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15:09 Uhr, 22.03.2022

DGAP-HV: FUCHS PETROLUB SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 03.05.2022 in Mannheim mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

EQS Group

DGAP-News: FUCHS PETROLUB SE

/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

FUCHS PETROLUB SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 03.05.2022 in Mannheim mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

22.03.2022 / 15:09

Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.

Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.

FUCHS PETROLUB SE Mannheim - WKN A3E5D6 und A3E5D5 -
ISIN DE 000A3E5D64 und DE 000A3E5D56

Einladung zur ordentlichen, virtuellen Hauptversammlung Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre1 ein zur

ordentlichen, virtuellen Hauptversammlung am 3. Mai 2022 um 10:00 Uhr (MESZ).

Auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in der Fassung des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens 'Aufbauhilfe 2021' und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September 2021 ('COVID-19-Gesetz') wird die ordentliche Hauptversammlung gemäß Beschluss des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) abgehalten.

Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung live in Bild und Ton im internetgestützten, elektronischen InvestorPortal der FUCHS PETROLUB SE, welches über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.fuchs.com/hauptversammlung

zugänglich ist, verfolgen.

Die Aktionäre werden gebeten, die Hinweise in Abschnitt III. unter 'Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung' zu beachten.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist die Friesenheimer Straße 19, 68169 Mannheim.

1 Ausschließlich zum Zwecke der besseren Lesbarkeit wird in dieser Einladung auf eine geschlechterspezifische Schreibweise verzichtet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe sind im Sinne der Gleichbehandlung als geschlechtsneutral zu verstehen.

TAGESORDNUNG

TOP 1

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der FUCHS PETROLUB SE und des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts für die FUCHS PETROLUB SE und den Konzern, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 Handelsgesetzbuch, jeweils für das Geschäftsjahr 2021

TOP 2

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

TOP 3

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

TOP 4

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

TOP 5

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022 sowie des Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht von unterjährigen Finanzinformationen

TOP 6

Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds

TOP 7

Beschlussfassung über die Billigung des nach § 162 Aktiengesetz erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2021

TAGESORDNUNG UND VORSCHLÄGE ZUR BESCHLUSSFASSUNG DER HAUPTVERSAMMLUNG DER FUCHS PETROLUB SE, MANNHEIM

Die Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.fuchs.com/hauptversammlung

zugänglich und werden Aktionären auf Anfrage zugesandt. Ferner werden die Unterlagen während der Hauptversammlung zugänglich sein und näher erläutert werden. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den in der Bilanz zum 31. Dezember 2021 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von Euro 142.475.000,00 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von Euro 1,02 auf jede der 69.500.000 Stück
dividendenberechtigten Stammaktien

Euro

70.890.000,00

Ausschüttung einer Dividende von Euro 1,03 auf jede der 69.500.000 Stück
dividendenberechtigten Vorzugsaktien

Euro

71.585.000,00

Bilanzgewinn

Euro

142.475.000,00

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz ist der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, mithin am 6. Mai 2022.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022 sowie des Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht von unterjährigen Finanzinformationen

Der Aufsichtsrat schlägt - gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses - vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, Zweigniederlassung Mannheim, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 sowie zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten für das Geschäftsjahr 2022 und für das erste Quartal 2023 zu wählen.

Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU Abschlussprüferverordnung (Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) auferlegt wurde.

Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds

Der Anteilseignervertreter Herr Dr. Kurt Bock hat sein Amt als Mitglied des Aufsichtsrats der FUCHS PETROLUB SE mit Wirkung zum Ablauf der Hauptversammlung am 3. Mai 2022 niedergelegt.

Nach § 10 Abs. 5 der Satzung soll im Fall des Ausscheidens eines gewählten Mitglieds des Aufsichtsrats vor Ablauf seiner Amtszeit eine Neuwahl durch die Hauptversammlung vorgenommen werden. Es ist daher ein Anteilseignervertreter als Mitglied des Aufsichtsrats neu zu wählen.

Der Aufsichtsrat der FUCHS PETROLUB SE setzt sich gemäß Art. 40 Abs. 2 und Abs. 3 SE-VO, § 17 Abs. 1 und Abs. 3 SE-Ausführungsgesetz (SEAG), § 10 Abs. 1 der Satzung der FUCHS PETROLUB SE sowie § 21 Abs. 3 SE-Beteiligungsgesetz (SEBG) i.V.m. Abschnitt II Ziffer 2 der Vereinbarung über die Beteiligung der Arbeitnehmer in der FUCHS PETROLUB SE aus sechs Mitgliedern zusammen, und zwar aus vier Anteilseignervertretern und zwei Arbeitnehmervertretern. Die Anteilseignervertreter werden von der Hauptversammlung gewählt. Gemäß § 10 Abs. 5 der Satzung der FUCHS PETROLUB SE gilt die Amtszeit des neu gewählten Mitglieds für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds. Die Neuwahl eines Aufsichtsratsmitglieds erfolgt daher für den Rest der Amtsdauer des ausscheidenden Mitglieds, mithin für den Zeitraum bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, längstens jedoch für sechs Jahre ab dem Zeitpunkt der Beendigung der Hauptversammlung vom 5. Mai 2020.

Der nachfolgende Wahlvorschlag des Aufsichtsrats beruht auf den Empfehlungen des Nominierungsausschusses des Aufsichtsrats. Er berücksichtigt die Ziele, die sich der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung gegeben hat.

Der Aufsichtsrat schlägt daher vor, den folgenden Vertreter der Anteilseigner mit Wirkung ab der Beendigung der Hauptversammlung am 3. Mai 2022 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, längstens jedoch für sechs Jahre ab dem Zeitpunkt der Beendigung der Hauptversammlung vom 5. Mai 2020, in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu wählen:

Dr. Markus Steilemann
Köln
Vorstandsvorsitzender der Covestro AG

Mitgliedschaft in weiteren gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:

Keine

Mitgliedschaft in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Keine

Mit Bezug auf die Empfehlung C.13 des DCGK wird erklärt, dass nach Einschätzung des Aufsichtsrats keine offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen von Herrn Dr. Markus Steilemann zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär bestehen.

Der Lebenslauf von Herrn Dr. Markus Steilemann ist in der Anlage in Abschnitt II. dieser Einladung abgedruckt sowie unter

www.fuchs.com/hauptversammlung

einsehbar.

In der im Anschluss an die Hauptversammlung stattfindenden Sitzung des Aufsichtsrats soll vorgeschlagen werden, Herrn Dr. Christoph Loos als Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu wählen.

Beschlussfassung über die Billigung des nach § 162 Aktiengesetz erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2021

Gemäß § 120a Abs. 4 Satz 1 AktG beschließt die Hauptversammlung über die Billigung des nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das vorausgegangene Geschäftsjahr. Der Vergütungsbericht wurde von Vorstand und Aufsichtsrat erstellt. Der Vergütungsbericht wurde von der PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, Zweigniederlassung Mannheim, gemäß § 162 Abs. 3 AktG geprüft und es wurde der Vermerk gemäß § 162 Abs. 3 Satz 3 AktG über die Prüfung erstellt.

Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021 sowie der Vermerk über dessen Prüfung durch den Abschlussprüfer sind in der Anlage in Abschnitt II. dieser Einladung abgedruckt sowie unter

www.fuchs.com/hauptversammlung

einsehbar.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021 zu billigen.

II.

ANLAGEN ZU TAGESORDNUNGSPUNKTEN

Anlage zu Tagesordnungspunkt 6: Lebenslauf von Herrn Dr. Markus Steile mann

Dr. Markus Steilemann, geboren 1970 in Geilenkirchen, ist verheiratet und hat zwei Kinder. Das Chemiestudium an der RWTH Aachen sowie an der ETH Zürich schloss er mit einer Promotion an der RWTH Aachen ab, wo er zudem einen Diplomabschluss in Betriebswirtschaftslehre erwarb. 1999 begann er seine Karriere beim Bayer-Konzern.

Ab 2008 hatte Dr. Markus Steilemann Führungspositionen im Geschäftsbereich Polycarbonates von Bayer MaterialScience inne, aus der die Covestro AG hervorgegangen ist. Von 2013 bis 2015 stand er an der Spitze des gesamten Segments Polycarbonates mit Hauptsitz in China, wo er mehrere Jahre lebte.

Im Jahr 2015 wurde Dr. Markus Steilemann Mitglied des Vorstandes der Covestro AG mit Verantwortung für den Bereich Innovation. Im Jahr 2016 kam die Führung des Geschäftsbereichs Polyurethanes hinzu. Im Jahr 2017 übernahm er als Chief Commercial Officer (CCO) die Verantwortung für alle drei Segmente des Unternehmens inklusive Innovation, Marketing und Vertrieb.

Seit dem 1. Juni 2018 ist Dr. Markus Steilemann Vorstandsvorsitzender der Covestro AG. Zu seinem Verantwortungsbereich gehören die Zentralfunktionen Strategy, Sustainability & Public Affairs und Group Innovation sowie Corporate Audit, Human Resources und Communications. Dr. Markus Steilemann ist u.a. Präsident von PlasticsEurope, dem Verband der Kunststoffhersteller in Europa und Vizepräsident des deutschen Verbands der Chemischen Industrie (VCI).

Anlage zu Tagesordnungspunkt 7: Vergütungsbericht einschließlich Prüfungsvermerk des Abschlussprüfers gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2021

Der Vergütungsbericht nach § 162 AktG beschreibt die Grundzüge des Vergütungssystems sowie die individuelle Vergütung der gegenwärtigen und früheren Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats der FUCHS PETROLUB SE für das Geschäftsjahr 2021.

Das aktuelle Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands der FUCHS PETROLUB SE gilt seit dem Geschäftsjahr 2021. Es wurde vom Aufsichtsrat, nach Vorbereitung durch den Personalausschuss, in der Sitzung am 8. März 2021 beschlossen und von der Hauptversammlung am 4. Mai 2021 gebilligt. Das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats, das in § 16 der Satzung geregelt ist, wurde ebenfalls gebilligt.

Vergütung der Mitglieder des Vorstands

Das Vergütungssystem im Überblick

1. Allgemeines

Maßgeblich für die Vergütung der Mitglieder des Vorstands sind die folgenden Kriterien:

die Aufgaben des einzelnen Vorstandsmitglieds,

die Leistung des gesamten Vorstands,

die wirtschaftliche Lage des Unternehmens,

der Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens,

die Üblichkeit der Vergütung unter Berücksichtigung eines horizontalen wie vertikalen Vergleichs.

Das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder setzt somit Anreize für eine erfolgreiche Umsetzung der Unternehmensstrategie sowie für eine langfristige Entwicklung der Gesellschaft.

a. Verfahren zur Festsetzung der Vergütungshöhe

Der Aufsichtsrat ist kraft Gesetzes das zuständige Organ für die Festsetzung, Überprüfung und Umsetzung der Vergütung bzw. des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands. Die Vorbereitung der betreffenden Entscheidungen des Aufsichtsrats ist dem Personalausschuss zugewiesen.

Auf Basis des Vergütungssystems setzt der Aufsichtsrat die Ziel- und Maximalvergütung für die Mitglieder des Vorstands vorab für mehrere Jahre fest. Zudem legt er die auf den nachhaltigen Unternehmenserfolg ausgerichteten langfristigen Ziele für die Bemessung des Leistungsfaktors ebenfalls vorab für mehrere Jahre fest. Die Ziele orientieren sich an den strategischen Leitlinien des FUCHS Konzerns (FUCHS) und beziehen sich auf den Gesamtvorstand. Der Aufsichtsrat achtet hierbei auf eine Angemessenheit der Vorstandsvergütung unter Berücksichtigung eines horizontalen und vertikalen Vergleichs. Die Vorbereitung der Beschlüsse erfolgt jeweils durch den Personalausschuss.

Der Personalausschuss des Aufsichtsrats erarbeitet im Dezember eines Kalenderjahres eine Empfehlung über die Zielerreichung des Vorstands im Hinblick auf den Leistungsfaktor. Basierend auf dieser Empfehlung trifft dann der Aufsichtsrat in seiner Sitzung im Dezember seine Entscheidung. In der Aufsichtsratssitzung im März, in der auch über die Feststellung des Jahresabschlusses Beschluss gefasst wird, trifft dann der Aufsichtsrat die finale Entscheidung über die Festlegung der variablen Vergütung für das vorhergehende Geschäftsjahr.

Horizontaler Vergleich:

Als Orientierung für die Festsetzung ist im Jahr 2020 eine Vergleichsgruppe von verschiedenen MDAX Unternehmen definiert worden, die im Hinblick auf ihre Zugehörigkeit zur Chemie-Branche, ihre Art des Geschäfts oder ihren Hauptaktionär (börsennotierte Gesellschaften mit einer Familie als Mehrheitsaktionär) ausgewählt wurden, wobei Besonderheiten wie z. B. Unternehmensgröße, Profitabilität und Vergütungsstruktur beachtet wurden. Unter Berücksichtigung dieser Kriterien soll den Mitgliedern des Vorstands innerhalb der regulatorischen Vorgaben eine marktübliche und zugleich wettbewerbsfähige Vergütung angeboten werden. Die Peergroup besteht aus den Unternehmen Brenntag AG, Dürr AG, Knorr-Bremse AG, Lanxess AG und Symrise AG.

Vertikaler Vergleich:

Auch die unternehmensinterne Vergütungsstruktur wird bei der Festsetzung der Vergütung für die Mitglieder des Vorstands herangezogen. Die vertikale Überprüfung erfolgt hierbei gemäß der Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex mit zwei Vergleichsgruppen. Zum einen wird die Relation der Vorstandsvergütung im Verhältnis zum Personalaufwand für die gesamte Konzern-Belegschaft berücksichtigt. Zum anderen erfolgt ein Vergleich mit der Vergütung der oberen Führungskräfte innerhalb des Konzerns. Diese Vergleichsgruppe besteht aus den Mitgliedern des Group Management Committee (Mitglieder des Vorstands ausgenommen) sowie den Geschäftsführern der Konzerngesellschaften.

b. Überprüfung des Vergütungssystems

Das System zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands wird jährlich durch den Aufsichtsrat überprüft. Der Personalausschuss nimmt hierzu einen horizontalen und vertikalen Vergleich vor. Im Falle eines Anpassungsbedarfs bereitet der Personalausschuss eine Beschlussempfehlung für den Aufsichtsrat vor.

Gemäß den Vorgaben des § 120a AktG wird der Hauptversammlung das Vergütungssystem bei wesentlichen Änderungen, jedoch mindestens alle vier Jahre zur Billigung vorgelegt. Hat die Hauptversammlung das Vergütungssystem nicht gebilligt, so ist spätestens in der darauffolgenden ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem zum Beschluss vorzulegen.

c. Interessenkonflikte

Durch die Zuständigkeit des Aufsichtsrats für die Festsetzung, Überprüfung und Umsetzung des Systems für die Vergütung der Mitglieder des Vorstands werden mögliche Interessenkonflikte grundsätzlich vermieden. Für den Fall, dass in der Zukunft Interessenkonflikte auftreten sollten, gelten die allgemeinen Regeln für den Umgang mit Interessenkonflikten im Aufsichtsrat der FUCHS PETROLUB SE.

2. Komponenten der Vergütung

Die Vergütung der Mitglieder des Vorstands setzt sich aus erfolgsunabhängigen und erfolgsabhängigen Komponenten zusammen. Diese Komponenten bestehen aus den nachfolgenden Bestandteilen:

Erfolgsunabhängige Vergütung:

Festvergütung

Nebenleistungen

Versorgungsaufwendungen

Erfolgsabhängige Vergütung:

STI (Short-Term-Incentive) kurzfristige, einjährige Vergütung,

LTI (Long-Term-Incentive) langfristige, mehrjährige Vergütung.

Im Falle eines unterjährigen Vertragsbeginns sowie im Falle einer unterjährigen Vertragsbeendigung werden die Festvergütung sowie die erfolgsabhängige Vergütung zeitanteilig gewährt.

a. Erfolgsunabhängige Vergütung

Die erfolgsunabhängige Vergütung ist eine fixe, auf das Gesamtjahr bezogene Vergütung, die in 13 gleichen Teilbeträgen ausgezahlt wird (im Monat November werden zwei Teilbeträge ausgezahlt). Die jährliche Festvergütung beträgt für den Vorstandsvorsitzenden 880 T €, für die weiteren Mitglieder des Vorstands jeweils 550 T €.

Die Festvergütung wird durch vertraglich zugesicherte Nebenleistungen ergänzt.

Diese beinhalten folgende Leistungen:

Geldwerte Vorteile aus der privaten Nutzung des Dienstwagens,

geldwerte Vorteile aus der Unfallversicherung.

Im Hinblick auf die Versorgungszusagen wird wie folgt differenziert:

Die Versorgungszusagen der vor dem 1. Januar 2016 bestellten Vorstandsmitglieder entsprechen einem prozentualen Anteil der durchschnittlichen Festvergütung der letzten drei Jahre vor Beendigung des Dienstvertrags. Dieser prozentuale Anteil beträgt maximal 40 % und wird über die Bestelldauer als Vorstandsmitglied sukzessive erdient. Die entsprechende Pensionsrückstellung wird nach dem Anwartschaftsbarwertverfahren ermittelt. Als jährlicher Versorgungsaufwand wird der laufende Dienstzeitaufwand ausgewiesen, der in Abhängigkeit vom anzusetzenden Marktzinssatz stärkeren Schwankungen unterliegen kann.

Seit dem 1. Januar 2016 bestehen für neu hinzugekommene Mitglieder des Vorstands Versorgungszusagen über die Allianz Unterstützungskasse. Über die Entrichtung von Beitragszahlungen an diese zweckgebundene Versorgungskasse hinaus bestehen keine weiteren Verpflichtungen. Die jährlichen Zahlungen werden als Versorgungsaufwand ausgewiesen.

Der reguläre Pensionsfall tritt ein, wenn der Vorstandsvertrag mit oder nach Vollendung des 65. Lebensjahres endet.

b. Erfolgsabhängige Vergütung

Die erfolgsabhängige Vergütung für den STI und LTI berechnet sich einheitlich gemäß folgender Formel:

FVA x Leistungsfaktor x Individuellem Anteil

Von dem ermittelten Wert erhält der Vorstandsvorsitzende einen Individuellen Anteil von 0,64 % und die weiteren Mitglieder des Vorstands jeweils einen Individuellen Anteil von 0,32 %. Die erfolgsabhängige Vergütung wird im März nach der Sitzung des Aufsichtsrats über die Feststellung des Jahresabschlusses des vorhergehenden Geschäftsjahres ausgezahlt.

FVA (FUCHS Value Added)

Der FVA ist die zentrale Führungskennzahl der FUCHS-Gruppe. Er wird für die variable Vergütung des lokalen, regionalen und globalen Managements herangezogen.

Der FVA als ökonomischer Gewinn verkörpert einen ganzheitlichen Ansatz, der sowohl den Ertrag als auch das eingesetzte Kapital berücksichtigt. Er ist somit Ausprägung der strategischen Zielsetzung und auf Langfristigkeit ausgerichtet:

Die relevante Ertragskennzahl ist das EBIT (Ergebnis vor Zinsen und Steuern). Das EBIT zeigt die operative Leistungsfähigkeit unbeeinflusst von Finanzierungs- und Steuereffekten.

Das eingesetzte Kapital spiegelt sich in der Vermögens- und Finanzlage wider. Der Kapitaleinsatz wird maßgeblich von den Sachanlageinvestitionen, den Investitionen in Immaterielle Vermögenswerte sowie von der Entwicklung des Nettoumlaufvermögens (NOWC) beeinflusst. Das Anlagevermögen sowie Akquisitionen werden über Investitionsrechnungen gesteuert, während das NOWC durch die gezielte Steuerung seiner Bestandteile (Vorräte sowie Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) kontrolliert wird. Das eingesetzte Kapital für ein Geschäftsjahr wird anhand der verzinslichen Finanzierungsquellen des Konzerns ermittelt und errechnet sich als Durchschnitt der Bestandsgrößen zu fünf Quartalsstichtagen, beginnend mit dem 31. Dezember des vorangegangenen Jahres.

Das eingesetzte Kapital (Capital Employed) errechnet sich somit über fünf Stichtage wie folgt:

Für die Berechnung der Kosten des eingesetzten Kapitals wird ein durchschnittlich gewichteter Kapitalkostensatz (WACC) verwendet, der auf Basis des Capital Asset Pricing Model (CAPM) ermittelt wird. Die Höhe des WACC wird jährlich zum Bilanzstichtag auf der Grundlage aktueller Kapitalmarktdaten überprüft und gegebenenfalls angepasst. In die FVA-Berechnung fließt der WACC als Vorsteuerzinssatz ein, da auch die Ertragskomponente als Vorsteuergröße (EBIT) berücksichtigt wird.

Nur wenn der erwirtschaftete Ertrag über den Kosten des eingesetzten Kapitals liegt, wird Wert geschaffen und es entsteht ein Anspruch auf variable Vergütung.

Mit der Feststellung des Jahresabschlusses bzw. der Billigung des Konzernabschlusses ist der FVA für das betreffende Geschäftsjahr festgesetzt.

Leistungsfaktor

Der Leistungsfaktor misst die jährliche Erreichung der vereinbarten langfristig ausgerichteten Ziele und wird jährlich einheitlich für alle Mitglieder des Vorstands durch den Aufsichtsrat festgesetzt. Die Spanne des Leistungsfaktors reicht hierbei von mindestens 0,75 (entspricht einer Zielerreichung von 75 %) bis maximal 1,25 (entspricht einer Zielerreichung von 125 %). Der Leistungsfaktor berücksichtigt neben profitablem Wachstum und effizientem Cash Management den Ausbau der technischen Kompetenz und damit die fortschreitende Penetrierung der Märkte mit Spezialschmierstoffen. Weitere Aspekte sind die Einhaltung einer guten Corporate Governance, die kontinuierliche Personalentwicklung, die Etablierung und Weiterentwicklung des Nachhaltigkeitskonzepts sowie die Schaffung von Stakeholder Value mit Blick auf die soziale Verantwortung von FUCHS. Die Ziele orientieren sich an den strategischen Leitlinien von FUCHS und beziehen sich auf den Gesamtvorstand.

Der Zielerreichungsgrad und damit der Leistungsfaktor wird jährlich im Dezember in einer Gesamtschau ermittelt. Der Aufsichtsrat entscheidet hierüber auf Basis der vom Personalausschuss vorgeschlagenen Zielerreichung.

Die variable Vergütung setzt sich wie folgt zusammen:

45 % Short-Term-Incentive (STI),

55 % Long-Term-Incentive (LTI).

Da sowohl STI als auch LTI vom FVA und dem Leistungsfaktor abhängen, sind letztlich beide auf den langfristigen Unternehmenserfolg und somit auf eine mehrjährige Bemessungsgrundlage ausgelegt. Die Differenzierung ist im Hinblick auf die weitere Pflicht zur Verwendung des LTI von Bedeutung.

Die Mitglieder des Vorstands sind verpflichtet, mehr als die Hälfte des LTI innerhalb von zwei Wochen nach Auszahlung in Vorzugsaktien (ISIN DE000A3E5D64) der FUCHS PETROLUB SE zu investieren. Hierdurch ist sichergestellt, dass entsprechend der Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex unter Berücksichtigung der Steuerbelastung die variable Vergütung überwiegend aktienbasiert gewährt wird. Die erworbenen Vorzugsaktien stellen demnach keine zusätzliche Vergütung für die Mitglieder des Vorstands dar. Die erworbenen Vorzugsaktien unterliegen gemäß den Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex einer Veräußerungssperre von vier Jahren. Die Haltefrist beginnt jeweils mit der Einbuchung in die individuellen Wertpapierdepots und ist auch für den Fall der vorzeitigen Beendigung des Vorstandsvertrags vollständig einzuhalten. In dieser Zeit unterliegen die von den Mitgliedern des Vorstands gehaltenen Aktien sämtlichen Chancen und Risiken der Kapitalmarktentwicklung. Die Vorzugsaktien werden gemeinsam für alle Mitglieder des Vorstands erworben, um einheitliche Erwerbskonditionen sicherzustellen.

c. Ziel- und Maximalvergütung:

Die Zielvergütung ist der Wert, der einem Vorstand für ein Geschäftsjahr insgesamt zufließt, wenn die Zielerreichung bei sämtlichen Vergütungskomponenten 100 % beträgt. Die Zielerreichung wird im Vergütungssystem durch den Leistungsfaktor ausgedrückt. Eine Zielerreichung von 100 % entspricht einem Leistungsfaktor von 1,0. Die Zielvergütung beträgt das 2,5-Fache der Festvergütung. Für den Vorstandsvorsitzenden beträgt die Zielvergütung 2.200 T €, für ordentliche Mitglieder des Vorstands 1.375 T €. Die Ziel-Gesamtvergütung umfasst neben der Zielvergütung auch die individuellen Nebenleistungen und Versorgungsaufwendungen.

Die Maximalvergütung ist das 4-Fache der Festvergütung. Für den Vorstandsvorsitzenden beträgt die Maximalvergütung 3.520 T €, für ordentliche Mitglieder des Vorstands 2.200 T €. Die Maximalgesamtvergütung umfasst neben der Maximalvergütung auch die individuellen Nebenleistungen (angemessener Dienstwagen und Unfallversicherung) und Versorgungsaufwendungen. Die Versorgungszusagen betragen für die vor dem 1. Januar 2016 bestellten Mitglieder des Vorstands maximal 40 % der durchschnittlichen Festvergütung der letzten drei Jahre vor Beendigung des Dienstvertrags. Bei den übrigen Mitgliedern des Vorstands sind die Versorgungszusagen beitragsorientiert und betragen 220 T € jährlich. Vor dem Hintergrund der Volatilität der jährlichen versicherungsmathematischen Berechnung der Vorsorgeaufwendungen für die erstmals vor dem 1. Januar 2016 bestellten Mitglieder des Vorstands beträgt der Höchstbetrag für die Summe der individuellen Nebenleistungen und Vorsorgeaufwendungen 600 T € für den Vorstandsvorsitzenden und 400 T € für die ordentlichen Mitglieder des Vorstands. Hieraus ergibt sich demnach eine Maximalgesamtvergütung (§ 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 1 AktG) für den Vorstandsvorsitzenden von 4.120 T €, für ordentliche Mitglieder des Vorstands 2.600 T €.

Der Anteil der Festvergütung, des STI und des LTI, an der Zielvergütung, an der Maximalvergütung (jeweils ohne Nebenleistungen und Versorgungszusagen), an der Ziel-Gesamtvergütung bzw. an der Maximalgesamtvergütung (jeweils Nebenleistungen und Versorgungszusagen der Festvergütung zugeordnet) ist wie folgt:

Zusammensetzung der Ziel- und Maximalvergütung, der Ziel-Gesamtvergütung und Maximalgesamtvergütung

Der Anteil der Festvergütung sowie der variablen Vergütung an der Ziel-Gesamtvergütung kann aufgrund von jährlichen Schwankungen bezüglich der gewährten Nebenleistungen bzw. der Versorgungszusagen variieren. Im Regelfall sollen die Zielbeträge der variablen Vergütungsbestandteile die festen Vergütungsbestandteile (Grundvergütung, Nebenleistungen und Versorgungszusagen) übersteigen. Durch die Vergütungssystematik ist sichergestellt, dass der Anteil des LTI stets den Anteil des STI übersteigt. Damit und durch die Langfristigkeit des FVA-Modells und des Leistungsfaktors richtet der Aufsichtsrat die Vorstandsvergütung auf die langfristige Unternehmensentwicklung aus.

3. Vertragliche Vereinbarungen

a. Vertragslaufzeiten und Zusagen bei vorzeitiger Beendigung

Die grundlegenden Regelungen zur Vorstandsvergütung wurden mit den Mitgliedern des Vorstands in deren Dienstverträgen getroffen. Im Hinblick auf die variable Vergütung und die für die Bemessung des Leistungsfaktors relevanten Kriterien bestehen Zusatzvereinbarungen mit den Mitgliedern des Vorstands, die eine mehrjährige Geltungsdauer haben.

Die Laufzeit der Dienstverträge entspricht - vorbehaltlich einer vorherigen einvernehmlichen Änderung - der Bestellperiode. Bei der Bestellung und Wiederbestellung von Mitgliedern des Vorstands werden die aktienrechtlichen Vorgaben und die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex eingehalten. Die Erstbestellung erfolgt in der Regel für längstens drei Jahre. Wiederbestellungen der Amtszeit erfolgen für eine maximale Dauer von fünf Jahren.

Die Dienstverträge sehen für den Fall, dass die Vorstandstätigkeit ohne wichtigen Grund vorzeitig endet, in Entsprechung der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex eine Ausgleichszahlung vor, deren Höhe auf maximal zwei Jahresvergütungen (Summe der Gesamtvergütung der letzten zwei vorhergehenden Geschäftsjahre) begrenzt ist und nicht mehr als die Restlaufzeit des Dienstvertrags vergütet (Cap), wobei eine vorzeitige Auszahlung variabler Vergütungsbestandteile für den Fall einer vorzeitigen Vertragsauflösung nicht erfolgt. Für den Fall eines Kontrollwechsels sind weder vertragliche Sonderkündigungsrechte noch Abfindungen vorgesehen. Dies gilt auch für den Fall einer nicht nur vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit eines Mitglieds des Vorstands. Im Falle einer vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit werden dem betreffenden Mitglied des Vorstands für die Dauer von sechs Monaten die vertraglich festgelegten Bezüge weiterbezahlt.

b. Außergewöhnliche Entwicklungen für variable Vergütung

Für den Fall, dass außergewöhnliche Entwicklungen eintreten, hat der Aufsichtsrat die Möglichkeit, die nach den vorgenannten Vorgaben ermittelte variable Vergütung zu adjustieren und auf einen geringeren oder höheren Betrag festzusetzen.

c. Claw-back-Regelungen für die variable Vergütung

Die FUCHS PETROLUB SE hat ein vertragliches Recht, bereits an die Mitglieder des Vorstands gewährte variable Vergütungsbestandteile ganz oder teilweise zurückzufordern. Das Rückforderungsrecht greift, falls sich nach Auszahlung der variablen Vergütung herausstellt, dass die hierfür wesentlichen Kennzahlen aufgrund objektiver Fehlerhaftigkeit nach den für die Rechnungslegung maßgebenden Vorschriften nachträglich korrigiert werden mussten und sich bei Zugrundelegung der korrigierten Kennzahlen keine oder geringere Bezüge ergeben hätten.

d. Übernahme von konzerninternen und konzernexternen Mandaten

Für den Fall, dass Mitglieder des Vorstands in Unternehmen, die mit FUCHS PETROLUB SE verbunden sind, Aufsichtsrats- oder sonstige Mandate übernehmen, erfolgt dies ohne gesonderte Vergütung. Sofern eine Vergütung für ein konzerninternes Mandat ausnahmsweise nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt abhängig von der Art der Vergütung eine Anrechnung auf die übrige Vergütung des betreffenden Vorstandsmitglieds oder wird diese vom betreffenden Mitglied des Vorstands an die FUCHS PETROLUB SE abgetreten.

Die Übernahme von Aufsichtsrats- oder ähnlichen Mandaten bei konzernexternen Gesellschaften bedarf der Zustimmung durch den Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat entscheidet dabei im jeweiligen Einzelfall über eine etwaige Anrechnung der Vergütung. Bisher hat er davon abgesehen.

e. Nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Die Mitglieder des Vorstands unterliegen einem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot von zwölf Monaten, auf das die FUCHS PETROLUB SE vor Beendigung des Dienstverhältnisses verzichten kann. In diesem Fall entfällt der Entschädigungsanspruch mit Ablauf eines Jahres seit der Erklärung, gleich ob das Dienstverhältnis dann noch besteht. Für diese Dauer des Wettbewerbsverbots erhält das Vorstandsmitglied eine Entschädigung in Höhe der Hälfte der vertragsgemäßen Vergütung. Für die variablen Bestandteile wird der Durchschnitt der letzten drei Jahre zugrunde gelegt. Anderweitige Einkünfte werden bei der Entschädigung berücksichtigt. Die Entschädigung wird auf eine eventuelle Abfindungszahlung gemäß der Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex angerechnet.

Individuelle Vergütung der Mitglieder des Vorstands

Die den Mitgliedern des Vorstands für die Tätigkeit im Geschäftsjahr 2021 gewährte und geschuldete Vergütung gemäß §162 Abs. 1 Satz 1 AktG erfolgte im Einklang mit dem Vergütungssystem.

Eine Vergütung ist bereits dann gewährt, wenn die der Vergütung zugrunde liegende Tätigkeit vollständig erbracht worden ist (erdienungsorientierte Sichtweise). Das bedeutet, dass die variable Vergütung für die zugrunde liegende Tätigkeit im Geschäftsjahr 2021, als im Berichtsjahr gewährt ausgewiesen wird, auch wenn die Auszahlung erst im März 2022 erfolgt. Dies gewährleistet eine transparente und verständliche Berichterstattung und stellt die Verbindung zwischen Performance und Vergütung im Berichtszeitraum sicher. Dieses Prinzip gilt entsprechend auch für die Darstellung der Ziel-(Gesamt)vergütung sowie der Maximal(gesamt)vergütung.

Für die variable Vergütung (STI und LTI) der Mitglieder des Vorstands ergeben sich für die Bemessungsparameter folgende Werte:

Bemessungsparameter variable Vergütung (STI und LTI)

Der Leistungsfaktor für das Geschäftsjahr 2021 wurde vom Aufsichtsrat im Rahmen einer wertenden Gesamtbetrachtung mit 1,10 festgelegt. Ausschlaggebende Kriterien für die Festsetzung des Leistungsfaktors für das Geschäftsjahr 2021 sind wie folgt; hierbei wurden die Teilziele zu gleichen Teilen gewichtet:

Das Teilziel profitables Wachstum gekoppelt mit einem effizienten Cash Management wurde unter Berücksichtigung der positiven FVA-Entwicklung mit einem Leistungsfaktor von 1,10 bewertet. Der FUCHS-Konzern konnte im Geschäftsjahr 2021 seine zu Jahresbeginn formulierten Ziele für Umsatz, EBIT und FVA deutlich übertreffen. Der prognostizierte Freie Cash Flow konnte hingegen nicht erreicht werden. Das Nettoumlaufvermögen war in Folge der Ausweitung der Geschäftstätigkeit, gestiegener Verkaufspreise, deutlich höherer Rohstoffkosten sowie durch Vorratshaltung aufgrund von Unterbrechungen in der Lieferkette signifikant gestiegen. Die Investitionen wurden - nach Abschluss der Investitionsinitiative - auf dem Niveau der Abschreibungen gedeckelt. Der FVA übertraf die ursprünglichen Erwartungen deutlich.

Das Teilziel der fortschreitenden Penetrierung der Märkte mit Spezialschmierstoffen verbunden mit dem Ausbau der technischen Kompetenz wurde unter Berücksichtigung der genutzten Chancen in den Wachstumsmärkten sowie der Digitalisierung mit einem Leistungsfaktor von 1,15 bewertet. Ein zentrales Element von FUCHS2025 ist die segmentbasierte Business-Strategie, die im Jahr 2021 weiterverfolgt wurde. In den Kunden- bzw. Marktsegmenten, die ganzheitlich und global angegangen werden, stellen sich erste Erfolge ein. Entscheidender Erfolgsfaktor ist eine stark verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Landesgesellschaften. Die Digitalisierung wurde durch den Ausbau der erforderlichen Strukturen gestärkt und das Projekt 'FUCHS goes digital' macht gute Fortschritte. Digitalisierungstools wie beispielsweise die Sensorik von Metallbearbeitungsflüssigkeiten oder die Tanktelemetrie wurden stärker in das Geschäftsmodell integriert und systematisch weiterentwickelt.

Die Etablierung und Weiterentwicklung des Nachhaltigkeitskonzepts sowie weitere Schaffung von Stakeholder Value mit Blick auf die soziale Verantwortung von FUCHS, die kontinuierliche Personalentwicklung sowie die Einhaltung einer guten Corporate Governance wurden mit einem Leistungsfaktor von 1,05 bewertet. Nachhaltigkeit ist ein zentraler Baustein der Strategieentwicklung im Rahmen von FUCHS2025. FUCHS hat die Führung in Arbeitskreisen der europäischen Schmierstoffindustrie zur Entwicklung von Nachhaltigkeitsstandards übernommen. Unter Einbeziehung aller Stakeholder in der vor- und nachgelagerten Wertschöpfungskette wird ein wesentlicher Beitrag im Hinblick auf den 'Green Deal' und die damit verbundene Regulatorik geleistet. Zudem wurde im Hinblick auf die Kompensation durch Klimaschutzzertifikate der Kreis der umfassten Gesellschaften erweitert. Die Standardisierung innerhalb von FUCHS wurde gestärkt, indem im Rahmen von FUCHS2025 weitere Prozesse implementiert wurden. Dies hat wiederum einen positiven Effekt auf die Corporate Governance, indem die Einhaltung von unternehmensweiten Vorgaben und deren Kontrolle vereinfacht wird.

Der für die variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2021 relevante WACC vor Steuern beträgt 9,5 %.

Die Einzelheiten der Vergütung der Mitglieder des Vorstands in den Geschäftsjahren 2020 und 2021 in individualisierter Form sowie der Versorgungsaufwand sind den nachfolgenden Tabellen zu entnehmen.

Gesamtvergütung Vorstand im Geschäftsjahr 2021

Die Gesamtvergütung ohne Dienstzeitaufwand gem. § 162 AktG ist nur für die Mitglieder des Vorstands relevant, die vor dem 1. Januar 2016 erstmals bestellt worden sind, mithin für Stefan Fuchs, Dr. Lutz Lindemann und Dr. Ralph Rheinboldt. Bei den übrigen Mitgliedern des Vorstands, Dr. Timo Reister und Dagmar Steinert, gibt es im Hinblick auf die Angabe der Gesamtvergütung mit/ohne Dienstzeitaufwand IAS keine Unterscheide, da diese einen jährlichen Betrag als Versorgungsaufwand erhalten.

Die Nebenleistungen umfassen bei sämtlichen Mitgliedern des Vorstands folgende Leistungen:

Geldwerte Vorteile aus der privaten Nutzung des Dienstwagens,

geldwerte Vorteile aus der Unfallversicherung.

Die variable Vergütung für 2021 wird in der Aufsichtsratssitzung im März 2022 abschließend festgesetzt. Die variable Vergütung wird im Anschluss an die Aufsichtsratssitzung ausgezahlt und die Pflicht zum Erwerb von Vorzugsaktien greift danach. Folglich enthält die nachfolgende Tabelle keine Daten zu den erworbenen Vorzugsaktien aus der für das Geschäftsjahr 2021 gewährten variablen Vergütung. Zum 31. Dezember 2021 hätten beim Schlusskurs von 39,92 € pro Vorzugsaktie insgesamt 29.998 Vorzugsaktien für sämtliche Mitglieder des Vorstands erworben werden müssen.

Die im Rahmen der variablen Vergütung erworbenen Vorzugsaktien sowie die hierfür noch geltenden Veräußerungssperren sind der Tabelle zu entnehmen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Veräußerungssperre für die im Rahmen der variablen Vergütung erworbenen Vorzugsaktien bis zum Geschäftsjahr 2019 nur drei Jahre betrug.

Klarstellend ist zu berücksichtigen, dass der LTI rechnerisch gesehen aus einem Bar- und einem Aktienanteil besteht. Der Baranteil dient dabei der Tilgung der auf den LTI entfallenden Steuerlast, der Aktienanteil dient der Pflicht zum Erwerb von Vorzugsaktien. Unter Berücksichtigung einer pauschalisierten Steuerbelastung von 51 % (Einkommensteuer unter Berücksichtigung von Spitzensteuersatz, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) ist der ausgezahlte Nettobetrag des LTI vollständig in Vorzugsaktien anzulegen. Die pauschalisierte Steuerbelastung von 51 % ist auch für den STI zu berücksichtigen. Somit ist bei einer Nettobetrachtung der gesamten variablen Vergütung (45 % STI und 55 % LTI) sichergestellt, dass die variable Vergütung überwiegend aktienbasiert gewährt wird.

Kreditgewährungen an Mitglieder des Vorstands bestehen nicht.

Die Mitglieder des Vorstands haben keine Leistungen oder Zusagen von Dritten im Hinblick auf die Tätigkeit als Vorstandsmitglied erhalten.

In der folgenden Darstellung ist die Gesamtvergütung (einschließlich Dienstzeitaufwand IAS) für das Geschäftsjahr 2021 in Relation zur Zielgesamtvergütung dargestellt.

Die Gesamtvergütung der Mitglieder des Vorstands liegt unterhalb der für das jeweilige Mitglied des Vorstands geltenden Maximalgesamtvergütung. Die Ziel-Gesamtvergütung wurde vom Vorstandsvorsitzenden um 5 % übertroffen und von den ordentlichen Mitgliedern des Vorstands um jeweils 6 % unterschritten.

Altersversorgung des Vorstands

Bezüglich der Versorgungsaufwendungen ist wie folgt zwischen den Mitgliedern des Vorstands zu differenzieren:

Stefan Fuchs, Dr. Lutz Lindemann und Dr. Ralph Rheinboldt sind vor dem 1. Januar 2016 in den Vorstand eingetreten. Daher wird als Versorgungsaufwand der laufende Dienstzeitaufwand nach IFRS ausgewiesen.

Dr. Timo Reister und Dagmar Steinert sind zum 1. Januar 2016 zu Mitgliedern des Vorstands bestellt worden und erhalten daher Versorgungszusagen über die Allianz Unterstützungskasse. Über die Entrichtung von Beitragszahlungen an diese zweckgebundene Versorgungskasse hinaus bestehen keine weiteren Verpflichtungen.

Der Barwert der Pensionszusagen für die leistungsorientierten Zusagen abzüglich Fondsvermögen, der dem Rückstellungsbetrag entspricht, ist der Tabelle zu entnehmen.

Barwert der Pensionszusagen nach IFRS

Bezüge der früheren Mitglieder des Vorstands und ihrer Hinterbliebenen

Die Bezüge der früheren Mitglieder des Vorstands und ihrer Hinterbliebenen belaufen sich im Jahr 2021 auf 571 T € (571). Die hierfür erforderlichen Pensionsrückstellungen - Pensionsverpflichtung abzüglich Fondsvermögen - betragen 2.703 T € (3.608). Die entsprechende Pensionsrückstellung wird nach dem Anwartschaftsbarwertverfahren ermittelt. Als jährlicher Versorgungsaufwand wird der laufende Dienstzeitaufwand ausgewiesen, der in Abhängigkeit vom anzusetzenden Marktzinssatz stärkeren Schwankungen unterliegen kann. Die früheren Mitglieder des Vorstands unterlagen keiner Verpflichtung, Bestandteile der Vergütung in Aktien der Gesellschaft anzulegen.

Von den früheren Mitgliedern des Vorstands haben Dr. Georg Lingg und Dr. Alexander Selent ihre Tätigkeit innerhalb der letzten zehn Geschäftsjahre beendet. Im Geschäftsjahr 2021 hat Herr Dr. Lingg altersbedingt noch keine Rentenbezüge erhalten, Herr Dr. Selent hat eine Rentenzahlung von 103 T€ bezogen.

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung

Die folgende vergleichende Darstellung stellt die jährliche Veränderung der Gesamtvergütung der gegenwärtigen und früheren Mitglieder des Vorstands, der Ertragsentwicklung der Gesellschaft und der durchschnittlichen Vergütung pro Mitarbeiter*innen des Konzerns über die letzten fünf Geschäftsjahre dar. Zum anderen erfolgt ein Vergleich mit der Vergütung der oberen Führungskräfte innerhalb des Konzerns. Diese Vergleichsgruppe besteht aus den Mitgliedern des Group Management Committee (Mitglieder des Vorstands ausgenommen) sowie den Geschäftsführern der Konzerngesellschaften.

Der vertikale Vergütungsvergleich ist in hohem Maße durch Wechselkurse, Unternehmensakquisitionen sowie Veränderungen in den lokalen Gesellschaften beeinflusst und unterliegt dementsprechend Schwankungen.

Relative Vergütungs- und Ertragsentwicklung im Zeitverlauf

Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vergütungssystem im Überblick

Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist abschließend in § 16 der Satzung der FUCHS PETROLUB SE geregelt; Neben- oder Zusatzvereinbarungen bestehen nicht. Die Vergütungsregeln gelten gleichermaßen sowohl für Anteilseignervertreter als auch Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat.

1. Verfahren zur Überprüfung der Struktur und Höhe der Vergütung

Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig die Vergütung seiner Mitglieder. Die Struktur und die Höhe der Aufsichtsratsvergütung werden hierbei unter Berücksichtigung der Vergütung bei anderen vergleichbaren Unternehmen auf ihre Angemessenheit überprüft. Da sich die Tätigkeit eines Aufsichtsratsmitglieds grundsätzlich von der Tätigkeit eines Arbeitnehmers der Gesellschaft unterscheidet, erfolgt kein vertikaler Vergleich der Aufsichtsratsvergütung mit der Vergütung den Mitarbeiter*innen der Gesellschaft.

Durch die Angemessenheit der Aufsichtsratsvergütung ist sichergestellt, dass FUCHS PETROLUB SE auch weiterhin in der Lage ist, hervorragend qualifizierte Kandidat*innen für eine Mitgliedschaft im Aufsichtsrat zu gewinnen. Dadurch trägt die Aufsichtsratsvergütung nachhaltig zur Förderung der Geschäftsstrategie sowie zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft bei.

2. Interessenkonflikte

Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind aufgrund der gesetzlich vorgesehenen Kompetenzverteilung in das Verfahren für die Überprüfung ihres Vergütungssystems eingebunden. Dem damit verbundenen Interessenkonflikt wird begegnet, indem die Entscheidung über die letztendliche Ausgestaltung des Vergütungssystems kraft Gesetzes der Hauptversammlung zugewiesen ist und der entsprechende Beschlussvorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat unterbreitet wird.

3. Komponenten der Vergütung

a. Festvergütung

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten neben dem Ersatz ihrer Auslagen eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung von Euro 85.000. Die Gewährung einer reinen Festvergütung entspricht der gängigen überwiegenden Praxis in anderen börsennotierten Gesellschaften. Eine reine Festvergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist auch in der Anregung G.18 Satz 1 des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) vorgesehen.

b. Erhöhte Vergütung für Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Doppelte und der stellvertretende Vorsitzende das Anderthalbfache der jährlichen Festvergütung. Die erhöhte Vergütung trägt dem höheren zeitlichen Aufwand des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden Rechnung und entspricht der Empfehlung G.17 des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK).

c. Verpflichtung zum Erwerb von Vorzugsaktien

Mindestens 20 % der Festvergütung sind in Vorzugsaktien der Gesellschaft mit einer Haltefrist von vier Jahren anzulegen, wobei diese Haltefrist auch im Falle des Ausscheidens aus dem Aufsichtsrat fortbesteht. Den Mitgliedern des Aufsichtsrats werden auf Nachweis bis zur Höhe von 600 € die Kosten des Haltens der Vorzugsaktien erstattet.

d. Vergütung von Ausschusstätigkeiten

Für die Tätigkeit im Prüfungsausschuss erhalten die Mitglieder eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung von 20 T €, für die Tätigkeit im Personalausschuss entsprechend 10 T €. Der Vorsitzende des Prüfungs- bzw. Personalausschusses erhält jeweils das Doppelte der vorgenannten Beträge. Die erhöhte Vergütung trägt dem höheren zeitlichen Aufwand für die Ausschusstätigkeit Rechnung und entspricht der Empfehlung G.17 des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK). Mitglieder des Nominierungsausschusses erhalten keine gesonderte Vergütung.

e. Vergütung bei unterjährigem Eintritt oder Ausscheiden aus dem Aufsichtsrat

Aufsichtsrats- und Ausschussmitglieder, die dem Aufsichtsrat oder Ausschuss nicht während eines vollen Geschäftsjahres angehört haben, erhalten eine zeitanteilige Vergütung.

f. Auszahlungszeitpunkt

Die Vergütung für das unmittelbar vorausgegangene Geschäftsjahr wird nach der Aufsichtsratssitzung ausgezahlt, in welcher über die Billigung des Jahresabschlusses des unmittelbar vorausgegangenen Geschäftsjahres Beschluss gefasst wird. Die Darstellung folgt der erdienungsorientierten Sichtweise. Daher wird die Vergütung für das Geschäftsjahr 2021 als im Berichtsjahr gewährt ausgewiesen, da die der Vergütung zugrunde liegende Tätigkeit vollständig erbracht ist, auch wenn die Auszahlung erst im März 2022 erfolgt.

Individuelle Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Im Geschäftsjahr 2021 wurde das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat gemäß den Regelungen in § 16 der Satzung der Gesellschaft angewandt. Die Einzelheiten der gewährten und geschuldeten Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2021 in individualisierter Form sind der folgenden Tabelle zu entnehmen.

Frühere Mitglieder des Aufsichtsrats haben im Geschäftsjahr 2021 keine Vergütung erhalten.

Die erworbenen Vorzugsaktien sowie die hierfür noch geltenden Haltefristen sind nachfolgend dargestellt:

Vorzugsaktienprogramm

Seit dem Geschäftsjahr 2021 erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats eine reine Festvergütung, von der mindestens 20 % in Vorzugsaktien der Gesellschaft anzulegen sind. Sie wird erst im Anschluss an die Aufsichtsratssitzung ausgezahlt, in der über die Billigung des Jahresabschlusses des unmittelbar vorausgegangenen Geschäftsjahres Beschluss gefasst wird. Die Pflicht zum Erwerb von Vorzugsaktien mit einer Haltefrist von 4 Jahren greift danach. Die Sperrfist gilt auch über die Beendigung des Aufsichtsratsmandats hinaus. Folglich enthält die Tabelle keine Daten zu den erworbenen Vorzugsaktien aus der für das Geschäftsjahr 2021 gewährten variablen Vergütung. Zum 31. Dezember 2021 hätten beim Schlusskurs von 39,92 € pro Vorzugsaktie insgesamt 3.822 Vorzugsaktien für sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrats erworben werden müssen.

Bis zum Geschäftsjahr 2019 (Aktienerwerb 2020) betrug die Haltefrist fünf Jahre, wobei diese Sperrfrist mit dem Ausscheiden aus dem Aufsichtsrat entfiel.

Kreditgewährungen an Mitglieder des Aufsichtsrats bestehen nicht.

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung

Die folgende vergleichende Darstellung stellt die jährliche Veränderung der gewährten und geschuldeten Vergütung der gegenwärtigen und früheren Mitglieder des Aufsichtsrats, der Ertragsentwicklung der Gesellschaft und der durchschnittlichen Vergütung pro Mitarbeiter*innen des Konzerns über die letzten fünf Geschäftsjahre dar.

Relative Vergütungs- und Ertragsentwicklung im Zeitverlauf

D&O-Versicherung

Die FUCHS PETROLUB SE hat eine D&O-Versicherung (Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung) abgeschlossen, in deren Deckung die Tätigkeit der Mitglieder des Vorstands und Aufsichtsrats eingeschlossen ist. Die Versicherung sieht für die Mitglieder des Vorstands einen Selbstbehalt von 10 % des Schadens bzw. des 1,5-Fachen der individuellen Festvergütung vor. Seit dem Geschäftsjahr 2021 besteht für die Mitglieder des Aufsichtsrats kein Selbstbehalt mehr.

Mannheim, den 17. März 2022

Dr. Kurt Bock
Vorsitzender des Aufsichtsrats

Stefan Fuchs
Vorsitzender des Vorstands

Prüfungsvermerk des Wirtschaftsprüfers

An die Fuchs Petrolub SE, Mannheim

Wir haben den zur Erfüllung des § 162 AktG aufgestellten Vergütungsbericht der Fuchs Petrolub SE, Mannheim für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 einschließlich der dazugehörigen Angaben geprüft.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats

Die gesetzlichen Vertreter und der Aufsichtsrat der Fuchs Petrolub SE sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Die gesetzlichen Vertreter und der Aufsichtsrat sind auch verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Angaben ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Aufgabe ist es, auf der Grundlage unserer Prüfung ein Urteil zu diesem Vergütungsbericht, einschließlich der dazugehörigen Angaben, abzugeben. Wir haben unsere Prüfung unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Danach haben wir die Berufspflichten einzuhalten und die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass hinreichende Sicherheit darüber erlangt wird, ob der Vergütungsbericht, einschließlich der dazugehörigen Angaben, frei von wesentlichen falschen Angaben ist.

Eine Prüfung umfasst die Durchführung von Prüfungshandlungen, um Prüfungsnachweise für die im Vergütungsbericht enthaltenen Wertansätze einschließlich der dazugehörigen Angaben zu erlangen. Die Auswahl der Prüfungshandlungen liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Wirtschaftsprüfers. Dies schließt die Beurteilung der Risiken wesentlicher - beabsichtigter oder unbeabsichtigter - falscher Angaben im Vergütungsbericht einschließlich der dazugehörigen Angaben ein. Bei der Beurteilung dieser Risiken berücksichtigt der Wirtschaftsprüfer das interne Kontrollsystem, das relevant ist für die Aufstellung des Vergütungsberichts einschließlich der dazugehörigen Angaben. Ziel hierbei ist es, Prüfungshandlungen zu planen und durchzuführen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind, jedoch nicht, ein Prüfungsurteil zur Wirksamkeit des internen Kontrollsystems des Unternehmens abzugeben. Eine Prüfung umfasst auch die Beurteilung der angewandten Rechnungslegungsmethoden, der Vertretbarkeit der von den gesetzlichen Vertretern und dem Aufsichtsrat ermittelten geschätzten Werte in der Rechnungslegung sowie die Beurteilung der Gesamtdarstellung des Vergütungsberichts einschließlich der dazugehörigen Angaben.

Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und angemessen sind, um als Grundlage für unser Prüfungsurteil zu dienen.

Prüfungsurteil

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse entspricht der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 einschließlich der dazugehörigen Angaben in allen wesentlichen Belangen den Rechnungslegungsbestimmungen des § 162 AktG.

Hinweis auf einen sonstigen Sachverhalt - Formelle Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 AktG

Die in diesem Prüfungsvermerk beschriebene inhaltliche Prüfung des Vergütungsberichts umfasst die von § 162 Abs. 3 AktG geforderte formelle Prüfung des Vergütungsberichts, einschließlich der Erteilung eines Vermerks über diese Prüfung. Da wir ein uneingeschränktes Prüfungsurteil über die inhaltliche Prüfung des Vergütungsberichts abgeben, schließt dieses Prüfungsurteil ein, dass die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG in allen wesentlichen Belangen im Vergütungsbericht gemacht worden sind.

Verwendungsbeschränkung

Wir erteilen diesen Prüfungsvermerk auf Grundlage des mit der Fuchs Petrolub SE geschlossenen Auftrags. Die Prüfung wurde für Zwecke der Gesellschaft durchgeführt und der Prüfungsvermerk ist nur zur Information der Gesellschaft über das Ergebnis der Prüfung bestimmt. Unsere Verantwortung für die Prüfung und für unseren Prüfungsvermerk besteht gemäß diesem Auftrag allein der Gesellschaft gegenüber. Der Prüfungsvermerk ist nicht dazu bestimmt, dass Dritte hierauf gestützt (Anlage- und/oder Vermögens-)Entscheidungen treffen. Dritten gegenüber übernehmen wir demzufolge keine Verantwortung, Sorgfaltspflicht oder Haftung; insbesondere sind keine Dritten in den Schutzbereich dieses Vertrages einbezogen. § 334 BGB, wonach Einwendungen aus einem Vertrag auch Dritten entgegengehalten werden können, ist nicht abbedungen.

Mannheim, den 17. März 2022

PricewaterhouseCoopers GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Dirk Fischer
Wirtschaftsprüfer

ppa. Stefan Sigmann
Wirtschaftsprüfer

III.

WEITERE ANGABEN UND HINWEISE ZUR HAUPTVERSAMMLUNG

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung; freie Verfügbarkeit der Aktien

Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von Euro 139.000.000 ist im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung eingeteilt in 139.000.000 Stückaktien mit einem rechnerischen Anteil am Grundkapital von Euro 1,00 je Stückaktie. Hiervon sind 69.500.000 Stück Stammaktien und 69.500.000 Stück Vorzugsaktien. Jede der 69.500.000 Stück Stammaktien gewährt in der ordentlichen Hauptversammlung bei den unter Tagesordnungspunkten 2 bis 7 angekündigten Beschlussfassungen eine Stimme, so dass sich die Gesamtzahl der Stimmrechte auf 69.500.000 beläuft. Die Gesellschaft hält keine eigenen Aktien.

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten

Das COVID-19-Gesetz eröffnet die Möglichkeit, Hauptversammlungen für den Zeitraum bis zum 31. August 2022 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung). Angesichts der andauernden COVID-19-Pandemie hat der Vorstand der FUCHS PETROLUB SE mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Die ordentliche Hauptversammlung 2022 der Gesellschaft wird daher als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten.

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können demzufolge nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie haben vielmehr die nachstehend erläuterte Möglichkeit zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung über das 'InvestorPortal'. Das InvestorPortal erreichen Sie unter

www.fuchs.com/hauptversammlung

mit den Zugangsdaten, die Sie mit den Anmeldeunterlagen zur virtuellen Hauptversammlung erhalten haben. Die virtuelle Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Wir bitten um Beachtung, dass zur Ausübung von Aktionärsrechten nur diejenigen Aktionäre berechtigt sind, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen und rechtzeitig nach Maßgabe der Hinweise gemäß Ziffer 3. zur Hauptversammlung angemeldet sind. Diese Aktionäre und ihren Bevollmächtigten werden im Folgenden auch als die angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten bezeichnet.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung führt insbesondere zu den folgenden Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre, um deren Beachtung wir Sie bitten:

Bild- und Tonübertragung im Internet

Die einleitenden Worte des Versammlungsleiters sowie die Rede des Vorstandsvorsitzenden werden am Tag der Hauptversammlung ab ca. 10:00 Uhr ohne Zugangsbeschränkung für die interessierte Öffentlichkeit live im Internet auf unserer Internetseite unter

www.fuchs.com/hauptversammlung

übertragen. Dieser Teil steht auch nach der Hauptversammlung als Aufzeichnung zur Verfügung.

Alle Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung live im Internet zu verfolgen. Bitte benutzen Sie dazu im InvestorPortal die Funktion 'Live-Übertragung'.

Ausübung des Stimmrechts

Die angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht nur durch Briefwahl oder durch Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Zur Ausübung des Stimmrechts und zur Änderung einer Stimmrechtsausübung näher unter Ziffern 5. bis 8.

Fragerecht

Angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben ein Fragerecht. Dieses kann nur im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden. Angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten sind berechtigt, bis 1. Mai 2022, 24:00 Uhr, Fragen einzureichen. Bitte benutzen Sie dazu im InvestorPortal die Funktion 'Fragenaufnahme'. Zum Fragerecht näher unter Ziffer 9.

Widerspruch gegen die Beschlussfassungen der Hauptversammlung

Angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht gemäß Buchstabe b) ausgeübt haben, können während der Hauptversammlung, also längstens bis zum Schluss der Hauptversammlung, Widerspruch gegen eine oder mehrere Beschlussfassungen der Hauptversammlung erheben. Bitte benutzen Sie dazu im InvestorPortal die Funktion 'Widerspruch'.

Hinweis

Die Gesellschaft kann keine Gewähr übernehmen, dass die Übertragung im Internet technisch ungestört verläuft. Angemeldeten Aktionären und ihren Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausüben möchten, empfehlen wir daher, frühzeitig von den oben genannten Teilnahmemöglichkeiten, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen.

Das InvestorPortal steht auch am Tag der Hauptversammlung und während deren vollständiger Dauer zur Verfügung. Dort können angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten auch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung per elektronischer Briefwahl ihr Stimmrecht ausüben sowie Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen. Der Versammlungsleiter wird in der Hauptversammlung den Beginn der Abstimmung ankündigen. Darüber hinaus können die angemeldeten Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten dort vom Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung gegebenenfalls Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung erklären.

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einladung sind in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

Anmeldung

Zur Ausübung der Aktionärsrechte sind nur diejenigen Stamm- und Vorzugsaktionäre und zur Ausübung des Stimmrechts nur diejenigen Stammaktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und die sich bei der Gesellschaft fristgerecht angemeldet haben.

Die Anmeldung muss spätestens bis zum Ablauf (24:00 Uhr) des 26. April 2022 in Textform und in deutscher oder englischer Sprache bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse

FUCHS PETROLUB SE
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

oder auf elektronischem Weg durch Verwendung des InvestorPortal unter der Internetadresse

www.fuchs.com/hauptversammlung

zugehen.

Zugang zum InvestorPortal erhalten Sie durch die Eingabe Ihrer Aktionärsnummer und Ihres Passworts, die ihnen mit den Anmeldeunterlagen übersandt werden.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG und Personen, die sich gemäß § 135 Abs. 8 AktG geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung durch den Aktionär ausüben. Einzelheiten zu dieser Ermächtigung finden sich in § 135 AktG.

Weitere Hinweise zum Anmeldeverfahren finden sich in den an die Aktionäre übersandten Anmeldeunterlagen.

Freie Verfügbarkeit über Aktien / Eintragung im Aktienregister

Aktionäre sind auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiterhin berechtigt, über ihre Aktien zu verfügen. Maßgeblich für das Teilnahme- und Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters, die der Gesellschaft nach dem Ende des Anmeldeschlusstages in der Zeit vom 27. April 2022 bis einschließlich 3. Mai 2022 zugehen, werden erst mit Wirkung nach der Hauptversammlung und somit am 4. Mai 2022 verarbeitet und berücksichtigt. Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenannter Technical Record Date) ist daher der Ablauf des 26. April 2022 (24:00 Uhr).

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl und elektronische Briefwahl

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können ihre Stimme, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, durch Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen eingetragenen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig angemeldet sind (siehe Ziffer 3). Bevollmächtigte einschließlich bevollmächtigter Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater sowie Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können sich ebenfalls der Briefwahl bedienen.

Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation.

Für die Übermittlung elektronischer Briefwahlstimmen bzw. für deren Widerruf oder Änderung steht Ihnen das InvestorPortal zur Verfügung (siehe Ziffern 2. und 3.). Bitte benutzen Sie dort die Funktion 'per Briefwahl abstimmen'. Die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl einschließlich eines Widerrufs oder einer Änderung einer Stimmabgabe über das InvestorPortal ist bis zum Beginn der Abstimmung möglich.

Briefwahlstimmen können der Gesellschaft bis zum Ablauf (24:00 Uhr) des 2. Mai 2022 auch in Textform unter der in Ziffer 3 genannten Anschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt werden. Maßgeblich ist jeweils der Zugang bei der Gesellschaft. Die Stimmabgabe per Briefwahl kann nach diesen Maßgaben auch widerrufen oder geändert werden.

Aufgrund der aktuellen Postlaufzeiten empfehlen wir die elektronische Briefwahl über das InvestorPortal.

Stimmrechtsvertretung durch Dritte

Angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Dabei ist Folgendes zu beachten:

Auch im Falle der Bevollmächtigung sind die Eintragung im Aktienregister für die angemeldeten Aktien und eine fristgemäße Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich (siehe Ziffer 3.). Bevollmächtigte können das Stimmrecht ausschließlich über Briefwahl gemäß Ziffer 5. oder über die Erteilung von (Unter-)Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Für die Nutzung des InvestorPortals (siehe Ziffern 2. und 3.) benötigen die Bevollmächtigten eigene Zugangsdaten. Diese erhalten die Bevollmächtigten mit der Anmeldebestätigung übersandt. Die Vollmachtserklärung gegenüber der Gesellschaft bzw. der Nachweis der Bevollmächtigung sollte möglichst frühzeitig erfolgen, um einen rechtzeitigen Zugang der Zugangsdaten bei dem Bevollmächtigten zu ermöglichen.

Eine Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform oder sind über das InvestorPortal zu erteilen, wenn weder ein Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut) noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, bevollmächtigt werden.

Bitte nutzen Sie das InvestorPortal oder senden Sie Ihre Vollmachts- und gegebenenfalls Weisungserteilung per Brief oder E-Mail an die vorstehend in Ziffer 3. genannte Adresse. Bitte verwenden Sie bei Erteilung per Brief bzw. E-Mail möglichst das Ihnen zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandte Anmeldeformular. Mit der Rücksendung des Anmeldeformulars oder der Verwendung des InvestorPortals wird zugleich gegenüber der Gesellschaft der Nachweis der Bevollmächtigung erbracht.

Bei Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder einer Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, insbesondere die Bestimmungen des § 135 AktG. Wir bitten daher Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, sich mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Stimmrechtsvertretung durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können auch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihres Stimmrechts bevollmächtigen.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden das Stimmrecht nur aufgrund ausdrücklicher und eindeutiger Weisungen ausüben. Deshalb müssen die Aktionäre zu den Gegenständen der Tagesordnung, zu denen sie eine Stimmrechtsausübung wünschen, ausdrückliche und eindeutige Weisungen erteilen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, gemäß diesen Weisungen abzustimmen. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, werden sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegen. Sie stehen nur für die Abstimmung über solche Beschlussvorschläge von Vorstand, Aufsichtsrat oder Aktionären zur Verfügung, die mit dieser Einberufung oder später gemäß § 124 Abs. 1 oder 3 AktG bekannt gemacht worden sind.

Die entsprechenden Vordrucke werden den Aktionären zusammen mit den Anmeldeunterlagen zur virtuellen Hauptversammlung übermittelt. Alternativ kann die Bevollmächtigung und ihr Widerruf über das InvestorPortal über die Internetseite der Gesellschaft erfolgen (für den Zugang zum InvestorPortal siehe oben Ziffer 2.).

Die Vollmacht samt Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann bis zum Beginn der Abstimmung über das InvestorPortal erteilt oder widerrufen werden. Hierdurch wird zugleich der Nachweis über die Bevollmächtigung erbracht.

Alternativ kann eine Vollmacht samt Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in Textform erteilt und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bis zum Ablauf (24:00 Uhr) des 2. Mai 2022 an die vorstehend in Ziffer 3. genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt werden. Maßgeblich ist jeweils der Zugang bei der Gesellschaft.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung

Für die Stimmabgabe, die Änderung oder den Widerruf von Briefwahlstimmen oder erteilten Vollmachten und Weisungen gilt Folgendes: Bei Verwendung des InvestorPortals ist eine außerhalb des InvestorPortals erklärte Briefwahl, Vollmacht- und Weisungserteilung oder deren Widerruf unter derselben Aktionärsnummer gegenstandslos, es sei denn, dass aus der außerhalb des InvestorPortals und zeitlich nachfolgend abgegebenen Erklärung eindeutig hervorgeht, dass diese gegenüber der über das InvestorPortal abgegebenen Erklärung Vorrang haben soll (Widerruf). Sofern von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten für ein und denselben Aktienbestand außerhalb des InvestorPortals sowohl Briefwahlstimmen als auch Vollmacht bzw. Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, wird stets die zuletzt abgegebene Erklärung als vorrangig betrachtet. Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. per InvestorPortal, 2. per E-Mail, und 3. per Brief.

Die Stimmabgabe per Briefwahl bzw. Vollmachten oder Weisungen zu Tagesordnungspunkt 2 (Verwendung des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene Briefwahlstimme bzw. Weisung entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG i.V. m. § 122 Abs. 2 AktG, §§ 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG und § 1 Abs. 2 u. Abs. 8 COVID-19-Gesetz

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG i. V. m. § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals, das entspricht 6.950.000 Stückaktien, oder den anteiligen Betrag von Euro 500.000 am Grundkapital erreichen, das entspricht 500.000 Stückaktien, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Etwaige Ergänzungsverlangen sind schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und müssen der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind dabei nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist also der 2. April 2022, 24:00 Uhr. Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt.

Etwaige Ergänzungsverlangen sind ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:

FUCHS PETROLUB SE
Vorstand
Friesenheimer Str. 17
68169 Mannheim

Anderweitig adressierte Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung werden nicht berücksichtigt.

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. § 121 Abs. 7 AktG ist für die Berechnung der Frist entsprechend anzuwenden.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

www.fuchs.com/hauptversammlung

veröffentlicht und den Aktionären mitgeteilt.

Gegenanträge von Aktionären (§ 126 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz)

Gegenanträge von Aktionären gegen die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also spätestens am 18. April 2022, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich über die Internetseite

www.fuchs.com/hauptversammlung

zugänglich gemacht (vgl. § 126 Abs. 1 Satz 3 AktG).

In § 126 Abs. 2 AktG nennt das Gesetz Gründe, bei deren Vorliegen ein Gegenantrag und dessen Begründung nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen.

Für die Übermittlung von Gegenanträgen (nebst Begründung) ist folgende Adresse maßgeblich:

FUCHS PETROLUB SE
Investor Relations
Friesenheimer Straße 17
68169 Mannheim
E-Mail: ir@fuchs.com

Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht berücksichtigt.

Anträge von Aktionären, die von der Gesellschaft gemäß § 126 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Wahlvorschläge von Aktionären (§ 127 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz)

Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also spätestens am 18. April 2022, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden einschließlich einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich über die Internetseite

www.fuchs.com/hauptversammlung

zugänglich gemacht. Wahlvorschläge von Aktionären werden nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person sowie die Angaben nach § 125 Abs. 1 S. 5 AktG enthalten (vgl. § 127 Satz 3 AktG). Anders als Gegenanträge im Sinne von § 126 Abs. 1 AktG brauchen Wahlvorschläge nicht begründet zu werden.

Nach § 127 Satz 1 i. V. m. § 126 Abs. 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen.

Für die Übermittlung von Wahlvorschlägen ist folgende Adresse maßgeblich:

FUCHS PETROLUB SE
Investor Relations
Friesenheimer Straße 17
68169 Mannheim
E-Mail: ir@fuchs.com

Anderweitig adressierte Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Wahlvorschläge von Aktionären, die von der Gesellschaft gemäß § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Anfragen

Auch Aktionäre, die Anfragen zur ordentlichen Hauptversammlung haben, werden gebeten, diese an die vorgenannte Adresse zu richten.

Fragerecht des Aktionärs

Aktionäre haben kein Recht, in der virtuellen Hauptversammlung vom Vorstand gemäß § 131 Abs. 1 und Abs. 4 AktG mündlich Auskunft zu verlangen. Den angemeldeten Aktionären und ihren Bevollmächtigten wird gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 i.V.m. Abs. 8 Satz 2 COVID-19-Gesetz ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Eine Fragenbeantwortung erfolgt im Rahmen der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung.

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats festgelegt, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, das heißt bis zum 1. Mai 2022, 24:00 Uhr, im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Nach § 1 Abs. 2 Satz 2 i.V.m. Abs. 8 Satz 2 COVID-19-Gesetz entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.

Im Rahmen der Fragenbeantwortung behält sich der Vorstand darüber hinaus vor, Fragesteller namentlich zu benennen, sofern der Fragesteller sein Einverständnis zur namentlichen Nennung bei Einreichung der Fragen erklärt hat.

Angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Fragen nur elektronisch über das InvestorPortal, zugänglich unter

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übermitteln. Bitte benutzen Sie dazu im InvestorPortal die Funktion 'Fragenaufnahme'. Anderweitig oder nach Ablauf der vorstehenden Frist eingereichte Fragen werden nicht berücksichtigt. Eine Nachfragemöglichkeit während der Hauptversammlung besteht nicht.

Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung

Zum Recht der angemeldeten Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären, wird auf die Hinweise unter Ziffer 2. d) verwiesen.

Weitere Hinweise

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG i. V. m. § 122 Abs. 2 AktG, §§ 126 Abs. 1, 127 AktG sowie § 1 Abs. 2 u. Abs. 8 COVID-19-Gesetz sind im Internet unter

www.fuchs.com/hauptversammlung

abrufbar.

10.

Unterlagen und Informationen zur virtuellen Hauptversammlung

Diese Einladung zur virtuellen Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen, insbesondere zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung, zur Briefwahl und zur Vollmachts- und Weisungserteilung sowie die Informationen nach § 124a AktG, sind von der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.fuchs.com/hauptversammlung

zugänglich. Die vorgenannten Unterlagen und Informationen sind auch während der virtuellen Hauptversammlung über die vorgenannte Internetseite der Gesellschaft zugänglich. Dort stehen außerdem im Anschluss an die Hauptversammlung die Abstimmungsergebnisse zur Verfügung

Im Rahmen unserer Nachhaltigkeitsaktivitäten verzichten wir auf den Druck des Geschäftsberichts und veröffentlichen diesen ausschließlich in digitaler Form.

Mannheim, im März 2022

FUCHS PETROLUB SE

Der Vorstand

Informationen zum Datenschutz betreffend die Hauptversammlung

Allgemeine Informationen

Einführung

Die FUCHS PETROLUB SE ('FUCHS', 'wir', 'uns', 'unser') legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - 'DSGVO'), dem Bundesdatenschutzgesetz ('BDSG'), der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft ('SE-VO'), dem Gesetz zur Ausführung der SE-VO (SE-Ausführungsgesetz, 'SEAG'), dem Aktiengesetz ('AktG') und dem Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in der Fassung des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens 'Aufbauhilfe 2021' und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September 2021 ('COVID-19-Gesetz'), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung von FUCHS als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und Bevollmächtigten.

Die gesamte virtuelle Hauptversammlung wird in Bild und Ton in Echtzeit über das InvestorPortal im Internet übertragen ('Live-Übertragung'). Das InvestorPortal ist ausschließlich für Aktionäre und deren Bevollmächtigte zugänglich, welche die dafür erforderlichen Zugangsdaten besitzen, sowie für FUCHS und etwaige zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung eingesetzte Dienstleister von FUCHS und Vertreter der Rundfunk-, Druck- oder Online-Presse ('Journalisten'), die FUCHS zugelassen hat. Das InvestorPortal ist erreichbar unter der Webadresse

www.fuchs.com/hauptversammlung

Bitte beachten Sie ergänzend zu den hiesigen Informationen die Datenschutzhinweise, die unter dieser Webadresse vom Betreiber der Webseite hinterlegt sind.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO

FUCHS PETROLUB SE
Friesenheimer Str. 17
68169 Mannheim

Telefon:

+49 621 3802-0

E-Mail:

kontakt@fuchs.com

Webseite:

www.fuchs.com/gruppe

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M.
KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Hohenzollernring 54
D-50672 Köln
E-Mail: mail@kinast-partner.de

Betroffene personenbezogene Daten

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von angemeldeten Aktionären und Bevollmächtigten, wobei nicht für alle genannten Betroffenen stets alle genannten personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Vor- und Nachname

Anschrift

Telefonnummer

E-Mail-Adresse

Aktienanzahl, Aktiengattung und Besitzart der Aktien

Zugangsdaten für den Zutritt zum InvestorPortal

Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten an Bevollmächtigte

Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit uns in Kontakt treten ('Anfrage'), verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Anfrage mitgeteilt wurden und die erforderlich sind, um die Anfrage zu beantworten (z.B. die vom Aktionär oder Bevollmächtigten angegebenen Kontaktdaten wie etwa E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Widersprüchen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären oder deren Bevollmächtigten.

Bitte beachten Sie, dass die Möglichkeit besteht, dass Ihre bei Anfragen mitgeteilten personenbezogenen Daten - insbesondere Ihr Name - nach Maßgabe dieser Datenschutzhinweise versammlungsöffentlich wiedergegeben und hierbei auch von den anwesenden Journalisten wahrgenommen werden können. Im Rahmen der Fragenbeantwortung behält sich der Vorstand vor, Fragesteller namentlich zu benennen oder personenbezogene Daten versammlungsöffentlich zu äußern, sofern der Fragesteller sein Einverständnis zur namentlichen Nennung bei Einreichung der Fragen erklärt hat oder hierfür einer der unten in Ziffer 3 (letzter Absatz) genannten Rechtfertigungsgründe besteht.

Zweck und Rechtsgrundlage für Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

Für die Teilnahme an und die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Anträge auf Zulassung zur Hauptversammlung, Versendung der Zugangsdaten für das InvestorPortal)

Zur Erfüllung der aktienrechtlichen Anforderungen (z.B. für die Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses, Erfüllung von Dokumentationspflichten)

Zur Ermöglichung der Ausübung der Aktionärsrechte (z.B. elektronische Fragemöglichkeit, Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl, Beantwortung von Anfragen)

Zur Kommunikation mit den zur Hauptversammlung zugelassenen Aktionären und Bevollmächtigten

Zur Verhinderung und Aufdeckung von illegalen Aktivitäten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind die Bestimmungen der SE-VO (Art. 52 ff.) und die aktienrechtlichen Bestimmungen (§§ 118 ff. AktG), einschließlich § 1 COVID-19-Gesetz, jeweils i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen aus dem Aufsichts-, Steuer- und Handelsrecht. Rechtsgrundlage bildet auch hier Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung berechtigter Interessen wie die Vorbereitung der Hauptversammlung und die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Hauptversammlung oder die Wahrung der Wertpapierhandelsvorschriften außereuropäischer Länder. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Soweit Sie uns personenbezogene Daten in Zusammenhang mit einer Anfrage übermitteln, ist Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung zum Zwecke der Beantwortung Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Im Rahmen der Beantwortung von Fragen durch FUCHS kann es dazu kommen, dass der Name des Fragestellers genannt wird, wenn der betreffende Fragesteller hierin eingewilligt hat, eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht oder dies zur Beantwortung der Frage erforderlich ist oder sonst im berechtigten Interesse der Gesellschaft liegt (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, c bzw. f DSGVO).

Weitere Empfänger der personenbezogenen Daten

Der Zugang zum InvestorPortal und damit zum Live-Übertragung ist neben FUCHS und ggf. von FUCHS zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung eingesetzten Dienstleistern nur Aktionären und Bevollmächtigten sowie Journalisten erlaubt, deren Teilnahme von FUCHS bewilligt wurde und die über Zugangsdaten verfügen.

Zur Organisation und Durchführung der Hauptversammlung bedienen wir uns zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister in der EU (z.B. Hauptversammlungs-Provider, IT-Dienstleister, Bank, Notar, Rechtsanwälte), die - soweit erforderlich - durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO datenschutzrechtlich verpflichtet werden. Diese Dienstleister erhalten von FUCHS nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung. FUCHS bleibt in diesen Fällen für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Wir können verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, die die personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung verarbeiten (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), insbesondere an öffentliche Stellen wie die zuständige Aufsichtsbehörde.

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

Auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die nach Maßgabe dieser Datenschutzhinweise auf der Hauptversammlung bekanntgegeben werden, durch die anwesenden Journalisten haben wir keinen Einfluss. Wir sind insoweit nicht verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO.

Speicherdauer

Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Wir anonymisieren oder löschen diese personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies gilt nicht, wenn und soweit uns gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichten oder die Daten für gerichtliche oder außergerichtliche Verfahren, beispielsweise im Falle von Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen, erheblich sind; in diesen Fällen speichern wir die Daten, solange die entsprechenden Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen oder bis zum rechtskräftigen oder anderweitig endgültigen Abschluss der entsprechenden Verfahren, einschließlich etwaiger Vollstreckungsverfahren.

Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie können sich jederzeit und unentgeltlich mit einer formlosen Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten oder direkt an uns wenden, um Ihre Rechte gemäß der DSGVO auszuüben, sofern die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen. Sie haben hiernach das Recht:

gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird (die Einschränkung gilt dann für die Dauer der Überprüfung), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt und Sie die Löschung ablehnen, wenn wir die personenbezogenen Daten zwar nicht länger benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (für die Dauer der Überprüfung der Berechtigung des Widerspruchs);

gemäß Art. 20 DGSVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Näher hierzu sogleich Ziffer 7.

Beschwerderecht

Bei Fragen und Beschwerden können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 1) c)) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DSGVO).

Die für FUCHS zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
Telefon: +49 711 61 55 41 - 0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Internet: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

22.03.2022 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
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DGAP News-Service

1308957 22.03.2022

DGAP-HV: FUCHS PETROLUB SE: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 03.05.2022 in Mannheim mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

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