Unterlagen, Anträge von Aktionären und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://alstria.de/investoren/#hauptversammlung

zugänglich.

Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter der gleichen Internetadresse bekannt gegeben.

Eine Bestätigung über die Stimmenzählung gemäß § 129 Abs. 5 AktG können Abstimmende innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung unter der E-Mail-Adresse

hv@alstria.de

anfordern.

17.

Zeitangaben in dieser Einberufung

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung beziehen sich auf die mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ). Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

Hinweise zum Datenschutz

Der Schutz der personenbezogenen Daten der Aktionäre, ihrer Bevollmächtigen und ggf. Gäste, die sich für die Hauptversammlung der alstria office REIT-AG („wir, uns, Gesellschaft“) anmelden und/oder die an dieser teilnehmen („Hauptversammlungsteilnehmer“) ist uns sehr wichtig. Nachfolgend finden Hauptversammlungsteilnehmer Informationen zu der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:

alstria office REIT-AG
-Vorstand-
Steinstraße 7
20095 Hamburg
E-Mail: info@alstria.de
Telefon: +49 (0)40 226 341 300

Wie ist der Datenschutzbeauftragte zu erreichen?

Die Hauptversammlungsteilnehmer können sich an den Datenschutzbeauftragten der alstria office REIT-AG wie folgt wenden:

alstria office REIT-AG
-Der Datenschutzbeauftragte-
Steinstraße 7
20095 Hamburg
E-Mail: dataprotection@alstria.de
Telefon: +49 (0)40 226 341 300

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung werden folgende Kategorien personenbezogener Daten der Aktionäre verarbeitet:

•

Vor- und Nachname

•

Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

•

Aktienbezogene Daten (z.B. Aktienanzahl, Besitzart der Aktien)

•

Hauptversammlungsbezogene Daten (z.B. Nummer der Anmeldebestätigung und ggf. Weisungen)

•

Teilnahmeverhaltensbezogene Daten (z.B. Anmeldung zur Hauptversammlung und zum Aktionärsportal, Abstimmungsverhalten und ggf. Informationen und Inhalte zu Tagesordnungsergänzungsverlangen, Anträgen, Wahlvorschlägen, Auskunftsverlangen, Redebeiträge und Stellungnahmen)

•

ggf. E-Mail-Adresse (z.B. bei Kontaktaufnahme oder Wunsch des Versandes von zugänglich zu machenden Geschäftsunterlagen)

•

Zugangsdaten für das Aktionärsportal.

Haben Aktionäre einen Dritten zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte benannt, werden zusätzlich die personenbezogenen Daten des Bevollmächtigten (insbesondere dessen Vor- und Nachname sowie dessen Wohnort) verarbeitet. Wir bitten die Aktionäre, die Bevollmächtigten ausdrücklich darauf hinzuweisen und den Bevollmächtigten diese Datenschutzhinweise zur Verfügung zu stellen.

Von ggf. zur Hauptversammlung zugelassenen Gästen der Hauptversammlung werden Informationen zu Vor- und Nachnamen, Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Zugangsdaten zum Aktionärsportal sowie ggf. die Firma des Unternehmens, für das sie tätig sind, verarbeitet.

Wenn Hauptversammlungsteilnehmer sich im Aktionärsportal registrieren, werden weitere personenbezogene Daten verarbeitet. Wir bitten die gesonderte Datenschutzerklärung im Aktionärsportal zu beachten.

Für welche Zwecke werden personenbezogene Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Datenverarbeitung?

Personenbezogene Daten werden verwendet, um die Anmeldung und Teilnahme der Hauptversammlungsteilnehmer (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte (z.B. Redebeitrag und Stimmabgabe) im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, des Widerrufs und des Nachweises von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.

Nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG ist in der Hauptversammlung ein Verzeichnis der erschienenen oder vertretenen Aktionäre und der Vertreter von Aktionären mit Angabe ihres Namens und Wohnorts sowie der Zahl der von jedem vertretenen Aktien unter Angabe ihrer Gattung aufzustellen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO für die effiziente und digitale Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung, den technischen Betrieb des Aktionärsportals, Statistiken / Analyse (sofern diese personenbezogen durchgeführt werden) und die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet.

Wenn ein Hauptversammlungsteilnehmer eine Frage gestellt hat bzw. einen Redebeitrag vornehmen möchte und der Nennung seines Namens ausdrücklich zugestimmt hat, wird die Nennung des Namens aufgrund der Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO erfolgen. Die Nennung des Namens erfolgt nur, wenn die Einwilligung nicht zuvor widerrufen wurde.

Welche Empfänger erhalten personenbezogene Daten?

Die Daten der Hauptversammlungsteilnehmer werden innerhalb der alstria office REIT-AG von den mit der Organisation der Hauptversammlung befassten Mitarbeitern verarbeitet. Daneben bedienen wir uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister und deren Subunternehmer (Hauptversammlungs- und IR-Dienstleister, wie zum Beispiel die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, die mit der technischen Abwicklung der virtuellen Gesellschafterversammlung betraut ist, sowie Berater und der protokollführende Notar), die ihren Sitz in dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) haben oder die Voraussetzungen der Vorschriften des Kapitel 5 DSGVO zur Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer erfüllen. Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind.

Verlangt ein Aktionär, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen (vgl. §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG). Gleichfalls wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen d.h. veröffentlichen (vgl. im Einzelnen auch die vorstehende Erläuterung der §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG). Bei Zugänglichmachung von Stellungsnahmen wird die Gesellschaft die Namen der Verfasser der Stellungnahmen nur dann offenlegen, wenn diese bei der Übersendung der Stellungnahmen ausdrücklich darum gebeten bzw. einer Offenlegung ausdrücklich zugestimmt haben.

Die Daten des Teilnehmerverzeichnisses können von anderen Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG).

Darüber hinaus übermitteln wir ggf. personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer an Behörden, die die Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (z.B. an Aufsichtsbehörden aufgrund gesetzlicher Vorschriften), Gerichte, Schiedsgerichte oder Rechtsberater.

Eine Übermittlung in das außereuropäische Ausland (d.h. außerhalb des EWR) ist nicht beabsichtigt.

Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Soweit personenbezogene Daten von den Versammlungsteilnehmern im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, erhalten alstria bzw. die von ihr beauftragten Dienstleister die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung der Aktien der Gesellschaft beauftragt haben (sog. Depotbanken). Darüber hinaus können alstria bzw. die von ihr beauftragten Dienstleister personenbezogene Daten von den Hauptversammlungsteilnehmern erhalten (z.B. bei Stellung von Anträgen).

Soweit es sich um teilnahmeverhaltensbezogene Daten handelt, wie z.B. Auskunfts- oder Tagesordnungsergänzungsverlangen, stammen die personenbezogenen Daten vom Hauptversammlungsteilnehmer selbst.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Gesellschaft muss personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer verarbeiten, um ihnen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Stellt ein Hauptversammlungsteilnehmer seine personenbezogenen Daten nicht bereit, kann ihm die Ausübung der versammlungsbezogenen Rechte ggf. nicht ermöglicht werden.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten gelöscht, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche oder europarechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im Aktiengesetz, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Weitere Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem HGB und der Abgabenordnung (AO), nach denen die Aufbewahrungsdauer bis zu zehn Jahre betragen kann.

Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall/Profiling statt?

Rein automatisierte Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO oder ein Profiling werden nicht eingesetzt.

Welche Rechte haben die Betroffenen?

Versammlungsteilnehmer können sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben genannten Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft wenden, um ihre Rechte gemäß DSGVO auszuüben. Sofern jeweils die Voraussetzungen nach dem anwendbaren Recht vorliegen, haben Versammlungsteilnehmer insbesondere das Recht auf:

•

Auskunft über die zu der betroffenen Person gespeicherten Daten sowie Erhalt einer Kopie der verarbeiteten Daten nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO

•

Berichtigung unrichtiger sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten, Art. 16 DSGVO

•

Löschung personenbezogener Daten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere, sofern diese nicht länger zur Erfüllung der oben benannten Zwecke benötigt werden, Art. 17 DSGVO

•

Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, Art. 18 DSGVO

•

Widerruf der Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO (z.B. durch E-Mail an dataprotection@alstria.de)

•

Recht auf Datenübertragbarkeit von Daten, die auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrages mit Ihnen automatisiert verarbeitet werden, Art. 20 DSGVO

•

Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Basis berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 21 DSGVO

•

Einreichung einer Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde nach Wahl des Betroffenen (z.B. bei der für alstria zuständigen Datenschutzbehörde: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG, 20459 Hamburg, Tel.: (040) 428 54 – 4040, E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de), Art. 77 DSGVO

Hamburg, im März 2023

Der Vorstand

22.03.2023 CET/CEST Die EQS Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
Medienarchiv unter https://eqs-news.com

Sprache:

Deutsch

Unternehmen:

alstria office REIT-AG

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Ende der Mitteilung

EQS News-Service

1589589 22.03.2023 CET/CEST

EQS-HV: alstria office REIT-AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 04.05.2023 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

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