DGAP-HV: Fielmann Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 09.07.2020 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

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Fielmann Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 09.07.2020 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

29.05.2020 / 15:05

Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
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Fielmann Aktiengesellschaft Hamburg ISIN DE0005772206

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die am Donnerstag, dem 9. Juli 2020, um 10.00 Uhr MESZ, ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung stattfinden wird. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist am Ort des Sitzes der Gesellschaft in Hamburg.

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Fielmann Aktiengesellschaft, des gebilligten Konzernabschlusses des Fielmann-Konzerns, des Lageberichts für die Fielmann Aktiengesellschaft und des Lageberichts für den Fielmann-Konzern, des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a Absatz 1, 315a Absatz 1 HGB

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gemäß §§ 172, 173 AktG am 16. April 2020 gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt. Somit entfällt die Feststellung durch die Hauptversammlung. Der Jahresabschluss, der Konzernabschluss, der Lagebericht für die Fielmann Aktiengesellschaft und der Lagebericht für den Fielmann-Konzern, der Bericht des Aufsichtsrats und der Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a Absatz 1, 315a Absatz 1 HGB sind der Hauptversammlung, ohne dass es nach dem Aktiengesetz einer Beschlussfassung bedarf, zugänglich zu machen.

Die vorstehend genannten Unterlagen liegen von der Einberufung der Hauptversammlung an und während der Hauptversammlung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft (Weidestraße 118 a, 22083 Hamburg) zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus und sind in der genannten Zeit auch über die Internetseite der Gesellschaft

https://www.fielmann.com/hv2020

zugänglich.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:

Der Bilanzgewinn der Fielmann Aktiengesellschaft des Geschäftsjahrs 2019 in Höhe von 163.800.000,00 € wird als Gewinnvortrag auf neue Rechnung vorgetragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für die Fielmann Aktiengesellschaft und den Fielmann-Konzern für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, Zweigniederlassung Hamburg, zum Abschlussprüfer für die Fielmann Aktiengesellschaft und den Fielmann-Konzern für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Mit Beendigung der Hauptversammlung am 9. Juli 2020 endet die Amtszeit aller von der Hauptversammlung am 9. Juli 2015 gewählten Mitglieder des Aufsichtsrats, so dass eine Neuwahl erforderlich ist.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG, § 7 Absatz 1 Satz 1 Nr. 2 MitbestG und § 8 Absatz 1 der Satzung aus sechzehn Mitgliedern zusammen, von denen acht Mitglieder von den Aktionären nach den Bestimmungen des Aktiengesetzes (AktG) und acht weitere Mitglieder von den Arbeitnehmern nach den Bestimmungen des Mitbestimmungsgesetzes (MitbestG) gewählt werden. Mindestens 30 Prozent der Aufsichtsratsmitglieder müssen Frauen und mindestens ebenso viele Aufsichtsratsmitglieder müssen Männer sein. Dieser Mindestanteil ist nach § 96 Absatz 2 Satz 2 AktG grundsätzlich vom Aufsichtsrat insgesamt zu erfüllen.

Die Seite der Anteilseignervertreter und die Seite der Arbeitnehmervertreter haben der Gesamterfüllung jeweils durch Beschluss nach § 96 Absatz 2 Satz 3 AktG vor der Wahl gegenüber dem Aufsichtsratsvorsitzenden widersprochen. Der Mindestanteil ist daher von der Seite der Anteilseigner und der Seite der Arbeitnehmer getrennt zu erfüllen und beträgt jeweils zwei Frauen und zwei Männer.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Personen mit Wirkung ab der Beendigung der Hauptversammlung am 9. Juli 2020 als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen:

1.

Prof. Dr. Mark K. Binz, Rechtsanwalt und Partner der Sozietät Binz & Partner, wohnhaft in Stuttgart

2.

Hans-Georg Frey, Vorsitzender des Aufsichtsrats der Jungheinrich AG mit Sitz in Hamburg, wohnhaft in Hanstedt

3.

Carolina Müller-Möhl, Verwaltungsratspräsidentin der Müller-Möhl Group mit Sitz in Zürich, wohnhaft in Ebmatingen, Schweiz

4.

Hans Joachim Oltersdorf, Geschäftsführer der MPA Pharma GmbH mit Sitz in Trittau, wohnhaft in Rellingen

5.

Marie-Christine Ostermann, Geschäftsführende Gesellschafterin der Rullko Großeinkauf GmbH & Co. KG mit Sitz in Hamm, wohnhaft in Hamm

6.

Pier Paolo Righi, CEO & President Karl Lagerfeld International B.V., Amsterdam, Niederlande, wohnhaft in München

7.

Sarna Röser, Mitglied der Geschäftsleitung der Röser FAM GmbH & Co. KG mit Sitz in Mundelsheim, wohnhaft in Mundelsheim

8.

Hans-Otto Schrader, Vorsitzender des Aufsichtsrats der Otto AG für Beteiligungen mit Sitz in Hamburg, wohnhaft in Hamburg

Die Wahl erfolgt für die Zeit bis zur Beendigung derjenigen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt.

Die vorgenannten Wahlvorschläge stützen sich auf die Empfehlungen des Nominierungsausschusses des Aufsichtsrats und berücksichtigen die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele.

Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen zwischen keinem der vorgeschlagenen Anteilseignervertreter und dem Unternehmen, den Organen der Fielmann Aktiengesellschaft oder einem wesentlich an der Fielmann Aktiengesellschaft beteiligten Aktionär maßgebende persönliche oder geschäftliche Beziehungen im Sinne der Ziffer 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017.

Ein Lebenslauf, der Auskunft gibt über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen der vorgeschlagenen Anteilseignervertreter ist im Internet unter

https://www.fielmann.com/hv2020

abrufbar.

Herr Prof. Dr. Mark K. Binz soll für den Fall seiner Wahl in den Aufsichtsrat als Kandidat für den Aufsichtsratsvorsitz vorgeschlagen werden und hat sich bereit erklärt, für dieses Amt zu kandidieren.

Angaben gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG

Die unter diesem Tagesordnungspunkt 6 zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Anteilseignervertreter sind bei den nachfolgend jeweils unter a) aufgeführten Gesellschaften Mitglieder eines gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrats bzw. bei den unter b) aufgeführten Gesellschaften Mitglieder eines vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremiums von Wirtschaftsunternehmen.

1.

Prof. Dr. Mark K. Binz

a)

Faber-Castell AG, Stein
Sick AG, Waldkirch

b)

Faber-Castell Unternehmensverwaltungs GmbH, Stein (stellvertretender Vorsitzender des Verwaltungsrats)

2.

Hans-Georg Frey

a)

Jungheinrich AG, Hamburg (Vorsitzender des Aufsichtsrats)

b)

E.G.O. Blanc und Fischer & Co. GmbH, Obererdingen (Mitglied des Verwaltungsrats)
HOYER GmbH, Hamburg (Mitglied des Beirats)

3.

Carolina Müller-Möhl

a)

keine

b)

Müller-Möhl Group, Zürich, Schweiz (Verwaltungsratspräsidentin)
Orascam Development Holding AG, Altdorf, Schweiz (Mitglied des Verwaltungsrats)
Neue Züricher Zeitung, Zürich, Schweiz (Mitglied des Verwaltungsrats)

4.

Hans Joachim Oltersdorf

a)

keine

b)

Parte GmbH, Köln (Vorsitzender des Beirats)

5.

Marie-Christine Ostermann

a)

keine

b)

keine

6.

Pier Paolo Righi

a)

keine

b)

keine

7.

Sarna Röser

a)

keine

b)

keine

8.

Hans-Otto Schrader

a)

Otto AG für Beteiligungen, Hamburg (Vorsitzender des Aufsichtsrats)
GSV Aktiengesellschaft für Beteiligungen, Hamburg

b)

Otto GmbH & Co. KG, Hamburg (Mitglied des Gesellschafterrats)
Verwaltungsgesellschaft Otto mbH, Hamburg (Mitglied des Aufsichtsrats)
goetzpartners Management Consultants GmbH, München (Mitglied des Beirats)
Dr. August Oetker KG, Bielefeld (Mitglied des Beirats)
Adolf Würth GmbH & Co. KG, Künzelsau (Mitglied des Beirats)
Pfeifer & Langen Industrie- und Handels-KG, Köln (Mitglied des Präsidiums)

7.

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 13 Absatz (2) (Teilnahmerecht)

Die Voraussetzungen für den vom Aktionär zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts zu erbringenden Nachweis wurden durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) geändert.

Das ARUG II ist zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Die Änderungen des § 123 Absatz 4 Satz 1 AktG und der neu vorgesehene § 67c AktG finden erst ab dem 3. September 2020 und erstmals auf Hauptversammlungen Anwendung, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:

§ 13 Absatz (2) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

'Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist durch einen Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Absatz 3 AktG nachzuweisen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.'

Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung der Satzung erst nach dem 3. September 2020 zur Eintragung zum Handelsregister anzumelden.

II.

Weitere Angaben zur Einberufung

1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 2020 beträgt das Grundkapital der Gesellschaft 84.000.000,00 € und ist eingeteilt in 84.000.000 Stammaktien (Stückaktien). Jede Stammaktie (Stückaktie) gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte beträgt daher im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 84.000.000. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 40.694 eigene Aktien. Hieraus stehen ihr keine Rechte zu.

2.

Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Artikel 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, BGBl. I 2020 S. 569, im Folgenden 'COVID-19-Gesetz') hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats als Versammlungsleiter, des Vorsitzenden und weiterer Mitglieder des Vorstands, weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats, welche im Wege der Bild- und Tonübertragung zugeschaltet werden, sowie eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars statt. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist am Ort des Sitzes der Gesellschaft in Hamburg.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen der Abläufe der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte im Internet unter

https://www.fielmann.com/hv2020

über das passwortgeschützte Internetportal zur Hauptversammlung vollständig in Bild und Ton übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über die elektronische Kommunikation (Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung wird ermöglicht, den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären und deren Bevollmächtigten wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre oder deren Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung einlegen.

Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären (siehe hierzu die Ausführungen im Abschnitt 'Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag und dessen Bedeutung)') werden individuelle Zugangsdaten zur Nutzung des passwortgeschützten Internetportals der Gesellschaft übersandt.

Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.

Wir bitten die Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zu den Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu den weiteren Aktionärsrechten.

3.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag und dessen Bedeutung)

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft rechtzeitig unter der nachfolgend genannten Adresse einen von ihrem depotführenden Institut in Textform (§ 126 b BGB) in Deutsch oder Englisch erstellten besonderen Nachweis ihres Anteilsbesitzes übermitteln und sich rechtzeitig zur Hauptversammlung anmelden:

Fielmann AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 89 889690633
E-Mail-Adresse: anmeldung@better-orange.de

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 18. Juni 2020, 00.00 Uhr MESZ, beziehen (sog. Nachweisstichtag). Der Nachweis des Anteilsbesitzes und die Anmeldung müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 2. Juli 2020, 24.00 Uhr MESZ, zugehen.

Nach Anmeldung und Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären HV-Tickets für die Hauptversammlung übersandt. Mit den HV-Tickets erhalten die Aktionäre die für die Nutzung des unter

https://www.fielmann.com/hv2020

zugänglichen, passwortgeschützten Internetportals zur Hauptversammlung (im Folgenden 'Internetportal') notwendigen individuellen Zugangsdaten. Um den rechtzeitigen Erhalt der HV-Tickets sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Das Internetportal steht ab dem 18. Juni 2020 zur Verfügung.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag ist auch kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.

4.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Die Nutzung des passwortgeschützten Internetportals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten, die dem Aktionär nach ordnungsgemäßer Anmeldung zur Hauptversammlung und ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilbesitzes zugesendet werden, vom Vollmachtgeber erhält.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen der Textform gemäß § 126 b BGB, es sei denn, sie sind an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution gerichtet. Wir weisen jedoch darauf hin, dass ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie die Vollmacht nach § 135 Absatz 1 AktG nachprüfbar festhalten müssen. Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigen möchten, sollten sich daher mit diesen über ein mögliches Formerfordernis für die Vollmacht abstimmen.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann per Post, Fax oder E-Mail an die Gesellschaft spätestens bis Dienstag, 7. Juli 2020, 24.00 Uhr MESZ, unter der folgenden Postanschrift, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse:

Fielmann AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 89 889690655
E-Mail-Adresse: fielmann@better-orange.de

oder unter Nutzung des passwortgeschützten Internetportals unter

https://www.fielmann.com/hv2020

bis zu der vom Versammlungsleiter angekündigten Schließung der Möglichkeit der Stimmabgabe und der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der virtuellen Hauptversammlung am 9. Juli 2020 übermittelt, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Auch die Änderung oder der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht erhalten die Aktionäre mit dem HV-Ticket, welches den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes zugeschickt wird; das Formular steht auch unter

https://www.fielmann.com/hv2020

zum Download zur Verfügung.

Zur Erleichterung der Ausübung des Stimmrechts bieten wir unseren Aktionären auch für die diesjährige Hauptversammlung an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Mitarbeiter der Gesellschaft bereits vor der Hauptversammlung als Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, müssen sich gemäß den vorstehenden Bestimmungen fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes führen.

Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes per Post, Fax oder E-Mail an die Gesellschaft bis Dienstag, 7. Juli 2020, 24.00 Uhr MESZ, unter der folgenden Postanschrift, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse:

Fielmann AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 89 889690655
E-Mail-Adresse: fielmann@better-orange.de

oder unter Nutzung des passwortgeschützten Internetportals unter

https://www.fielmann.com/hv2020

bis zu der vom Versammlungsleiter angekündigten Schließung der Möglichkeit der Stimmabgabe und der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der virtuellen Hauptversammlung am 9. Juli 2020 erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre mit dem HV-Ticket, welches den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes zugeschickt wird; das Formular steht auch unter

https://www.fielmann.com/hv2020

zum Download zur Verfügung.

Den Stimmrechtsvertretern müssen, neben der Vollmacht, in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind an die Weisungen gebunden. Ohne Weisungen sind die Vollmachten ungültig. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung der Fragemöglichkeit oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

5.

Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimmen auch schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen ('Briefwahl'). Auch hierzu ist eine rechtzeitige Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes, wie vorstehend beschrieben, erforderlich.

Briefwahlstimmen können per Post, Fax oder E-Mail nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft bis Dienstag, 7. Juli 2020, 24.00 Uhr MESZ, unter der folgenden Postanschrift, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse:

Fielmann AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 89 889690655
E-Mail-Adresse: fielmann@better-orange.de

oder unter Nutzung des passwortgeschützten Internetportals unter

https://www.fielmann.com/hv2020

bis zu der vom Versammlungsleiter angekündigten Schließung der Möglichkeit der Stimmabgabe und der Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der virtuellen Hauptversammlung am 9. Juli 2020 abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich der Briefwahl bedienen.

Ein Formular für die Briefwahl erhalten die Aktionäre mit dem HV-Ticket, welches den Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes zugeschickt wird; das Formular steht auch unter

https://www.fielmann.com/hv2020

zum Download zur Verfügung.

6.

Ergänzungsanträge auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 € - letzteres entspricht 500.000 Stückaktien - erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Die Antragssteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten und, soweit dem Antrag vom Vorstand nicht entsprochen wird, auch bis zur Entscheidung des Gerichts über das Ergänzungsverlangen halten. Die Regelung des § 121 Abs. 7 AktG findet entsprechende Anwendung.

Nach § 70 AktG bestehen bezüglich der Aktienbesitzzeit bestimmte Anrechnungsmöglichkeiten. Für den Nachweis reicht eine entsprechende Bestätigung des depotführenden Kreditinstituts aus.

Das Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft nebst Begründung oder Beschlussvorlage sowie dem Nachweis über die Aktienbesitzzeit spätestens bis zum Ablauf des 8. Juni 2020, 24.00 Uhr MESZ, unter nachfolgender Adresse zugehen:

Fielmann AG
Vorstand
Weidestraße 118 a
22083 Hamburg

7.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG

Gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die Aktionäre ihre Stimmen in der Hauptversammlung insbesondere auch im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben. Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung in der Hauptversammlung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen.

8.

Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz

Gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, vorgegeben, dass zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre ihre Fragen bis spätestens zum 6. Juli 2020, 24.00 Uhr MESZ, im Wege elektronischer Kommunikation über das Internetportal unter

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einzureichen haben. Dabei ist der Umfang je Frage auf 5.000 Zeichen zu begrenzen.

Ein Recht auf Antwort ist mit der Fragemöglichkeit nicht verbunden. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet. Der Vorstand muss nicht alle Fragen beantworten; er kann insbesondere auch Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen; er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.

9.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung

Die gesamte Hauptversammlung wird am 9. Juli 2020, ab 10.00 Uhr MESZ, für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und deren Bevollmächtigte unter

https://www.fielmann.com/hv2020

über das passwortgeschützte Internetportal live in Bild und Ton übertragen. Die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetportals erhalten die Aktionäre mit den HV-Tickets nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes. Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw. Online-Teilnahme).

10.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird angemeldeten Aktionären sowie ihren Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind der Gesellschaft über das passwortgeschützte Internetportal unter

https://www.fielmann.com/hv2020

zu übermitteln und sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich.

11.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Die Einberufung der virtuellen Hauptversammlung mit den gesetzlich geforderten Angaben und Erläuterungen, einschließlich der weitergehenden Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG und § 1 COVID-19-Gesetz, ist auch über die Internetseite der Gesellschaft

https://www.fielmann.com/hv2020

zugänglich. Hier finden sich auch die weiteren Informationen gemäß § 124a AktG.

12.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die Fielmann Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze und des Aktiengesetzes (AktG), um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Fielmann Aktiengesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 (1) c) Datenschutz-Grundverordnung.

Die Dienstleister der Fielmann Aktiengesellschaft, welche zum Zwecke der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Fielmann Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Fielmann Aktiengesellschaft.

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den oben genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.

Sie haben ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der Fielmann Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse datenschutz@fielmann.com oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Fielmann Aktiengesellschaft
Weidestraße 118 a
22083 Hamburg

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Fielmann Aktiengesellschaft
Datenschutzbeauftragter
Weidestraße 118 a
22083 Hamburg

E-Mail: datenschutz@fielmann.com

Hamburg, im Mai 2020

Fielmann Aktiengesellschaft

Der Vorstand Der Aufsichtsrat

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Medienarchiv unter http://www.dgap.de

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Deutsch

Unternehmen:

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Weidestraße 118a

22083 Hamburg

Deutschland

Telefon:

+49 40 270760

Fax:

+49 40 27076150

E-Mail:

investorrelations@fielmann.com

Internet:

https://www.fielmann.com

ISIN:

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