DGAP-HV: infas Holding Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 28.08.2020 in Bonn mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

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/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

infas Holding Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 28.08.2020 in Bonn mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

15.07.2020 / 15:05

Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
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Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

Bonn

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft hiermit zu der am Freitag, dem 28. August 2020, um 11:00 Uhr stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Die ordentliche Hauptversammlung wird aufgrund einer vom Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) getroffenen Entscheidung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als

virtuelle Hauptversammlung

abgehalten, wobei

1.

die Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung erfolgt;

2.

die Stimmrechtsausübung der Aktionäre (auch) über elektronische Kommunikation (namentlich per elektronischer Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung möglich ist;

3.

den angemeldeten Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege elektronischer Kommunikation (bis zum Ablauf des zweiten Tages vor der Versammlung) eingeräumt wird;

4.

den Aktionären, die ihr Stimmrecht nach Nummer 2 ausgeübt haben, in Abweichung von § 245 Nr. 1 des Aktiengesetzes unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung eine Möglichkeit zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung eingeräumt wird.

Einzelheiten und ergänzende Angaben hierzu finden sich im Anschluss an die Tagesordnung, insbesondere unter 'Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung' und 'Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl'.

Ort der Hauptversammlung, an dem sich der Vorsitzende des Aufsichtsrats, der beurkundende Notar und der Vorstand sowie der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter befinden, ist das Maritim Hotel, Godesberger Allee, 53175 Bonn.

Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.

Für angemeldete Aktionäre wird die virtuelle Hauptversammlung über das HV-Portal unter

www.infas-holding.de/hv2020

live im Internet übertragen.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses der infas Holding Aktiengesellschaft zum 31. Dezember 2019, des Lageberichts und des Konzernlageberichts des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289a Absatz 1, § 315a Absatz 1 HGB

Die vorgenannten Unterlagen sind von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft

www.infas-holding.de/hv2020

abrufbar.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 und den Konzernabschluss zum 31. Dezember 2019 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Einer Feststellung des Jahresabschlusses sowie einer Billigung des Konzernabschlusses durch die Hauptversammlung gemäß § 173 AktG bedarf es daher nicht, so dass zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung erfolgt.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns aus dem Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss zum 31. Dezember  2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von 3.711.009,10 € wie folgt zu verwenden:

(1)

Ausschüttung an die Aktionäre durch Zahlung einer Dividende von 0,04 €
je dividendenberechtigter Aktie

€

360.000,00

(2)

Gewinnvortrag

€

3.351.009,10

Bilanzgewinn

€

3.711.009,10

In Höhe eines Betrags von 624.666,00 € unterliegt der Bilanzgewinn aufgrund der gesetzlichen Regelung in § 253 Absatz 6 HGB bezüglich der Bewertung von Pensionsrückstellungen einer Ausschüttungssperre.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 02. September 2020, fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands, Herrn Dipl.-Soz. Menno Smid und Herrn Dipl.-Kfm. Alexander Mauch für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Herrn Dr. Oliver Krauß, Herrn Dipl.-Kfm. Hans-Joachim Riesenbeck und Frau Susanne Neuschäffer für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Änderung des § 16 Nr. 2 der Satzung (Recht zur Teilnahme an der Hauptversammlung)

§ 16 Nr. 2 der Satzung der Gesellschaft soll zur Anpassung an die zukünftige Rechtslage neu gefasst werden. Anlass hierfür ist das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II). Das ARUG II schafft geänderte Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts. Künftig soll hierfür bei Inhaberaktien börsennotierter Gesellschaften der Nachweis des Letztintermediärs gemäß dem neu eingefügten § 67c Abs. 3 AktG ausreichen. Derzeit stellt § 16 Nr. 2 der Satzung davon abweichende beziehungsweise weitergehende Anforderungen.

Die genannten Änderungen des Aktiengesetzes und der neue § 67c AktG finden gemäß § 26j Abs. 4 EGAktG erst ab dem 3. September 2020 und erstmals auf Hauptversammlungen Anwendung, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden. Sie werden damit bereits vor der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr 2021 anwendbar sein. Um ein Abweichen der Regelungen zum Nachweis der Berechtigung für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts in Satzung und Gesetz zu vermeiden, soll bereits jetzt die Anpassung der Satzung beschlossen werden. Der Vorstand soll durch entsprechende Anmeldung zum Handelsregister sicherstellen, dass die Satzungsänderung erst nach dem 3. September 2020 wirksam wird.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 16 Nr. 2 der Satzung der Gesellschaft wie folgt neu zu fassen:

'2. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist durch einen durch den Letztintermediär in Textform ausgestellten Nachweis über den Anteilsbesitz des Aktionärs, der der Gesellschaft vom Letztintermediär auch direkt übermittelt werden kann, nachzuweisen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung beziehen und der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen. Der Tag des Zugangs sowie der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen.'

Der Vorstand wird angewiesen, die vorgenannte Änderung der Satzung so zum Handelsregister zur Eintragung anzumelden, dass die Eintragung möglichst zeitnah nach dem 3. September 2020 erfolgt.

6.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Joseph-Schumpeter-Allee 25, 53227 Bonn, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss sowie den Konzernabschluss der Gesellschaft für das am 31. Dezember 2020 endende Geschäftsjahr zu wählen.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung hat die infas Holding Aktiengesellschaft 9.000.000 Stück nennwertlose Inhaberaktien ausgegeben, die 9.000.000 Stimmen gewähren. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.

Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz hat der Vorstand, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die Aktionäre ihre Stimmen in der virtuellen Hauptversammlung insbesondere auch im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl) abgeben. Die virtuelle Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorstands, des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft, und - teilweise unter Zuschaltung per Telefon oder Video - weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands sowie eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars im Maritim Hotel, Godesberger Allee, 53175 Bonn, statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die virtuelle Hauptversammlung wird vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation (elektronische Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung werden ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung erheben.

Die vorgesehene Übertragung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Wir bitten die Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.

Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 21. August 2020 (24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter den nachfolgend genannten Kontaktdaten anmelden und einen von ihrem depotführenden Institut erstellten Nachweis ihres Anteilsbesitzes an diese Kontaktdaten übermitteln:

infas Holding Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Straße 180
66121 Saarbrücken
Fax: 0681/9 26 29 29
E-Mail: infas-hv2020@hvbest.de

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 7. August 2020 (0:00 Uhr MESZ) (sog. Nachweisstichtag) beziehen.

Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 21. August 2020 (24:00 Uhr MESZ) unter den vorstehend genannten Kontaktdaten zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhalten die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre Eintrittskarten für die virtuelle Hauptversammlung, auf denen die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet und die erforderlichen Zugangsdaten für das internetbasierte Hauptversammlungs- und Abstimmungssystem (HV-Portal) abgedruckt sind. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Im Zweifel sollten sich die Aktionäre bei ihrem depotführenden Institut erkundigen, ob dieses für sie die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes vornimmt.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien in ihrer Eigenschaft als Aktionär nicht teilnahme- oder stimmberechtigt; die Möglichkeit einer Bevollmächtigung oder Ermächtigung zur Rechtsausübung durch den Vorbesitzer, welcher die Aktien zum Nachweisstichtag gehalten hat, bleibt unberührt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung das Recht zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl und zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft oder von sonstigen Bevollmächtigten. Die Einzelheiten zur Stimmrechtsausübung und zur Bevollmächtigung sind in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutert.

Stimmrechtsvertretung

Bevollmächtigung eines Dritten

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend im Abschnitt 'Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts' beschrieben, erforderlich.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann per Post oder Fax bis zum 26. August 2020, 24:00 Uhr, eingehend an die nachfolgend genannten Kontaktdaten übermittelt werden:

infas Holding Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Str. 180
66121 Saarbrücken
Fax: 0681/9 26 29 29

Später eingehende Vollmachtsnachweise per Post oder Fax werden nicht berücksichtigt.

Die Aktionäre haben zudem - auch über den 26. August 2020, 24:00 Uhr, hinaus - bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung die Möglichkeit der Übermittlung des Nachweises einer erteilten Bevollmächtigung per E-Mail (z.B. die Vollmacht als Scan) an:

infas-hv2020@hvbest.de

Wenn die Vollmacht nicht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten, sondern durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll, kann dies ebenfalls entweder bis zum 26. August 2020, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft), per Post oder per Fax oder - auch über den 26. August 2020, 24:00 Uhr, hinaus - bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung per E-Mail an die obenstehenden Kontaktdaten erfolgen. Wird die Vollmacht nicht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten, sondern durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich.

Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannten Kontaktdaten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das hierfür mit der Eintrittskarte übersandte Formular zu verwenden.

Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung, eines sonstigen von § 135 AktG erfassten Intermediärs oder einer anderen diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Person oder Institution sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Bevollmächtigte (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Die elektronische Zuschaltung des Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Eintrittskarte versendeten Zugangsdaten erhält. Die Nutzung der Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Bevollmächtigung des weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft

Aktionäre können sich auch durch von uns als Stimmrechtsvertreter benannte Mitarbeiter der Gesellschaft bei der Ausübung ihres Stimmrechts vertreten lassen. Dem Stimmrechtsvertreter müssen dazu Vollmacht sowie ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Auch im Falle der Bevollmächtigung eines Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft sind eine fristgerechte Anmeldung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend im Abschnitt 'Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts' beschrieben, erforderlich.

Vollmacht und Stimmrechtsweisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können in Textform unter Verwendung des hierfür mit der Eintrittskarte übersandten Formulars oder über das HV-Portal unter

www.infas-holding.de/hv2020

erteilt werden.

Bereits vor der virtuellen Hauptversammlung in Textform erteilte Vollmachten und Stimmrechtsweisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen spätestens bis 26. August 2020, 24:00 Uhr, unter folgenden Kontaktdaten eingegangen sein:

infas Holding Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Str. 180
66121 Saarbrücken
Fax: 0681/9 26 29 29
E-Mail: infas-hv2020@hvbest.de

Die Erteilung von Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und ihr Widerruf sind über das HV-Portal unter

www.infas-holding.de/hv2020

zudem - auch über den 26. August 2020, 24:00 Uhr, hinaus - bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung möglich.

Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können ihr Stimmrecht alternativ im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben, d.h. ohne an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen. Auch im Falle der elektronischen Briefwahl ist eine fristgerechte Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes, wie vorstehend erläutert, erforderlich. Die elektronische Briefwahl schließt eine Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nicht aus.

Per elektronische Briefwahl abzugebende Stimmen können ausschließlich per Internet über das HV-Portal unter

www.infas-holding.de/hv2020

abgegeben werden.

Die Stimmabgabe mittels elektronischer Briefwahl muss spätestens bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung vollständig erfolgt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung der über das HV-Portal erfolgten Stimmabgabe möglich. Um die elektronische Briefwahl per Internet vornehmen zu können, bedarf es der Eintrittskarte, auf der die für die Nutzung des HV-Portals erforderlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-Portal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.infas-holding.de/hv2020

Auch Aktionärsvertreter können sich der elektronischen Briefwahl bedienen. Insoweit gelten die Vorschriften für die Stimmrechtsvertretung und Vollmachtserteilung (wie vorstehend jeweils beschrieben, vgl. Abschnitt 'Stimmrechtsvertretung'), insbesondere auch hinsichtlich des Nachweises der Bevollmächtigung, entsprechend.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127 und 131 Absatz 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 COVID-19-Gesetz

Anträge auf Tagesordnungsergänzung nach § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den 20. Teil (5 Prozent) des Grundkapitals (dies entspricht 450.000 Stückaktien) oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 € (dies entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Zusätzlich müssen die Antragsteller gemäß § 122 Absatz 2 Satz 1, Absatz 1 Satz 3, 4 AktG nachweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Ergänzungsverlangen halten.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand (infas Holding Aktiengesellschaft, Vorstand, Friedrich-Wilhelm-Straße 18, 53113 Bonn) zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 28. Juli 2020 (24:00 Uhr MESZ), zugehen.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht und gemäß § 121 Absatz 4a AktG solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem über die Internetadresse der Gesellschaft

www.infas-holding.de/hv2020

den Aktionären zugänglich gemacht.

Anträge zu den ordnungsgemäß nach § 122 Abs. 2 AktG ergänzend gemachten Tagesordnungspunkten, die bis zum 26. August 2020 (24:00 Uhr MESZ) ordnungsgemäß zugehen, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist. Im Übrigen werden diese nicht berücksichtigt.

Gegenanträge gemäß § 126 Absatz 1 AktG; Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die Aktionäre ihre Stimmen in der virtuellen Hauptversammlung insbesondere auch im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben.

Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen. Nach der Gesetzesbegründung entfallen sämtliche Rechte zur Stellung von Anträgen, die 'in' der Versammlung zu stellen sind (BT-Drucks. 19/18110, S. 26).

Gleichwohl wird den Aktionären die Möglichkeit eingeräumt, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln:

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären können der Gesellschaft an folgende Kontaktdaten übermittelt werden:

infas Holding Aktiengesellschaft
z.Hd. Frau Ariane Mahn-Elske
Friedrich-Wilhelm-Straße 18
53113 Bonn
Fax: 0228/31 00 71
E-Mail: info@infas-holding.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht berücksichtigt.

Gegenanträge, die der Gesellschaft über die vorstehend angegebenen Kontaktdaten mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 13. August 2020 (24:00 Uhr MESZ), mit einer Begründung zugegangen sind, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft

www.infas-holding.de/hv2020

zugänglich gemacht.

In § 126 Absatz 2 AktG nennt das Gesetz Gründe, bei deren Vorliegen ein Gegenantrag und dessen Begründung nicht zugänglich gemacht werden müssen. Diese sind auf der Internetseite der Gesellschaft

www.infas-holding.de/hv2020

angegeben.

Wahlvorschläge von Aktionären müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person, bei juristischen Personen als Abschlussprüfer die Firma und den Sitz enthalten (vgl. § 127 Satz 3 i. V. m. §§ 124 Absatz 3 Satz 4, 125 Absatz 1 Satz 5 AktG). Wahlvorschläge müssen nicht begründet werden. Nach § 127 Satz 1 in Verbindung mit § 126 Absatz 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen. Diese sind auf der Internetseite der Gesellschaft

www.infas-holding.de/hv2020

angegeben.

Entsprechende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung allerdings in Übereinstimmung mit der Konzeption des COVID-19-Gesetzes nicht zur Abstimmung gestellt und auch nicht anderweitig behandelt.

Weitere Einzelheiten zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, und 127 AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft

www.infas-holding.de/hv2020

abrufbar.

Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre sind auf diese Fragemöglichkeit im Rahmen der elektronischen Kommunikation beschränkt. Ein darüber hinausgehendes Auskunfts- und Rederecht besteht nicht. Der Vorstand hat, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, vorgegeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet.

Zur virtuellen Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis zum 26. August 2020 (24:00 Uhr MESZ) der Gesellschaft elektronisch über das HV-Portal unter

www.infas-holding.de/hv2020

übermitteln.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird Aktionären, die ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Kommunikation oder über Vollmachtserteilung ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen können - eine Stimmabgabe vorausgesetzt - ab der Eröffnung der Hauptversammlung abgegeben werden und sind bis zu der Schließung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter elektronisch über das HV-Portal unter

www.infas-holding.de/hv2020

möglich.

Übertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet

Alle Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung am 28. August 2020 in unserem HV-Portal unter

www.infas-holding.de/hv2020

verfolgen. Für den Zugang bedarf es der Eintrittskarte, auf der die erforderlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind.

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre der Gesellschaft können die gesamte virtuelle Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie für den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen.

Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft

Die Informationen nach § 124a AktG zur virtuellen Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft

www.infas-holding.de/hv2020

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der virtuellen Hauptversammlung unter derselben Internetadresse veröffentlicht.

Bonn, im Juli 2020

infas Holding Aktiengesellschaft

‒ Der Vorstand ‒

Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre

Die infas Holding Aktiengesellschaft verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte; gegebenenfalls Name, Vorname und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär benannten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Die infas Holding Aktiengesellschaft wird vertreten durch die Mitglieder ihres Vorstands, Herrn Menno Smid und Herrn Alexander Mauch. Sie erreichen uns telefonisch unter 0228 33 60 72 39 oder per E-Mail unter

info@infas-holding.de

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die depotführende Bank deren personenbezogene Daten an die infas Holding Aktiengesellschaft. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich für die Abwicklung der Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maß. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO. Die infas Holding Aktiengesellschaft speichert diese personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für den vorgenannten Zweck erforderlich ist beziehungsweise soweit die Gesellschaft aufgrund von gesetzlichen Vorgaben berechtigt beziehungsweise verpflichtet ist, personenbezogene Daten zu speichern. Für die im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahren.

Die Dienstleister der infas Holding Aktiengesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der infas Holding Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der infas Holding Aktiengesellschaft.

Im Übrigen werden die personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Aktionären und Aktionärsvertretern sowie Dritten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Insbesondere werden Aktionäre und Aktionärsvertreter, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen, unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl und der Besitzart in das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der virtuellen Hauptversammlung eingetragen. Diese Daten können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der virtuellen Hauptversammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden. Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die obigen Erläuterungen verwiesen.

Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der infas Holding Aktiengesellschaft gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über ihre personenbezogenen Daten, gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und gemäß Art. 20 DSGVO die Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) verlangen.

Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der infas Holding Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse info@infas-holding.de oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: infas Holding Aktiengesellschaft, Friedrich-Wilhelm-Straße 18, 53113 Bonn.

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des (Bundes-)Landes, in dem sie Ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen, in dem die infas Holding Aktiengesellschaft ihren Sitz hat, zu.

15.07.2020 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
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1094423 15.07.2020